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Administrator Guide
Última atualização: 2024-05-03
Criar eventos de inscrição

Criar eventos de inscrição

  • Defina os tipos de cobertura de benefícios.
  • Segurança:
    Set Up: Benefits
     na área funcional Benefits.
Crie os eventos de inscrição que:
  • Resultem em um aumento ou uma redução na elegibilidade para benefícios.
  • Permitir que um colaborador altere as seleções atuais.
Os eventos de inscrição podem ser:
  • Inscrição aberta: um período em que os colaboradores podem fazer acréscimos e alterações em suas seleções de benefícios.
  • Eventos de benefícios: eventos de qualificação específicos que abrem o processo de inscrição ou acionam um ganho ou perda de benefícios. Exemplos: alocação de pessoal, alterações pessoais e alterações administrativas.
  • Eventos passivos: eventos que resultam da passagem do tempo, e não de alterações específicas nos dados do colaborador. Exemplo: um filho dependente completa 26 anos.
Você pode criar validações personalizadas para exibir erros e avisos para evitar que os trabalhadores enviem seleções com erros. Exemplo: exigir que os trabalhadores adicionem anexos para comprovação de documentos de segurabilidade (EOI) ou documentos obrigatórios para novos dependentes.
  1. Acesse:
    • Tarefa
      Criar tipo de evento de benefícios
       .
    • Tarefa
      Criar tipo de evento de inscrição aberta
       .
  2. Durante a execução da tarefa, considere:
    Opção Descrição
    Tipo de oferta de inscrição
    Exemplo: para um evento de nascimento, você pode dar aos colaboradores a capacidade de selecionar ou alterar a vida médica, básica e complementar.
    Opção que pode ser selecionada pelo trabalhador
    Aplica-se apenas a eventos de benefícios.
    Permita que os trabalhadores iniciem o processo de inscrição usando a tarefa
    Alterar benefícios
     .
    Um parceiro ou administrador de benefícios pode relatar qualquer tipo de evento.
    Encaminhar inscrição para parceiro de benefícios
    Aplica-se apenas a eventos de benefícios.
    Selecione essa opção para enviar a notificação
    Inscrever-se em benefícios
     ao parceiro de benefícios para que ele possa inserir as seleções do colaborador.
    Desmarque para enviar a notificação
    Inscrever-se em benefícios
     ao colaborador para que ele possa inserir suas próprias seleções de benefícios.
    Atualize o processo de negócios relacionado para garantir que o Workday encaminhe corretamente o evento com base nessas seleções. Não encaminhe tarefas de inscrição para processos automatizados de benefícios para colaboradores ou parceiros de benefícios usando o relatório
    Manter tipos de evento de inscrição
     . Em vez disso, direcione as tarefas de inscrição para uma função ou grupo de segurança diretamente nas definições de processo de negócios.
    Restrito a países
    Selecione um ou mais países. Você pode limitar esse tipo de evento de inscrição aos colaboradores de um grupo de benefícios que inclua esses países. Para permitir que os colaboradores participem de um evento de inscrição para o país, selecione esse país no grupo de benefícios.
  3. Para eventos de benefícios, considere:
    Opção Descrição
    Evento de reintegração
    Selecione essa opção para restabelecer a cobertura de benefícios para readmissões ou colaboradores que retornam de uma licença dentro de um período de elegibilidade. Se um dos eventos ocorrer fora do período de elegibilidade para o restabelecimento, o Workday tratará o evento com os processos que você definir para não restabelecimento.
    Unidades de tempo do período de reintegração
    O Workday calcula o início do período de elegibilidade nesta ordem:
    • Iniciar na data de readmissão ou retorno da licença.
    • Subtraia o tempo do período de restabelecimento.
    • Selecione o primeiro dia da
      Unidade de tempo
       (mês ou ano).
    Se você selecionar zero para
    o restabelecimento de unidades de tempo do período
     para qualquer
    unidade de tempo
    , um período de restabelecimento se torna elegível quando essas datas ocorrem na mesma
    unidade de tempo
    :
    • Data de partida
    • Data de readmissão ou retorno da licença
    Exemplo: seu período de restabelecimento é de 2 meses. Se a readmissão de um colaborador ocorrer em 15 de agosto, o período de elegibilidade calculado será de 1º de junho a 15 de agosto. Se a data de sua partida ocorrer dentro desse intervalo, os benefícios do colaborador serão elegíveis para o restabelecimento.
