创建奖励
- 为您的授标创建支持性元素。请参见 步骤：设置奖项。
- 在“Grants Management”功能区域中，配置“授予事件”业务流程和安全策略。
- 访问“创建奖励”任务。
- 填写“概览”选项卡时，请参考以下信息：
选项 描述 授予的组织选择与此奖励关联的组织工作标记。具有这些工作标记中角色的用户具有查看权限，并且可以报告授标，即使他们在公司中没有角色也是如此。授予合同所有者Workday 使用授予创建人填充此字段，并将其姓名添加到“授予合同所有者”安全组。当您需要将考核和审批流转给负责整个授标的单个员工时，您可以在业务流程中指定此安全组。您无法在此任务之外指定“授予合同所有者”角色。主要赞助方为您的授标设置条款和条件的组织。示例：大学 A 获得美国国家科学基金会的资助，然后向大学 B 发放子奖励。大学 B 可以将“大学 A”列为“赞助方”和“收费赞助方”，并将“美国国家科学基金会”列为“主要赞助方”。付款赞助方支付奖励费用的组织。示例：您从美国国立卫生研究院 (NIH) 获得奖励，并从美国卫生与公众服务部 (DHHS) 获得奖励付款。您可以将“赞助方”设置为“NIH”，并将“付款赞助方”设置为“DHHS”。付款途径要使用信用证，请选择与您要使用的信用证上的付款途径相匹配的付款途径。信用证为授予中的付款赞助方选择信用证。支出限制默认值选择您要用于填充所有授予行的默认支出限制。选择按支出种类或对象分类限定的支出限制。您只能将支出限制（按薪资构成组）应用于具有多个资金来源的项目，而不能应用于资助。您可以通过在各个授予行中设置“支出限制”字段来重设这些支出限制。验证支出时，Workday 仅参考授予行中的支出限制，而不参考授予标头上的“默认支出限制”。授予收费序列 - 有效选中此复选框可向赞助方发票添加收费序列号。您可以将授予收费序列用作发票的可自定义标签。授予收费序列号格式/语法输入授予收费序列，以帮助识别您的授予或赞助方。授予收费序列可以包含一个文本字符串，后跟由日期或序列号组成的模式。使用方括号将模式括起来。示例：Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] 会创建一个由以下部分组成的授予收费序列：- 用于标识赞助方（Gates 基金会）的文本字符串。
- 发票号序列，从“当前授予的收费序列号”递增。
- 以您指定的模式生成发票的日期。
当您选中“授予收费序列有效”复选框时，将显示此选项。当前使用的授予收费序列号输入您希望作为序列起始编号的任何数字。您还可以输入另一个编号生成器生成的现有序列中的后续编号。Workday 会随着为此授予创建的每张发票增加此数字。当您选中“授予收费序列有效”复选框时，将显示此选项。授予收费序列生成器规则创建或选择授予收费顺序规则，以配置发票的排序。当您选中“授予收费序列有效”复选框时，将显示此选项。授予币种选择付款赞助方接受的币种。Workday 会使用付款赞助方的默认币种填充此字段。零金额奖励您可以创建零金额的授予，以在授予获得拨款之前记录活动。如果您选中此复选框，Workday 会将赞助资金字段重设为零。当拨款可用时，您可以修订授予，以取消选中“零金额授予”复选框并输入拨款详细信息。当您根据零金额授予创建支出行时，Workday 不会为可报销成本支出行生成客户发票。成本分摊总计输入您的公司计划计入授予成本的金额。赞助方要求成本分摊如果赞助方要求您的公司支付奖励总额的一部分，请选中此复选框。授权金额输入赞助方为此奖励批准的金额。此金额必须等于“授予行”选项卡中所有授予行金额的总和。收费限额重设值输入收费限额以替代现有奖励的授权金额。示例：您转换旧奖励，其中已批准的 1,000 美元中的 400 美元用于该旧奖励。将“收费限额重设”设置为“600 美元”，以避免支出总计超过“授权金额”。授予时间表选择或创建一个授予时间表，其过账间隔应符合授予的报告要求。如果您将成本分摊与可报销成本收费结合使用，并且交易总计超出了授权金额或收费限额重设值，则 Workday 会：- 为重设金额创建发票。
- 按比例拆分直接成本和间接成本或设施及管理 (F&A) 成本，保留每个交易的设施及管理 (F&A) 成本费率。
- 在“授予行”选项卡上，添加一行。填写该行时，请参考以下信息：
