创建奖励
- 为奖励创建“”的支持性元素。请参见：步骤：设置奖励 。
- 在“资助管理”功能区域中，配置“授予事件”业务流程和安全策略。
授予是指您在合同中指定业务规则、条款和条件，用于管理您与赞助方之间的奖励协议。Workday使用您的奖励的相关信息来确定如何计算授予成本、分配奖励补助以及如何确认收入。奖励可包括：
- 1 个或多个奖励行中的授权金额和生效日期范围。
- 承诺投入和特殊条件
- 用于计算设施及管理费的配置。
- 直接和间接赞助方信息。
- 将授予奖励分配给多个部门。
- 维护奖励时需要完成的任务。
- 访问“创建授予”任务。
- 填写“概览”选项卡时，请参考以下信息：
选项 描述 授予的组织选择与此奖励关联的组织工作标记。具有上述“”工作标记中角色的用户即使在“ ”公司中没有角色，也有权查看且可以报告“ ”奖励。授予合同所有者Workday将使用奖励创建人的身份填充此字段，并将其姓名添加到“授予合同所有者”安全组“”。当您需要将考核和审批流转给负责整个奖励的单个员工时，可以在业务流程中指定此安全组。您不能在此任务之外指定“授予合同所有者”角色。主要赞助方为您的奖励设定条款和条件的组织。示例：大学 A 获得美国国家科学基金会的奖励，然后向大学 B 授予次级奖励。大学 B 可以将“大学 A”列为赞助方“”，将“国家科学基金会”列为“主要赞助方”。资金赞助方为 支付奖励的组织。示例：您收到了来自美国国家卫生机构 (NIH) 的奖励，以及来自美国卫生与公众服务部 (DHHS) 的奖励付款。您可以将“赞助方”设置为“NIH”，并将“付款赞助方”设置为“DHHS”。付款途径要使用信用证“” ，请选择与您要使用的信用证的付款途径相匹配的付款途径。信用证为奖励中的付款赞助方选择“”信用证。支出限制默认值选择要用于填充所有奖励行的默认支出限制。请选择受支出种类或对象类“”限制的支出。您只能将支出限制（按薪资构成组）应用于具有多个资金来源的项目，而不能应用于资助。您可以通过在各个奖励行中设置“支出限制”字段来重设这些支出限制。在验证支出时， Workday仅参考奖励行中的支出限制，而不参考奖励头中的支出限制默认值。授予收费序列 - 有效选中此复选框可将收费序列号添加到赞助方发票。您可以将授予收费序列用作发票的可自定义标签。授予收费序列号的格式/语法输入授予收费序列可帮助识别您的奖励或赞助方。授予收费序列可以包含文本字符串，后跟由日期或序列号组成的模式。请使用方括号将模式括起来。示例：Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] 将创建一个包含以下内容的授予收费序列：- 一个文本字符串，用于标识赞助方- 盖兹基金会。
- 发票编号规则（从Current Award Billing Sequence Number递增）。
- 您以您指定的模式生成发票 的日期。
如果您选中“授予收费序列有效”复选框，则会显示此期权。当前使用的授予收费序列号输入您希望用作序列起点的编号。您还可以输入其他编号生成器的现有序列中的后续编号。Workday每为此奖励创建一张发票，就会递增此数字。如果您选中“授予收费序列有效”复选框，则会显示此期权。授予收费序列生成器规则创建或选择一个授予收费顺序规则，以配置发票的排序。如果您选中“授予收费序列有效”复选框，则会显示此期权。授予币种选择资金赞助方接受的币种。Workday会使用资金赞助方的默认币种填充此字段。奖励金额为零您可以创建零金额奖励，以记录在奖励获得拨款之前的活动。当您选中此复选框时， Workday会将赞助资金字段重设为零。当拨款可用时，您可以修订奖励以取消选中“授予金额为零”复选框并输入拨款详细信息。当您针对零金额奖励创建支出行时， Workday不会为可报销成本支出行生成客户发票。成本分摊总计输入贵公司计划在授予成本中分摊的金额。赞助方要求成本分摊如果赞助方要求您的公司支付奖励总计的一部分，请选中此复选框。授权金额请输入赞助方批准的该奖励的金额（）。此金额必须等于“授予行”选项卡中所有奖励行的金额总和。收费限额重设输入收费限额以替代现有奖励的授权金额。示例：您转换一个旧的奖励，在已批准的 1,000 美元中使用了 400 美元。将“收费限额重设”设置为 600 美元，以避免支出总计超过“授权金额”。授予时间表选择或创建一个授予时间表，其过账间隔应与您的奖励的报告要求 () 相匹配。当您将成本分摊与可报销成本收费结合使用时，如果交易总金额超出了授权金额或收费限额重设值，Workday以下操作：- 创建重设金额的发票。
