設定注意事項︰一般休假
本主題有助於您規劃一般休假的配置和使用方式。其中說明︰
- 設定的原因
- 與 Workday 其他功能搭配的方式
- 後續影響和跨產品互動
- 安全性需求和業務流程配置
- 一般休假分段設定
- 實作前應考量的問題和限制。
如需完整的配置詳細資料，請參閱詳細的任務指示。
內容
Workday 一般休假功能可讓您︰
- 要記錄的員工何時休假。
- 管理者負責管理一般休假可能對 Workday 的其他區域和其他第三方應用程式造成的影響。範例︰Workday Payroll。
商業福利
- 經理人員可以預測趨勢並據此規劃資源，從而提高組織的效率。
- 與薪資解決方案整合，讓您能夠處理一般休假員工的給付。
- 可根據組織的特定需求，靈活建立一般休假。此功能可改善使用者體驗，因為使用者可以根據自己的要求快速找到正確的一般休假。
- Workday 提供了可讓您追踪成本的報告。您可以輕鬆檢視組織造成的缺勤成本，併計算您的負債。
使用案例
- 允許員工檢視和申請某些一般休假類型，但無法檢視其他類型。
- 允許員工代理他人申請一般休假。經理人員也可以更正一般休假申請。
- 將大量一般休假事件匯入 Workday。
- 讓員工可透過「休假管理」和/或「工時追踪」行事歷中的不同動作，輸入一般休假申請。
需要考慮的問題
決定是否應建立一般休假或特殊休假時，請參考以下說明︰
問題 | 對價 |
|---|---|
您預計員工何時可複工？ | 您可以建立︰
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您希望如何顯示員工的狀態？ | 您可以建立︰
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您要如何限制員工的休假結餘？ | 您可以建立︰
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您希望員工如何恢復工作？ | 您可以建立︰
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追踪休假時會使用哪些期間？ | 您可以建立︰
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設定一般休假時，請參考以下說明︰
問題 | 對價 |
|---|---|
您希望員工如何檢視其可休假的時間？ | 您可以將 Workday 配置為在行事歷上或在輸入申請時顯示可用的一般休假和一般休假結餘。結餘會顯示為申請日期當日，因此您的員工可以檢視其在該日期的應計休假。
員工也可以變更要包含在未來應計休假和一般休假申請中的日期。範例︰員工可以檢視其截至歷年結束的餘額。員工首次存取休假 Worklet 或行事歷時，也可以查看截至今天的結餘。 |
您希望員工如何輸入其一般休假申請？ | 在決定您希望員工以何種方式輸入特定一般休假時，請考慮必須由誰來核准，以及員工是否應提前提出申請。您可以透過以下方式，指定員工是否可輸入一般休假申請︰
您可以配置 Workday Assistant，讓員工能夠輸入一般休假申請，或使用 Workday Assistant 檢視其現有的結餘。 |
您希望如何給付一般休假員工的薪資？ | 您可以配置薪資，以根據有薪、無薪或總一般休假來建立收入。 |
您要輸入誰的一般休假資料？ | 您可以配置安全群組，讓員工群組能夠輸入其他人的一般休假申請。您也可以啟用個別員工。例如，您可以讓助理為 CEO 輸入一般休假申請，或讓經理人員為約聘人員輸入一般休假申請。
您也可以只向經理人員顯示可用的一般休假。您可以建立一般休假區段，並在區段型安全群組中使用這些區段，以便為不同的使用者群組提供特定一般休假的存取權。 |
您要如何管理已離職員工未使用的一般休假？ | 您可以配置 「離職」 業務流程，以作廢或給付未使用的一般休假。 |
您想要在何時處理給付給員工的一般休假款項？ | 您可以為員工支付已核准的一般休假費用︰
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您希望員工在申請一般休假時輸入哪些資訊？ | 您可以要求員工在申請一般休假時選取其他原因。然後，您可以使用報告來檢視員工選取此原因的頻率。
您也可以要求員工輸入一般休假申請的開始和結束時間。 |
一般休假申請要如何更新？ | 您可以配置以下選項，在經理核准之前更新一般休假申請︰
您也可以配置 Workday 行動應用程式，讓員工更正一般休假申請 (無論是否包含開始和結束時間)。 |
您想如何防止員工輸入無效的一般休假申請？ | 您可以︰
|
您希望員工何時可累計一般休假？ | 您可以設定應計休假︰
