設定注意事項：開放登記

使用個案	角色
配置年度開放登記。	福利管理者
配置年中開放登記 (範例：7 月 1 日至 6 月 30 日)。	福利管理者
查看福利群組並更新下一個年度的福利群組資訊。	福利管理者
配置提供業者更新，並將舊的提供業者計畫對應至新計畫。	福利管理者
建立或更新計畫費率。	福利管理者
為新計畫建立或更新跨計畫規則。	福利管理者
配置醫療儲蓄帳戶 (HSA) 和彈性支出帳戶 (FSA) 登記。	福利管理者
配置新計畫的自動登記。	福利管理者
建立或維護與提供業者的整合。	福利管理者

需要考慮的問題

功能	問題	注意事項
計畫年度定義	您是否已建立新的計畫年度定義？	如果您已為下一個計畫年度建立了新的計畫，請將其包含在新的計畫年度或滾計計畫年度定義中。使用建立福利計畫年度定義任務。變更現有計畫年度定義的日期可能會影響正職員工目前的福利登記。
	您是否有下一個計畫年度不再提供的福利計畫？	在新的計畫年度定義中，僅加入您正在提供的計畫。請勿從現有計畫年度定義中移除計畫。您可以在編輯福利計畫任務中，使用請勿使用核取方塊，在福利計畫提示中隱藏不再提供的計畫。
登記說明	您是否需要建立或更新登記說明？	您可以使用「維護登記說明」任務來配置開放登記說明。請參閱「」設定福利登記說明。員工會在選取計畫以及選取保障等級和金額的頁面上看到配置的登記說明。
登記配置	您是否需要建立或更新開放登記事件類型？	請務必在新的計畫年度中納入您提供的所有保障類型。請參閱「」管理福利保障類型。包含任何新的保障類型，以及您在上一個計畫年度繼續提供的保障類型。
	您是否希望提供每個福利計畫的保障詳細資料？	您可以配置編輯福利計畫任務的進階的計畫詳細資料區段。
	您是否打算換新的福利計畫提供業者？	將您不再提供的舊計畫對應至新計畫。對應可防止 Workday 放棄保障。在編輯福利群組任務中，使用福利計畫對應分頁。
	您的費率是否已變更？	使用費率變更的生效日期 () 更新新費率。範例︰新計畫年度的第一個日期。對於醫療保險計畫，如果您未在福利計畫中配置醫療保險費率，則可能需要編輯醫療保險費率。請參閱「」建立醫療保險費率。對於保險計畫，請編輯保險計畫費率，因為這些計畫不允許您直接在計畫上配置費率。請參閱「」建立保險費率。
	您是否需要依國家/地區隱藏受扶養人的「吸煙情況」問題？	更新「吸煙情況 (眷屬)」欄位的本地化設定。請參閱「」維護本地化設定。
	您是否需要更新電子簽章？	您可以為每種新的保障類型，建立唯一的電子簽章。
	您是否需要定義預設福利選擇？	正職員工符合資格時，如需特定類型的保障，您通常需要福利選擇。請在「維護福利預設值」任務中設定預設福利選擇。請參閱「」設定預設福利保障。您可以在登記事件規則中設定預設福利的優先保障範圍。請使用「編輯登記事件規則」任務的「保障規則」分頁。請參閱「」建立登記事件規則。
	您是否需要更新計畫間的依存關係？	如果您設定新計畫，請在新計畫生效時，使用生效日期更新跨計畫規則。使用以下任務︰建立跨計畫登記先決條件建立跨計畫保險保障上限建立跨計畫保險百分比上限建立跨計畫退休儲蓄計畫提繳上限
	您是否有衍生或非衍生的保障範圍目標？	如果您要從非衍生的保障對象切換為衍生的保障對象，請考慮新增其他說明，讓員工在選取計畫前，先選取其眷屬。請參閱「」設定福利登記說明。新增這些說明可防止正職員工的保障因未選取任何眷屬而意外變更為僅限正職員工。
	最新 IRS 醫療儲蓄帳戶 (HSA) 和彈性支出帳戶 (FSA) 限額是多少？	將限額新增至您的計畫中。如果 IRS 已變更 HSA 和 FSA 限額，請使用新的限額更新您現有的計畫。請參閱「」建立醫療儲蓄帳戶計畫和建立支出帳戶計畫。使用「薪資」檢查扣除代碼，以確保 HSA 和 FSA 限額正確無誤，以便扣除額達到限額。
薪資期間時間表	您是否提供彈性支出帳戶 (FSA) 或醫療儲蓄帳戶 (HSA)？	確認新福利年度的薪資期間時間表設定，確保醫療儲蓄帳戶 (HSA) 與彈性支出帳戶 (FSA) 計畫正確計算扣除額。若要設定您的薪資期間時間表，請聯絡薪資管理者。
分析	您是否要新增內嵌式分析？	您可以在開放登記流程中，內嵌自訂報告當做步驟相關 Worklet，以便在登記期間提供員工相關報告資訊。您可以在變更開放登記的福利業務流程的相關動作功能表中，新增 Worklet。
啟動開放登記	您希望正職員工如何進入開放登記工作流程？	透過「配置公告」任務，您可以在首頁上建立開放登記公告。請參閱「」新增首頁和儀表板公告。員工可直接從「我的任務」中的任務或公告進入開放登記流程。
整合	您是否需要為下一個年度，建立新的整合或更新現有整合？	若為新的整合，請查看 Workday Cloud Connect for Benefits (福利系統專用雲端連線) 目錄，取得提供業者的現有整合。謹慎規劃，並預留寬裕的時間，設定和測試與提供業者的整合。

