設定注意事項：休假情況
本主題可協助您規劃如何配置和使用「休假情況」功能，並進行相關決策。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
休假情況可讓您監控以下項目：
- 員工在期間內休假的次數和連續休假天數
- 員工的休假類型
- 標準：只包含 1 種休假類型
- 自訂：包含多種類型
商業效益
休假情況：
- 允許您在單一報告中檢視所有休假類型的資訊，提高休假報告效率
- 無需細數個別一般休假或特殊休假事件，降低休假報告出錯的風險
- 讓您可以找出趨勢並運用相應資訊管理資源，更輕鬆地控制缺勤和成本
使用個案
- 準備當地管理報告文件。範例：您的英國辦公室使用「Bradford Factor」報告，衡量某個期間內發生的休假次數。
- 將不同類型的休假分組到 1 個休假情況中。範例：您可以為自訂休假類型建立休假情況，以便監控員工何時連續休假一段時間 (包含國定假日)。
需要考慮的問題
設定休假情況時，請參考以下資訊：
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您希望在休假情況報告中包含哪些休假類型？ | 您可以為以下休假類型啟用休假情況：
然後，Workday 會將這些類型納入標準休假情況中，而標準休假情況會將相同休假類型的連續天數歸為一組。 您可以建立自訂休假情況，用符合您業務需求的方式來為不同的休假類型分組。 |
您希望休假情況以哪些日期為根據？ | Workday 會根據您在一般休假計畫或特殊休假類型中的「涵蓋的星期別」設定來建立標準休假情況。在休假表中，Workday 會合併所有等級中要涵蓋的所有日期。
您可以建立自訂休假情況來定義要包含的日期。此配置會覆寫您在每種休假類型中加入的設定。 |
您希望報告多久之前的休假情況？ | 如果您在配置休假情況時轉換現有資料，則可以報告任何時期的休假情況。請務必根據您的報告要求指定足夠早的日期。 |
建議
Workday 建議您：
- 建立休假情況後，請決定是否要為休假情況啟用休假類型。
- 實作時，請等到用戶中所有主要的預定資料載入作業完成後，再啟用休假情況。您可以基於報告目的在配置休假情況時執行轉換作業，為截至特定日期為止的現有休假資料建立休假情況。轉換作業可能需要一些時間。您不必在第一時間執行轉換作業，但 Workday 強烈建議您稍後重新造訪任務並轉換休假資料。轉換作業不會變更現有的休假資料。
- 手動重新計算休假情況時，請盡可能減少基準日期、員工人數和休假情況類型，以發揮最佳效能。
要求
無影響。
限制
Workday會根據某些變更自動重新計算休假情況 (請參閱「人脈與接觸點」)。不過，偵測並重新計算的作業每 4 小時才會執行一次，因此會有少許延遲。
如果您停用某個工作時間表行事曆，且在停用前曾直接指派員工至該行事曆，Workday 不會自動為這些員工重新計算休假情況。您需要手動為這些員工重新計算休假情況。
休假情況不支援以下項目：
- 每位員工的多個工作時間表。
- 一般休假的開始和結束時間。範例：Rachel 的工作時間為星期一至星期五，上午 8:00 至下午 5:00。如果 Rachel 在星期一全天和星期二上午 8:00 至下午 12:00 休一般休假，Workday 會將這 2 天分組為 1 個休假情況。不過，如果 Rachel 在星期一全天休一般休假，然後在星期二下午 1:00 至下午 5:00 休一般休假，Workday 也會將這些一般休假分組為 1 個休假情況。此一般休假並非真正連續的，是根據一般休假的開始時間和結束時間，以及小雷的工作時間表 ()。
維護相關休假情況時， Workday會連結特定日期的休假情況，而非連結個別的一般一般休假項目。如果連結的日期有已核准的一般一般休假項目，即使有人在同一天新增項目，該日期仍會連結在一起。由於原始項目對應的情況仍在核准中， Workday會保留「」連結。如果有人更正原始項目， Workday會刪除連結，因為該項目已變更或正在進行中。
用戶設定
存取
編輯用戶設定 - HCM
任務，在休假表等級中啟用「每次休假的請假長度」。請參閱︰
安全性
網域 | 注意事項 |
|---|---|
Worker Data: Absence Occurrences
| 提供對 檢視休假情況詳細資料 報告和 Absence Occurrences for Workers 資料來源的檢視存取權。 |
Worker Data: Absence Occurrences (Manager View)