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您希望員工如何結轉其一般休假結餘？ | 您可以定義結轉規則，讓員工將一般休假結餘從一個結餘期間結轉到下一個結餘期間。結轉規則還可讓您配置︰
|
您希望員工在哪幾天輸入一般休假申請？ | 您可以定義員工可申請一般休假的特定日期。您也可以指定在國定假日是否開放一般休假。
範例︰您的某個跨國辦事處沒有將星期一至五設為標準工作週。您可以將星期日至星期四定義為工作週。該地點的員工可在星期六申請一般休假。 |
建議
當您為一般休假選擇啟用分段安全功能時，我們建議您︰
- 您可以選擇所有休假表等級的一般休假，或是不存取每個一般休假區段的等級。如果您將部分 (但不是全部) 等級的一般休假存取到區段，則使用者將有權存取該休假表中的所有等級一般休假。
- 新建一般休假後，您必須將其新增至適當的一般休假安全區段，使用者才能在一般休假申請或更正中存取這些一般休假。我們建議您在將新的一般休假新增至一般休假計畫後，再執行此步驟。
若要改善員工輸入一般休假申請或執行報告時的效能，請執行以下操作︰
- 定期儲存計算出的一般休假結餘。
- 在您用戶的行事歷和 Worklet 中隱藏結餘。
- 填入您所有一般休假計畫中的國家或地區。
- 請配置未來 2 年的期間時間表，且不要使用每日的期間時間表。
當您定義驗證規則以防止使用者輸入無效的要求時︰
- 為確保計算正確無誤，請在驗證規則和一般休假計畫中使用相同的時間單位。
- 避免衝突的規則。
- 以一致的方式套用最大和多重要求規則。
- 避免在同一天有多個相同的一般休假項目。
- 避免過於復雜的計算。
- 限制參照計算欄位的計算。
對於離職︰
- 單獨建立一般休假，以支付或作廢員工的一般休假結餘。
- 建立適用資格規則，讓員工在相關期間符合離職一般休假的資格。
為提高效率，請按照您希望員工請假的順序，為您的一般休假和應計休假配置優先順序。如果員工在累計申請的金額之前輸入申請，此配置就不需要更正申請。
請確認「
申請一般休假」
和「更正一般休假」
業務流程具有相同的配置。要求
如果您將相同的一般休假類型與多個一般休假一起使用︰
- 請只選取與使用相同時間單位 (小時或天數) 的一般休假計畫相關聯的一般休假。
- 確保員工一次僅符合 1 次一般休假的資格。否則，他們可能會使用相同的名稱申請多個一般休假，且可能會將一般休假計畫結餘減少兩次。
如果您將最大或多個申請規則套用至驗證集，則每個一般休假必須具有相同的限制並包含相同的一般休假。否則，在一種情況下有效的相同一般休假申請組合在另一種情況下可能無效。
限制
- 一般休假的處理順序，再加上較低的一般休假限額，都會影響員工視為有給薪或無給薪一般休假的單位數。範例︰ Jane 每月應計總計 14 時數 (10 休假 + 4 病假時數)。她先前申請了 8 小時的特殊休假，因此剩餘 6 小時的可用時數。她輸入了 8 小時病假申請，但 Workday 拒絕了該申請。
- 您只能使用透過 Workday Payroll 追踪結餘的一般休假計畫。
- 使用休假表輸入一般休假時，Workday 不支援開始和結束時間。
用戶設定
選取
「編輯一般休假類型」
選項，可讓員工在更正已核准的一般休假申請時變更一般休假類型。安全
網域 | 注意事項 |
|---|---|
流程︰輸入或更正工時
| 擁有此網域權限的使用者可以輸入或更正任何員工的一般休假。 |
自助服務︰一般休假
| 擁有此網域權限的使用者可存取一般 休假與特殊休假 Worklet，以輸入一般休假申請。 |
設定︰一般休假 (一般)
| 擁有此網域權限的使用者可以建立一般休假類型。他們也可以透過建立規則來控制一般休假類型的存取權。 |
設定︰一般休假 (計算 - 休假特定)
| 擁有此網域權限的使用者可以︰
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存取一般休假 (分段)
| 使用者若屬於區段型安全群組且可存取此網域，則可針對其安全群組安全的一般休假區段中的一般休假類型申請或更正一般休假。
如果使用者可因自己的自助服務需求存取一般休假，且這些使用者在其組織中擔任支援角色，則他們可以查看兩個一般休假區段中的所有一般休假。範例︰休假夥伴支援其所屬的組織。 |
員工資料︰一般休假 (調整和覆寫)
| 擁有此網域權限的使用者可以調整員工的一般休假。 |
員工資料︰一般休假 (一般休假經理人員檢視)
| 擁有此網域權限的使用者可以在其休假行事歷上檢視所有一般休假申請。 |
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
更正一般休假
| 您可以在此業務流程中新增步驟，讓使用者能夠更正員工已核准的一般休假，並在更正流程中動態產生可編輯的文件。您也可以定義條件規則，防止員工在應計休假休假申請中輸入早於生效日期的一般休假申請。 |
