Éléments de définition : attributions

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des attributions. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les attributions vous permettent d'enregistrer le détail de vos contrats d'attribution afin de pouvoir déclarer des frais, facturer et recouvrer des créances sur votre subvention. Les attributions contiennent une ou plusieurs lignes d'attribution qui identifient une source de financement et des paramètres pour le calcul des revenus.

Avantages pour l'entreprise

Vous pouvez rationaliser le traitement de vos attributions et gagner en efficacité en :

Associant les dépenses liées aux attributions au fonds, à la subvention et à l'organisme de financement.

Calculant les charges indirectes ou les coûts indirects sur les dépenses liées à vos attributions en fonction des taux de coûts de votre convention d'attribution.

Enregistrant toutes les informations concernant une attribution au même endroit, y compris les pièces jointes, les plans de budget, l'effort engagé par les salariés et les conditions spéciales.

Constatant les revenus relatifs à aux dépenses liées à vos attributions.

Facturant les coûts directs et indirects d'une attribution aux organismes de financement.

Suivant les tâches de mise à jour des attributions.

Cas d'utilisation

Facturez les dépenses directes de type coûts remboursables et les coûts des charges indirectes, engagés au cours d'un cycle de facturation, aux organismes de financement.

Calculez et constatez les revenus liés aux coûts de charges indirectes sur vos dépenses d'attributions lorsque vous finalisez une transaction de dépense de type coûts remboursables.

Répartissez les crédits et les revenus des attributions entre plusieurs services.

Appliquez des restrictions de dépenses, des limites de facturation ou des plafonds de salaire sur les attributions.