选项 描述 复制行单击此选项，Workday 将添加新的授予行，填充所选授予行中的行信息，并将授予留空。在新的授予行中，您可以执行以下任一操作：- 添加现有资助。
- 创建新的资助（如果您有权创建资助）。
复制行和复制授予单击此选项，Workday 可将授予信息与授予行一起复制。Workday 会创建资助草稿，并填充以下各项中的信息：- 复制包含已保存资助的行时，在所选行上查看资助。
- 原始保存的资助（当您复制具有资助草稿的行时）
Workday 还在“授予”提示下添加了“修改授予草稿”按钮，使您能够检查和更新已复制和未保存的授予信息。Workday 会在您提交时保存新资助，或保存变更以供日后使用。此按钮仅向有权创建资助的用户显示。要阻止所有用户在复制授予行时创建新的授予，您可以通过在授予管理配置中选中“禁用复制行”和“复制授予”选项来隐藏此按钮。请参见 设置资助管理配置。公司当您添加授予行时，Workday 会使用授予标头中的公司填充此字段。对于多公司奖励，请选择您要向其收取授予行费用的关联公司。您可以从符合以下条件的可用关联公司中进行选择：- 能够发起与授予标头公司的公司间交易。要确定公司是否可以发起公司间交易，请访问授予标头公司的“查看公司的公司间交易概要”任务，并检查授予行中的公司是否已设置“允许发起”选项。请参见 定义公司间交易概要。
- 与授予标头的公司共享通用币种。
- 使用与授予标头公司相同的账户集。
行类型选择授予行的赞助方收费方式。您选择的行类型决定了您在授予行上看到的字段。如果您在填写其他字段后更改行类型，则新行类型中未提供的字段中的信息可能会丢失。授予行中的公司决定了您可以选择的可用行类型。要使某个行类型可供选择，请将该行类型添加为授予行公司的资助管理配置中的有效行类型。您可以选择：- “可报销成本”，可针对收费期间内产生的直接支出和财务及行政 (F&A) 金额向赞助方收费，或消耗预付款中的已支出金额。
- 选择“固定金额”：无论您何时产生授予成本，都会按预定金额向赞助方收费。
要从赞助方接收预付款并在您产生授予成本时消耗，Workday 建议您选择“可报销成本”行类型，而不是“预付”行类型。然后，您可以在创建收费时间表时选择“预付”时间表类型。（主要）选择 1 个授予行作为主要授予行。资助要将同一笔资助关联到多个授予行，授予行上的日期不能重叠。要将支出记入授予行，请在支出交易或薪资成本分配中将资助添加为工作标记。行金额所有行金额的总和必须等于“概览”选项卡上的“授权金额”。收入种类选择收入种类，以对来自赞助方的付款进行会计处理。支出限制选择或创建要应用于授予行中的支出的支出限制。当您在授予标头中设置“支出限制默认值”时，Workday 会为您预填充此字段，但您可以为授予行更改此字段。当您选择多个支出限制时，请确保所有支出限制都适用于允许的成本或不允许的成本，而不是两者的组合。请参见 创建支出限制。如果您同时选择允许的支出限制和不允许的支出限制，Workday 仅检查允许的支出限制。对于您选择的每个支出限制，请在要应用限制的每个支出区域中创建自定义验证，并使用“Allowable Spend for Grant”源外部字段来表示中的支出种类、薪资构成组或对象类。支出限制 请参见 示例：对资助实施支出限制。要查看因授予行支出限制而阻止的支出交易，请访问“授予支出限制审核报告”报告。递延收入当您从“行类型”提示中选择“固定金额”时，可以选中此复选框，以根据授予的收入确认时间表确认收入，并将会计信息过账到“递延收入”账户过账规则。如果您不选中此复选框，Workday 将在您的支出交易完成时确认收入。费率协议Workday 要求提供费率协议，以便对可报销成本授予行进行收费。如果您对可报销成本授予行没有财务和会计要求，则可以创建零百分比费率协议。您选择的费率协议将决定授予行上的基本薪酬类型和对象分类集。费率协议还会在“成本费率类型”字段中预筛选符合条件的成本费率类型。成本费率类型对于可报销成本、固定金额或预付授予行，请选择成本费率类型，以针对不同地点应用不同的餐饮和行政费率。您可以通过编辑财务和会计费率协议来添加新的费率类型。异常对于可报销成本、固定金额或预付授予行，选择财务和会计例外情况，以执行以下操作：- 重设 F&A 费率协议中的机构 F&A 费率。
- 免除赞助方的机构财务和行政费用。
