Éléments de définition : gestion des subventions

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de Workday Grants Management. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Workday Grants Management fournit une plateforme complète qui vous permet notamment de configurer et de gérer les éléments suivants liés à une attribution :

Facturation d'une attribution.

Contrats d'attribution.

Propositions d'attribution.

Attestation de l'effort.

Charges indirectes ou coûts indirects.

Constatation de revenus.

Informations sur l'organisme de financement.

Avantages pour l'entreprise

Calculez les coûts des charges indirectes associées à vos dépenses d'attribution.

Attestez des efforts des salariés avec les données en temps réel de Workday Payroll et HCM.

Contribuez à garantir la conformité avec vos contrats d'attribution.

Utilisez les données de Workday Financials et d'autres sources de dépenses pour obtenir des comptes précis de vos dépenses par rapport aux limites d'attribution.

Cas d'utilisation

Facturez à vos organismes de financement les coûts directs et indirects de vos attributions.

Imposez des limites de facturation, des plafonds de salaire et des restrictions de dépenses sur les attributions.

Mappez les catégories de dépense internes aux catégories de dépense de l'organisme de financement.

Remplacez ou refusez les taux de charges indirectes lorsque vous renégociez les taux de charges indirectes avec vos organismes de financement.

Soyez informé des tâches et des rapports en dehors de Workday que vous devez effectuer pour mettre à jour vos attributions.

Préparez des rapports d'attestation de l'effort pour les organismes de financement du gouvernement américain.

Suivez plusieurs subventions, dates des lignes d'attribution et sous-traitants dans vos attributions.

Questions à se poser

Question	Élément à prendre en compte
Votre financement est-il pris en charge par un organisme ou assumez-vous une partie des coûts ?	Vous pouvez créer un type de fonds pour indiquer si un fonds : Est financé par un organisme de financement ou est à coûts partagés. Est soumis à des restrictions de dépenses. Dans Workday, vous pouvez créer des contrats d'attribution avec des fonds financés par un organisme ou à coûts partagés, mais vous ne pouvez facturer les organismes de financement que pour les attributions avec fonds sponsorisés.
Comment voulez-vous calculer les charges ou les coûts indirects de vos dépenses liées à des attributions ?	Workday calcule automatiquement les coûts des charges indirectes pour chaque dépense en fonction des détails des charges indirectes que vous configurez sur les lignes d'attribution à coûts remboursables et à montant fixe.
Vos organismes de financement définissent-ils les catégories de coûts différemment de votre organisation ?	Vous pouvez utiliser le mappage des classes d'objets pour mapper les catégories de coût de votre organisation aux catégories de coût définies par l'organisme de financement. Workday utilise des classes d'objets pour : Déterminer les transactions de dépense admissibles au calcul des coûts des charges indirectes et au remboursement. Déclarer et facturer vos dépenses d'attribution dans les catégories de coût reconnues par l'organisme de financement. Exemple : votre organisme de financement accepte de vous rembourser les dépenses liées à l'attribution dans la catégorie de coût Fournitures et matériel de laboratoire . Votre unité légale n'utilise pas la même catégorie de coût, mais utilise à la place Matériel de laboratoire et Fournitures de laboratoire pour saisir les mêmes dépenses. Vous créez une classe d'objets Fournitures et matériel de laboratoire et vous mappez les catégories de dépenses Matériel de laboratoire et Fournitures de laboratoire à la classe d'objets. Lorsque vous achetez du matériel ou des fournitures de laboratoire, Workday associe le worktag de classe d'objets Fournitures et matériel de laboratoire aux transactions de dépense, ce qui vous permet de facturer et de déclarer les dépenses à l'organisme de financement.
Avez-vous besoin d'attester des efforts de vos employés ?	Lorsque vous recevez des subventions fédérales de la part d'organismes de financement du gouvernement américain, Workday vous permet de générer des rapports d'attestation de l'effort afin de certifier les efforts de vos employés. Vous pouvez router les rapports d'attestation de l'effort aux responsables de service ou de subventions à des fins de révision et d'approbation. Si vous souhaitez planifier la répartition des coûts et la répartition de la paie avant de certifier les efforts des employés, vous pouvez afficher un aperçu des rapports d'attestation de l'effort avec une attestation de l'effort pro forma.

Recommandations

Configurez les worktags associés pour votre subvention, programme ou centre de coûts.

Pour effectuer le suivi et déclarer les coûts des charges indirectes distinctement des transactions de dépense initiales, configurez vos règles de traitement des coûts d'une attribution de manière à remplacer les catégories de dépenses des charges indirectes et les classes d'objet.

Actions requises

Configurez votre unité légale de façon à pouvoir créer des attributions et à définir des règles de traitement des coûts d'une attribution pour l'unité légale.

Pour utiliser l'attestation de l'effort, configurez les données de vos employés dans HCM et assurez-vous qu'elles sont à jour dans Workday Payroll.

Limites

Aucun impact.

Définition de l'environnement client

Créez un identifiant séquentiel que Workday peut utiliser pour affecter un numéro séquentiel aux nouvelles attributions, propositions d'attribution, subventions et aux nouveaux organismes de financement.

