設定注意事項：特殊休假

功能用途

Workday 特殊休假功能：

讓員工能夠記錄特殊休假的時間，安排預估或彈性的休假結束日期。

讓管理者能夠管理特殊休假可能會對 Workday 其他區域及其他系統產生的影響。範例：「人員編制報告」或「薪資」。

商業效益

您可以使用 Workday 特殊休假功能執行下列事項：

追蹤成本，您可以使用報告檢視貴組織需要支出的缺勤成本，並計算休假折現金額。

將風險降至最低，確保特殊休假政策符合不同國家/地區的特殊要求。

提高貴組織的工作效率，經理人員可以運用報告、預測趨勢，並視情況規劃資源。

整合薪資解決方案，以處理特殊休假員工的薪資給付。

簡化轉換員工特殊休假類型的流程。範例：從支薪產假轉換到不支薪產假。

建立可滿足貴組織獨特需求的各種特殊休假類型和系列。這項功能可提升使用者體驗，協助使用者快速找到適用的正確特殊休假類型，用於自己的申請。

使用個案

管理可供及不可供員工檢視和申請的特殊休假類型

將員工列為特殊休假中，以及為他們銷假

要求員工在輸入特殊休假申請時，必須提供文件及/或其他必要資訊

將大量特殊休假事件匯入 Workday

需要考慮的問題

在決定建立一般休假還是特殊休假時，請參考以下資訊：

問題	注意事項
您預期員工會在何時銷假？	您可以建立︰如果休假期間較短，且已知銷假日期，則可建立一般休假。Workday 會為員工預計休假的日期，個別建立一般休假申請。範例：您可以為已規劃銷假日期的假期建立年假。如果休假期間較長，或是請假休息有預估結束日期，則可建立特殊休假。範例：您可以為新手父母建立育嬰假。
您希望如何顯示員工狀態？	您可以建立︰如果您希望員工的狀態保持不變，可建立一般休假。如果您希望員工的狀態顯示為「特殊休假中」，則可建立特殊休假。您可以針對各個特殊休假類型，配置是否要顯示此狀態。範例：您可以將 Workday 配置為在搜尋結果中隱藏特殊休假員工。
您希望如何限制員工的休假結餘？	您可以建立︰如果您希望員工能夠隨著時間累計休假結餘，則可建立一般休假。範例：支薪病假可在一段期間內累計日數，允許員工每年最多能休 10 天。如果不需要應計休假，則可建立特殊休假。特殊休假類型會指定每位適用員工的休假權益。範例：您可以依據員工的適用資格以及公司規定准予育嬰假。
您希望員工如何銷假？	您可以建立︰如果希望員工無需經理人員核准便能銷假，則建立一般休假。如果經理人員必須確保員工特殊休假要先結束才能銷假，則可建立特殊休假。在經理人員為員工銷假之前，他們的狀態會一直顯示為「特殊休假中」。
您使用什麼期間來追蹤休假？	您可以建立︰如果希望員工在指定期間內累計休假結餘，可以建立一般休假。「一般休假」使用的期間時間表，會與「薪資」系統使用的時間表保持一致。如果結餘期間是從休假的生效日期 (或開始日期) 回滾計算或往前結轉，則可建立特殊休假。

