Créer des attributions

Administrator Guide

Créez les éléments justificatifs de votre attribution. Voir Étapes : Configurer les récompenses.

Configurez le processus de gestion Événement d'attribution
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Grants Management.

Les attributions sont des contrats dans lesquels vous spécifiez les règles de gestion, les conditions générales qui régissent vos accords d'attribution avec les organismes de financement. Workday utilise les informations sur vos attributions pour déterminer comment calculer les coûts d'une attribution, répartir les crédits d'attribution et constater les revenus. Les attributions peuvent inclure :

Montants autorisés et fourchettes de dates d'effet sur une ou plusieurs lignes d'attribution.

Effort engagé et conditions spéciales.

Configurations pour le calcul des charges indirectes.

Informations sur les organismes de financement directs et indirects.

Répartition des crédits d'attribution entre plusieurs services.

Tâches que vous devez effectuer pour mettre à jour vos attributions.

Lorsque vous créez une attribution, Workday la route pour approbation avec le processus de gestion Événement d'attribution
. Lorsque votre accord d'attribution change, vous pouvez mettre à jour l'attribution en effectuant l'une des opérations suivantes :

Modifier l'attribution et conserver une version de l'attribution initiale. Voir Modifier des attributions.

Corrigant l'attribution et remplaçant la version d'origine de l'attribution. Voir Corriger des attributions.

Accédez à la tâche

Créer une attribution

Pour l'onglet

Aperçu

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Organisations associées aux attributions	Sélectionnez les worktags d'organisation associés à cette attribution. Les utilisateurs ayant des rôles dans ces worktags ont un accès en lecture et peuvent générer un rapport sur l'attribution, même s'ils n'ont pas de rôle dans l'unité légale.
Détenteur du contrat d'attribution	Workday indique dans ce champ le nom de la personne qui crée l'attribution et ajoute son nom au groupe de sécurité Détenteur du contrat d'attribution . Vous pouvez spécifier ce groupe de sécurité dans les processus de gestion lorsque vous devez acheminer les révisions et les approbations à un employé, responsable de l'ensemble de l'attribution. Vous ne pouvez pas affecter le rôle Détenteur du contrat d'attribution en dehors de cette tâche.
Organisme de financement principal	Organisation qui définit les conditions générales de votre attribution. Exemple : l'université A reçoit une attribution de la National Science Foundation, qui à son tour attribue un contrat de sous-traitance à l'université B. L'université B peut indiquer l'université A comme Organisme de financement et Organisme de financement à facturer , et la National Science Foundation comme Organisme de financement principal .
Organisme de financement à facturer	Organisation qui paie pour l'attribution. Exemple : vous avez reçu l'attribution des National Institutes of Health (NIH) et le paiement de l'attribution du Department of Health and Human Services (DHHS). Vous pouvez définir le NIH comme Organisme de financement et le DHHS comme Organisme de financement à facturer .
Type de paiement	Pour utiliser une lettre de crédit, sélectionnez le type de paiement qui correspond à celui indiqué sur la lettre de crédit que vous souhaitez utiliser.
Lettre de crédit	Sélectionnez la lettre de crédit de l' Organisme de financement à facturer sur l'attribution.
Valeur par défaut de la restriction de dépenses	Sélectionnez les restrictions de dépenses par défaut que vous voulez utiliser pour renseigner toutes les lignes d'attribution avec. Sélectionnez les restrictions de dépenses limitées par catégorie de dépense ou classe d'objets. Vous pouvez uniquement appliquer des restrictions de dépenses par groupe d'éléments de paie aux projets avec plusieurs sources de financement, et non aux subventions. Vous pouvez remplacer ces restrictions de dépenses en définissant le champ Restriction de dépenses sur chaque ligne d'attribution. Workday se réfère uniquement aux restrictions de dépenses sur les lignes d'attribution, et non à la Valeur par défaut de la restriction de dépenses dans l'en-tête de l'attribution, lors de la validation d'une dépense.