Refusez une partie ou la totalité des coûts des charges indirectes de l'organisme de financement et répartissez les coûts entre vos services.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous facturer l'organisme de financement ?	Vous pouvez facturer à l'organisme de financement les types de ligne d'attribution suivants : Montants des dépenses de type coûts remboursables et coûts des charges indirectes. Montants fixes. Montants payés d'avance. Vous pouvez créer des échéanciers de facturation qui facturent par échéances ou par transactions. Vous pouvez également contrôler la facturation à l'aide de jalons de facturation. Un échéancier de facturation hybride vous permet de facturer les montants payés d'avance aux organismes de financement, puis de consommer le montant de l'avance progressivement avec les dépenses de type coûts remboursables. Workday affiche le solde restant de votre projet dans l'échéancier de facturation.
Comment assurez-vous la surveillance de vos contrats d'attribution ?	Vous pouvez configurer des processus de gestion de façon à router les contrats d'attribution pour révision et approbation lorsque vous : Créez une attribution ou une proposition d'attribution Workday. Mettez à jour une attribution, soit par le biais d'amendements, soit de corrections. Effectuer une tâche de mise à jour d'une attribution, comme un rapport. Recalculer les coûts d'une attribution en raison d'un changement de taux de charges indirectes ou de date de budget.
Comment imputer la paie liée à une attribution et les autres dépenses à votre attribution ou subvention ?	Vous pouvez imputer une paie ou une dépense liée à une attribution à une subvention en ajoutant le worktag de subvention à la répartition des coûts de la paie ou à la transaction de dépense. Workday détermine ensuite la ligne d'attribution à imputer à la dépense en fonction du worktag de subvention et de la date de budget sur la ligne de dépense, ainsi que d'autres configurations telles que les dates des lignes d'attribution et le mappage des classes d'objets. Pour être éligible au calcul des charges indirectes et au remboursement des revenus, la subvention doit provenir d'un fonds sponsorisé. Vous pouvez associer d'autres worktags aux dépenses de votre attribution en ajoutant les worktags en tant que worktags associés au niveau de la subvention. Lorsque vous ajoutez la subvention à une transaction de dépense, la dépense est automatiquement marquée avec les worktags associés. Exemple : pour systématiquement associer une subvention à un fonds et un centre de coûts spécifiques, ajoutez le fonds et le centre de coûts en tant que worktags associés au niveau de la subvention.
Comment recouvrer les coûts indirects ou les charges indirectes auprès de l'organisme de financement ?	Vous pouvez configurer le taux de charges indirectes pour votre attribution. Lorsque vous effectuez ou réglez une dépense d'attribution éligible, Workday calcule automatiquement les coûts des charges indirectes et la constatation de revenus associés à la dépense. Vous pouvez ensuite facturer simultanément les coûts directs et indirects à l'organisme de financement.
Quand faut-il constater des revenus pour votre attribution ?	Vous pouvez constater les revenus : Lorsque vous finalisez ou réglez vos transactions de dépense. Conformément aux calendriers de constatation de revenus. Vous pouvez associer des calendriers de constatation des revenus de l'attribution à des tâches liées à l'attribution pour être certain d'avoir finalisé les tâches avant de constater les revenus. Vous pouvez également mettre les calendriers de constatation de revenus en attente jusqu'à ce que vous soyez prêt à constater les revenus.
Souhaitez-vous appliquer des taux de charges indirectes différents en fonction de vos catégories de dépenses ?	Vous pouvez créer des exceptions de charges indirectes pour appliquer différents taux de charges indirectes à différentes classes d'objets. Le même taux de charges indirectes s'applique à toutes les catégories de dépense d'une même classe d'objets. Pour appliquer un taux de charges indirectes différent du taux principal, vous pouvez, au choix : Remplacer le taux principal par le nouveau taux sans en assumer le coût dans vos services. Refuser le taux principal, appliquer le nouveau taux pour l'organisme de financement et payer la différence grâce au financement de vos propres services.
Comment suivre les modifications apportées à votre contrat d'attribution ou aux taux de coûts indirects ?	Il existe deux façons de mettre à jour une attribution : Modifiez l'attribution lorsque vous souhaitez créer une nouvelle version tout en conservant la version d'origine, par exemple en cas de changement de l'accord d'attribution dont vous souhaitez effectuer le suivi. Corrigez une attribution lorsque vous souhaitez mettre à jour la version actuelle sans enregistrer la copie d'origine, par exemple lorsque vous souhaitez corriger une erreur de saisie mineure. Les versions historiques d'une attribution restent toujours accessibles.
Quelles tâches ou quels rapports en dehors de Workday devez-vous effectuer pour mettre à jour votre attribution ?	Vous pouvez créer des listes de tâches d'attribution pour connaître les tâches jalons à finaliser avant de facturer ou de clôturer une attribution. Vous pouvez utiliser des modèles afin de créer rapidement des listes de tâches pour les attributions qui partagent le même organisme de financement, le même code de motif ou le même type d'attribution. Vous pouvez définir une notification afin de prévenir les titulaires de tâches jalons lorsque leurs tâches arrivent bientôt à échéance ou sont en retard. Lorsque vous identifiez une tâche d'attribution comme jalon de facturation, Workday vérifie que les échéances de facturation ne sont pas facturables tant que vous n'avez pas terminé la tâche.
Voulez-vous répartir les crédits entre plusieurs organisations pour une même attribution ou permettre aux employés de plusieurs organisations de générer des rapports sur l'attribution ?	Vous pouvez utiliser les crédits d'attribution pour les répartir entre plusieurs services. Lorsque vous autorisez le reporting sur les crédits d'attribution pour plusieurs organisations, tous les employés des organisations disposant d'une affectation de crédits peuvent générer des rapports sur l'attribution.
Voulez-vous que certains champs de vos contrats d'attribution soient laissés vides ou définis sur des valeurs spécifiques ?	Vous pouvez créer des validations personnalisées dans un contrat d'attribution ou une modification d'attribution pour faire en sorte que certains champs de vos attributions soient toujours : Renseignés. Non renseignés. Définis sur des valeurs spécifiques. Non définis sur des valeurs spécifiques. Vous pouvez créer des validations personnalisées pour chaque champ de l'en-tête de l'attribution, de la ligne de l'attribution et des rôles pour l'attribution. Exemple : vous pouvez créer une validation personnalisée afin de vous assurer que : Le rôle de chercheur principal est affecté au niveau d'une attribution. La mention Liste des aides dans l'en-tête de l'attribution est toujours indiquée pour une attribution financée par le gouvernement fédéral. Les dates des lignes d'attribution sont définies.

Recommandations

Pour recevoir les avances de l'organisme de financement et déduire les montants dépensés du solde des montants payés d'avance, utilisez une ligne d'attribution à coûts remboursables avec un échéancier de facturation des montants payés d'avance à la place d'une ligne d'attribution avec montants payés d'avance.

