Considerazioni sulla configurazione: Benefit per fusioni e acquisizioni
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e agli aggiornamenti derivanti da una fusione o da un'acquisizione. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Per aggiornare i piani di benefit e passare i dipendenti a benefit nuovi o in fase di modifica quando si partecipa a una fusione o acquisizione, è possibile utilizzare Workday Benefits.
Vantaggi per l'azienda
Se si continua a utilizzare Workday per i benefit a seguito di una fusione o acquisizione, è possibile:
- Risparmiare fatica aggiungendo nuovi gruppi di benefit, provider, piani ed eventi alla configurazione esistente del tenant.
- Importare facilmente nuovi collaboratori, preservando al contempo i dati dei collaboratori esistenti.
Casi d'uso
- Passare i dipendenti a scelte di benefit nuove o modificate.
- Modificare le competenze e le trattenute nella gestione paghe con piani di benefit nuovi o aggiornati.
- Raccogliere e importare i dati ACA (Affordable Care Act) 1094-C e 1095-C per i nuovi dipendenti.
Domande e considerazioni
Domande
| Considerazioni
|
Un'azienda acquisita mantiene i benefit correnti? | In caso affermativo, è possibile aggiungere piani e provider al sistema. In caso contrario, è possibile aggiungerli ai piani esistenti con nuovi gruppi di benefit. |
Sono disponibili nuove sedi? | Valutare la possibilità di aggiungere nuovi gruppi di benefit per nuove sedi, soprattutto se si trovano in un paese diverso. |
È necessario eseguire un evento di iscrizione aperta fuori ciclo per i nuovi dipendenti? | Il modo più semplice per attivare le scelte dei benefit è attraverso il processo di assunzione.
Tuttavia, qualora fosse necessario modificare i piani per i dipendenti esistenti, è possibile eseguire un evento di iscrizione aperta fuori ciclo. È necessario:
|
Dopo una fusione, chi è idoneo per i nuovi piani di benefit? | Per garantire che i nuovi dipendenti risultino idonei solo per i nuovi gruppi di benefit, è possibile aggiornare le regole di idoneità. Per verificare le regole di idoneità, è possibile eseguire il job Controllo collaboratori in più gruppi benefit . |
Sono disponibili nuovi provider? | Se i nuovi dipendenti hanno provider univoci, è necessario creare nuovi provider. Inoltre, se si dispone di una nuova sede, i provider esistenti potrebbero non essere disponibili per quest'ultima; pertanto, potrebbe essere necessario trovarne di nuovi. |
Sono disponibili nuovi piani di benefit? | Se si creano nuovi provider, è necessario creare nuovi piani.
Con i nuovi piani, è possibile:
|
Sono disponibili nuovi fornitori? | Per i modelli di fornitori messi a disposizione da Workday, è possibile consultare il catalogo Workday Cloud Connect for Benefits. |
Suggerimenti
- Per mantenere uno storico delle iscrizioni chiaro per i nuovi dipendenti, creare un nuovo tipo di evento di iscrizione aperta per un'iscrizione aperta fuori ciclo.
- Controllare la frequenza delle quote per gruppi di benefit, piani di benefit e gruppi paga. Determinare se debbano o meno corrispondere. Esempio: mensile o trimestrale.
- Valutare la possibilità di abilitare l'app per dispositivi mobili per 'iscrizione aperta, soprattutto per i dipendenti che non dispongono di personal computer.
Requisiti
Rivedere la lista di controllo per l'iscrizione aperta nella Community. La lista di controllo aiuta a verificare di aver apportato tutte le modifiche nuove e aggiornate. Può essere utile in caso di dubbi prima di iniziare la configurazione.
Se si esegue un evento di iscrizione aperta fuori ciclo, creare un gruppo di benefit per consentire ai nuovi dipendenti di attivare l'evento.