Séquence active pour la facturation de l'attribution	Cochez cette case pour ajouter un numéro de séquence de facturation à la facture de l'organisme de financement. Vous pouvez utiliser la séquence de facturation de l'attribution comme libellé personnalisable pour vos factures.
Format/syntaxe du numéro de séquence pour la facturation de l'attribution	Saisissez une séquence de facturation de l'attribution pour identifier plus facilement l'attribution ou l'organisme de financement. La séquence utilisée pour la facturation de l'attribution peut inclure une chaîne de texte suivie de modèles de dates ou de numéros de séquence. Placez ces modèles entre crochets. Exemple : Gates_[Seq][MM][jj] crée une séquence de facturation d'attribution comprenant les éléments suivants : Chaîne de texte qui identifie l'organisme de financement, ici la fondation Gates. Séquence de numéros de facture, incrémentée à partir du Numéro de séquence utilisé pour la facturation de l'attribution . Date à laquelle vous générez la facture, selon les modèles que vous indiquez. Cette option s'affiche lorsque vous cochez la case Séquence active pour la facturation de l'attribution .
Numéro de séquence utilisé pour la facturation de l'attribution	Saisissez le numéro par lequel vous voulez commencer la séquence. Vous pouvez également saisir un numéro qui est la continuation d'une séquence existante d'un autre générateur d'identifiants. Workday incrémente ce numéro à chaque facture qu'il crée pour cette attribution. Cette option s'affiche lorsque vous cochez la case Séquence active pour la facturation de l'attribution .
Règle de générateur de séquences pour la facturation de l'attribution	Créez ou sélectionnez une règle de séquence de facturation d'attribution pour configurer la numérotation par séquence des factures. Cette option s'affiche lorsque vous cochez la case Séquence active pour la facturation de l'attribution .
Devise de l'attribution	Sélectionnez une devise acceptée par l'organisme de financement à facturer. Workday renseigne ce champ avec la devise par défaut de l'organisme de financement à facturer.
Attribution de montant nul	Vous pouvez créer une attribution de montant nul pour saisir les activités avant qu'une attribution ne reçoive un financement. Lorsque vous cochez cette case, Workday remplace les champs de financement sponsorisé par zéro. Lorsque le financement devient disponible, vous pouvez modifier l'attribution pour désélectionner la case Attribution de montant nul et saisir le détail du financement. Lorsque vous créez des lignes de dépense pour une attribution de montant nul, Workday ne génère pas de factures clients pour les lignes de dépense de type coûts remboursables.
Total du partage des coûts	Saisissez le montant à hauteur duquel votre unité légale prévoit de contribuer aux coûts de l'attribution.
Partage des coûts demandé par l'organisme de financement	Cochez cette case si l'organisme de financement demande à votre unité légale de payer une partie du montant total de l'attribution.
Montant autorisé	Saisissez le montant que l'organisme de financement a approuvé pour cette attribution. Ce montant doit être égal à la somme de tous les montants des lignes de l'attribution dans l'onglet Lignes de l'attribution .
Nouvelle limite de facturation	Saisissez une limite de facturation pour remplacer le montant autorisé d'une attribution existante. Exemple : vous convertissez une ancienne attribution pour laquelle vous avez utilisé 400 USD sur les 1 000 USD approuvés. Définissez le champ Nouvelle limite de facturation sur 600 USD pour éviter de dépenser plus que le Montant autorisé .
Calendrier de l'attribution	Sélectionnez ou créez un calendrier d'attribution avec un intervalle d'imputation correspondant aux critères de reporting de l'attribution.