Utilisez les tâches de l'attribution pour recevoir des notifications sur les tâches de clôture ou les exigences de reporting dont la date d'échéance est proche.

Actions requises

Définissez les worktags nécessaires à votre comptabilité générale.

Pour calculer et facturer les revenus d'une attribution à l'organisme de financement, utilisez un fonds financé par un organisme de financement pour votre attribution.

Pour mettre à jour les budgets d'attribution, créez une structure de plan.

Pour les lignes d'attribution à coûts remboursables et à montant fixe, créez un mappage de classes d'objets afin de mapper vos catégories de dépenses internes aux catégories de coûts de l'organisme de financement. Pour rendre compte du budget par rapport aux montants réels sur la facture de votre organisme de financement, incluez la classe d'objets en tant que dimension dans la structure de plan de votre attribution.

Limites

Une attribution peut contenir au maximum 200 lignes d'attribution. Pour prendre en charge plus de 200 lignes d'attribution, créez plusieurs attributions.

Vous pouvez créer des attributions financées par des organismes de financement ou à coûts partagés, mais Workday ne calcule les coûts et constate les revenus que des attributions financées par des organismes de financement.

Définition de l'environnement client

Créez des identifiants séquentiels à affecter aux nouvelles attributions.

Accédez à la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

pour mapper le nouvel identifiant séquentiel au

Générateur d'identifiants pour les attributions

Sécurité

Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Grants Management :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process: Award	Permet d'accéder aux tâches et aux rapports liés à la création, à la mise à jour et à l'affichage des attributions.
Reports: Award	Permet de générer un rapport sur les éléments suivants de l'attribution : Budgets. Crédits. Groupes. Tâches de mise à jour.
Set Up: Grants Management	Permet de configurer tous les éléments associés aux attributions, y compris les subventions, la configuration des charges indirectes, la facturation des attributions, les listes des tâches de l'attribution et les ensembles de classes d'objets.

Pour créer ou modifier des échéanciers de facturation pour une attribution, configurez le domaine Process: Billing
dans le domaine fonctionnel Customer Contracts ou Project Billing.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement d'attribution	Route un nouveau contrat d'attribution pour révision et approbation. Vous pouvez ajouter les étapes d'action suivantes comme sous-processus : Événement de l'échéancier de facturation d'une attribution , pour créer un échéancier de facturation d'attribution à la fin du processus de création d'une attribution. Hub Budgets d'attributions , pour router le contrat d'attribution vers un approbateur afin de contrôler le montant total par rapport au montant du plan de budget.
Événement de modification d'une attribution	Route une modification d'attribution pour révision et approbation. Vous pouvez ajouter un sous-processus pour créer une modification de budget d'attribution.
Événement de l'échéancier de facturation d'une attribution	Route une attribution nouvellement créée vers la personne responsable de la création de l'échéancier de facturation pour cette attribution.
Événement de proposition d'attribution	Route une proposition d'attribution pour révision et approbation.
Événement de tâche associée à une attribution	Route une tâche d'attribution pour révision et approbation lorsque le titulaire de la tâche marque les tâches de l'attribution comme terminées dans Workday.
Événement de nouveau traitement des coûts d'une attribution	Route le nouveau calcul des coûts d'une attribution pour approbation lorsque vous traitez de nouveau les coûts d'une attribution modifiés.

Reporting

Rapports	Éléments à prendre en compte
Crédits d'attribution pour les attributions Crédits d'attribution sur les lignes d'attribution	Permet d'afficher les crédits d'attribution sur les attributions ou les lignes d'attribution d'une unité légale.
Find Award	Permet d'afficher les configurations d'une attribution spécifique.
Rechercher des tâches d'attribution	Permet de répertorier et d'afficher toutes les tâches de mise à jour des attributions.
Rechercher des attributions	Permet de répertorier et d'afficher toutes les attributions d'une unité légale donnée.
Rechercher des sous-traitants	Permet d'afficher les sous-traitants d'une attribution donnée.
Afficher les factures de l'organisme de financement pour l'attribution	Permet de répertorier et d'afficher les factures clients que vous avez générées pour une attribution.