建議

注意事項	建議
登記說明	使用維護登記說明任務，建立或更新開放登記說明。考慮建立另一組說明，僅限用於開放登記事件類型和福利群組。Workday 不為說明設定生效日期。任何文字變更都會立即生效，並可能影響其他福利事件類型。您可以為正職員工和受扶養人「吸菸情況」，配置問題、回覆和說明。您可以透過 RTF 文字功能，改善您的說明。Workday 建議您減少使用粗體、斜體和顏色，避免員工在閱讀所有必要內容時分心。
測試	預留足夠時間，在非正式環境中徹底測試您的開放登記配置。將變更移至正式環境用戶之前，徹底測試所有區域，包括：適用資格規則和福利群組。請確保您的福利群組相互獨立。結轉的選擇。保障和扣除日期。費率和積分。提繳額度。福利預設規則。薪資扣除額。剩餘薪資期間扣除額。在測試環境中停用電子郵件通知。起始開放登記前幾週，請考慮將已測試的配置，從非正式環境用戶移至正式環境用戶。在此期間，您可以透過對正式環境設定所做的變更，重新整理非正式環境用戶。您就可以在為所有員工起始開放登記前，測試這些變更。

注意事項

建議

登記說明

使用

維護登記說明

任務，建立或更新開放登記說明。

考慮建立另一組說明，僅限用於開放登記事件類型和福利群組。Workday 不為說明設定生效日期。任何文字變更都會立即生效，並可能影響其他福利事件類型。

您可以為正職員工和受扶養人「吸菸情況」，配置問題、回覆和說明。

您可以透過 RTF 文字功能，改善您的說明。Workday 建議您減少使用粗體、斜體和顏色，避免員工在閱讀所有必要內容時分心。

測試

預留足夠時間，在非正式環境中徹底測試您的開放登記配置。

將變更移至正式環境用戶之前，徹底測試所有區域，包括：

適用資格規則和福利群組。請確保您的福利群組相互獨立。

結轉的選擇。

保障和扣除日期。

費率和積分。

提繳額度。

福利預設規則。

薪資扣除額。

剩餘薪資期間扣除額。

在測試環境中停用電子郵件通知。

起始開放登記前幾週，請考慮將已測試的配置，從非正式環境用戶移至正式環境用戶。在此期間，您可以透過對正式環境設定所做的變更，重新整理非正式環境用戶。您就可以在為所有員工起始開放登記前，測試這些變更。

