Considerações para a definição: benefícios para fusões e aquisições
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e atualizações resultantes de uma fusão ou aquisição. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Quando você faz parte de uma fusão ou aquisição, pode usar o Workday Benefits para atualizar seus planos de benefícios e fazer a transição dos colaboradores para benefícios novos ou variáveis.
Vantagens para a empresa
Se continuar usando o Workday para obter benefícios como resultado de uma fusão ou aquisição, você pode:
- Economizar esforços adicionando novos grupos de benefícios, provedores, planos e eventos à configuração de locatário existente.
- Importar facilmente novos trabalhadores, enquanto preserva os dados dos trabalhadores existentes.
Casos de uso
- Fazer a transição de colaboradores para novas seleções de benefícios ou alterá-las.
- Alterar rendimentos e deduções da folha de pagamento para planos de benefícios novos ou atualizados.
- Reunir e importar dados da Lei de Atendimento Acessível dos EUA 1094-C e 1095-C para novos colaboradores.
Perguntas a considerar
Pergunta
| Considerações
|
Uma empresa adquirida manterá seus benefícios atuais? | Em caso afirmativo, você pode adicionar planos e provedores ao Workday. Caso contrário, pode adicioná-los aos planos existentes com novos grupos de benefícios. |
Você tem novos locais? | Considere adicionar novos grupos de benefícios para novos locais, especialmente se eles estiverem em outro país. |
Você precisa executar um evento de inscrição aberta fora do ciclo para novos colaboradores? | A maneira mais simples de acionar as seleções de benefícios é por meio do processo de admissão.
No entanto, se você precisar alterar os planos dos colaboradores existentes, pode executar um evento de inscrição aberta fora do ciclo. Você precisa:
|
Após uma fusão, quem é elegível para seus novos planos de benefícios? | Você pode atualizar as regras de elegibilidade para garantir que os novos colaboradores sejam elegíveis apenas para novos grupos de benefícios. Você pode executar a tarefa Visualizar auditoria de trabalhadores em vários grupos de benefícios para verificar suas regras de elegibilidade. |
Você tem novos provedores? | Você precisa criar novos provedores se os novos colaboradores têm provedores exclusivos. Além disso, se você tem um novo local, seus provedores existentes podem não estar disponíveis lá, portanto, pode ser necessário localizar novos provedores. |
Você tem novos planos de benefícios? | Se você criar novos provedores, precisa criar novos planos.
Com novos planos, você:
|
Você tem novos fornecedores? | Você pode verificar o catálogo do Workday Cloud Connect for Benefits para obter os modelos de fornecedor oferecidos pela Workday. |
Recomendações
- Para manter um histórico claro de inscrições para novos colaboradores, crie um novo tipo de evento de inscrição aberta para uma inscrição aberta fora do ciclo.
- Verifique suas frequências de taxa para grupos de benefícios, planos de benefícios e grupos de pagamentos. Determine se eles precisam ser correspondentes. Exemplo: por mês X por trimestre.
- Considere habilitar o aplicativo Mobile Open Enrollment, especialmente se algum colaborador não tiver computador pessoal.
Requisitos
Revise o Open Enrollment Checklist no Community. A checklist ajuda você a verificar se fez todas as alterações novas e atualizadas. Isso pode ajudar a solucionar as dúvidas antes de iniciar a definição.
Se você executar um evento de inscrição aberta fora do ciclo, crie um grupo de benefícios para que os novos colaboradores acionem o evento.
Crie novos planos ou provedores de benefícios. Não renomeie um plano ou provedor de benefícios existente. Essas alterações afetam as integrações atuais e o histórico de inscrições em benefícios.
Se você criar um novo tipo de evento, precisa adicioná-lo às regras do evento de inscrição.
Prepare-se para a geração de relatórios ACA 1095-C para colaboradores dos Estados Unidos:
- Colete e armazene dados de anos anteriores em caso de auditoria da IRS.
- Certifique-se de que você tem todos os dados necessários para registrar junto à IRS o ano-calendário de aquisição ou fusão.
- Prepare o EIB (Enterprise Interface Builder) de importação de dados 1095-C com todos os meses que você incluir em seu registro ACA que ainda não estejam no locatário. Consulte o seu aconselhamento jurídico para determinar o número correto de 1094-Cs de cada exercício fiscal.
- Esteja ciente de todos os novos estados dos EUA em sua população de colaboradores. Pode haver requisitos de registro 1095-C em nível estadual.
Limitações
Sem impacto.
Definição de locatário
Na definição de locatário para HCM, em Benefícios
, você pode marcar a caixa de seleção Habilitar benefícios no dispositivo móvel
para habilitar a inscrição aberta no aplicativo Workday Benefits para dispositivos móveis.Segurança
Domínios | Considerações |
|---|---|
Set Up: Tenant Setup - HCM na área funcional Systems. | Permite ao administrador habilitar ou desabilitar as opções de configuração de benefícios na tarefa Editar definição de locatário - HCM |
Set Up: Benefits na área funcional Benefits. | Permite ao administrador de benefícios acessar tarefas de configuração de inscrição aberta. |
Worker Data: Benefit Eligibility nas áreas funcionais Benefits e Personal Data. | Permite ao administrador de benefícios acessar o relatório Elegibilidade para benefícios por trabalhador . |
Worker Data: Benefits nas áreas funcionais Benefits e Personal Data. | Permite ao administrador de benefícios gerenciar seleções de benefícios do trabalhador, incluindo o acesso à guia Benefícios no perfil do trabalhador. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage na área funcional Core Compensation. | Concede ao administrador de benefícios acesso ao campo de relatório Cobertura calculada . Os administradores podem visualizar os valores de cobertura calculada de cada trabalhador para os planos em que se inscrevem. |
Self Service: Benefits na área funcional Benefits. | Permite aos colaboradores preencherem as seleções de benefícios. |
Processos de negócios
Você pode adicionar worklets para análise de dados integrada às etapas do processo de negócios, fornecendo links para informações adicionais.
