Exemple Étapes : implémenter des restrictions de dépenses sur les subventions
Cet exemple décrit comment appliquer des restrictions de dépenses sur les subventions.
Vous êtes le spécialiste des contrats d'attribution pour une attribution pour laquelle l'organisme de financement de l'attribution ne vous autorise pas à imputer les frais de la catégorie de dépense
Divertissement
à une subvention. Pour appliquer cette restriction de dépenses, vous voulez :
- Créez une restriction de dépenses qui empêche les dépenses dans la catégorie de dépenseDivertissement.
- Ajoutez la restriction de dépenses à la ligne d'attribution associée à la subvention.
- Créez une validation personnalisée pour vérifier la catégorie de dépense restreinte dans chacun des types de transaction de dépense.
Sécurité pour :
- Création des restrictions de dépenses :
- DomainesSet Up: FundetSet Up: Fund Accountingdans le domaine fonctionnel Common Financial Management
- DomaineSet Up: Grants Managementdans le domaine fonctionnel Grants Management.
- DomaineSet Up: Spend Restrictionsdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- La création, la modification ou la correction d'une attribution :Configurez le processus de gestionÉvénement d'attribution,Événement de modification d'une attributionouÉvénement de correction d'attributionet la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Grants Management.
- Création des validations personnalisées :
- DomaineSet Up: Custom Validationsdans les domaines fonctionnels Common Financial Management et System.
- Accédez à la tâcheCréer une restriction de dépenses.Créez une restriction de dépenses pour interdire les dépenses dans la catégorie de dépenseDivertissement.
- Saisissez les valeurs suivantes :Nom de la restriction de dépensesNon autorisé - divertissementType de saisieCoûts non autorisésLimité parCatégorie de dépenses et groupe d'éléments de paieCatégories de dépenseDivertissement
- Cliquez surOK, puissur Terminé.
- Accédez à la tâcheCréer une attribution.Affectez la restriction de dépenses à la ligne d'attribution associée à la subvention.
- Pour mettre à jour une attribution existante, recherchez "attribution : [award number] ou [award name]" et sélectionnez dans le menu des actions associées de l'attribution.
- Dans l'ongletLignes de l'attribution, sélectionnezNon autorisé - Divertissementdans le champRestriction de dépensessur la ligne d'attribution associée à la subvention à laquelle vous souhaitez limiter les dépenses.
- Accédez au rapportMettre à jour les validations personnalisées.Créez une validation personnalisée pour vérifier la restriction de dépenses sur les différentes transactions de dépense que vous voulez imputer à la subvention.Par exemple, pour appliquer la restriction de dépenses aux notes de frais :
- SélectionnezNote de frais, puis cliquez surNouvelle validationpourCritique.
- Dans le champDescription, saisissez le texte suivant :Dépenses non autorisées dans les catégories de dépense limitées.
- Créez les lignes suivantes dans la grilleConditions de la règle:Et/Ou*Champ externe source ou règle de condition*Opérateur relationnelType de comparaisonValeur de comparaisonEt/OuSubventionn'est pas videValeur indiquée dans ce filtreEtDépenses autorisées pour la subventionégal àValeur indiquée dans ce filtreCochez la case.
Répétez les sous-étapes pour chaque type de transaction de dépense à laquelle vous voulez appliquer la restriction de dépenses.
Lorsque vous créez une note de frais dans :
- La catégorie de dépenseDivertissementavec le worktagSubvention, Workday affiche une validation critique.
- D'autres catégories de dépense avec le worktagSubvention, Workday vous permet de soumettre la note de frais.