Intégrations

Services web	Éléments à prendre en compte
Corriger une attribution	Corrigez une attribution sans enregistrer de version de l'attribution initiale.
Get Awards Soumettre une attribution	Récupérez ou créez des contrats d'attribution. Le service web Soumettre une attribution lance le processus de gestion Événement d'attribution .
Get Award Amendment and Correction Reason Put Award Amendment and Correction Reason	Récupérez, créez ou mettez à jour les motifs des modifications et corrections d'une attribution. Vous pouvez router les modifications d'attribution pour approbation en fonction de ces motifs.
Get Award Credit Definitions Put Award Credit Definition	Récupérez, créez ou mettez à jour les définitions de crédit d'attribution.
Get Award Lifecycle Statuses Put Award Lifecycle Status	Récupérez ou définissez les statuts du cycle de vie d'une attribution ou d'une ligne d'attribution. Vous pouvez créer des validations personnalisées en fonction des statuts du cycle de vie d'une attribution.
Get Billing Schedules Submit Billing Schedule	Récupérez, créez ou mettez à jour l'échéancier de facturation d'une attribution.
Get Award Task Statuses Put Award Task Status	Récupérez ou mettez à jour le statut d'une tâche de mise à jour d'une attribution.
Get Catalog of Federal Domestic Assistance Put Catalog of Federal Domestic Assistance	Récupérez, créez ou mettez à jour les informations de la liste des aides sur les attributions.
Get Subrecipients Put Subrecipient	Récupérez, créez ou mettez à jour les sous-traitants d'une attribution. Un sous-traitant doit être un fournisseur de l'unité légale associée à l'attribution.
Soumettre une modification d'attribution	Soumettez une modification d'attribution et routez-la pour approbation. Ce service web lance le processus de gestion Événement de modification d'une attribution .

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Banque et règlements	Vous pouvez encaisser des fonds issus des paiements de l'organisme de financement afin de régler les paiements électroniques et les dépôts.
Budgets et plans	Lorsque vous créez un plan d'attribution, vous pouvez vérifier le montant du financement de l'attribution par rapport au montant budgété du plan. Lorsque vous mettez à jour un budget d'attribution, Workday vérifie que les montants des dépenses respectent le budget avant d'approuver les transactions.
Comptes clients	Vous créez des factures pour facturer l'organisme de financement.
Finances	Vous pouvez imputer les montants des dépenses à votre attribution et facturer les dépenses à l'organisme de financement dans les domaines fonctionnels de Finances. Exemples : Frais, Stocks, Achats et Comptes fournisseurs.
Comptabilité générale	Vous pouvez configurer la règle d'imputation comptable de manière à spécifier les comptes sur lesquels vous souhaitez que Workday impute les lignes d'écriture pour les coûts calculés d'une attribution et la constatation de revenus. Lorsque vous configurez des classes d'objets pour mapper les catégories de dépense internes aux catégories de coûts de l'organisme de financement, Workday ajoute les worktags des classes d'objets aux écritures opérationnelles et comptables.
Paie	Vous pouvez passer en charge les salaires et les ajustements comptables de paie sur votre subvention d'attribution. Lorsque vous affectez un plafond de salaire, Workday applique d'autres worktags de répartition des coûts de la paie aux montants de la paie qui sont : Supérieurs au plafond. Non inclus dans l'élément de paie du plafond de salaire.
Workday Student Financials	Lorsque votre attribution finance l'aide financière aux étudiants, vous pouvez facturer l'aide financière à votre organisme de financement pour remboursement.
Comptes fournisseurs	Les sous-traitants de l'attribution doivent être des fournisseurs de l'unité légale associée à l'attribution.
Temps	Vous pouvez suivre le temps passé par les salariés sur un projet pour vous assurer qu'ils respectent l'effort auquel ils se sont engagés pour une attribution.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Concept : attributions

Éléments de définition : traitement des coûts d'une attribution

Éléments de définition : charges indirectes

Éléments de définition : facturation des attributions

Éléments de définition : régularisations futures de la paie

Concept : constatation de revenus pour les subventions

Créer des définitions d'identifiants et des générateurs de séquence

Étapes : définir les tâches de l'attribution

Créer des attributions

Définir la répartition des coûts pour un employé

Définir des répartitions de coûts pour les restrictions de poste

Étapes : créer des régularisations futures pour les charges liées aux avantages en nature