變更職務
| 請將 「更新一般休假申請」 動作步驟新增至此業務流程的完成步驟後。這會在員工角色變更時轉移一般休假事件。 |
申請一般休假
| 您也可以在此業務流程中新增步驟，以︰
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終止
| 在完成步驟後新增自動特殊休假處理流程，讓您能夠在員工處於特殊休假期間時為其辦理離職。 |
使用於報告
報告或儀表板 | 對價 |
|---|---|
所有工時區塊與一般休假項目
所有員工的一般休假 已核准的一般休假 團隊的近期一般休假 一般休假 - 作用中和離職正職員工的所有狀態 (已編入索引) | 使用這些報告、報告資料來源和儀表板，顯示您管理或支援組織中員工的所有一般休假。這些資訊可讓您分配資源並規劃未來的一般休假。 |
所有一般休假
| 使用此報告可檢視所有一般休假及其配置，包括︰
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所有一般休假安全區段
| 使用此報告可檢視用戶中的一般休假安全區段及其相關聯的一般休假和安全群組。 |
管理休假
| 使用此報告可管理您自己的一般休假、檢視其他員工的休假行事歷、檢閱及編輯其休假，或代為申請休假。 |
整批作業管理 - 更正一般休假
整批作業管理 - 申請一般休假 | 使用這些報告可讓區段型安全群組的成員對一般休假業務流程執行整批作業。 |
有待處理事件的一般休假核准者
| 使用此報告可找出哪些核准者有未核准的一般休假事件尚待處理。 |
薪資介面的一般休假
| 此報告可檢視一個或多個組織在指定期間內已核准的一般休假申請，找出您尚未給付的一般休假。 |
一般休假折現金額
| 使用此報告可檢視組織的一般休假結餘負債。針對您選取的一般休假計畫和日期，Workday 會報告每位員工的計畫結餘和總負債。對於以不同貨幣支付給付的員工，Workday 會以支付貨幣顯示負債。 |
職位的一般休假折現金額
| 此報告可針對所選督導組織中的正職員工職位，檢視您的一般休假計畫結餘負債。 |
我的一般休假狀況 - 依期間
一般休假狀況 - 依期間 員工一般休假狀況 - 依期間 一般休假狀況摘要 | 使用這些報告可檢視各期間的應計休假、有給薪和無給薪一般休假。您也可以檢視員工離職時要給付的一般休假。 |
一般休假類型
| 此報告可檢視使用者在輸入或檢閱一般休假申請時可在提示中選取的所有一般休假類型。您可以將一個一般休假類型與多個一般休假相關聯。 |
檢視一般休假
檢視一般休假結餘 檢視一般休假狀況 - 依期間 | 您可以從員工的相關動作功能表存取這些報告，檢視他們的一般休假詳細資料。 |
檢視一般休假資料驗證自訂文字
| 使用此報告可檢視用戶中一般休假驗證的特定自訂文字訊息及其使用情況。 |
檢視員工一般休假適用資格 - 依組織
| 使用此報告可檢視所選組織內截至當天的作用中員工一般休假適用資格詳細資料。 |
整合
Web 服務 | 對價 |
|---|---|
調整一般休假
| 使用此 Web 服務可調整或更正現有的一般休假項目。 |
輸入一般休假
| 使用此 Web 服務新增一般休假項目。 |
匯入一般休假申請事件批次
| 使用此 Web 服務將大量新的一般休假申請大量上傳至 Workday。從試算表載入資料之前︰
請遵循下列提示，確保一般休假申請的匯入流程順利且有效率︰
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人脈與觸點
觸點 | 對價 |
|---|---|
Workday Assistant | 員工可以使用 Workday Assistant 申請一般休假、檢視一般休假結餘，以及檢視假日時間表。
Workday Assistant 不支援以下功能和配置︰
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薪資 | 您可以配置 Workday Payroll，根據員工的有給薪、無給薪或總一般休假建立收入。 |
第三方薪資 | 您可以配置薪資生效變更介面 (PECI) 整合，在 「資料變更稽核」 報告的「一般休假收入和扣除額」 資料區段中包含分組的一般休假項目。分組可跨越薪資期間。Workday 將特定日期範圍內的一般休假分組，並為下列項目產生個別的分組︰
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工時追蹤 | 員工在特殊休假期間可透過 Workday 工時追踪輸入和提交工時。您也可以建立工時驗證以防止提交。
您也可以配置工時追踪，在工時登錄範本上顯示休假結餘。 |