Modifier des attributions
- Créez et approuvez une attribution.
- Créez des motifs de modification d'attribution à l'aide de la tâcheMettre à jour les motifs de modification et de correction d'une attribution.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de modification d'une attributionet la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Grants Management. À :
- Modifiez le budget d'une attribution associée après avoir modifié votre attribution, ajoutez l'étape d'actionCréer une modification de budget à partir d'un budget d'attributionaprès l'étape de finalisation.
- Affichez les transactions, les factures et les échéanciers de facturation concernés lorsque vous changez l'organisme de financement ou l'organisme de financement à facturer sur une attribution, ajoutez l'étape d'actionApprouver le détail de la modification de l'organisme de financementavant l'étape de finalisation.
- Mettez à jour l'échéancier de facturation de l'attribution après avoir modifié l'organisme de financement à facturer sur une attribution, ajoutez le processus defacturation Événement d'échéancier de facturation de l'attributionen tant que sous-processus de gestion après l'étape de finalisation.
Vous pouvez changer une attribution pour refléter les modifications dont vous souhaitez effectuer le suivi, telles que les modifications apportées à votre accord d'attribution. Lorsque vous modifiez une attribution, Workday conserve l'attribution initiale à des fins de suivi et crée une nouvelle version pour l'attribution modifiée. Vous pouvez afficher l'historique complet des modifications d'une attribution ou d'une ligne d'attribution de n'importe quelle version.
Lorsque vous modifiez une attribution, vous devez indiquer un motif de modification et une date d'effet. Workday respecte la date d'effet lors de la détermination du montant autorisé, de l'accord sur le taux de charges indirectes et des worktags.
Lorsque vous soumettez une modification d'attribution, Workday la route pour révision et approbation via le processus de gestion
Événement de modification d'une attribution
.- Dans le menu des actions associées d'une attribution, sélectionnez.Workday affecte un nouveau numéro de version à l'attribution modifiée.Vous ne pouvez pas modifier certains champs lorsque des charges indirectes, des revenus ou une facturation sont associés à l'attribution.
- Dans l'ongletAutres informations, tenez compte des éléments suivants :
Option Description MotifSélectionnez un motif de modification d'une attribution actif.Date d'effetSaisissez une date postérieure à la date de l'attribution et à la date de la précédente modification.La modification de l'attribution n'est effective que pour les transactions de dépense dont la date de budget est identique ou postérieure à la date d'effet. Les transactions de dépense antérieures à cette date reçoivent la version précédente de l'attribution.NombreVous pouvez saisir une chaîne alphanumérique pour identifier la version mise à jour de l'attribution. - Lorsque vous changezd'organisme de financementoud'organisme de financement à facturersur le contrat d'attribution, vous pouvez afficher les onglets suivants à l'étapeApprouver le détail de la modification de l'organisme de financementdu processus de gestionÉvénement de modification d'une attribution:OngletInformationsTransactions d'attributionLorsque vous modifiez l'Organisme de financementdans le contrat d'attribution, cet onglet affiche toutes les transactions de dépense non annulées associées à l'organisme de financement. Pour mettre à jour ces transactions avec le nouvel organisme de financement, vous pouvez retraiter les coûts d'une attribution pour ces transactions une fois le processus de gestion terminé.Pour garantir l'exactitude de la comptabilité :
- Facturez toutes les transactions de dépenses que vous voulez imputer à l'ancien organisme de financement avant de modifier ce dernier.
- Assurez-vous que les transactions de dépenses que vous voulez imputer au nouvel organisme de financement ne sont pas facturées et que leur date est postérieure à la date de l'avenant pour le changement de l'organisme de financement avant de retraiter les coûts de l'attribution.
Lorsque vous ne modifiez pas l'Organisme de financementdans le contrat d'attribution, cet onglet n'affiche aucune ligne.Factures de l'organisme de financementLorsque vous changez l'Organisme de financement à facturerdans le contrat d'attribution, avec ou sans modification de l'Organisme de financement, cet onglet affiche toutes les factures approuvées et non payées associées à l'organisme de financement à facturer. Pour mettre à jour ces factures avec le nouvel organisme de financement à facturer, annulez et regénérez les factures une fois le processus de gestion terminé. Lorsque vous changez uniquement l'Organisme de financementet non l'Organisme de financement à facturerdans le contrat d'attribution, cet onglet affiche les factures non payées des transactions de dépense dont la date est postérieure à la date d'effet de la modification de l'attribution.Échéanciers de facturation de l'attributionLorsque vous modifiez l'Organisme de financementoul'Organisme de financement à facturerdans le contrat d'attribution, cet onglet affiche tous les échéanciers de facturation non annulés associés à l'attribution.Lorsque vous changez l'organisme de financement à facturer, Workday met à jour ce dernier dans les échéanciers de facturation et les affecte au statutBrouillon. Avant de soumettre les échéanciers de facturation pour approbation, vérifiez que les paramètres des autres champs de l'échéancier de facturation (exemple :Conditions de paiement) sont toujours corrects pour le nouvel organisme de financement à facturer, et mettez à jour ceux qui ne le sont pas.Vous pouvez intégrer la mise à jour de l'échéancier de facturation dans le processus de gestionÉvénement de modification d'une attributionen ajoutantÉvénement d'échéancier de facturation de l'attributionen tant que sous-processus de gestion après l'étape de finalisation du processus de gestion de modification. Pour vous assurer que le sous-processus s'exécute uniquement lorsque l'organisme de financement à facturer a changé, créez une règle de condition d'entrée dans laquelle la valeur de l'option Contient un organisme de financement à facturer modifié ?Le champ doit être vrai.Lorsque vous modifiez l'organisme de financement à facturer dans une attribution à venir, Workday met à jour l'échéancier de facturation actuel avec le nouvel organisme de financement à facturer. Workday utilise toujours l'organisme de financement à facturer figurant dans l'échéancier de facturation pour facturer l'organisme de financement. Dans la mesure où les échéanciers de facturation n'ont pas de date d'effet, toute modification de l'organisme de financement à facturer dans l'échéancier de facturation prend effet immédiatement.
Après avoir soumis la modification de l'attribution, vous pouvez afficher l'attribution initiale et ses versions modifiées dans l'onglet
Définition et historique
. Vous pouvez également consulter le détail de la version précédente de l'attribution dans l'onglet Modifications
. À la date d'effet de la modification :
- Le statut de la version de l'attribution modifiée devientAttribution en vigueur.
- Le statut de la version de l'attribution d'origine devientHistorique.
Si vous avez déjà facturé l'organisme de financement, vous devrez peut-être créer de nouvelles factures clients avec des charges indirectes mises à jour pour corriger les montants de facturation.