設定特殊休假時，請參考以下資訊：

問題	注意事項
您希望員工在申請特殊休假時輸入哪些詳細資料？	設定特殊休假類型時，您可以：建立規則，以顯示各類型特殊休假申請所需的資料。經理人員可使用這些資訊來確保員工正確完成申請。納入貴組織為獲得政府補助所需填寫的表單。範例：Workday 會傳送政府表單給輸入育嬰假申請的員工。配置特殊休假原因，供員工輸入特殊休假申請時選取。您可以在報告中檢視原因使用計數，預測趨勢並規劃資源。配置員工在輸入特殊休假要求, 申請時填寫的其他欄位。您可以使用 Workday 預定義的欄位，或為這些欄位新增自訂欄位和標籤覆寫。範例︰子女的出生日期。您可以配置特殊休假類型，將這些欄位設為必填，也可以對特定員工隱藏這些欄位。Workday 會在審查者檢查申請時顯示隱藏的欄位。如果隱藏欄位不可為空，則必須由審查者輸入對應的值。
您希望如何為特殊休假中員工給付薪資？	您可以︰在連續特殊休假期間，配置不同的薪資費率。選取哪些特殊休假會影響薪資。您的薪資管理者可配置規則，指定如何為特殊休假中員工給付薪資。您可以在員工薪資費率有所調整時，個別建立特殊休假類型。您也可以建立連續休假，以便在員工休假結餘到期後，為他們轉換不同休假。
您希望為員工提供哪些特殊休假類型？	您可以建立適用資格規則，限制特殊休假類型的存取權限。您也可以將特殊休假類型新增到安全區段中，確保員工只能檢視符合資格條件的特殊休假類型。範例：將資格條件設為僅限全職員工，或要求員工必須在過去 12 個月內至少工作 250 小時。
您希望如何顯示特殊休假類型？	您可以將多種特殊休假類型組成特殊休假系列。員工輸入特殊休假申請時，就能從這些種類中選取相關的特殊休假類型。這項功能可提升使用者體驗，協助使用者在申請時，快速找到適用的正確特殊休假類型。Workday 會依國家/地區提供不同的特殊休假系列，以及對應的特殊休假類型。範例：您可以為身心障礙和喪假建立名為「公司特殊休假」的特殊休假系列，並為產假和育嬰假另外建立名為「家庭特殊休假」的特殊休假系列。您也可以將特定國家/地區或區域的特殊休假類型，組成一個特殊休假系列。
您希望如何傳送申請狀態通知給員工？	在您設定特殊休假後，員工可使用自助服務任務來檢視申請狀態。您也可以建立驗證訊息，在員工輸入申請加以提醒。範例：在員工輸入的特殊休假申請超過自己的特殊休假結餘時，可以顯示提醒來告知他們。
您希望將哪些非工作日計入特殊休假結餘？	您可以配置要將哪些日期計入員工的特殊休假結餘。範例：某位員工申請進修假的月份中包含了國定假日。您可以配置此特殊休假類型，指定要在特殊休假結餘中計入或排除假日。
您的員工在特殊休假結束後如何銷假？	您可以配置 Workday，在員工自特殊休假銷假時提醒經理人員。員工可使用正職員工自助服務任務來傳送特殊休假銷假申請。Workday 也可讓您一次處理一群員工的特殊休假銷假，進而提高效率。
您如何辨別哪些員工正在特殊休假中？	您可以在員工姓名後面顯示「(特殊休假中)」。如果您的員工擔任多個職位，並且在其中一個職位休了特殊休假，您可以配置在該職位旁顯示特殊休假註記。範例：某位員工擔任 3 個職位：教授、研究員和醫師。在下列情況下，該員工適用的所有特殊休假類型都會設為顯示「(特殊休假中)」狀態：若該員工休了依據員工的特殊休假，則該員工姓名與 3 個職位後面均會顯示「(特殊休假中)」若該員工僅在自己的教授職位休了依據職位的特殊休假，則只有教授職位後面會顯示「(特殊休假中)」
您希望如何檢視員工的特殊休假天數？	您可以建立報告來顯示員工所有已核准的特殊休假。此報告可配置為顯示員工在特定時間範圍內的特殊休假天數。範例：您可以建立一份報告，顯示某位員工在過去 6 個月內所休病假的總天數。
您希望如何更正已核准的特殊休假申請？	您可以配置業務流程，允許經理人員更正已核准的特殊休假申請，或是特殊休假銷假申請。如果特殊休假類型會影響薪資，更正動作就會觸發系統傳送通知，給員工所屬組織的薪資介面合作夥伴。
您希望如何依國家/地區建立不同的特殊休假類型？	Global Library 報告可用來查看特殊休假類型範例的簡要說明。
您希望如何處理特殊休假期間的可享休假時長？	您可以依特殊休假系列或特定特殊休假類型，計算可享休假時長。如果將特殊休假類型連結至其他特殊休假類型或一般休假，則可顯示相關特殊休假與一般休假的組合休假結餘。
如果您允許員工進入部分特殊特殊休假，您希望員工如何要求, 申請特殊休假？	您可以配置符合以下條件的特殊休假類型：允許員工在申請特殊休假時輸入特殊休假百分比。當員工要求, 申請特殊休假時，已根據員工在要求, 申請中輸入的特殊休假百分比，按比例分配已休的休假單位數。
您希望員工在特殊休假期間如何累積一般休假？	您可以在員工特殊休假期間暫停應計休假，或者按比例計算員工特殊休假期間的應計休假。