Certifique-se de configurar os worklets em cada processo de negócios.
Processos de negócios | Considerações |
|---|---|
Alterar benefícios da inscrição aberta
| Inicia a inscrição aberta para benefícios. |
Alterar benefícios
| Inicia o processo de negócios Alterar benefícios para evento de qualificação . |
Alterar benefícios para evento de qualificação
| Inicia inscrições para eventos de qualificação, incluindo nascimentos, divórcios e promoções. |
Geração de relatórios
Relatórios ou painéis | Considerações |
|---|---|
Relatório de status de inscrições abertas ativas e concluídas
| Use esse relatório para visualizar e gerenciar o status de eventos de seleção de inscrições ativas e concluídas. Esse relatório fornece mais detalhes do que o Relatório de status de inscrições abertas , mas pode demorar muito para ser executado. A Workday recomenda que você limite seu uso à gestão de seleções de inscrições depois de finalizar eventos de inscrição aberta. |
Auditoria de correções de benefícios em andamento
| Use esse relatório para visualizar uma lista de correções de benefícios que você iniciou, mas ainda não enviou. |
Elegibilidade para benefícios por grupo de benefícios
| Use esse relatório para visualizar grupos de benefícios com datas futuras. Você pode executar o relatório para cada grupo de benefícios usando a data do evento de inscrição aberta. Compare os relatórios para garantir que não haja trabalhadores em mais de um grupo. |
Relatório de status dos eventos de benefícios
| Use esse relatório para visualizar trabalhadores com eventos de benefícios e o status desses eventos. |
Finalizar eventos de benefícios abertos
| Use essa tarefa para limpar todos os eventos de inscrição desatualizados. |
Manage Evidence of Insurability Status
| Use essa tarefa para apagar todas as solicitações de evidência de segurabilidade (EOI) desatualizadas. |
Relatório de status de inscrições abertas
| Use esse relatório para visualizar e gerenciar trabalhadores com eventos de inscrição aberta. Você pode visualizar o status desses eventos antes de finalizar a inscrição. Esse relatório apresenta um desempenho melhor do que o relatório Status de inscrições abertas ativas e concluídas . |
Colaboradores desligados elegíveis para benefícios
| Use esse relatório para visualizar colaboradores desligados que ainda podem receber benefícios. |
Visualizar resultados da regra de elegibilidade para benefícios
| Use esse relatório para solucionar problemas e ver por que alguém atende ou não a uma regra de elegibilidade. |
Visualizar auditoria de trabalhadores em vários grupos de benefícios
| Use esse cargo para visualizar trabalhadores elegíveis para mais de um grupo de benefícios para poder solucionar esse problema. Não use para grupos de benefícios com datas futuras. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Use essa fonte de dados de relatório para criar um relatório personalizado que audite os dados de inscrições em benefícios. |
Trabalhadores que não são mais elegíveis para inscrição aberta
| Use esse relatório para visualizar trabalhadores que não são elegíveis para benefícios, mas atualmente têm um evento de inscrição aberta. |
Integrações
Reserve bastante lead time para testar uma nova integração.
Conectores de benefícios do Workday:
- Providers: o Workday oferece modelos de integração por meio do Workday Cloud Connect for Benefits (CCB). Há um modelo de CCB para cada provedor. Para novos provedores, verifique o catálogo do Cloud Connect for Benefits. Você também pode usar integrações de terceiros com as quais o Workday não é aceito como parte do CCB.
- Affordable Care Act: o Workday oferece os conectores ACA para auxiliar na geração de relatórios para a IRS.
Quando você oferece um novo plano de benefícios com o mesmo provedor, vincule o plano à integração existente. Da mesma forma, se você descontinuar um plano, remova o link de integração.
Você pode alterar os mapas de integração dos provedores de benefícios para especificar como os valores no Workday são mapeados para os valores em um ponto de extremidade externo.
Se você está introduzindo novos planos de benefícios ou locais de colaboradores, provavelmente precisará atualizar seu mapeamento de integração. Exemplo: alguns provedores de cobertura médica requerem um código de fornecedor registrado e exclusivo que você precisa enviar para cada estado. Pode ser necessário mapear códigos para estados que não tiveram colaboradores.
Considere como incluir saldos da folha de pagamento. As integrações do CCB só podem acessar os valores de contribuição reais do Workday Payroll. Se você usa um provedor terceirizado de folha de pagamento, as integrações de benefícios enviam valores estimados com base na definição do plano de benefícios.
Relações e interações
A inscrição em benefícios interage com a folha de pagamento para deduções e créditos relacionados ao plano.
Estes tipos de dados do colaborador orientam as regras de elegibilidade para planos de benefícios:
- Status isento
- FTE
- Perfis de cargos
- Níveis de gestão
- Tipo de taxa de pagamento
- Horas semanais programadas
Os dados de remuneração podem afetar planos de benefícios, como o seguro.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.