Creare nuovi piani di benefit o provider. Non rinominare un piano di benefit o un provider esistente. Queste modifiche influiscono sulle integrazioni correnti e sullo storico delle iscrizioni ai benefit.
Se si crea un nuovo tipo di evento, è necessario aggiungere il nuovo tipo alle regole degli eventi di iscrizione.
Prepararsi per i report ACA 1095-C per i dipendenti degli Stati Uniti:
- Raccogliere e archiviare i dati degli anni precedenti in caso di controllo dell'IRS.
- Assicurarsi di disporre di tutti i dati necessari da presentare all'IRS relativi all'anno di calendario delle pertinenti acquisizioni o fusioni.
- Preparare i dati per l'EIB Import 1095-C con i mesi inclusi ai fini dell'archiviazione ACA che non siano già presenti nel tenant. Consultare il proprio consulente legale per determinare il numero corretto di 1094-C per ciascun anno d'imposta.
- Mantenersi aggiornati riguardo a eventuali nuovi stati USA per la popolazione dei dipendenti. Potrebbero infatti essere previsti requisiti di presentazione di 1095-C a livello statale.
Limitazioni
Nessun impatto.
Configurazione del tenant
Per abilitare l'iscrizione aperta nell'applicazione mobile Workday Benefits, all'interno della pagina di configurazione del tenant per HCM, in Benefit
, è possibile selezionare la casella di controllo Abilita Benefit per dispositivi mobili
.Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Set Up: Tenant Setup - HCM nell'area funzionale Systems. | Consente all'amministratore di abilitare o disabilitare le opzioni di configurazione dei benefit nell'attività Modifica configurazione tenant - HCM |
Set Up: Benefits nell'area funzionale Benefits. | Consente all'amministratore dei benefit di accedere alle attività di configurazione delle iscrizioni aperte. |
Worker Data: Benefit Eligibility nelle aree funzionali Benefits e Personal Data. | Consente all'amministratore dei benefit di accedere al report Idoneità benefit per collaboratore . |
Worker Data: Benefits nelle aree funzionali Benefits e Personal Data. | Consente all'amministratore dei benefit di gestire le scelte dei benefit del collaboratore, incluso l'accesso alla scheda Benefit nel profilo del collaboratore. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage nell'area funzionale Core Compensation. | Fornisce all'amministratore dei benefit l'accesso al campo di report Copertura calcolata . Gli amministratori possono visualizzare gli importi di copertura calcolati dei singoli collaboratori per i piani a cui si iscrivono. |
Self Service: Benefits nell'area funzionale Benefits. | Consente ai dipendenti di completare le scelte dei benefit. |
Processi aziendali
È possibile aggiungere worklet per l'analisi incorporata agli step dei processi aziendali, fornendo collegamenti a ulteriori informazioni.
Assicurarsi di configurare le worklet in ogni processo aziendale.