  4. Para eventos de benefícios, considere:
    Opção Descrição
    Cálculo de dias para inscrição
    Defina o período de inscrição em benefícios para um tipo específico de evento de benefícios.
    Selecione se o Workday usa:
    • A data de início do evento.
    • A data do evento; essa data inicia o período de inscrição.
    Dias para inscrição
    Insira o número de dias que determinam a data de término do período de inscrição. Comece com a data definida para o
    Cálculo de dias para inscrição
    .
    O Workday só respeita essa data se o trabalhador inicia um evento de inscrição em benefícios com a tarefa
    Alterar benefícios
     . A Workday recomenda que você crie uma validação no processo de negócios
    Evento de dependente
     . A validação aplica
    Dias para inscrição
     quando o trabalhador inicia a tarefa
    Adicionar dependente
     .
    O colaborador não pode gerar relatórios após o número de dias para inscrição
    Selecione essa opção para evitar que os colaboradores reportem um evento de benefícios após o término do período de inscrição.
  5. Para
    Coordenação de eventos
    , considere:
    Opção Descrição
    Não reprocessar eventos futuros
    Desabilita a coordenação de eventos para esse tipo de evento de benefícios quando a data do evento é
    anterior
     ao evento de benefícios atual.
    Exemplo:
    • A alteração do estado civil tem uma data de evento de 1º de julho.
    • A alteração do beneficiário tem uma data de evento de 1º de junho.
    Normalmente, o Workday coloca a alteração do estado civil
    em suspenso
     e processa a alteração do beneficiário. Depois de concluir a alteração do beneficiário, o Workday anula a alteração do estado civil e cria um novo evento. Marca essa caixa de seleção para a alteração do beneficiário, o Workday não coloca a alteração do estado civil
    em espera
     e prossegue normalmente sem nenhum reprocessamento.
    Essa caixa de seleção não se aplica a eventos em que um colaborador tem um ganho ou uma perda na elegibilidade para benefícios.
    Não reprocessar
    Desabilita a coordenação de eventos para esse tipo de evento de benefícios quando a data do evento é
    posterior
     ao evento de benefícios atual.
    Exemplo:
    • A inscrição aberta tem uma data de evento de 1º de janeiro.
    • A alteração do beneficiário tem uma data de evento de 20 de dezembro.
    Normalmente, o Workday
    suspende
     a inscrição aberta e processa a alteração do beneficiário. Depois de concluir a alteração do beneficiário, o Workday anula a inscrição aberta e cria um novo evento. Quando selecionada, o Workday não coloca a inscrição aberta
    em espera
     e prossegue normalmente.
    Essa caixa de seleção não se aplica a eventos em que um colaborador tem um ganho ou uma perda na elegibilidade para benefícios.
    Dias para inscrição
    O número de dias que o trabalhador tem para concluir sua inscrição em benefícios, com base na data em que o Workday criou o novo evento.
    Esse valor depende de quando os dias ocorrem se o Workday:
    • Coloca um evento de inscrição em suspenso.
    • Recria o evento devido à coordenação de eventos.
    Se o número mínimo de dias ocorre:
    • Dentro do período de inscrição, o colaborador obtém o período de inscrição completo.
    • Fora do período de inscrição, o colaborador tem apenas o número de dias definido neste campo.
    Você pode habilitar a coordenação de eventos entre eventos de serviço Web e eventos com data futura que você cria no Workday. Selecione
    Habilitar coordenação de eventos para o serviço Web de alteração de benefícios
     na tarefa
    Editar definição de locatário - HCM
     . Quando selecionado, o Workday reprocessa eventos com data futura elegíveis quando o serviço Web cria eventos com data anterior.
  6. Para
    Opções de reabertura
    , considere:
    Opção Descrição
    Habilitar reabertura de evento de inscrição aberta
    Permite que os colaboradores reabrirem seus eventos de inscrição aberta para fazer alterações após o evento ser Encerrado ou Finalizado. Os administradores e parceiros de benefícios também podem reabrir o evento de inscrição aberta de um colaborador.
