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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Créer des ensembles d'options du contrôle budgétaire

Créer des ensembles d'options du contrôle budgétaire

  • Ajoutez l'étape
    Contrôler le budget
     en tant
    qu'Action
     dans les processus de gestion financière souhaités.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Grants Management
     dans le domaine fonctionnel Grants Management.
Vous pouvez créer des ensembles d'options du contrôle budgétaire afin de renseigner ces options pour chaque plan de l'attribution dont vous souhaitez contrôler le budget. Ces paramètres déterminent :
  • Niveau de rigueur du contrôle budgétaire.
  • Les périodes auxquelles s'applique le contrôle budgétaire.
  • Si les montants du plan ou du budget sont cumulés à partir de périodes précédentes.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un ensemble d'options du contrôle budgétaire
     .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    principal
    Workday indique dans l'
    invite Ensemble d'options du contrôle budgétaire
     figurant sur l'attribution l'ensemble d'options que vous sélectionnez en tant que
    Principal
    .
    Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul ensemble d'options du contrôle budgétaire défini comme
    Principal
    .
    Activer le contrôle budgétaire
    Sélectionnez cette option pour activer le contrôle budgétaire pour les transactions financières lorsque le processus de gestion inclut
    Contrôler le budget
     comme étape
    d'Action
     .
    Inclure les lignes d'écritures réservées
    Sélectionnez cette option pour inclure les écritures
    ayant le statut Réservé
     dans les calculs du solde disponible.
    Exemple : deux transactions liées à une attribution qui ont un impact sur le même budget. Lorsque cette case est cochée, vous soumettez la première transaction liée à une attribution. Dès que la première transaction réussit le contrôle budgétaire, Workday :
    • Affecte immédiatement aux écritures le statut
      Réservé
       .
    • Prend en compte les écritures réservées lors du calcul du budget disponible pour la seconde transaction liée à une attribution.
    Vous pouvez toujours inclure des écritures réservées dans la comptabilité des engagements même si vous ne cochez pas la case
    Activer le contrôle budgétaire
     .
    Autoriser la validation des transactions de crédit
    Vos transactions échouent au contrôle budgétaire lorsque la transaction augmente votre budget au-delà du budget initial.
    Option du contrôle budgétaire
    Sélectionnez le niveau de rigueur à appliquer lors du contrôle budgétaire des transactions liées à une attribution :
    • Contrôler
      la sélection : pour bloquer la transaction jusqu'à ce qu'une révision de la transaction ou du budget permette à la transaction de passer avec succès le contrôle budgétaire.
    • Avertissement
       : sélectionnez cette option pour poursuivre la transaction sans prendre de mesures correctives pour résoudre l'exception.
    Lorsque les fonds sont insuffisants pour une transaction associée à une subvention, les deux options alertent l'initiateur de la transaction.
    Cumul des périodes de contrôle
    Sélectionnez cette option pour cumuler le montant de toutes les périodes de contrôle jusqu'à la date du budget ou la date comptable. Le budget non dépensé des périodes précédentes est reporté et peut être utilisé dans la période suivante.
    Désactivez cette option pour comparer la transaction au montant de la période de contrôle à laquelle tombe la date du budget ou la date comptable de la transaction.
    Exemple : lorsqu'une transaction créée au milieu de l'année est soumise à un budget, Workday la compare au montant du budget cumulé sur les six premiers mois.
    Types de livre pour le contrôle budgétaire
    Sélectionnez les types de livre à inclure dans le contrôle budgétaire.
    Exemple : vous pouvez inclure uniquement vos obligations pour le contrôle budgétaire et exclure vos engagements. Dans cette configuration, Workday inclut les éléments suivants :
    • Obligations et charges réelles en arrière-plan lorsque vous sélectionnez le livre des engagements.
    • Dépenses réelles en arrière-plan lorsque vous sélectionnez le livre des obligations.
    Accorder une dérogation au contrôle budgétaire
    Cochez cette case pour permettre aux réviseurs du contrôle budgétaire d'approuver les exceptions.
    Quand un réviseur approuve un remplacement, Workday affiche le statut
    Dérogation accordée
     en regard du statut du contrôle budgétaire dans la transaction pour tous les réviseurs suivants. Lorsque le réviseur approuve le remplacement, la transaction passe à l'étape suivante du processus de gestion parent.
Ajoutez les options du contrôle budgétaire définies pour une attribution. Dans Workday, vous devez sélectionner une structure de plan et un type de saisie avant d'utiliser l'invite
Ensemble d'options du contrôle budgétaire
 . Vous ne pouvez ajouter qu'un seul ensemble d'options du contrôle budgétaire pour chaque attribution.