Lorsque vous utilisez le partage des coûts avec la facturation des coûts remboursables et que le total de la transaction dépasse le montant autorisé ou la limite de facturation, Workday :

Crée une facture pour le montant de remplacement.

Ventile les coûts directs et les charges indirectes de manière proportionnelle, en conservant le taux de charges indirectes par transaction.

Lorsque vous augmentez le montant autorisé ou la nouvelle limite de facturation, le restant de la facturation est reportée au cycle de facturation des coûts remboursables suivant.

Dans l'onglet

Lignes d'attribution

, ajoutez une ligne. Tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Copier la ligne	Cliquez sur ce bouton pour que Workday ajoute une nouvelle ligne d'attribution, en renseignant les informations sur la ligne à partir de la ligne d'attribution sélectionnée et en laissant la subvention vide. À partir de la nouvelle ligne d'attribution, vous pouvez : Ajoutez une subvention existante. Créer une nouvelle subvention lorsque vous êtes autorisé à créer des subventions.
Copier la ligne et Copier la subvention	Cliquez sur cette option pour que Workday copie les informations sur l'octroi avec la ligne d'attribution. Workday crée un brouillon de subvention en renseignant les informations à partir du : Subvention sur la ligne sélectionnée lorsque vous copiez une ligne avec une subvention enregistrée. Subvention initiale enregistrée, lorsque vous copiez une ligne avec un brouillon de subvention. Workday ajoute également un bouton Modifier le brouillon d'octroi sous l'invite Accorder , ce qui vous permet de réviser et de mettre à jour les informations d'octroi copiées et non enregistrées. Workday enregistre la nouvelle subvention lorsque vous soumettez ou enregistrez vos modifications pour plus tard. Ce bouton s'affiche uniquement pour les utilisateurs qui sont autorisés à créer des subventions. Pour empêcher tous les utilisateurs de créer de nouvelles subventions lorsqu'ils copient des lignes d'attribution, vous pouvez masquer ce bouton en sélectionnant l'option Désactiver la copie de ligne et la copie de subvention dans vos configurations de gestion des subventions. Voir Définir les configurations de Gestion des subventions.
Unité légale	Lorsque vous ajoutez une ligne d'attribution, Workday renseigne ce champ avec l'unité légale figurant dans l'en-tête de l'attribution. Pour les attributions multi-entités, sélectionnez l'unité légale affiliée à laquelle vous imputez la ligne d'attribution. Vous pouvez sélectionner des unités légales affiliées disponibles qui : Sont autorisés à lancer des transactions intercompagnies avec l'unité légale indiquée dans l'en-tête de l'attribution. Pour déterminer si une unité légale peut initier des transactions intercompagnies, accédez à la tâche Afficher le profil intercompagnies de l'unité légale pour l'unité légale indiquée dans l'en-tête de l'attribution et vérifiez si l'unité légale de la ligne d'attribution dispose de l'option Initiation de transactions intercompagnies autorisée . Voir Définir des profils intercompagnies. Partagent une devise commune avec l'unité légale indiquée dans l'en-tête de l'attribution. Utilisez le même plan de comptes que l'unité légale indiquée dans l'en-tête de l'attribution.
Type de ligne	Sélectionnez la façon dont vous allez facturer la ligne d'attribution à l'organisme de financement. Le type de ligne que vous sélectionnez détermine les champs que vous voyez sur la ligne d'attribution. Lorsque vous modifiez le type de ligne après avoir renseigné les autres champs, vous risquez de perdre des informations dans les champs qui ne sont pas disponibles sur le nouveau type de ligne. L'unité légale indiquée sur la ligne d'attribution détermine les types de ligne disponibles que vous pouvez sélectionner. Pour qu'un type de ligne puisse être sélectionné, ajoutez-le comme type de ligne valide dans les configurations de Gestion des subventions de l'unité légale indiquée sur la ligne d'attribution. Vous pouvez sélectionner : Coûts remboursables pour facturer aux organismes de financement les montants de dépenses directes et de charges indirectes engagés au cours d'une période de facturation, ou pour consommer les montants dépensés d'une avance. Montant fixe pour facturer aux organismes de financement des montants prédéterminés, quelle que soit la date à laquelle vous engagez les coûts d'une attribution. Pour recevoir les paiements d'avance de votre organisme de financement à consommer lorsque vous engagerez des coûts liés à l'attribution, Workday vous recommande de sélectionner le type de ligne Coûts remboursables plutôt que le type de ligne Charges constatées d'avance . Vous pouvez ensuite sélectionner le type d'échéancier Charges constatées d'avance lorsque vous créez l'échéancier de facturation.
principal	Sélectionnez une ligne d'attribution comme ligne d'attribution principale.
Subvention	Pour associer la même subvention à plusieurs lignes d'attribution, les dates indiquées sur les lignes d'attribution ne doivent pas se chevaucher. Pour imputer une dépense à la ligne d'attribution, ajoutez la subvention en tant que worktag dans la transaction de dépense ou la répartition des coûts de la paie.
Montant de la ligne	La somme de tous les montants de ligne doit être égale au Montant autorisé dans l'onglet Aperçu .
Catégorie de produit	Sélectionnez la catégorie de produit pour comptabiliser les paiements de votre organisme de financement.