- 按比例拆分直接成本和间接成本或设施及管理 (设施及管理费 (F&A)) 成本，保留每个交易的设施及管理 ( 设施及管理费 (F&A) ) 成本费率。
- 在“授予行”选项卡上，添加一行。填写该行时，请参考以下信息：
选项 描述 复制行单击 以让Workday添加新的奖励行，根据所选的奖励行填充行信息，并将资助空。在新的奖励行中，您可以执行以下任一操作：- 请添加一项现有资助。
- 如果您有权限创建资助，请创建新的资助“”。
复制行和复制授予单击以通过Workday复制资助信息以及奖励行。Workday将创建一个资助草稿（），并填充以下来源的信息：- 如果复制的行包含保存的资助“”，则在所选行上资助。
- 原始保存的资助（当您复制具有资助草稿的行时）
Workday还在“授予”提示下添加了“修改授予草稿”按钮，使您能够检查和更新已复制的和未保存的资助信息。当您提交新的资助时， Workday会保存更改，或者保存更改备用。此按钮仅对有权创建资助的用户显示。要阻止所有用户在复制奖励行时创建新的资助，您可以在资助管理配置中选择“禁用复制行”和“复制资助”期权来隐藏此按钮。请参见：设置资助管理配置 。公司当您添加奖励行时， Workday会使用奖励标头中的公司填充此字段。对于多公司授予，请选择您要向其收取奖励行费用的关联公司。您可以从符合以下条件的可用关联公司中进行选择：- 可以发起与奖励标头公司“”公司间交易。要确定一家公司是否可以发起公司间交易，请访问奖励标头公司 的“查看公司的公司间交易概要”任务，并检查是否为奖励行中的公司设置了“允许发起”期权。请参见：定义公司间交易概要 。
- 与奖励标头中的公司具有相同币种。
- 使用与奖励标头公司相同的账户集。
行类型选择赞助方在奖励行中的收费方式。您选择的行类型决定了您在奖励行上看到的字段。如果您在填写其他字段后更改行类型，则可能会丢失未在新行类型中使用的字段中的信息。奖励行中的公司决定了您可以选择的可用行类型。要使某行类型可供选择，请在奖励行中的公司的资助管理配置中将该行类型添加为有效行类型。您可以选择：- “成本可报销”，针对收费期间内产生的直接支出和财务及行政人员(设施及管理费 (F&A)金额收费，或通过预付款消耗支出金额。
- 选择“固定金额”将按预先确定的金额向赞助方收费（无论您何时产生授予成本）。
要从您的赞助方接收预付款并在您产生授予成本时消耗， Workday建议您选择“可报销成本”行类型，而不是“预付”行类型。然后，您可以在创建收费时间表时选择“预付”时间表类型。主要请选择一个奖励行作为主要奖励行。资助如果要将同一笔资助关联至多个奖励行，则奖励行上的日期不能重叠。要将支出记入奖励行，请将该资助添加为支出交易“”或薪资成本分配“”上的工作标记。行金额所有行金额的总和必须等于“概览”选项卡上的“授权金额”。收入种类请选择收入种类，以对来自赞助方的付款进行账簿会计账簿。支出限制选择或创建要应用于授予奖励支出的支出限制。当您在奖励标头中设置了“支出限制默认值”时， Workday会为您预填充此字段，但您可以为奖励行更改该值。当您选择多个支出限制时，请确保所有支出限制都是针对允许的成本或不允许的成本，而不是针对两者的混合。请参见：创建支出限制 。如果您同时选择允许的支出限制和不允许的支出限制， Workday只会检查允许的支出限制。对于您选择的每个支出限制，请在要应用限制的每个支出区域中创建自定义验证，并使用“可允许的支出用于资助”来源外部字段来表示中的支出种类、薪资构成组或对象类。支出限制：。 请参见：示例步骤：对资助实施支出限制 。要查看因奖励行支出限制而阻止的支出交易，请访问“授予支出限制审核报告”报告。递延收入当您从“行类型”提示中选择“固定金额”时，可以选中此复选框，以根据授予收入确认时间表确认收入，并将会计信息过账到“递延收入”账户过账规则。如果您不选中此复选框， Workday将在您的支出交易完成时确认收入。费率协议Workday要求为可报销成本授予行的奖励提供费率协议。如果可奖励成本授予行没有设施及管理费 (F&A)要求，则可以创建零百分比费率协议。您选择的费率协议将决定授予奖励上的基本类型和对象类集。费率协议还会在“成本费率类型”字段中预筛选符合条件的成本费率类型。成本费率类型对于可报销成本、固定金额或预付奖励行，请选择成本费率类型，以便针对不同地点应用不同的设施及管理费 (F&A)费率。您可以通过编辑设施及管理费 (F&A)费率协议来添加新的费率类型。异常对于可报销成本、固定金额或预付奖励行，请选择一个设施及管理费 (F&A)例外情况，以执行以下操作：- 在您的设施及管理费 (F&A)费率协议中重设机构设施及管理费 (F&A)费率。
