設定注意事項：Workday Absence Management
本主題可協助您規劃如何配置和使用 Workday Absence Management (休假管理)，並進行相關決策。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
您可以透過 Workday Absence Management，追蹤員工休假情況。員工可以申請短期一般休假或長期特殊休假。
商業效益
- 可與Workday Payroll、 Workday Time Tracking 和Workday Assistant等主要Workday產品領域無縫整合。
- 可讓您靈活建立多種一般休假與特殊休假類型。
- 員工可視需要輕鬆申請一般休假與特殊休假
- 協助貴組織遵守一般休假與特殊休假的法規要求
- 讓員工只用單一個人休假行事曆或團隊休假日曆，即可檢視一般休假結餘和特殊休假申請
- 協助您清除離職員工的休假資料，以遵守《一般資料保護規則》
- 與第三方行事曆應用程式整合，將 Workday 中的已核准一般休假事件傳送至貴公司行事曆
- 支援基準評估，讓您能夠比較同業的員工休假率和休假政策
使用個案
員工可以：
- 輸入一般休假申請
- 更正一般休假
- 檢視一般休假結餘
- 記錄特殊休假的時間，安排預估和彈性的休假結束日期
- 檢視團隊和組織的已核准一般休假與特殊休假
經理人員可檢視自己團隊的休假情況。
經理人員和休假管理者可以：
- 核准或拒絕一般休假或特殊休假申請
- 代員工輸入一般休假或特殊休假
- 調整員工的一般休假或特殊休假
- 為員工的特殊休假銷假
- 追蹤與管理一般休假
- 監控員工在一段期間內休假的次數和連續休假天數，以及休假類型
- 協助處於長期特殊休假或一般休假的員工建立休假個案，以追踪他們達到重新加入人力的里程碑時的進度。
管理者可以︰
- 使用以下項目定義一般休假的參數：
- 一般休假的計算、業務邏輯和管理一般一般休假的規則。
- 應計休假、適用資格規則、結轉數量、上限和下限，以及其他一般休假值。
- 配置「休假」業務流程，以便在員工存取起始已配置業務流程的任務 (例如申請一般休假或申請特殊休假)時，動態產生可編輯的文件。
您可以使用報告欄位或建立計算欄位來建置特殊休假規則。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
貴組織如何區分短期和長期休假？ | 為了配置， Workday會將學期聘歸類為一般休假，將長期歸類為特殊休假。休假行事歷體驗可合併申請一般休假與特殊休假的任務，簡化休假申請作業。
「 團隊休假行事歷」 報告可讓經理人員和員工查看其團隊和延伸組織的休假申請，以便：
|
如何鼓勵員工申請一般休假？ | 鼓勵員工申請一般休假：
您也可以執行包含完成情況分析的報告，查看有哪些人員在特定時期內，對收到的通知執行動作。 |
是否要控制哪些對象才能存取特定的一般休假與特殊休假類型？ | 您可以為一般休假與特殊休假類型建立安全區段，控制可存取各個休假類型的人員。 |
您要如何管理重疊的一般休假申請？ | 您可以指定和追蹤可休假員工總人數限額，以及員工可申請的總休假時數限額，也可以為指定日期配置限額。 |
您要如何追蹤員工的一般休假？ | Workday 可讓您設定下列任一種模式的一般休假計畫：
期間時間表則會定義此計畫的應計休假週期 (自訂週期的應計休假除外) 和報告期間。 您可以為不同的一般休假計畫，定義適用資格、驗證規則及薪資標準。 |
如果員工符合多個一般休假計畫的資格，要如何分配一般休假結餘？ | 您可以建立包含 2 個或更多等級的休假表，並為各個等級指派優先順序和一般休假計畫。
員工申請一般休假時，Workday 會以第一順位的等級處理一般休假項目。該員工用完第一順位等級的休假結餘時，Workday 會從下一個等級的結餘中扣除剩餘時數。 |
您使用何種薪資應用程式？ | 如果貴組織使用 Workday Payroll，就可直接使用這個應用程式，給付一般休假與特殊休假期間的薪資。Workday Absence Management 會自動為一般休假建立「休假組成要素相關計算」(ACRC)，可做為薪資計算的輸入值，來配置一般休假期間的收入。
您也可以配置特殊休假對薪資的影響，以便：
如果貴組織使用第三方薪資應用程式，您可以使用薪資介面來執行以下操作：
|