要求

請檢閱 Workday Community: Open Enrollment Checklist。該檢查清單可協助您確認已進行所有新的變更和更新的變更。在您開始設定之前，這可以協助您解決問題。

確認您是否有權配置開放登記期間所需的所有外部 URL。

限制

起始開放登記後，避免變更福利配置。大多數變更不會生效，但部分變更可能會導致錯誤，讓員工無法登記。如果您在起始開放登記後，需要更正福利配置，可能需要取消並重新起始開放登記。

用戶設定

在

編輯用戶設定 - HCM

任務中，您可以執行以下操作：

選取

啟用行動版福利功能

核取方塊，在 Workday Benefits 行動應用程式中啟用開放登記

選取

停用緊急聯絡人、受扶養人和受益人之間的連結

核取方塊

選取此核取方塊可防止對連結關係所做的變更，在受益人或受扶養人具有多個角色時，覆寫該受益人或眷屬的變更。

請參閱「參照︰編輯用戶設定 - HCM」。

安全性

網域	注意事項
「系統」功能區中的「設定︰用戶設定 - HCM」。	允許管理者在「編輯用戶設定 - HCM」任務中啟用或停用福利配置選項，包括在 Workday 行動應用程式上啟用登記事件。
「設定︰福利 (系統)」功能區中的「福利」。	允許管理者存取開放登記設定任務。
「Benefits」和「Personal Data」功能區中的「Worker Data: Benefit Eligibility」。	允許管理者存取福利適用資格 - 依員工報告。
「Benefits」和「Personal Data」功能區中的「Worker Data: Benefits」。	允許管理者管理員工的福利選擇，包括存取員工基本資料的福利分頁。
「Core Compensation」功能區中的「Worker Data: Insurance Calculated Coverage」。	授予管理者存取計算保額報告欄位的權限。管理者可檢視個別員工所登記計畫中的計算保額。
「Benefits」功能區中的「Self Service: Benefits」。	允許正職員工完成福利選擇。

業務流程

為開放登記工作流程，配置「變更開放登記的福利」
業務流程。您可以在業務流程步驟中新增內嵌式分析的 Worklet，提供其他資訊的連結。

使用重新設計的「開放登記」工作流程時，請確保在此業務流程中設定 Worklet。(您之前只能在「因生活事件變更福利」業務流程中，設定 Worklet。)

報告

Workday 預定義下列報告，協助您準備和管理開放登記：

報告	說明
開放登記狀態報告 - 作用中與已完成	使用此報告可檢視及管理作用中和已完成的登記選擇事件的狀態。此報告比「開放登記狀態報告」更詳細，但執行可能需要較長時間。在您完成開放登記事件「之後」，Workday 建議您有限度地使用登記選擇事件的管理功能。
進行中的福利更正稽核	此報告可用來檢視您已開始但尚未提交的福利更正清單。
福利適用資格 (依福利群組)	此報告可用來檢視未來日期的福利群組。使用開放登記事件日期，為各個福利群組執行。比對這些報告，確保沒有員工同時存在於多個群組中。
福利事件狀態報告	此報告可用來檢視發生福利事件的員工，以及這些事件的狀態。
完成開放福利事件	此任務可用來清除所有過時的登記事件。
Manage Evidence of Insurability Status	此任務可用來清除所有過時的可保性證明申請。
開放登記狀態報告	在完成登記之前使用此報告可檢視︰有開放登記事件的員工開放事件的狀態。此報告的效能優於開放登記報告 - 作用中與已完成狀態報告。
符合福利資格的已離職正職員工	此報告可用來檢視哪些離職的正職員工仍可享有福利。
檢視福利適用資格規則結果	此報告可用來疑難排解，檢視某個人員符合或不符合某條適用資格規則的原因。
檢視隸屬多個福利群組之員工的稽核	此作業可用來檢視有哪些員工符合多個福利群組的適用資格，以便您疑難排解此問題。請勿將此作業用於未來日期的福利群組。
福利群組的員工 - 依最近的福利事件	使用此報告資料來源建立自訂報告，以稽核福利登記資料。
不再符合開放登記資格的員工	檢視不符福利資格但目前有開放登記事件的員工。