- 免除赞助方“”的机构设施及管理费 (F&A)费用。
- 重设或放弃特定对象类中费用的设施及管理费 (F&A)费率。
如果该例外事件包含的基本薪酬类型与设施及管理费 (F&A)费率协议中的基本薪酬类型不同，请确保为这两种基本类型设置了相同的对象类。收入分配概要选择一个概要，以确定Workday如何在各个组织之间为财务及行政(设施及管理费 (F&A)或间接成本分配收入收回。基本限额选择或创建一个基本限额，以定义直接成本中可用于计算可报销成本、固定金额或预付奖励行中的设施及管理费 (F&A)成本的最大金额。当您将相同的基本限额用于多个奖励行时，所有奖励行将共享该基本限额的同一拨款池。示例：您为 2 个奖励指定相同的基本限额BL_25K （均为 25,000 美元）。您可以根据 2 个奖励行之间总支出的前 25,000 美元来计算设施及管理费 (F&A)成本。如果您在第一个奖励行上的支出为 15,000 美元，则在第二个奖励行上，您最多只能对总支出的 10,000 美元计算设施及管理费 (F&A)成本。要查看已消耗、剩余的基本限额以及是否超出基本限额，您可以访问“基本限额审核报告”。开始日期结束日期当您在多个奖励行中使用相同的资助时，请确保奖励行中的开始日期和结束日期不重叠。工作标记选择一个或多个工作标记，以确定哪些组织要确认奖励行的收入。授予行工资上限要通过Workday 财务和资助管理在奖励上使用工资上限，您必须在奖励行中指定工资上限。如果您需要创建工资上限，请参见设立工资帽（美国）。使用“授予行工资上限重设值”字段选择一个重设值，其生效日期可涵盖奖励行日期。如果您在资助和奖励行中都指定了工资上限，则奖励行中的工资上限优先。仅当您希望在不使用 Workday Financial and Grants Management （Workday 财务和资助管理）的情况下应用工资上工资上限，才使用资助的工资上限。当员工的薪资成本分配包含超过上限的工资子分配 时，请确保：- 相同的工资上限在整个奖励日期范围内生效。
- 授予行不包含开始日期或结束日期。
要将奖励补助应用于可报销成本、固定金额或预付奖励行，请配置“授予补助”版块。 - （可选）在“附件”选项卡上，通过将附件指定给限定为分段的安全组的附件种类，来保护对附件的访问。这些安全组还决定了“授予事件”业务流程中的附件访问权限。
- （可选）在“特殊条件”选项卡上，为特殊条件类型添加备注，以描述赞助方为“”项目资金所需的条款。
- （可选）在“承诺的投入”选项卡上，输入有关承诺参与奖励的个人的详细信息。完成此任务时，请参考以下信息：
选项 描述 月输入此奖励的员工承诺工作的一年中的总月数（）。当您输入月份值时， Workday会使用相应的百分比填充“年度承诺投入”。年度承诺投入输入在一年内该人员承诺用于处理奖励的百分比。您可以使用承诺的投入来跟踪赞助投入和成本分摊投入。承诺型投入的投入数据仅用于报告目的，不会影响您的薪资或成本分配或义务款。当您实施投入证明时，您可以访问 Workday 提供的报告，以承诺的投入与认证的投入进行比较。请参见：参考信息：承诺的投入报告 。 - （可选）在提交授予奖励之前，请确保在“计划”选项卡中填充预算检查选项集。请参见： 步骤：设置授予预算检查要在提交奖励时也提交计划进行审批，请配置“授予事件”业务流程以添加“授予预算中心”步骤。
- （可选）要将授予成本和超支的百分比分配给可报销成本、固定金额或预付成本授予的特定工作标记，请访问“授予补助”选项卡。完成此任务时，请参考以下信息：
选项 描述 授予补助定义请选择一个奖励补助定义，该定义必须包含您要将授予奖励分配到的工作标记。当您选择的奖励补助定义启用了多组织报告时，来自多个组织的员工可以有关奖励报告。授予补助工作标记请选择授予补助定义中的某个工作标记。向奖励信用行添加工作标记后，在该工作标记上具有安全访问权限的角色可以进行奖励。授予补助分配百分比为您选择的工作标记分配补助。示例：机构可以在成本中心之间分配奖励补助，以帮助做出有关重新分配财务与行政(设施及管理费 (F&A)或指定超支的决策。对于每个授予补助定义，Workday要求对于奖励行中所有工作标记，已分配的奖励金额之和应为 100%。
Workday会发起
“授予事件”
业务流程，并发送奖励以供检查和审批。为奖励创建一个收费时间表。您还可以在完成步骤之后，将“授予收费时间表”的创建合并到
“授予事件”
业务流程中。