您的休假政策在不同國家/地區有何不同？ | 您可以為特定國家/地區、區域或員工類型，配置專屬的一般休假計畫。Workday 也會依國家/地區，提供不同的特殊休假系列，以及對應的特殊休假類型。
您可以在 Workday Payroll 法國專用系統和 Workday Payroll 英國專用系統中設定下列項目，以遵守當地的一般休假與特殊休假法定要求：
您可以將某個特殊休假類型連結至法定特殊休假給付類型，以便 Workday Payroll 依據該特殊休假類型處理給付。 您也可以配置休假情況來產生報告，分析某段期間內員工休假的次數，協助您遵守當地法規要求。系統會依休假類型回報休假情況。 |
您要如何管理員工的假日時間表？ | 您可以設定假日及工作時間表行事曆，防止正職員工：
Workday會根據一般休假計畫和特殊休假類型設定，計算休假申請的涵蓋天數時，將假日排除在外。 當您配置 「Self-Service: Work Schedule: Time Off and Leave」 網域「」的存取權時，員工可以存取以下報告以檢視其時間表，以利規劃一般一般休假︰
|
您的組織如何追踪工作時數？ | Workday Absence Management 可單獨使用，或與 Workday Time Tracking 併用。您也可以配置一般休假，讓員工可以：
|
您的休假政策多久變更一次？ | Workday 可讓您視下列原因，變更已設定生效日期的一般休假配置：
|
貴組織如何為身兼多重職務的員工管理一般休假？ | Workday 可讓您建立依據職位或依據員工管理的一般休假計畫和特殊休假。您也可以在依據員工管理的一般休假計畫中，新增依據職位管理的一般休假。
若您將一般休假計畫和特殊休假配置為依據職位管理，在系統針對該計畫或該特殊休假類型產生一般休假與特殊休假資料後，您便無法再變更此設定。 |
如何追蹤和協助申請長期一般休假與特殊休假的員工？ | Workday 可讓您定義條件來自動為員工起始休假個案。Workday 會依定義期間內設定的休假天數，建立休假個案群組。 |
如何稱呼休假、一般休假和特殊休假？您是否偏好使用不同的術語？ | 您可以為這些休假術語或其他相關術語建立自訂標籤，輕鬆讓 Workday Absence Management 與貴組織的術語保持一致。Workday 會在正職員工和經理人員的自助任務及報告中顯示自訂標籤，但在管理者或專家相關的任務及報告中，則會繼續顯示基本值。 |
建議
- 請驗證並測試您的一般休假與特殊休假組成要素配置，確保符合法定要求。
- 為確保一致性，在不同國家/地區部署 Workday Absence Management 時，請使用Global Library報告來搜尋 Workday Absence Management 規則和配置。您可以透過多種方式配置一般休假計畫和適用資格規則，但這麼做可能會引發不一致情況。
- 您可以使用Tenant Analyzer報告快速清查您的薪資、休假和報告設置，以便：
- 依 Workday 建議，驗證您的用戶配置
- 排除效能問題疑難排解。
在英國部署的建議
在英國部署休假系統時，請考慮Workday Payroll (薪資) 是否在未來的考慮範圍內，或是否完全不在範圍內。與薪資系統互動時，您的一般休假配置可能會影響最終結果。設定一般休假配置時，請參考Workday代工廠用戶(wdsetup) 的以下配置範例︰
休假類型 | 在 wdsetup 中進行配置 | 如果Workday Payroll 在使用範圍內 | 如果第三方薪資在使用範圍內 | 其他資訊 |
|---|---|---|---|---|
英國年假/假日
| 一般休假 | 一般休假與休假情況 | 一般休假 | 如果Workday Payroll (薪資) 也在使用範圍內，且使用英國國定假日薪資，則您必須配置休假情況，以支援薪資功能。 個別配置休假有假日薪資休假類型的休假情況。請務必區分這些變更，因為變更可能會影響薪資。 |
英國體諒假
| 一般休假 | 一般休假 | 一般休假 | |
英國陪審團義務
| 一般休假 | 一般休假 | 一般休假 | |
英國無給薪病假/SSP
| 一般休假 | 一般休假 | 一般休假 | 僅適用於法定病假薪資 (SSP) |
英國病假