建議

Workday 建議您︰

建立一般休假時，請避免在與員工特殊休假重疊的結餘期間配置應計休假。

建立驗證機制，針對特殊休假類型追蹤結餘。在員工可能因結餘不足而無法完成特殊休假申請時，透過這些驗證機制發出提醒。

使用特殊休假原因和其他資料功能，取得必要的特殊休假資料來協助管理。

要求

請確保連續休假的休假期間互不重疊。

限制

連續休假必須先結束一個特殊休假，才能再開始下個特殊休假。這類休假不得連續而不間斷，否則可能會在產生報告時發生問題。報告可能會顯示該員工同時休了多個特殊休假。您不妨考慮先將員工從現有的特殊休假銷假，讓後續的連續休假成為系統中顯示的唯一特殊休假。

員工輸入的特殊休假申請天數至少須為一天。

為了保護隱私，您無法在Workday Payroll 計算中直接參照與「特殊休假申請事件」業務物件相關的報告欄位，例如特殊休假原因。

Workday Payroll 不支援在單一事件中針對多個特殊休假銷假進行追溯薪資計算。若要銷假或更正多個特殊休假要求, 申請事件的員工銷假，請一次僅選取 1 個特殊休假要求, 申請事件。Workday會為每個特殊休假要求, 申請事件建立個別的特殊休假銷假事件。請參閱︰

更正特殊休假銷假申請

員工特殊休假銷假

Workday Payroll for Canada 不支援具有連續休假的 ROE 功能。

Workday Payroll 英國專用系統不支援涉及法定給付的連續休假類型。

您可為特殊休假類型設定的最長期間為 50 年。

特殊休假類型不支援有應計休假的可享休假時長。請在特殊休假事件開始時，設定要在特殊休假類型結餘期間扣除的可享休假時長。

對應特殊休假類型和相關聯的間歇性一般休假，應使用相同的時間單位。

Workday 不會用與薪資計算相對應的特殊休假類型，產生休假計算。

如果未在離職流程期間完成特殊休假銷假，員工離職後仍會維持「特殊休假中」
狀態。

用戶設定

在任職員工開始特殊休假後，您可以選取

允許休假期間的職務重疊

，來重疊同職位的員工。這項設定會在員工開始特殊休假時，自動套用至該員工擔任的任何職位。

安全性

有權存取以下項目的使用者：

「Time Off and Leave」功能區中的「Set Up: Leave of Absence」
網域可以建立特殊休假類型。他們也可以透過建立規則來控制特殊休假類型的存取權。

「System」功能區中的「Set Up: Maintain Additional Fields」
網域可以新增、變更、移除和檢視Workday中「休假」的其他欄位。

您可以建立適用資格規則，限制特殊休假類型的存取權。您也可以將特殊休假類型新增至安全區段，以確保符合資格的員工可以檢視特殊休假類型。

配置「申請特殊休假」
業務流程，讓使用者能夠將其他員工列為特殊休假中，或更正特殊休假申請。

使用者如有權存取「申請特殊休假銷假」
業務流程的起始安全群組，便能為特殊休假的員工銷假。

業務流程

業務流程	注意事項
申請特殊休假	您可以在此業務流程中新增步驟，以便：員工輸入要求, 申請時，要求提供輔助文件。在員工輸入要求, 申請時動態產生可編輯的文件。配置可核准特殊休假申請的人員，並在特殊休假結束日期變更時更正人員。允許使用者在員工特殊休假期間或特殊休假銷假後，申請變更員工的薪酬及/或福利允許使用者整批載入特殊休假事件
申請特殊休假銷假	您可以在此業務流程中新增步驟，以便：允許員工代他人申請特殊休假銷假允許使用者手動更新服務日期，例如連續任職起算日期允許使用者在員工特殊休假期間或特殊休假銷假後，申請變更該員工的薪酬及/或福利可讓使用者特殊休假銷假休假事件整批載入銷假要求, 申請。讓員工申請特殊休假時，動態產生可編輯的文件。
離職	在完成步驟後新增自動化特殊休假處理，讓您能在員工特殊休假期間終止僱用員工。