Restriction de dépenses	Sélectionnez ou créez les restrictions de dépenses que vous souhaitez appliquer aux dépenses de la ligne d'attribution. Lorsque vous définissez Valeur par défaut de la restriction de dépenses dans l'en-tête de l'attribution, Workday renseigne automatiquement ce champ à votre place, mais vous pouvez le modifier pour la ligne d'attribution. Lorsque vous sélectionnez plusieurs restrictions de dépenses, assurez-vous que toutes les restrictions de dépenses concernent des coûts autorisés ou des coûts non autorisés, et non un mixte. Lorsque vous sélectionnez à la fois les restrictions de dépenses autorisées et non autorisées, Workday vérifie uniquement les restrictions de dépenses autorisées. Voir Créer des restrictions de dépenses. Pour chaque restriction de dépenses que vous sélectionnez, créez une validation personnalisée dans chaque domaine de dépenses auquel vous souhaitez appliquer la restriction et utilisez le champ externe source Dépenses autorisées pour la subvention pour représenter la catégorie de dépense, le groupe d'éléments de paie ou la classe d'objets dans la restriction de dépenses. Voir Exemple : appliquer des restrictions de dépenses sur les subventions. Pour afficher les transactions de dépense bloquées par les restrictions de dépenses des lignes d'attribution, accédez au rapport Audit des restrictions de dépenses pour une attribution .
Produits constatés d'avance	Lorsque vous sélectionnez Montant fixe dans l'invite Type de ligne , vous pouvez cocher cette case pour constater les produits dans un calendrier de constatation de revenus d'attributions et imputer la comptabilisation dans la règle d'imputation comptable Produits constatés d'avance . Si vous ne cochez pas cette case, Workday constate les revenus lorsque vos transactions de dépense sont finalisées.
Accord sur le taux	Workday exige un accord sur le taux pour la facturation sur les lignes d'attribution à coûts remboursables. Lorsque les lignes de l'attribution de type coûts remboursables ne mentionnent pas de charges indirectes, vous pouvez créer un accord sur un taux à zéro. L'accord sur le taux que vous sélectionnez détermine le Type de base et l'Ensemble de classes d'objets de votre ligne d'attribution. L'accord sur les taux préfiltre également les types de taux associé aux coûts éligibles dans le champ Type de taux associé aux coûts .
Type de taux	Pour les lignes d'attribution de type coûts remboursables, montant fixe ou charges constatées d'avance, sélectionnez un type de taux associé aux coûts afin d'appliquer différents taux de charges indirectes pour différents sites. Vous pouvez ajouter de nouveaux types de taux en modifiant l'accord sur le taux de charges indirectes.
Exception	Pour les lignes d'attribution de type coûts remboursables, montant fixe ou charges constatées d'avance, sélectionnez une exception de charges indirectes pour : Remplacer les taux de charges indirectes institutionnels dans votre accord sur le taux de charges indirectes. Exclure les charges indirectes institutionnelles pour l'organisme de financement. Remplacer ou refuser les taux de charges indirectes pour les frais dans des classes d'objets spécifiques. Si l'exception contient un type de base différent de celui indiqué dans l'accord sur le taux de charges indirectes, assurez-vous que les deux types de base ont le même ensemble de classes d'objets.
Profil de répartition des revenus	Sélectionnez un profil afin de déterminer comment Workday va répartir la récupération des revenus pour les charges indirectes ou les coûts indirects entre les organisations.
Limite de base	Sélectionnez ou créez une limite de base qui définit le montant maximum des coûts directs que vous pouvez utiliser pour calculer les coûts des charges indirectes sur une ligne d'attribution de type coûts remboursables, montant fixe ou charges constatées d'avance. Lorsque vous utilisez la même limite de base pour plusieurs lignes d'attribution, toutes ces lignes partagent la même enveloppe de financement pour cette limite de base. Exemple : vous affectez la même limite de base BL_25K de 25 000 USD à deux lignes d'attribution. Vous pouvez calculer les charges indirectes sur la base des 25 000 premiers USD du total des dépenses entre les deux lignes d'attribution. Si vous avez dépensé 15 000 USD sur la première ligne d'attribution, vous pouvez uniquement calculer les charges indirectes sur 10 000 USD maximum du total des dépenses sur la deuxième ligne d'attribution. Pour voir combien de la limite de base a été utilisée, le montant restant et si la limite de base a été dépassée, vous pouvez accéder au Rapport d'audit des limites de base .
Date de début Date de fin	Lorsque vous utilisez la même subvention sur plusieurs lignes d'attribution, assurez-vous que la Date de début et la Date de fin sur les lignes d'attribution ne se chevauchent pas.
Worktags	Sélectionnez un ou plusieurs worktags pour déterminer quelles organisations constatent des revenus pour la ligne d'attribution.
Plafond de salaire pour la ligne d'attribution	Pour utiliser un plafond de salaire sur une attribution avec Workday Financials et Grants Management, vous devez indiquer le plafond de salaire sur la ligne d'attribution. Si vous devez créer un plafond de salaire, voir Créer des plafonds salariaux (États-Unis). Utilisez le champ Remplacement du plafond de salaire de la ligne d'attribution pour sélectionner un remplacement dont les dates d'effet couvrent les dates de la ligne d'attribution. Lorsque vous indiquez un plafond de salaire sur la ligne de subvention et d'attribution, le plafond de salaire de la ligne d'attribution prévaut. Le plafond de salaire de la subvention est uniquement utilisé lorsque vous souhaitez appliquer un plafond de salaire sans Workday Financials et Grants Management. Lorsque les répartitions des coûts de la paie des employés contiennent des sous-répartitions pour le dépassement du plafond de salaire, assurez-vous que : Le même plafond de salaire est en vigueur dans toute la fourchette de dates de la ligne d'attribution. La ligne d'attribution ne contient pas de Date de début ou Date de fin .