    Dias no período de reabertura
    O número de dias que o colaborador tem a oportunidade de reabrir seu evento de inscrição aberta após o último dia do período de inscrição aberta.
    Dias para inscrição
    O número de dias que o colaborador tem para se inscrever nas seleções depois de reabrir o evento de inscrição aberta.
    Quanto maior o valor, maior o risco de o colaborador ter um lapso na cobertura.
  7. Para
    códigos de evento de benefícios
    , considere:
    Opção Descrição
    Código de evento antes de impostos
    Código de evento após impostos
    Código de evento de seguro de vida
    (Federal dos EUA) Adicione códigos de evento exclusivos aos seus tipos de evento de benefícios.
    Exemplo: atribua o
    Código de evento de seguro de vida
     2 para indicar que o evento que permite uma alteração de seguro é um evento de qualificação, como casamento ou adoção.
    A Workday recomenda que você insira um
    código de evento antes de impostos
     somente para tipos de evento FEHB e lide manualmente com deduções e códigos de evento após impostos.
    Para mostrar esses campos, acesse a tarefa
    Configurar campos opcionais
     e selecione
    Criar tipo de evento de benefícios
    . Em seguida, exclua a linha rotulada
    Federal
    .
  8. Para eventos de benefícios, adicione
    Eventos e motivos
    .
    Opção Descrição
    Evento
    Use para mapear um evento de inscrição quando você modificou um processo de negócios para incluir um destes processos de negócios:
    • Alterar benefícios para evento de qualificação
      .
    • Alterar cargos para benefícios
      .
    • Você pode configurar a etapa
      Alterar seleção de benefícios para alterações de remuneração
       nestes processos de negócios quando uma alteração de remuneração afeta os benefícios de um colaborador:
      • Iniciar processo de revisão de remuneração.
      • Propor alteração de remuneração
        .
      • Propor remuneração para admissão
      • Solicitar alteração de remuneração
        .
      • Solicitar ajuste de remuneração por mérito para colaborador
        .
      Quando você configura a etapa em um processo de remuneração, o Workday pode criar automaticamente eventos de benefícios quando uma alteração de remuneração afeta a cobertura de seguro ou as taxas calculadas.
      Quando você anula um evento de remuneração por mérito com um evento de benefícios correspondente, o Workday não anula o evento de benefícios.
      Esses processos de negócios são para uso futuro. Não use:
      • Alterar remuneração por padrão
        .
      • Propor oferta de remuneração/acordo de trabalho
      • Remuneração para requisição de recrutamento
        .
    Motivo da restrição
    Se você quiser que a verificação de elegibilidade para benefícios seja executada somente quando o processo de negócios incluir motivos específicos, selecione esses motivos aqui.
    Use motivos de restrição somente se você tiver eventos diferentes para alterações de cargo. Se você deixa um motivo de fora da lista, o Workday não cria um evento para o tipo de evento.
    Exemplo: você adiciona o evento
    Alteração de cargo
     e seleciona os motivos da restrição
    Rebaixamento
     e
    Transferência
     . O colaborador é promovido, mas o Workday não cria um evento de inscrição porque você não selecionou
    Promoção
     como motivo da restrição.
    Se você deixar o campo em branco, a verificação de elegibilidade para benefícios será executada sempre que o processo de negócios ocorrer.
    • Para processos de negócios relacionados a licenças, crie motivos usando a tarefa
      Criar regra de licença
       .
    • Não há motivos disponíveis para processos de negócios relacionados à organização e
      de alteração de endereço principal
       .
    • Para processos de negócios relacionados a alocação de pessoal e remuneração, crie motivos usando a tarefa
      Manter categorias e motivos de evento
       .
    • Para desligamentos, defina categorias e motivos para o desligamento com estas tarefas:
      Manter categorias de desligamento
       e
      Manter motivos de desligamento (legislação local)
       .
  • Use o relatório
    Manter tipos de evento de inscrição
     para fazer alterações.
  • Use a tarefa
    Editar tipo de evento de benefícios
     ou
    Editar tipo de evento de inscrição aberta
     para fazer alterações.
  • Use o relatório
    Tipos de evento de inscrição
     para exibir uma lista de todos os tipos de evento de benefícios e de inscrição aberta.
  • Use a tarefa
    Editar regra do evento de inscrição
     para adicionar seu evento de restabelecimento.