Processi aziendali | Considerazioni |
|---|---|
Modifica benefit per iscrizione aperta
| Avvia l'iscrizione aperta per benefit. |
Modifica benefit
| Avvia il processo aziendale Modifica benefit per evento personale . |
Modifica benefit per evento personale
| Avvia le iscrizioni per eventi personali, tra cui nascite, divorzi e promozioni. |
Report
Report o dashboard | Considerazioni |
|---|---|
Report stato iscrizioni aperte attive e completate
| Utilizzare questo report per visualizzare e gestire lo stato degli eventi di scelta dell'iscrizione attivi e completati. Questo report fornisce maggiori dettagli rispetto al Report stato iscrizioni aperte , ma l'esecuzione può richiedere molto tempo. È consigliabile limitarne l'utilizzo alla gestione delle scelte di iscrizione dopo la finalizzazione degli eventi di iscrizione aperta. |
Controllo correzioni benefit in corso
| Utilizzare questo report per visualizzare un elenco di correzioni ai benefit avviate ma non ancora inoltrate. |
Idoneità benefit per gruppo benefit
| Utilizzare questo report per visualizzare i gruppi di benefit con data futura. È possibile eseguire il report per ogni gruppo di benefit utilizzando la data dell'evento di iscrizione aperta. Confrontare i report per verificare che nessun collaboratore sia presente in più di un gruppo. |
Report stato eventi benefit
| Utilizzare questo report per visualizzare i collaboratori con eventi di benefit e lo stato di tali eventi. |
Finalizzazione eventi benefit aperti
| Utilizzare questa attività per eliminare tutti gli eventi di iscrizione obsoleti. |
Manage Evidence of Insurability Status
| Utilizzare questa attività per eliminare tutte le richieste di prova di assicurabilità obsolete. |
Report stato iscrizioni aperte
| Utilizzare questo report per visualizzare e gestire i collaboratori con eventi di iscrizione aperta. È possibile visualizzare lo stato di tali eventi prima di finalizzare l'iscrizione. Questo report fornisce una performance migliore rispetto al Report stato iscrizioni aperte attive e completate . |
Dipendenti cessati idonei per benefit
| Utilizzare questo report per visualizzare i dipendenti cessati che possono ancora ricevere benefit. |
Visualizzazione risultati regola idoneità benefit
| Utilizzare questo report per risolvere i problemi e capire perché un collaboratore soddisfa o meno una regola di idoneità. |
Controllo collaboratori in più gruppi benefit
| Utilizzare questo job per visualizzare i collaboratori idonei a più di un gruppo di benefit in modo da poter risolvere il problema. Non utilizzare per gruppi di benefit con data futura. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Utilizzare questa origine dati report per creare un report personalizzato che controlli i dati delle iscrizioni ai benefit. |
Collaboratori non più idonei a iscrizione aperta
| Utilizzare questo report per visualizzare i collaboratori che non sono idonei ai benefit ma attualmente hanno un evento di iscrizione aperta. |
Integrazioni
È importante prevedere il lead time necessario per testare una nuova integrazione.
Workday Benefit Connectors:
- Provider: Workday fornisce modelli di integrazione tramite Workday Cloud Connect for Benefits (CCB). È disponibile un modello CCB per ogni provider. Per i nuovi provider, consultare il catalogo Cloud Connect for Benefits. È anche possibile utilizzare integrazioni di terze parti non supportate da Workday come parte del catalogo CCB.
- ACA (Affordable Care Act): Workday fornisce ACA Connectors per facilitare la presentazione di dichiarazioni all'IRS.
Quando si offre un nuovo piano di benefit con lo stesso provider, collegare il piano all'integrazione esistente. Allo stesso modo, se si interrompe un piano, rimuovere il collegamento all'integrazione.
È possibile modificare le mappe di integrazione per i provider di benefit per specificare in che modo i valori nel sistema vengono associati ai valori in un endpoint esterno.
Se si stanno introducendo nuovi piani di benefit o nuove sedi di dipendenti, è probabile che sia necessario aggiornare la mappatura dell'integrazione. Esempio: alcuni provider di copertura medica richiedono l'invio di un codice fornitore proprietario univoco per ogni stato. Potrebbe essere necessario associare i codici per gli stati che non hanno avuto dipendenti.
Valutare come includere i saldi della gestione paghe. Le integrazioni CCB possono accedere solo agli importi dei contributi effettivi da Workday Payroll. Se si utilizza un provider di gestione paghe esterno, le integrazioni dei benefit inviano importi stimati in base alla configurazione dei piani di benefit.
Connessioni e touchpoint
L'iscrizione ai benefit interagisce con Payroll per le trattenute e i crediti relativi ai piani.
I seguenti tipi di dati dei dipendenti determinano le regole di idoneità per i piani di benefit:
- Stato di esenzione
- FTE
- Profili professionali
- Livelli manageriali
- Tipo di tariffa
- Ore settimanali pianificate
I dati sulla retribuzione possono influire sui piani di benefit come le assicurazioni.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.