Exemple : créer des contrôles budgétaires pour une attribution
Cet exemple décrit comment créer des contrôles budgétaires pour les dépenses liées à une attribution en utilisant des worktags de classe d'objets sur les transactions de dépense.
Vous êtes spécialiste des contrats d'attribution pour Alma Mater University (USA). Vous voulez mettre en place un contrôle budgétaire pour vos dépenses directes sur la ligne de l'attribution AWD-125. Dans le cadre du processus d'approbation, vous voulez que Workday vérifie vos transactions de dépense sur une période donnée afin de s'assurer que les dépenses totales en matière de :
- Salaires n'excèdent pas 100 000 USD.
- Fournitures n'excèdent pas 50 000 USD.
- Constructions n'excèdent pas 100 000 USD.
Vous voulez que le contrôle budgétaire :
- Bloque les transactions qui ne satisfont pas aux critères.
- Valide automatiquement les transactions de crédit.
- Inclue les écritures réservées.
- Autorise le cumul du budget des périodes de saisie des attributions précédentes.
- S'applique aux livres de type montants réels, engagements et pré-engagements.
- Créez et approuvez une attribution.
- Sécurité : domaineManage: Project Budgetdans le domaine fonctionnel Projects.
- Accédez à l'attribution AWD-125: Athletic Foundation - Sports Park 08/01/2020 (version 0).
- Dans l'ongletPlan, cliquez surCréer un modèle de budgetet saisissez les valeurs suivantes :
Option Description Structure du planAttributionUnité légaleAlma Mater University (USA)AttributionAWD-125: Athletic Foundation - Sports Park 08/01/2020 (version 0)Type d'entrée par défautAttribution - Cliquez surOKet surTerminé.
- Cliquez surModifier les options du contrôle budgétaireet saisissez les valeurs suivantes :
Option Description Structure du planAttributionUnité légaleAlma Mater University (USA)NomAWD-125: Athletic Foundation - Sports Park 08/01/2020 (version 0) - Cliquez surOK.
- Saisissez les valeurs suivantes dans l'ongletAttribution:
Option Description Activer le contrôle budgétaireCochez la case.Inclure les lignes d'écriture réservéesCochez la case.Autoriser la validation des transactions de créditCochez la case.Option du contrôle budgétaireContrôleDate de l'évaluationDate du budgetCumul des périodes de contrôleCochez cette case, puis sélectionnez l'optionContrôle par période de saisie de l'attribution.Types de livre pour le contrôle budgétaireSélectionnezMontants réels,EncumbranceetPre-Encumbrance.Accorder une dérogation au contrôle budgétaireSélectionner - Cliquez surOKpuis surTerminé.
- Cliquez surMettre à jour le budget.
- Cliquez surOK.
- Ajoutez des lignes de plan avec les valeurs suivantes :Compte/regroupement de comptesWorktagsMontant annuel de l'attribution 1Montant annuel de l'attribution 26000: SalariesClasse d'objets : Federal Programs: 1000 PersonnelSubvention : 125 Athletic Foundation- Sports Park100 000,00100 000,006730: SuppliesClasse d'objets : Federal Programs: 5000 SuppliesSubvention : 125 Athletic Foundation- Sports Park50 000,0050 000,006800: ConstructionClasse d'objets : Federal Programs: 6000 ContractualSubvention : 125 Athletic Foundation- Sports Park100 000,00100 000,00
- Cliquez surOK, puis surTerminé.
- Cliquez surSoumettre le budget.
- Cliquez surOK.
Vous pouvez maintenant effectuer des contrôles budgétaires sur les dépenses liées à vos attributions. Workday compare toutes les transactions de dépense contenant le worktag de subvention
Athletic Foundation-Sports Park
à ce budget avant d'approuver les transactions. Le contrôle budgétaire échoue pour les transactions qui :
- N'ont pas les worktags indiqués.
- Dépassent le montant du budget pour les worktags indiqués.