Considerações para a definição: inscrição aberta
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e o uso da inscrição aberta. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
O fluxo de trabalho de inscrição aberta permite que os trabalhadores selecionem os benefícios durante o período de inscrições abertas. Os trabalhadores podem fazer suas escolhas com o aplicativo Workday para dispositivos móveis ou o aplicativo Workday para navegador.
Vantagens para a empresa
Com a inscrição aberta no Workday Benefits, os trabalhadores podem se inscrever com eficiência em planos de benefícios durante o período de inscrição anual.
Casos de uso
Caso de uso | Função |
|---|---|
Configurar inscrição aberta anual. | Administrador de benefícios |
Configurar inscrição aberta no meio do ano (exemplo: 07/01 - 6/30). | Administrador de benefícios |
Revisar os grupos de benefícios e atualizar para o próximo ano. | Administrador de benefícios |
Configurar atualizações de provedor e mapear planos de provedor antigos para novos planos. | Administrador de benefícios |
Criar ou atualizar taxas para planos. | Administrador de benefícios |
Criar ou atualizar regras multiplanos para novos planos. | Administrador de benefícios |
Configurar a inscrição de conta poupança de saúde (HSA) e de conta de despesas flexíveis (FSA). | Administrador de benefícios |
Configurar a inscrição automática de novos planos. | Administrador de benefícios |
Criar ou manter integrações com provedores. | Administrador de benefícios |
Perguntas a considerar
Funcionalidade
| Pergunta
| Considerações
|
Definição de ano do plano | Você criou uma nova definição de ano do plano? | Se você criou novos planos para o próximo ano do plano, inclua-os no ano do novo plano ou em uma definição de ano do plano evolutivo. Use as teclas Criar definições do ano do plano de benefícios tarefa.
Alterar as datas de uma definição de ano do plano existente pode afetar as inscrições em benefícios atuais dos colaboradores. |
Você tem planos de benefícios que não serão oferecidos no próximo ano? | Inclua apenas os planos que você está oferecendo na definição do novo ano do plano. Não remova planos de uma definição de ano do plano existente. Você pode usar a caixa de seleção Não usar na tarefa Editar plano de benefícios para ocultar os planos que você não está oferecendo na lista de opções Plano de benefícios . | |
Instruções de inscrição | Você precisa criar ou atualizar suas instruções de inscrição? | Você pode configurar instruções de inscrição aberta usando a tarefa Manter instruções de inscrição . Consulte Definir instruções de inscrição em benefícios.Os trabalhadores veem as instruções de inscrição configurada nas páginas em que selecionam um plano, os níveis e os valores de cobertura. |
Configuração de inscrição | Você precisa criar ou atualizar seu tipo de evento de inscrição aberta? | Certifique-se de incluir todos os tipos de cobertura que você está oferecendo no ano do novo plano. Consulte Gerenciar tipos de cobertura de benefícios. Inclua quaisquer novos tipos de cobertura e os tipos que você continua a oferecer desde o ano do plano anterior. |
Você quer fornecer detalhes da cobertura de cada plano de benefícios? | Você pode configurar a seção Detalhes do plano expandido da tarefa Editar plano de benefícios . | |
Você está planejando mudar para um novo provedor para algum de seus planos de benefícios? | Mapeie planos antigos que você não está mais oferecendo para os novos planos. O mapeamento evita que o Workday recuse a cobertura. Use a guia Mapeamento do plano de benefícios na tarefa Editar grupo de benefícios . | |
Suas taxas mudaram? | Atualize as novas taxas usando uma data de vigência de quando a alteração da taxa deve entrar em vigor. Exemplo: a primeira data do ano do novo plano.
| |
Você precisa ocultar a pergunta sobre tabagismo para dependentes por país? | Atualize as configurações de localização do campo Tabagismo (Dependente) . Consulte Manter configurações de localização. | |
Você precisa atualizar assinaturas eletrônicas? | Você pode criar uma assinatura eletrônica exclusiva para cada novo tipo de cobertura. | |
Você precisa definir seleções de benefícios por padrão? | Normalmente, você precisa de seleções de benefícios se requerer cobertura para um tipo específico, quando os colaboradores se tornam elegíveis. Defina seleções de benefícios por padrão na tarefa Manter valores padrão de benefícios . Consulte Definir cobertura de benefícios por padrão.Você pode definir a cobertura prioritária na regra do evento de inscrição para benefícios por padrão. Use a guia Regras de cobertura da tarefa Editar regra do evento de inscrição . Consulte Criar regras do evento de inscrição. | |
Você precisa atualizar as dependências entre os planos? | Se você definir novos planos, atualize as regras multiplanos usando a data de vigência para quando os novos planos entrarem em vigor. Use estas tarefas: | |
Você tem alvos de cobertura derivados ou não derivados? | Se você estiver mudando de um alvo de cobertura não derivado para um alvo de cobertura derivado, considere incluir instruções adicionais para que os trabalhadores selecionem seus dependentes antes de selecionar os planos. Consulte Definir instruções de inscrição em benefícios.