| 含 100%、50% 和 0% 給付一般休假等級的休假表。 | 一般休假 | 一般休假 | 僅適用於公司病假薪資 (CPS)。 為確保休假等級生效，初始應計休假會從一般休假從結餘中處理之日起逐年結轉。 請務必在休假表中啟用重估，以便Workday考慮對應應計休假應計休假或結餘進行任何更正或更新。 Workday在載入歷史記錄、薪資給付和工作時間表變更時，需要將滾計應計應計休假納入考量。 對於自調整之日起滿一年的滾計日期， Workday不會套用工作時間表變更調整 (例如全職等量 (FTE))。 請使用 休假等級一般休假項目詳細資料 報告來檢閱記錄的日期。您無法使用自訂報告來檢閱休假表等級日期，以及結餘和一般休假的詳細資料。 |
英國無薪
| 一般休假 | 一般休假 | 一般休假 | |
英國領養假
| 特殊休假 | 特殊休假 | 特殊休假 | |
英國產假
| 特殊休假 | 特殊休假 | 特殊休假 | |
英國陪產假
| 特殊休假 | 特殊休假 | 特殊休假 | |
英國共同育嬰假
| 特殊休假 | 特殊休假 | 特殊休假 | |
英國無給薪育嬰假
| 特殊休假 | 特殊休假 | 特殊休假 |
上線資料轉換
準備上線時，請確保：
- 有人盡快清除公司的歷史資料。
- 您評估公司文件中的任何不一致之處。
- 您練習從現行系統擷取資料。
如此可讓您遵循以下準則載入歷史資訊︰
- 依時間順序分批次載入您的事件記錄，以協助進行滾計應計休假計算。
- 請參考「Import Time Off Request Event Batch」Web服務注意事項，協助您完成此流程。詳情請參閱「整合」一節。
- 請檢閱資訊，了解是否需要針對對使用者一般休假異動的現有修改，重新計算這些資訊。範例︰已載入使用者資料，以將與一般休假要求, 申請事件「 」的休假表等級一般休假項目進行比對，並輸入覆寫值或套用更正內容。
- 在用戶「」中輸入任何目前的一般休假或特殊休假異動之前，請先輸入所有歷史資訊。
- 與薪資系統協調納入或排除事件。
在英國部署的薪資注意事項
範圍 | 注意事項 |
|---|---|
範圍內適用於英國的休假和Workday Payroll。 | 有時候，針對英國的病假一般休假最好以小時為單位，而不是以天為單位。對此唯一需要注意的是，當員工病假一般休假以小時為單位時，您不知道這些時數是代表整個班別還是部分班別。範例：如果 Sam 請假 4 小時，您不知道這是整個班別、半個班別、1/3 個班別，以此類推。若為 SSP (法定病假薪資)， Workday會假設任何一般休假均適用於整個班別。Workday Payroll (英國) 不支援與法定給付金額連結的連續休假類型，但「法定病假薪資」除外。 您無法使用休假表來有效管理跨多個層級的特殊休假按比例比例分配。例如︰100%、50% 和 0%。 |
範圍「休假」，且未來可能在英國推出Workday Payroll (薪資) 服務。 | 除非有充分的理由要配置特殊休假類型，否則為了避免未來潛能的部署產生影響，最好將病假設為一般休假。 |
要求
- 在「Time Off and Leave」功能區中，配置業務流程和網域安全原則
- 建立假日及工作時間表行事曆
限制
- 如果您同時也使用 Workday Time Tracking，系統並不會自動讓特殊休假中的正職員工無法登錄工作時間。您可以在 Workday Time Tracking 內建立驗證機制，讓正職員工在休特定類型的特殊休假時，無法登錄工時。
- 您只能清除離職員工的休假資料，並僅限清除下列類型的資料：
- 員工的休假個案事件
- 休假情況
- 員工的休假結餘組成要素
- 員工的特殊休假事件
- 員工的一般休假事件
- 休假資料清除驗證機制可確保您在員工離職一定年限後，才能清除他們的休假資料。範例︰
- 在美國，資料保留時限為 3 年
- 在法國，資料保留時限為 5 年
- 在英國，資料保留時限為 6 年
- 在加拿大，資料保留時限為 7 年
- Microsoft Outlook 的「第三方休假行事曆」整合僅適用於 Microsoft Exchange Online。設定此項整合時，Workday 不支援內部部署 Microsoft Exchange Server 和 Microsoft Exchange Online 的混合式部署。
用戶設定
您可以在
編輯用戶設定 - HCM
任務中配置特殊休假和一般休假的全用戶設定，藉此：
- 控制休假限額在行事歷上的顯示方式。
- 控制員工在更正已核准的一般休假要求, 申請時，是否可以編輯一般休假類型。
