设置时需考虑的事项：奖励

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设置时需考虑的事项：奖励

在规划奖励的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：

设置目的。

如何与 Workday 的其他功能协同工作。

对下游的影响和产品间的交互。

安全性要求和业务流程配置。

实施前要考虑的问题和限制。

如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。

用途

通过授予，您可以记录授予合同的详细信息，以便将您的授予与授予相关的费用、收费和收取收入。奖励包含 1 个或多个授予行，这些行用于确定资金来源以及用于计算收入的参数。

功能优势

您可以通过以下方式简化授予流程并提高效率：

将奖励支出与资金、资助和赞助方相关联。

使用授予协议中的成本费率计算授予支出中的设施及管理费 (F&A) 或间接成本。

集中在一处记录支持奖励的所有详细信息，包括附件、预算计划、承诺的员工投入和特殊条件。

确认授予支出的收入。

向赞助方收取直接和间接授予成本。

跟踪授予维护任务。

用例

针对一个收费周期内产生的可报销直接支出和财务和会计成本，向赞助方收费。

在您完成可报销成本支出交易时，针对授予支出中的财务与会计成本计算并确认收入。

将授予补助和收入分配给多个部门。

对奖励强制实施支出限制、收费限制或工资上限。

放弃赞助方部分或全部财务及行政费用，并在您的部门之间分摊费用。

要考虑的问题

问题	需考虑的事项
您希望如何向赞助方收费？	您可以针对以下类型的授予行向赞助方收费：按成本计入的可报销支出金额与财务及行政费用固定金额预付款额您可以创建收费时间表，以分期或交易收费。您还可以通过收费重要事件来控制收费。通过混合收费时间表，您可以向赞助方收取预付金额，然后随着时间的推移通过可报销成本支出消耗掉预付款。Workday 会在收费时间表中显示项目的余额。
您如何确保对授予合同进行监督？	在执行以下操作时，您可以配置业务流程以流转授予合同以供检查和审批：创建 Workday 授予或授予建议。通过修订或更正来更新授予。完成授予维护任务，例如报告。由于财务及会计费率或预算日期发生变更而重新计算授予成本。
如何将与奖励相关的薪资和其他支出计入奖励或资助？	通过将资助工作标记添加到薪资成本分配或支出交易，您可以将与授予相关的薪资或支出计入资助。然后，Workday 根据支出行上的资助工作标记和预算日期，以及其他配置（例如授予行日期和对象类映射），确定将支出记入哪个授予行。要符合财务及会计计算和收入报销的条件，资助必须来自赞助基金。您可以通过将工作标记添加为资助的相关工作标记，将其他工作标记与授予支出相关联。当您将资助添加到支出交易时，系统会自动使用相关工作标记来标记支出。示例：要始终将资助与特定的资金和成本中心相关联，请将资金和成本中心添加为资助的相关工作标记。
如何从授予赞助方处收回财务及行政 (F&A) 或间接成本？	您可以为奖励配置 F&A 费率。当您支付或支付符合条件的授予支出时，Workday 会自动计算与该支出关联的财务及会计成本和收入确认。然后，您可以向赞助方同时收费，收取直接成本和间接成本。
您希望何时确认奖励的收入？	您可以通过以下方式确认收入：当您完成或结算支出交易时。授予收入确认时间表。您可以将授予收入确认时间表与授予任务相关联，以确保在确认收入之前完成这些任务。您还可以冻结收入确认时间表，直到您准备好确认收入。
您是否要根据支出的支出种类应用不同的财务和会计成本费率？	您可以创建 F&A 例外，以将不同的 F&A 费率应用于不同的对象类。相同的财务及会计费率适用于同一对象类中的所有支出种类。要应用与主要汇率不同的财务及会计费率，您可以执行以下任一操作：使用新费率重设主要费率，无需假设部门中的成本。放弃主要费率，为赞助方应用新费率，并使用您自己部门的拨款来支付差额。
您如何跟踪授予合同或间接成本费率的变更？	可通过 2 种方法更新奖励：如果您想在保留原始版本的同时创建新版本，请修订授予。例如，当授予协议中存在变更且您要跟踪时。如果您想在不保存原始副本的情况下更新当前版本，例如需要更正一个小的输入错误时，请更正授予。您可以随时访问授标的历史版本。
您需要在 Workday 之外完成哪些任务或报告才能维护您的奖励？	您可以创建授予任务列表，以跟踪您在进行收费或结束授予之前需要完成的重要事件任务。对于具有相同赞助方、目的代码或授予类型的授予，您可以使用模板快速创建任务列表。您可以设置通知，以便在重要事件任务的被指定人的任务即将到期或逾期时提醒他们。如果您将授予任务标识为收费重要事件，Workday 会确保在您完成该任务之前，收费分期不会收费。
您是希望将补助分配给一个奖励中的多个组织，还是允许来自多个组织的员工进行奖励报告？	您可以使用授予补助将授予补助分配给多个部门。当您为授予补助启用多组织报告时，来自具有补助分配的组织的任何员工都可以报告授予。
您是否要求授予合同中的某些字段取消填充或设置为特定值？	您可以在授予合同或授予修订中创建自定义验证，以强制授予中的特定字段始终为以下其中一项：已填充。未填充。设置为特定值。未设置为特定值。您可以为授予标头、授予行和授予角色中的任何字段创建自定义验证。示例：您可以创建自定义验证以确保：为授标指定了首席研究员角色。授予标头中的援助清单始终是为联邦赞助的授予指定的。已设置授予行日期。