使用於報告

報告或儀表板	注意事項
所有特殊休假系列	此報告可用來檢視所有特殊休假系列，您可使用這些系列來為特殊休假類型分組，供員工在申請特殊休假時選取。
所有特殊休假類型安全區段檢視特殊休假類型安全區段	這些報告可用來檢視員工有權存取的特殊休假類型。
輸入休假	使用此報告可檢視員工在要求, 申請特殊休假的第一天可申請的特殊休假類型。
員工特殊休假狀況 (包含特殊休假結餘) 組織特殊休假狀況 (包含特殊休假結餘) 維護員工文件	這些報告可用來預測員工請特殊休假的趨勢，並進行成本規劃。
團隊休假行事曆	此報告可用來分析休假申請，協助您更妥善地管理團隊資源。
檢視特殊休假系列	此報告來可用檢視特定的特殊休假系列。詳細資料包含：該特殊休假系列內含的各個特殊休假類型該特殊休假系列是否作用中各地點員工是否可使用該特殊休假系列對薪資處理的影響使用計數
檢視特殊休假規則	檢視構成特定特殊休假規則的所有條件規則。
檢視特殊休假類型	此報告可用來檢視特定特殊休假類型的適用資格條件，以及特殊休假影響。
檢視員工特殊休假適用資格 - 依組織	此報告可用來檢視截至當日為止，選定組織內作用中員工的特殊休假適用資格詳細資料。
特殊休假中的員工	您可以識別特殊休假中的員工，並檢查他們現有的持續性給付在特殊休假期間是否仍然適用。
特殊休假已銷假的員工特殊休假要銷假的員工	您可以找出特殊休假已銷假或將要銷假的員工，並檢查您為他們配置的薪資是否正確。

整合

Web 服務	注意事項
取得特殊休假系列提出特殊休假系列	使用這些 Web 服務檢視現有的特殊休假系列，或上傳您自己的特殊休假系列。
取得特殊休假類型原因更新特殊休假類型 - 原因	使用這些 Web 服務來檢視現有的特殊休假原因，或上傳您的特殊特殊休假原因。
取得特殊休假類型更新特殊休假類型	使用這些 Web 服務檢視現有的特殊休假類型，或上傳您自己的特殊休假類型。
「匯入申請特殊休假」事件	此 Web服務可︰批次載入大量申請特殊休假事件為員工更正多個申請特殊休假事件或者，為每個要求, 申請特殊休假事件新增備註。
從特殊休假事件匯入申請銷假	此 Web服務可︰批次載入大量申請特殊休假銷假事件為員工更正多個申請特殊休假銷假事件為申請特殊休假銷假事件個別新增備註
Request Leave of Absence	可用來輸入新的特殊休假申請，或更正現有申請。
Request Return from Leave of Absence	此 Web 服務可用來為員工申請特殊休假銷假。

連結和觸點

觸點	注意事項
福利	Workday Benefits 可參考特殊休假來變更正職員工的福利選擇、回報生活事件，並視情況更新福利選擇。
薪資	Workday 會在員工進行啟用了「影響薪資」選項的特殊休假時，將該員工視為特殊休假狀態處理。其他特殊休假類型的員工，則視為作用中狀態處理。您可以為特殊休假員工定義不同的薪資處理規則。Workday Payroll 也提供了多項功能，協助您滿足特殊休假中員工適用的管理報告要求。
人才	Workday Talent 可依據正職員工考核和回饋意見流程，將員工從特定的特殊休假類型中移除。
一般休假	Workday 可在員工休特殊休假時，暫停應計休假。
工時追蹤	員工在特殊休假期間，可以透過 Workday Time Tracking 登錄和提交工時。您也可以建立工時驗證來禁止提交。

Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。前往Workday Community) ，進一步了解Workday觸點套件 (Workday Touchpoints Kit) 。