- 編輯生效日期超過 12 個月的休假設定元件，例如應計休假、一般休假和一般休假計畫。
- 隱藏休假任務的結餘總計。
- 現任者在特殊休假開始時，相同職位的員工可重疊。
安全
若要檢視「休假」適用的不同安全網域，請存取
功能區的網域安全原則
報告，並選取「Time Off and Leave」功能區。「Time Off and Leave」功能區中的安全網域，可讓使用者執行以下操作：
- 設定與管理一般休假與特殊休假計畫
- 透過適用資格、驗證、分段安全功能和休假限額，管理哪些人員可以申請特定類型的一般休假與特殊休假
- 一併為一般休假與特殊休假計畫設定和管理休假額度，以及定義一般休假計畫的結轉限額和到期規則
- 檢視員工的休假結餘，包含結餘預測及結轉結餘
- 檢視員工已休的一般休假與特殊休假，包含休假情況
- 定義一般休假與特殊休假團隊、經理人員和管理者的可檢視性(包括第三方行事曆整合)。
- 檢視工作時間表行事曆配置與指派的時間表資訊與報告。
您可以限制區段型安全群組的成員存取指定的一般休假和特殊休假類型 (包括屬於休假表的一般休假)。
Workday 會在下列報告顯示您用戶中一般休假與特殊休假類型區段，以及與這些區段相關聯的一般休假、特殊休假類型和安全群組詳細資料：
- 所有一般休假安全區段
- 所有特殊休假類型安全區段
您可以在 Time Off 和 Leave功能區中分別為安全群組的成員存取以下網域，以確保安全群組的成員可存取所有一般休假和特殊休假類型，包括僅限於區段型安全群組的成員︰
- 存取「一般休假 (分段)」網域「」。
- 存取「特殊休假類型 (分段)」網域「」。
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
休假個案事件
| 可讓您為申請長期特殊休假或一般休假的員工，輸入休假個案。 |
指派工作時間表
| Workday 會使用行事曆規則，自動為員工指派工作時間表行事曆。此業務流程可讓您覆寫行事曆規則，手動為個別員工指派工作時間表行事曆。 |
更正一般休假
| 可讓管理者、經理人員或員工，更正正職員工的一般休假。 |
申請特殊休假
| 可讓您為員工輸入特殊休假申請。 |
申請特殊休假銷假
| 可讓您為員工輸入特殊休假銷假。 |
申請一般休假
| 可讓您為員工輸入一般休假申請。 |
使用於報告
若要檢視可用於 Workday Absence Management 的報告，請存取
Workday 標準報告
，然後選取下列其中一個報告種類：
- 設定一般休假和特殊休假
- 一般休假與特殊休假
報告或儀表板 | 注意事項 |
|---|---|
休假等級 - 一般休假項目詳細資料
| 依員工一般休假申請，檢視休假等級使用情況。此報告也可用來確認等級優先順序是否正常運作，報告中會指明已重新評估的事件。 |
所有一般休假計畫
| 驗證自生效日期起的一般休假計畫配置，包括：
|
所有一般休假
| 檢視所有一般休假，以及：
|
所有應計休假
| 檢視應計休假，以及：
|
所有特殊休假系列
| 檢視所有特殊休假系列。您可使用這些系列來為特殊休假類型分組，讓員工在申請特殊休假時輕鬆搜尋和選取。 |
評估休假適用資格
| 測試截至選定日期，某位員工是否符合一般休假計畫、應計休假或一般休假的適用資格。 |
評估休假計算
| 驗證您是否已正確配置應計休假，並找出配置中的差異。 |
員工特殊休假狀況
組織特殊休假狀況 | 用來預測員工請特殊休假的趨勢，並進行成本規劃。 |
團隊的近期一般休假
| 用來檢視在您管理或支援的組織中，員工所有的近期一般休假，讓您能夠分配資源及規劃未來的一般休假。 |
團隊休假行事曆
| 用來分析休假申請，協助您更妥善地管理團隊資源。 |
一般休假折現金額
| 檢視組織的一般休假結餘折現金額。Workday 會針對您選取的一般休假計畫和日期，報告每位員工各自的計畫結餘和總折現金額。 |
職位的一般休假折現金額
| 檢視您所選的督導組織中，正職員工職位的一般休假計畫結餘折現金額。 |
一般休假狀況詳細資料
| 檢視單一處理期間內，員工的一般休假詳細資訊。 |
一般休假狀況摘要
| 檢視一般處理期間內員工的一般一般休假資訊和所選組織。 |
我的一般休假狀況 - 依期間
一般休假狀況 - 依期間 員工一般休假結果 - 依期間 | 檢視每個期間的應計休假、給薪和無給薪一般休假。 |
有待處理事件的一般休假核准者