Adicionar essas instruções pode evitar que a cobertura de um colaborador seja acidentalmente alterada para somente colaboradores porque eles não selecionaram nenhum dependente. | |
Quais são os limites mais recentes de conta poupança de saúde (HSA) e de conta de despesas flexíveis (FSA) de IRS? | Adicione limites aos seus planos. Se o IRS alterou os limites de conta poupança de saúde (HSA) e de conta de despesas flexíveis (FSA), atualize seu plano existente com os novos limites. Consulte Criar planos de conta poupança de saúde e Criar planos de conta de despesas.
Revise os códigos de dedução com a folha de pagamento para ter certeza de que os limites de conta poupança de saúde (HSA) e de conta de despesas flexíveis (FSA) estão corretos, de forma que as deduções parem no limite. | |
Programações de períodos de pagamento | Você está oferecendo conta poupança de saúde (HSA) ou conta de despesas flexíveis (FSA)? | Verifique a definição da programação de períodos de pagamento para o novo ano de benefícios, a fim de garantir que os planos de conta poupança de saúde (HSA) e de conta de despesas flexíveis (FSA) calculem as deduções corretamente.
Para definir sua programação de períodos de pagamento, entre em contato com o administrador da folha de pagamento. |
Análise de dados | Você quer adicionar análise de dados integrada? | Você pode integrar relatórios personalizados como worklets relacionados a etapas no processo de inscrição aberta, para que possa fornecer informações de relatório relevantes aos trabalhadores durante a inscrição.
Você pode adicionar worklets a partir do menu de ações relacionadas do processo de negócios Alterar benefícios da inscrição aberta . |
Iniciar inscrição aberta | Como você quer que os colaboradores insiram o fluxo de trabalho de inscrição aberta? | Com a tarefa Configurar comunicados , você pode criar um comunicado de inscrição aberta na página inicial. Consulte Adicionar comunicados da página inicial e do painel.Os trabalhadores podem entrar no fluxo de inscrição aberta diretamente da tarefa em Minhas tarefas ou do comunicado. |
Integrações | Você precisa criar novas integrações ou atualizar as existentes para o próximo ano? | Para novas integrações, marque o catálogo Cloud Connect for Benefits para obter uma integração existente para o provedor.
Planeje com cuidado e reserve bastante tempo para definir e testar a integração com o provedor. |
Recomendações
Consideração | Recomendações |
|---|---|
Instruções de inscrição | Crie ou atualize instruções de inscrição aberta usando a tarefa Manter instruções de inscrição .
|
Teste | Reserve tempo suficiente para testar completamente sua configuração de inscrição aberta em um ambiente de não produção. Teste todas as áreas antes de mover as alterações para um locatário de produção, incluindo:
Considere mover sua configuração testada do locatário de não produção para o locatário de produção algumas semanas antes de iniciar a inscrição aberta. Esse período dá a você tempo para atualizar o locatário de não produção com as alterações feitas na definição de produção. Em seguida, você pode testar essas alterações antes de iniciar a inscrição aberta para todos os trabalhadores. |
Requisitos
Revise Workday Community: Open Enrollment Checklist. A checklist ajuda você a verificar se fez todas as alterações novas e atualizadas. Isso pode ajudar a solucionar as dúvidas antes de iniciar a definição.
Verifique se você tem acesso para configurar todos os URLs externos necessários durante a inscrição aberta.
Limitações
Evite fazer quaisquer alterações na configuração de benefícios depois de iniciar a inscrição aberta. A maioria das alterações não entrará em vigor, porém, além disso, algumas podem causar erros que impedem a inscrição de trabalhadores. Se você precisar corrigir sua configuração de benefícios depois de iniciar a inscrição aberta, pode precisar cancelar e reiniciar a inscrição aberta.
Definição de locatário
Na tarefa
Editar definição de locatário - HCM
, você pode:- Marcar a caixa de seleçãoHabilitar benefícios no dispositivo móvelpara habilitar a inscrição aberta no aplicativo Workday Benefits para dispositivos móveis.
- Marcar a caixa de seleçãoDesabilitar vinculação com contato de emergência, dependente e beneficiário.Marcar essa caixa de seleção impede que alterações em um relacionamento vinculado substituam beneficiários ou dependentes quando a pessoa tem mais de uma função.
Security
Domínios
| Considerações
|
Set Up: Tenant Setup - HCM na área funcional Systems. | Permite ao administrador habilitar ou desabilitar as opções de configuração de benefícios na tarefa Editar definição de locatário - HCM, incluindo a habilitação de eventos de inscrição no aplicativo Workday para dispositivos móveis. |
Set Up: Benefits na área funcional Benefits (Systems). | Permite ao administrador acessar tarefas de definição de inscrição aberta. |
Worker Data: Benefit Eligibility nas áreas funcionais Benefits e Personal Data. | Permite ao administrador acessar o relatório Elegibilidade para benefícios por trabalhador . |
Worker Data: Benefits nas áreas funcionais Benefits e Personal Data. | Permite ao administrador gerenciar as seleções de benefícios do trabalhador, incluindo acesso à guia Benefícios no perfil do trabalhador. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage na área funcional Core Compensation. | Concede ao administrador acesso ao campo do relatório Cobertura calculada . Os administradores podem visualizar os valores de cobertura calculada de cada trabalhador para os planos em que se inscrevem. |
Self Service: Benefits na área funcional Benefits. | Permite aos colaboradores preencherem as seleções de benefícios. |
Processos de negócios
Configure o processo de negócios
Alterar benefícios da inscrição aberta
para o fluxo de trabalho de inscrição aberta. Você pode adicionar worklets para análise de dados integrada às etapas do processo de negócios, fornecendo links para informações adicionais.