| 提供以下權限︰經理人員檢視 「View Absence Absence Summary」 報告和「 Absence Trackers for Workers」 資料來源。 |
員工資料︰相關休假情況網域
| 提供以下權限︰存取 維護相關休假情況 任務，以便連結和取消連結休假情況，以及檢視連結的休假情況。 |
Set Up: Time Off (一般)
Set Up: Leave of Absence | 提供配置休假情況及檢視休假情況類型的存取權。 |
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
更正一般休假
| 當員工更正一般休假時，系統會重新計算休假情況。範例：如果員工在更正申請時將一般休假請假長度設定為零，則只要更正還在進行，系統便會將該一般休假計入休假情況。核准更正後，Workday 會從一般休假之前所屬的任何休假情況中移除該一般休假。 |
申請特殊休假
申請一般休假 登錄工時 | 當員工申請特殊休假或一般休假時，系統會重新計算休假情況。 |
申請特殊休假銷假
| 當員工或經理人員提交特殊休假銷假時，系統將重新計算休假情況。範例：當員工特殊休假銷假， Workday會將休假情況結束日期更新為特殊休假實際結束日期，而非預計銷假日期。
在 特殊休假/休假預計結束日期的 隔日， Workday會將員工視為特殊休假中。在員工銷假之前， Workday會使用預計特殊休假休假情況結束日期。如果特殊休假預計結束日期為 2024 年 1 月 5 日，且目前日期為 2024 年 5 月 5 日，且員工仍在特殊休假中，則較早的預計日期會影響報告 (以休假情況結束日期為準)。 |
報告
您可以在建立休假情況的自訂報告時，使用
Absence Occurrences for Workers
報告資料來源。您也可以使用以下資料來源篩選條件：
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved Only)
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved and In Progress)
報告 | 注意事項 |
|---|---|
檢視休假情況詳細資料
| 允許休假管理者檢視員工的個別休假情況。 |
檢視休假情況類型
| 允許休假管理者檢視您休假情況類型的詳細資料。 |
檢視休假情況摘要
| 允許經理人員檢視每種休假類型的員工休假次數總覽。 |
整合
Web 服務 | 注意事項 |
|---|---|
Get Absence Occurrence Types
| 此 Web 服務可用於檢視現有的休假情況類型。建議您先執行此操作，再建立新的休假情況類型。 |
Put Absence Occurrence Types
| 如果您想整批載入休假情況類型，可以使用此 Web 服務來輸入休假情況類型，從而節省時間。 |
連結和觸點
功能 | 注意事項 |
|---|---|
休假表
| 您可以為休假情況啟用休假表。當您變更休假表中的等級配置時，Workday 會自動為要重新計算的此類休假情況加上標幟。 |
Change Work Schedule
| 在下列任一情況下，Workday 會自動為要重新計算的休假情況加上標幟：
|
變更職務
| 當員工在貴組織中變更職務時，Workday 會自動為要重新計算的休假情況加上標幟。 |
Holiday and Work Schedule Calendars
| 當您的假日及工作時間表行事曆事件有所變更時，Workday 會自動為要重新計算的休假情況加上標幟。
如果您建立或編輯工作時間表行事曆和工作時間表行事曆事件 (或刪除工作時間表行事曆事件)，Workday 會為以下休假情況加上標幟，以便重新計算：
|
特殊休假
| 您可以為休假情況啟用特殊休假類型。當您變更「涵蓋的星期別」配置時，Workday 會自動為要重新計算的此類休假情況加上標幟。 |
清除計畫
| 您可以選取「休假情況」做為可清除的資料類型，並儲存在清除計畫中，以便之後用於清除離職員工的個人資料。您必須將員工的一般休假或特殊休假資料連同休假情況一起清除。 |
工時追蹤
| 當員工透過 Workday Time Tracking (工時追蹤) 申請一般休假時，Workday 會重新計算休假情況。 |
Time Off (一般休假)
| 您可以為休假情況啟用一般休假。如果您變更一般休假計畫中的「涵蓋的星期別」配置，Workday 會自動為要重新計算的此類休假情況加上標幟。 |
工會成員資格
| 當員工變更工會成員資格時，Workday 會自動為要重新計算的休假情況加上標幟。 |