- 为特定对象类中的费用重设或放弃财务和会计费率。
如果异常包含的基准类型与财务和会计费率协议中的基准类型不同，请确保为这两种基准类型设置了相同的对象类。收入分配概要选择一个概要，以确定 Workday 如何在各个组织之间为财务及行政 (F&A) 或间接成本分配收入收回。基本限额选择或创建一个基本薪酬限额，定义直接成本中可用于计算可报销成本、固定金额或预付授予行中财务和行政 (F&A) 成本的最大金额。当您为多个授予行使用相同的基本薪酬限额时，所有授予行将共享该基本薪酬限额的相同拨款池。示例：您为 2 个授予行指定相同的基本薪酬限额 BL_25K（均为 25,000 美元）。您可以根据 2 个授予行之间总支出的前 25,000 美元来计算财务和行政 (F&A) 成本。如果您在第一个授予行上支出了 15,000 美元，则您只能在第二个授予行上计算总支出中最多 10,000 美元的财务及行政成本。要查看已消耗、剩余的基本限额以及是否超出基本限额，您可以访问“基本限额审核报告”。开始日期结束日期当您在多个授予行中使用相同的授予时，请确保授予行中的“开始日期”和“结束日期”不重叠。工作标记选择一个或多个工作标记，以确定由哪些组织确认授予行的收入。授予行工资上限要通过 Workday Financials and Grants Management 在授予上使用工资上限，您必须在授予行中指定工资上限。如果您需要创建工资上限，请参见 设立工资帽（美国）。使用“授予行工资上限重设”字段选择一个重设值，其生效日期应涵盖授予行日期。如果您在授予行和授予行上都指定了工资上限，则授予行中的工资上限优先。仅当您希望在不使用 Workday Financials and Grants Management（Workday 财务和资助管理）的情况下应用工资上限时，才会使用资助的工资上限。当员工的薪资成本分配包含超出上限的工资在再分配时，请确保：- 相同的工资上限在整个授予行日期范围内有效。
- 授予行不包含“开始日期”或“结束日期”。
要将授予补助应用于可报销成本、固定金额或预付授予行，请配置“授予补助”版块。 - （可选）在“附件”选项卡中，通过将附件指定给您由分段安全组提供保护的附件种类，来保护对附件的访问。安全组还决定了“授予事件”业务流程中的附件访问权限。
- （可选）在“特殊条件”选项卡上，为特殊条件类型添加备注，以描述赞助方为您的项目提供资金所需的条款。
- （可选）在“承诺的投入”选项卡上，输入承诺在奖励方面投入工作的个人的详细信息。完成此任务时，请参考以下信息：
选项 描述 月输入员工承诺为此奖励工作的一年中的总月数。当您输入月份值时，Workday 会使用相应的百分比填充“年度承诺投入”。年度承诺投入输入员工承诺用于处理奖励的年度百分比。您可以使用承诺的投入来跟踪赞助投入和成本分摊投入。承诺型投入数据仅用于报告目的，不会影响您的薪资或成本分配或义务款。实施投入证明时，您可以访问 Workday 提供的报告，将承诺的投入与认证的投入进行比较。请参见 参考信息：承诺的投入报告。 - （可选）在提交授予审批之前，请确保在“计划”选项卡中填充预算检查选项集。要在提交授予时提交计划供审批，请配置“授予事件”业务流程以添加“授予预算中心”步骤。
- （可选）对于可报销成本、固定金额或预付奖励，要将授予成本和超额的百分比分配给特定工作标记，请访问“授予补助”选项卡。完成此任务时，请参考以下信息：
选项 描述 授予补助定义选择包含要将授予补助分配到的工作标记的授予补助定义。当您选择启用多组织报告的授予补助定义时，来自多个组织的员工可以报告授予。授予补助工作标记在“授予补助定义”中选择一个工作标记。当您向授予信用行添加工作标记时，对该工作标记具有安全访问权限的角色可以生成有关授予的报告。授予补助分配百分比为您选择的工作标记分配贷方。示例：机构可以在成本中心之间分配授予补助，从而为有关财务和会计 (F&A) 重新分配或超支指定的决策提供信息。对于每个“奖励补助定义”，Workday 要求为授予行中所有工作标记分配的奖励补助加起来必须达到 100%。
Workday 会发起
“授予事件”
业务流程，并发送奖励以供检查和审批。为授予创建收费时间表。您还可以在完成步骤之后，将授予收费时间表的创建合并到
“授予事件”
业务流程中。