Certifique-se de definir os worklets neste processo de negócios quando estiver usando o novo design do fluxo de trabalho de inscrição aberta. (Anteriormente, você podia definir os worklets apenas no processo de negócios Alterar benefícios para evento de qualificação).
Geração de relatórios
O Workday fornece estes relatórios para ajudar você a se preparar e gerenciar a inscrição aberta:
Relatório | Descrição |
|---|---|
Relatório de status de inscrições abertas ativas e concluídas
| Use esse relatório para visualizar e gerenciar o status de eventos de seleção de inscrições ativas e concluídas. Esse relatório fornece mais detalhes do que o Relatório de status de inscrições abertas , mas pode demorar muito para ser executado. A Workday recomenda que você limite seu uso à gestão de seleções de inscrições depois de finalizar eventos de inscrição aberta. |
Auditoria de correções de benefícios em andamento
| Use esse relatório para visualizar uma lista de correções de benefícios que você iniciou, mas ainda não enviou. |
Elegibilidade para benefícios por grupo de benefícios
| Use esse relatório para visualizar grupos de benefícios com datas futuras. Execute para cada grupo de benefícios usando a data do evento de inscrição aberta. Compare os relatórios para garantir que não haja trabalhadores em mais de um grupo. |
Relatório de status dos eventos de benefícios
| Use esse relatório para visualizar trabalhadores com eventos de benefícios e o status desses eventos. |
Finalizar eventos de benefícios abertos
| Use essa tarefa para limpar todos os eventos de inscrição desatualizados. |
Manage Evidence of Insurability Status
| Use essa tarefa para apagar todas as solicitações de evidência de segurabilidade (EOI) desatualizadas. |
Relatório de status de inscrições abertas
| Use esse relatório antes de finalizar a inscrição para visualizar:
Relatório de status de inscrições abertas ativas e concluídas . |
Colaboradores desligados elegíveis para benefícios
| Use esse relatório para visualizar colaboradores desligados que ainda podem receber benefícios. |
Visualizar resultados de regra de elegibilidade para benefícios
| Use esse relatório para solucionar problemas e ver por que alguém atende ou não a uma regra de elegibilidade. |
Visualizar auditoria de trabalhadores em vários grupos de benefícios
| Use esse cargo para visualizar trabalhadores elegíveis para mais de um grupo de benefícios para poder solucionar esse problema. Não use para grupos de benefícios com datas futuras. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Use essa fonte de dados de relatório para criar um relatório personalizado que audite os dados de inscrição em benefícios. |
Trabalhadores que não são mais elegíveis para inscrição aberta
| Visualize trabalhadores que não são elegíveis para benefícios, mas têm atualmente um evento de inscrição aberta. |
Integrações
Antes de definir um novo plano de benefícios, considere se o seu plano vai requerer uma integração entre o Workday e o provedor de benefícios. O planejamento cuidadoso é essencial durante a inscrição aberta para garantir a configuração e o teste adequados das integrações de provedores de benefícios. Consulte Conceito: checklist de integração de inscrição aberta.
Reserve bastante lead time para testar uma nova integração.
Quando usar um novo provedor de benefícios, primeiro verifique o catálogo Cloud Connect for Benefits. O novo provedor pode estar na rede.
Certifique-se de compreender a linha do tempo e as responsabilidades, que podem variar de acordo com os seguintes fatores:
- O provedor já está na rede.
- O provedor é novo no catálogo Cloud Connect for Benefits.
Não altere o nome de um plano de benefícios ou provedor existente quando criar novos planos ou provedores. Essas alterações afetam as integrações atuais e o histórico de inscrições em benefícios.
Pergunte aos provedores se eles alteraram algum código do plano de benefícios para o ano do novo plano. Você precisa atualizar seus mapas de integração com quaisquer alterações.
Quando você oferece um novo plano de benefícios com o mesmo provedor, vincule o plano à integração existente. Da mesma forma, se você descontinuar um plano, remova o link de integração.
Inclua saldos em folha de pagamento. Os valores reais de contribuição estão disponíveis apenas para integrações do Cloud Connect for Benefits do Workday Payroll. Se você usa um provedor terceirizado de folha de pagamento, as integrações de benefícios enviam valores estimados com base na definição do plano de benefícios.
Mantenha mapas de integração do provedor de benefícios para especificar como os valores no Workday são mapeados para os valores em um ponto de extremidade externo.
Relações e interações
A inscrição aberta em benefícios interage com a folha de pagamento para deduções relacionadas ao plano.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.