Pour appliquer des crédits d'attribution à une ligne d'attribution de type coûts remboursables, montant fixe ou charges constatées d'avance, configurez la section

Crédits d'attribution

(Facultatif) Dans l'onglet

Pièces jointes

, sécurisez l'accès aux pièces jointes en les affectant à des catégories de pièces jointes dont l'accès est limité à des groupes de sécurité segmentés.

Ces groupes déterminent également l'accès aux pièces jointes pendant le processus de gestion Événement d'attribution
.

(Facultatif) Dans l'onglet

Conditions spéciales

, ajoutez des commentaires aux types de condition spéciale pour décrire les conditions requises par l'organisme de financement pour financer votre projet.

(Facultatif) Dans l'onglet

Effort engagé

, saisissez le détail des personnes qui se sont engagées à travailler sur l'attribution. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Mois	Saisissez le nombre total de mois sur une année pendant lesquels la personne s'engage à travailler sur cette attribution. Lorsque vous saisissez une valeur de mois, Workday renseigne l' Effort annuel engagé avec le pourcentage correspondant.
Effort annuel engagé	Saisissez la durée sur une année (en pourcentage) pendant laquelle la personne s'engage à travailler sur l'attribution.

Vous pouvez utiliser l'effort engagé pour suivre à la fois les efforts sponsorisés et les efforts à coûts partagés.

Les données sur l'effort engagé sont fournies à des fins de reporting uniquement et n'ont aucune incidence sur la répartition ou les obligations liées à la paie ou aux coûts. Lorsque vous implémentez l'attestation de l'effort, vous pouvez accéder aux rapports prédéfinis par Workday pour comparer l'effort engagé et l'effort attesté. Voir Référence : rapports sur l'effort engagé.

(Facultatif) Dans l'onglet

Plan

, assurez-vous de renseigner les options du contrôle budgétaire avant de soumettre l'attribution pour approbation.

Pour soumettre le plan pour approbation lorsque vous soumettez l'attribution, configurez le processus de gestion Événement d'attribution
afin d'ajouter l'étape Hub Budgets d'attributions
.

(Facultatif) Pour répartir les pourcentages des coûts d'une attribution et des dépassements à des worktags spécifiques pour les attributions de type coûts remboursables, montant fixe ou charges constatées d'avance, accédez à l'onglet

Crédits d'attribution

. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Définition du crédit d'attribution	Sélectionnez une définition du crédit d'attribution qui contient les worktags auxquels vous souhaitez affecter des crédits d'attribution. Lorsque vous sélectionnez une définition qui permet un reporting sur plusieurs organisations, les employés de plusieurs organisations peuvent générer un rapport sur l'attribution.
Worktag de crédit d'attribution	Sélectionnez l'un des worktags dans la Définition du crédit d'attribution . Lorsque vous ajoutez un worktag à une ligne de crédit d'attribution, les rôles disposant d'un accès de sécurité au worktag peuvent générer un rapport sur l'attribution.
Pourcentage de répartition du crédit d'attribution	Affectez le crédit au worktag que vous avez sélectionné. Exemple : les établissements peuvent répartir les crédits d'attribution entre les centres de coûts pour éclairer les décisions concernant la nouvelle répartition des charges indirectes ou l'affectation des dépassements. Workday exige que les crédits d'attribution alloués pour tous les worktags d'une ligne d'attribution atteignent 100 % pour chaque Définition du crédit d'attribution .

Workday lance le processus de gestion Événement d'attribution
et route l'attribution pour révision et approbation.

Créez un échéancier de facturation pour l'attribution. Vous pouvez également intégrer la création d'un échéancier de facturation de l'attribution au processus de gestion Événement d'attribution
après l'étape de finalisation.

Éléments de définition : attributions

Éléments de définition : gestion des subventions

Concept : attributions

Étapes : gérer les attributions

Définir les configurations de Gestion des subventions

Étapes : gérer les charges indirectes

Étapes : gérer la facturation des attributions et les paiements de l'organisme de financement

Référence : rapports sur les attributions

2022R2 What's New Post: Award Sponsor Change

Le périmètre suivant : crédits d'attribution

2022R1 What's New: Grants Management Configurations for Award Line Types

Exemple : créer des attributions avec des lignes de type coûts remboursables

Exemple : créer des contrôles budgétaires pour une attribution

Exemple : implémenter des validations personnalisées sur les attributions

Exemple : router les corrections d'attributions