Utilisez la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

pour mapper les identifiants séquentiels en tant qu'identifiants séquentiels de document commercial pour les contrats d'attribution, les propositions d'attribution, les subventions, les subventions liées à une proposition et les organismes de financement.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Grants Management :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Manage: Grant	Permet de configurer et de gérer des subventions et des hiérarchies de subventions.
Process: Award	Permet de configurer et de gérer les pièces jointes d'une attribution, la facturation d'une attribution et les tâches de l'attribution.
Process: Billing	Permet de configurer et de gérer la facturation des attributions, y compris les échéanciers de facturation et les factures.
Set Up: Effort Certification	Permet de configurer et de gérer les rapports d'attestation de l'effort.
Set Up: Funds	Permet de configurer et de gérer des fonds.
Set Up: Grants Management	Permet de configurer et de gérer les attributions, les configurations de charges indirectes et le mappage de classes d'objets.
Set Up: Sponsor	Permet de configurer et de gérer les organismes de financement.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de modification d'une attribution	Permet de : Ajouter un sous-processus pour créer une modification de budget à partir du budget de l'attribution. Router une modification d'attribution aux réviseurs.
Événement du hub Budgets d'attributions	Permet de soumettre un plan de budget d'attribution pour révision. Peut être un sous-processus du processus de gestion Événement d'attribution .
Événement de correction d'attribution	Permet de corriger une attribution.
Événement d'attribution	Permet de créer une attribution et de la router à des fins d'approbation. Vous pouvez également ajouter des sous-processus pour créer les éléments suivants : Échéanciers de facturation d'une attribution. Budgets de l'attribution.
Événement de proposition d'attribution	Permet de router une proposition d'attribution pour révision et approbation.
Événement de tâche associée à une attribution	Permet de router une tâche d'attribution pour révision et approbation.
Effort Certification Event	Permet de router les rapports d'attestation de l'effort aux employés et aux responsables à des fins de certification et de révision administrative. Vous pouvez également ajouter un sous-processus pour créer des ajustements comptables de paie lorsque vous modifiez les efforts des employés pendant le processus de certification.
Événement d'encaissement de lettre de crédit	Permet de : Lettrer automatiquement le paiement d'encaissement de la lettre de crédit. Générer un paiement pour l'encaissement de la lettre de crédit. Router l'encaissement de la lettre de crédit à des fins de révision et d'approbation.
Événement de nouveau traitement des coûts d'une attribution	Permet de router le nouveau calcul des coûts d'une attribution pour approbation.

Génération de rapports

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Tableau de découverte de données	Propose une analyse visuelle de vos attributions, des dépenses liées aux attributions ou de l'attestation de l'effort. Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes dans votre tableau de découverte de données : Award Lines Attributions Tâches de l'attribution Cost Reimbursable Transaction Lines Effort Certification Lines Effort Certifications
Effort Certification Work Area	Vous permet d'afficher et de gérer tous les rapports d'attestation de l'effort auxquels vous avez accès.
Rechercher des attributions	Vous permet d'afficher les informations sur les attributions par unité légale et par date d'effet. Vous pouvez effectuer une recherche à facettes sur les lignes renvoyées.
My Awards Dashboard	Espace de travail prédéfini par Workday que vous pouvez configurer avec des worklets pour générer des rapports sur les attributions dans votre organisation.

Intégrations

Services web	Éléments à prendre en compte
Corriger une attribution	Met à jour une attribution sans enregistrer la version précédente.
Get Awards	Récupère les dernières versions des attributions.
Get Funds Put Fund	Récupère, crée ou met à jour des fonds.
Get Grants Put Grant	Récupère, crée ou met à jour les subventions.
Get Sponsors Put Sponsor	Récupère, crée ou met à jour les informations de l'organisme de financement.
Soumettre une attribution	Crée une attribution.
Soumettre une modification d'attribution	Met à jour une attribution et conserve une copie de la version précédente.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Banque et règlements	Vous ne pouvez facturer les dépenses d'une attribution dans les domaines de dépenses suivants qu'une fois les transactions réglées : Notes de frais. Paie. Comptes fournisseurs.
Budgets	Vous pouvez planifier vos budgets d'attribution et de proposition d'attribution avec Workday Budgets.
Comptes clients	Vous pouvez gérer les comptes clients des organismes de financement à l'aide de Comptes clients.
Comptabilité générale	Workday impute les écritures liées aux charges indirectes et à la constatation de revenus dans les comptes que vous configurez dans la règle d'imputation comptable.
Core HCM	Définissez les données sur les salariés dans Core HCM avant d'attester les efforts des salariés.
Paie	Lors de l'attestation de l'effort, Workday utilise les écritures de paie pour certifier que la rémunération des employés correspond à l'effort engagé. Lorsqu'un chargé de révision apporte une modification à une attestation de l'effort, vous pouvez lancer un ajustement comptable de paie pour refléter la modification.
Frais Stocks Achats Comptes fournisseurs	Vous pouvez associer les dépenses de ces domaines et d'autres domaines fonctionnels dans Workday à des attributions et facturer les organismes de financement pour ces dernières.
Finances Étudiants	Vous pouvez imputer l'aide financière aux étudiants aux attributions pour remboursement. Exemple : un étudiant reçoit une aide financière dans le cadre d'une bourse de la National Science Foundation via votre organisation. Vous pouvez imputer la bourse à l'attribution financée par la National Science Foundation.
Temps	Vous pouvez attester d'un effort en heures de travail.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Éléments de définition : attributions

Éléments de définition : traitement des coûts d'une attribution

Éléments de définition : charges indirectes

Éléments de définition : mappage des classes d'objets

Créer des définitions d'identifiants et des générateurs de séquence