Étapes : définir les contrôles budgétaires d'une attribution
- Ajoutez étapeContrôler le budgeten tantqu'Actiondans les processus de gestion financière que vous souhaitez contrôler. Exemple : pour contrôler le budget des écritures comptables imputées aux subventions, ajoutez l' étapeContrôler le budgetau processus de gestionÉvénement d'écriture comptable.
- Créez une structure de plan pour le type de planAttribution.
- Créez et approuvez une attribution.
- Sécurité : domaineSet Up: Grants Managementdans le domaine fonctionnel Grants Management.
Vous pouvez créer un plan de budget sur une attribution pour limiter les dépenses liées à l'attribution pour des worktags spécifiques et dans des comptes ou regroupements de comptes spécifiques. Pour activer les contrôles budgétaires sur une attribution, vous devez :
- Créez un modèle de plan et un plan pour l'attribution afin d'associer la structure de plan à l'attribution.
- Modifiez les options du contrôle budgétaire dans le plan pour indiquer si vous voulez que le contrôle budgétaire échoue ou simplement vous avertir en cas de dépassement du budget, les périodes comptables du contrôle budgétaire et si les montants du budget doivent être cumulés à partir de périodes précédentes.
- Mettre à jour le budget en créant des lignes de plan avec des worktags et un compte/regroupement de comptes pour lequel effectuer le contrôle budgétaire.
- Soumettez le budget.
- Accédez à la tâcheCréer un modèle de budgetdans l'ongletPlande l'attribution. Envisagez de :Structure de planSélectionnez une structure de plan pour le type de planAttribution.PlanSélectionnez l'attribution pour laquelle vous créez le contrôle budgétaire. Vous ne pouvez associer qu'un seul plan à une attribution. Workday crée un plan pour le modèle de plan et le nomme d'après l'attribution.Type d'entrée par défautRécompense
- Accédez à la tâcheModifier les options du contrôle budgétairedans l'ongletPlande l'attribution. Envisagez de :Structure de planSélectionnez la même structure de plan avec laquelle vous avez créé le modèle de plan.Nom du planSélectionnez le plan pour le modèle de plan. (Indice : identique au nom de l'attribution.)PrincipalS'affiche uniquement lorsque vous créez un ensemble d'options du contrôle budgétaire à l'aide de la tâcheCréer un ensemble d'options du contrôle budgétaire.Cochez cette case pour désigner les options de contrôle budgétaire définies comme paramètres par défaut pour les plans dans la structure de plan. Lorsque vous cochez cette case, Workday utilise les paramètres de cet ensemble d'options de contrôle budgétaire pour renseigner l'inviteModifier les options du contrôle budgétairedans les plans d'attribution pour la structure de plan.Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul ensemble d'options de contrôle budgétaire défini commePrincipal.Activer le contrôle budgétaireSélectionnez cette option pour activer le contrôle budgétaire pour les transactions financières lorsque le processus de gestion inclutContrôler le budgetcomme étaped'action.Inclure les lignes d'écritures réservéesSélectionnez cette option pour inclure les écrituresdont le statut est Réservédans les calculs du solde disponible.Exemple : deux transactions liées à une attribution qui ont un impact sur le même budget. Lorsque cette case est cochée, vous soumettez la première transaction liée à une attribution. Dès que la première transaction réussit le contrôle budgétaire, Workday :
- Affecte immédiatement aux écritures le statutRéservé.
- Prend en compte le montant des écritures réservées lors du calcul du solde du budget de la deuxième transaction.
Vous pouvez toujours inclure des écritures réservées dans la comptabilité des engagements même si vous ne cochez pas la caseActiver le contrôle budgétaire.Autoriser la validation des transactions par carte de créditAutoriser la validation des transactions de crédit sans vérification supplémentaire. Exemple : Workday n'effectue pas de contrôle budgétaire lors du traitement d'un remboursement avec cette option sélectionnée.Option du contrôle budgétaireSélectionnez le niveau de rigueur applicable au contrôle budgétaire des transactions liées à une attribution :- Contrôle: cochez cette case pour bloquer la transaction jusqu'à ce qu'une révision de la transaction ou du budget permette à la transaction de passer avec succès le contrôle budgétaire.
- Avertissement: sélectionnez cette option pour poursuivre la transaction sans prendre de mesures correctives pour résoudre l'exception.
Lorsque les fonds ne sont pas suffisants pour une transaction associée à une subvention, les deux options alertent le créateur de la transaction.Cumul des périodes de contrôleSélectionnez cette option pour cumuler le montant de toutes les périodes de contrôle jusqu'à la date du budget ou la date comptable. Le budget non dépensé des périodes précédentes est reporté et peut être utilisé dans la période suivante.Désactivez cette option pour comparer la transaction au montant de la période de contrôle à laquelle tombe la date de budget ou la date comptable de la transaction.Exemple : lorsqu'une transaction créée en milieu d'année est soumise à un budget, Workday la compare au montant du budget cumulé sur les six premiers mois.Types de livre du contrôle budgétaireSélectionnez les types de livre à inclure dans le contrôle budgétaire.Exemple : vous pouvez inclure uniquement vos obligations pour le contrôle budgétaire et exclure vos engagements. Avec cette configuration, Workday inclut les éléments suivants :- Les obligations et les dépenses réelles en arrière-plan lorsque vous sélectionnez le livre des engagements.
- Dépenses réelles en arrière-plan lorsque vous sélectionnez le livre des obligations.
Accorder une dérogation au contrôle budgétaireSélectionnez cette option pour permettre aux personnes chargées de la révision du contrôle budgétaire d'approuver les exceptions du contrôle budgétaire lorsque vous définissezl'Option du contrôle budgétairesurContrôler.Quand un réviseur approuve un remplacement, Workday affiche le statutDérogation accordéeen regard du statut du contrôle budgétaire dans la transaction pour tous les réviseurs suivants. Lorsque le réviseur approuve le remplacement, la transaction passe à l' étape suivante du processus de gestion parent. - Accédez à la tâcheMettre à jour un budgetdans l'ongletPlande l'attribution.Sélectionnez les périodes comptables et d'autres champs pour le contrôle budgétaire. Cliquez surOKpour continuer. Ajoutez une ligne de plan pour chaque combinaison de compte/regroupement de comptes et de worktags pour laquelle vous souhaitez effectuer un contrôle budgétaire, en indiquant le montant budgété pour chaque exercice. Envisagez de :Compte/regroupement de comptesSélectionnez les comptes ou les regroupements des transactions de dépenses que vous souhaitez contrôler. Workday vérifie les comptes/regroupements de comptes pour les transactions contenant les worktags que vous sélectionnez dans la colonneWorktags.WorktagsSélectionnez les worktags sur les transactions que vous souhaitez contrôler.
- Accédez à la tâcheSoumettre le budget.
Lorsque des transactions de dépense correspondant à des critères répertoriés sur les lignes du plan contiennent des montants supérieurs aux montants budgétés pour les périodes budgétaires respectives, des exceptions du contrôle budgétaire se produisent. Vous pouvez accéder au rapport
Exceptions du contrôle budgétaire
pour afficher plus de détails sur les exceptions.
Les transactions qui ne contiennent pas les worktags ou qui figurent dans le compte/regroupement de comptes répertorié sur les lignes du plan ne sont pas soumises aux contrôles budgétaires.
Pour contrôler le budget des transactions de dépense par rapport aux lignes de plan individuelles ainsi que par rapport au budget total d'une subvention, créez une structure de plan parent-enfant virtuel pour l'attribution. VoirExemple : définir les contrôles budgétaires d'une attribution pour le total de la subvention .