| 用來找出哪些核准者有未核准的一般休假事件尚待處理。 |
檢視休假情況詳細資料
| 檢視員工的個人休假情況。 |
檢視休假情況摘要
| 檢視每種休假類型的員工休假次數。 |
特殊休假中的員工
| 用來預測員工請特殊休假的趨勢，並進行成本規劃。 |
特殊休假要銷假的員工
| 找出特殊休假將要銷假的員工，並檢查您為他們配置的薪資是否正確。 |
整合
Web 服務 | 注意事項 |
|---|---|
調整一般休假
| 調整或更正現有的一般休假項目。 |
輸入一般休假
| 新增一般休假項目。 |
Get Absence Inputs
| 針對特定正職員工或批次 ID，取得應計休假和一般休假的調整與覆寫資訊。 |
Get Carryover Override
| 取得員工一般休假計畫的結轉到期或限額覆寫資訊。 |
Get Override Balances
| 取得正職員工一般休假計畫的覆寫後結餘。 |
Get Time Off Plan Balances
| 依員工取得個別的一般休假計畫結餘。 |
Import Request Leave of Absence Events
Import Request Return from Leave of Absence Events | 載入批次︰
Workday會在背景處理流程中處理批次，以僅保留有效事件。使用這些 Web 服務載入業務流程事件時，事件會自動完成。 使用企業介面建置器 (EIB) 時，您可以將試算表中的資料上傳至Workday。這些資料表單包含用於「申請特殊休假」或「申請特殊休假銷假」業務流程的工作表。請輸入以下內容：
|
匯入一般休假申請事件批次
| 將冊數新的一般休假申請整批上傳至Workday。 |
放置休假輸入
| 針對特定的正職員工或批次 ID，新增應計休假和一般休假的調整與覆寫值，或更新現有調整和覆寫值。 |
Put Carryover Override
| 為特定員工和一般休假計畫，新增或更新結轉到期記錄或限額覆寫記錄。 |
Put Override Balance
| 為特定員工和一般休假計畫，新增或更新一般休假計畫覆寫後結餘。 |
Request Leave of Absence
| 新增特殊休假申請。此 Web 服務會使用「申請特殊休假」業務流程事件及其子流程。 |
Request Return from Leave of Absence
| 新增特殊休假銷假申請。此 Web 服務會使用「申請特殊休假銷假」業務流程事件及其子流程。 |
Workday 也提供了 Google 日曆和 Microsoft Outlook 的「休假」整合服務。您可以使用「第三方休假行事曆」範本建立一個整合系統，並配置此系統來將 Workday 中的已核准一般休假事件，傳送到這些第三方線上行事曆。在您執行整合後，Workday 會自動在這些第三方行事曆中建立、更新和移除已核准的一般休假項目、更正及取消。
連結和觸點
觸點 | 注意事項 |
|---|---|
工時追蹤 | 您可以讓正職員工透過 Workday Time Tracking 或 Workday Absence Management 輸入一般休假。 |
Workday Assistant | 設定 Workday Assistant 聊天機器人，讓使用者能夠：
|
Workday Learning (學習) | Workday 會驗證員工的已核准一般休假或特殊休假申請，是否與排定的開課課程產生衝突。 |
Workday Human Capital Management (人力資本管理，HCM) | 「休假管理」會將工作地點、年資、正職正職員工類型或職位等正職員工資料用於適用資格規則。
您可以配置 「變更職務」 業務流程，在正職員工符合其他一般一般休假計畫的資格時，自動調動員工的結餘。 |
Workday Payroll | 您可以配置 Workday，在正職員工離職時自動將休假結餘折算成薪資支付給員工。 |
Workday Scheduling | 您可以定義 Workday 是否將一般休假或假日時數計入當週工時，接著將該配置套用到排程驗證，以便將一般休假和假日時數納入計算。 |
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。前往Workday Community) ，進一步了解Workday觸點套件 (Workday Touchpoints Kit) 。