建议

要从赞助方接收预付款并从预付款余额中扣除已支出金额，请使用具有预付收费时间表的可报销成本授予行，而不是预付授予行。

使用授予任务可在关闭任务或报告要求临近截止日期时接收通知。

要求

为您的财务会计设置必要的工作标记。

要向赞助方计算授予收入并向赞助方收费，请为您的授予使用赞助方资助的资金。

要维护授予预算，请创建计划结构。

对于可报销成本行和固定金额授予行，请创建对象类映射，以将内部支出种类映射到赞助方成本种类。要在赞助方发票上报告预算与实际值情况，请将对象类作为维度包括在您的授予的计划结构中。

限制

一个授予最多只能包含 200 个授予行。如要支持 200 多个授予行，请创建多个授予。

您可以创建赞助方资助奖励或成本分摊奖励，但 Workday 仅会对赞助方资助奖励计算授予成本并确认收入。

租户设置

创建要指定给新奖励的序列编号。

访问

“Edit Tenant Setup - Financials”

任务，将新的序列编号映射到

授予的编号生成器

。

安全性

配置“Grants Management”功能区域中的以下域：

域	需考虑的事项
Process: Award	使您能够访问与创建、维护和查看奖励相关的任务和报告。
Reports: Award	使您能够报告授标：预算补助组维护任务
设置：资助管理	使您能够配置授予支持性的详细信息，包括资助、财务及会计配置、授予收费、授予任务列表和对象类集。

要创建或编辑授予的收费时间表，请配置“Customer Contracts”或“Project Billing”功能区域中的“Process: Billing”
域。

业务流程

业务流程	需考虑的事项
授予事件	流转新的授予合同以供检查和审批。您可以添加以下操作步骤作为子流程：授予收费时间表事件：在授予创建流程结束时创建授予收费时间表。授予预算中心，将授予合同发送给审批人，以根据预算计划金额检查总金额。
授予修订事件	流转授予修订以供检查和审批。您可以添加子流程来创建授予预算修订。
授予收费时间表事件	将新创建的授予流转至负责为授予创建收费时间表的人员。
授予建议事件	流转授予建议以供检查和审批。
授予任务事件	当任务被指定人在 Workday 中将授予任务标记为完成时，发送授予任务以供检查和审批。
重新处理授予成本事件	在您重新处理修改后的授予成本时，用于流转授予成本的重新计算以供审批。

报告

报告	需考虑的事项
用于授予的授予补助授予行的授予补助	使您能够查看公司的授予或授予行中的授予补助。
查找奖励	使您能够查看特定授予的配置。
查找授予任务	使您能够列出和查看所有授予维护任务。
查找奖励	使您能够列出和查看特定公司的所有奖励。
查找次级供应商	使您能够查看给定奖励的次级供应商。
查看赞助方授予的发票	使您能够列出和查看为授标生成的客户发票。

集成

Web 服务	需考虑的事项
更正授予	在不保存原始授标版本的情况下更正授标。
获取奖励提交授予	检索或创建授予合同。 “提交授予” Web 服务将发起 “授予事件” 业务流程。
获取授予修订和更正原因更新奖励修订和更正原因	检索、创建或更新授标修订和更正的原因。您可以根据以下原因流转授予修订以供审批。
获取授予补助定义更新授予补助定义 - 更新	检索、创建或更新授予补助定义。
获取授予生命周期状态更新奖励生命周期状态	检索或设置授予或授予行的授予生命周期状态。您可以根据奖励生命周期状态创建自定义验证。
Get Billing Schedules 提交收费时间表	检索、创建或更新授予的收费时间表。
获取授予任务状态更新奖励任务状态	检索或更新授予维护任务的状态。
获取联邦国内援助目录上传联邦国内援助目录	检索、创建或更新有关奖励的援助清单信息。
获取次级供应商更新次级供应商	检索、创建或更新奖励的次级供应商。次级供应商必须是与授予相关联的公司的供应商。
提交授予修订	提交授予修订并流转修订以供审批。此 Web 服务会发起 “授予修订事件” 业务流程。

关系和关联点

功能	需考虑的事项
银行业务和结算	您可以提取赞助方付款资金，以结算电子付款和存款。
预算和计划	创建授予计划时，您可以根据计划预算金额验证授予资金金额。当您维护授予预算时，Workday 会验证支出金额是否在预算范围内，然后再批准交易。
客户账户	您创建赞助方发票，以便向赞助方收费。
Finance	您可以在财务功能区域中将支出金额计入奖励，并向赞助方收取支出。示例：费用账户、存货账户、采办账户和供应商账户。
财务会计	您可以配置账户过账规则，指定您希望 Workday 为计算的授予成本和收入确认过账日记账行的分类账账户。当您配置对象类以将内部支出种类映射到赞助方成本种类时，Workday 会将对象类工作标记添加到业务日记账和会计日记账中。
薪资	您可以将工资和薪资会计调整计入奖励资助的费用。当您指定工资上限时，Workday 会将其他标准薪资成本核算工作标记应用于符合以下条件的薪资金额：超过上限不属于工资上限的薪资构成。
学生财务	当您的奖励为学生经济资助提供资金时，您可以通过经济资助向赞助方报销费用。
供应商账户	授予的次级供应商必须是与授予相关联的公司的供应商。
时间	您可以跟踪员工在项目上花费的时间，以确保他们完成其承诺的工作量并获得奖励。