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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2026-04-03
Étapes : définir des attributions

Étapes : définir des attributions

Avant de créer et de gérer des attributions dans Workday, vous devez configurer les types de ligne d'attribution de l' unité légale , les informations de l'organisme de financement et les accords sur les taux. Selon les conditions de votre contrat d'attribution, vous pouvez également définir d'autres informations sur la gestion de l'attribution, notamment :
  • Statuts du cycle de vie de l'attribution.
  • Répartition des revenus.
  • Restrictions de dépenses.
  • Définitions des crédits d'attribution.
La définition de ces champs à l'avance vous permet de les sélectionner lorsque vous créez vos attributions.
  1. Configurez les champs à masquer ou obligatoires dans le processus de gestion
    Événement d'attribution
     , en fonction de l'habilitation de sécurité des employés.
  2. Pour enregistrer des informations telles que les codes des organismes de financement ou les protocoles de recherche, ajoutez des champs personnalisés aux objets de gestion Attribution ou Ligne de l'attribution.
  3. (Facultatif) Définissez les statuts du cycle de vie d'une attribution dont vous avez besoin pour gérer vos attributions.
  4. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour les listes d'aides
     .
    Définissez les Listes d'aides pour les programmes fédéraux qui financent les attributions. Vous pouvez générer des rapports sur les lignes d'écritures par numéro d'aide.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Award Classifications
     dans le domaine fonctionnel Grants Management.
  5. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Créer un groupe d'attributions
     .
    Pour organiser vos attributions de sorte qu'elles soient plus faciles à rechercher dans les rapports, créez des groupes d'attributions.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Award Groups
     dans le domaine fonctionnel Grants Management.
    • Évaluez les configurations de type de ligne générales pour vos unités légales d'attribution.
    • Créer des remplacements unité légale lorsque les configurations générales ne s'appliquent pas.
    • Activer la facturation des dépenses de type coûts remboursables en dehors des dates des lignes d'attribution pour les unités légales.
  8. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Créer une restriction de dépenses
     .
    Créez les restrictions de dépenses indiquées par votre organisme de financement dans le contrat d'attribution. Créez des validations personnalisées dans les domaines de dépenses auxquels vous souhaitez appliquer les restrictions, en utilisant
    Dépenses autorisées pour la subvention
     comme champ source externe.
    Sécurité :
    • Set Up: Fund
       et
      Set Up: Fund Accounting
       dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
    • Set Up: Grants Management
       dans le domaine fonctionnel Grants Management.
    • Set Up: Spend Restrictions
       dans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
  9. Créez des accords sur les taux de charges indirectes que vous pouvez affecter aux lignes d'attribution à coûts remboursables, de montant fixe ou de charges constatées d'avance.
  10. Créez un profil de répartition des revenus pour déterminer comment Workday répartit les charges indirectes ou les coûts indirects entre les fonds et d'autres worktags.
  11. Créez l'ensemble d'options de contrôle budgétaire pour contrôler le budget de votre plan d'attribution.
  12. (Facultatif) Pour sécuriser les pièces jointes de l'attribution par catégorie, configurez des groupes de sécurité par segment pour les catégories de pièce jointe .
  13. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour des types de conditions spéciales
     .
    Créez les conditions spéciales que votre organisme de financement peut exiger pour financer votre projet. Lorsque vous créez une attribution, vous pouvez sélectionner l'une des conditions suivantes et ajouter un commentaire descriptif sur la condition.
  14. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour les codes NSF
     .
    Définissez les codes NSF (National Science Foundation) à ajouter aux attributions financées par le gouvernement fédéral. Vous pouvez utiliser le code pour générer des rapports sur les frais de recherche financés annuellement pour la catégorie de code.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Grants Management
     dans le domaine fonctionnel Grants Management.
  15. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour les catégories de pièces jointes d'une attribution
     .
    Créez des catégories de documents, tels que
    Conflict of Interest (COI)
     ou
    Notice of Award (NOA)
     , à affecter aux pièces jointes sur les attributions. Les catégories vous permettent d'identifier les documents par type lorsque vous révisez une attribution.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Grants Management
     dans le domaine fonctionnel Grants Management.
  16. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour des définitions de crédit d'attribution
     .
    Créez des définitions de crédit d'attribution pour les types de worktag que vous souhaitez associer à l'attribution ou aux lignes d'attribution.
    Pour permettre aux employés de plusieurs organisations de générer des rapports sur une attribution, cochez la case
    Reporting sur plusieurs organisations
     .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Grants Management
     dans le domaine fonctionnel Grants Management.
  17. (Facultatif) Si vos attributions impliquent plusieurs unités légales, vous pouvez définir les unités légales pour gérer les attributions comme une seule entité.
  18. (Facultatif) Pour personnaliser le processus de révision de la création de votre attribution, copiez le processus de gestion
    Événement d'attribution (définition par défaut)
     et configurez-le pour l'organisation associée à l'attribution. Vous pouvez ajouter les étapes d'action suivantes :
    Option Description
    Réviser une attribution
    Identifiez les groupes de sécurité pour les rôles autorisés à réviser l'attribution.
    Hub Budgets d'attributions
    Ajoutez cette étape pour lancer un contrôle budgétaire après avoir approuvé l'attribution.
    Événement de l'échéancier de facturation de l'attribution
    Ajoutez cette étape pour créer un échéancier de facturation pour l'attribution après avoir créé l'attribution.
  19. Pour créer des validations personnalisées concernant :
    • Les modifications d'attribution, utilisez le type de transaction
      Modification de l'attribution
       .
    • Les corrections et créations d'attributions, utilisez le type de transaction
      Contrat d'attribution
       .
    Dans le cas des attributions versionnées, vous pouvez uniquement implémenter des validations personnalisées sur les versions actuelles et futures des attributions, mais pas sur leurs versions historiques.
  20. (Facultatif) Pour affecter des employés à des rôles sur les attributions, les subventions et les hiérarchies de subventions de sorte que les affectations persistent même en cas de changement de poste ou d'organisation des employés, créez des chargés de recherche éligibles pour les employés à affecter aux rôles.
Créez des attributions.