Creare premi

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Creare premi

Crea gli elementi di supporto per il tuo premio. VedereProcedura: Configura i premi .

Configurare il processo aziendale e la politica di sicurezza relativi agli eventi di assegnazione dei premi
nell'area funzionale Gestione delle sovvenzioni.

I premi sono contratti in cui si specificano le regole commerciali, i termini e le condizioni che regolano gli accordi di assegnazione dei premi con gli sponsor. Workday utilizza le informazioni relative ai premi assegnati per determinare come calcolare i costi dei premi, distribuire i crediti assegnati e riconoscere i ricavi. I premi possono includere:

Importi autorizzati e intervalli di date di decorrenza su una o più linee di premio.

Impegno costante e condizioni particolari.

Configurazioni per il calcolo dei costi relativi agli impianti e all'amministrazione.

Informazioni sugli sponsor diretti e indiretti.

Distribuzione dei crediti formativi a più dipartimenti.

Attività da completare per mantenere i propri riconoscimenti.

Quando si crea un premio, Workday lo inoltra per l'approvazione tramite il processo aziendale "Evento premio"
. Quando il contratto collettivo cambia, è possibile aggiornarlo in uno dei seguenti modi:

Modificare il premio e conservare una versione del premio originale. VedereModifica premi .

Correzione del premio e sostituzione della versione originale dello stesso. VederePremi corretti .

Accedere all'attività

Crea premio

Durante la compilazione della scheda

Panoramica

, si prega di considerare quanto segue:

Opzione	Descrizione
Organizzazioni per il premio	Seleziona i tag di lavoro dell'organizzazione associati a questo premio. Gli utenti con ruoli in questi tag di lavoro hanno accesso in visualizzazione e possono segnalare il premio, anche se non hanno ruoli all'interno dell'azienda.
Titolare del contratto di assegnazione	Workday compila questo campo con i dati della persona che crea l'aggiudicazione e aggiunge il suo nome al gruppo di sicurezza "Titolare del contratto di aggiudicazione" . È possibile specificare questo gruppo di sicurezza nei processi aziendali quando è necessario instradare le revisioni e le approvazioni a un singolo dipendente responsabile dell'intera assegnazione. Non è possibile assegnare il ruolo di Responsabile del contratto di aggiudicazione al di fuori di questa attività.
Sponsor principale	L'organizzazione che stabilisce i termini e le condizioni per il tuo premio. Esempio: l'Università A riceve un finanziamento dalla National Science Foundation e, a sua volta, concede un sub-finanziamento all'Università B. L'Università B può indicare l'Università A come sponsor e ente erogatore del finanziamento , e la National Science Foundation come sponsor principale .
Fattura allo sponsor	L'organizzazione che finanzia il premio. Esempio: Hai ricevuto il premio dai National Institutes of Health (NIH) e il pagamento del premio dal Department of Health and Human Services (DHHS). È possibile impostare lo sponsor su NIH e lo sponsor di fatturazione su DHHS.
Tipo di pagamento	Per utilizzare una lettera di credito, seleziona il tipo di pagamento corrispondente al tipo di pagamento indicato sulla lettera di credito che desideri utilizzare.
Lettera di credito	Seleziona la lettera di credito che contiene le stesse informazioni: Lo sponsor sarà indicato come sponsor responsabile della fatturazione del premio. Tipo di pagamento come tipo di pagamento sul premio.
Restrizione di spesa predefinita	Seleziona le restrizioni di spesa predefinite che desideri utilizzare per compilare tutte le righe dei premi. Seleziona le restrizioni di spesa che sono limitate dalla categoria di spesa o dalla classe di oggetto. È possibile applicare restrizioni di spesa per gruppo di componenti retributive solo ai progetti con più fonti di finanziamento, non alle sovvenzioni. È possibile ignorare queste restrizioni di spesa impostando il campo "Restrizione di spesa" sulle singole righe del premio. Workday fa riferimento solo alle restrizioni di spesa sulle righe del premio, non all'impostazione predefinita di restrizione di spesa nell'intestazione del premio, durante la convalida di una spesa.
Sequenza di fatturazione premio attiva	Seleziona questa casella di controllo per aggiungere un numero di sequenza di fatturazione alla fattura dello sponsor. È possibile utilizzare la sequenza di fatturazione dei premi come etichetta personalizzabile per le fatture.
Formato/sintassi del numero di sequenza di fatturazione del premio	Inserisci una sequenza di fatturazione per il premio per identificare il premio o lo sponsor. La sequenza di fatturazione del premio può includere una stringa di testo seguita da sequenze di date o numeri progressivi. Racchiudete i modelli tra parentesi quadre. Esempio: Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] crea una sequenza di fatturazione dei premi che consiste in: Una stringa di testo che identifica lo sponsor, la Fondazione Gates. La sequenza numerica della fattura, incrementata a partire dal numero di sequenza di fatturazione del premio corrente . La data in cui generi la fattura, secondo i modelli da te specificati. Questa opzione viene visualizzata quando si seleziona la casella di controllo Sequenza di fatturazione premi attiva .
Numero di sequenza di fatturazione del premio corrente utilizzato	Inserisci un numero qualsiasi con cui desideri iniziare la sequenza. È inoltre possibile inserire un numero che sia la continuazione di una sequenza esistente generata da un altro generatore di ID. Workday incrementa questo numero per ogni fattura emessa per questo premio. Questa opzione viene visualizzata quando si seleziona la casella di controllo Sequenza di fatturazione premi attiva .
Regola per la generazione della sequenza di fatturazione dei premi	Crea o seleziona una regola di sequenza di fatturazione per i premi per configurare la sequenza di emissione delle fatture. Questa opzione viene visualizzata quando si seleziona la casella di controllo Sequenza di fatturazione premi attiva .
Valuta premio	Seleziona una valuta accettata dallo sponsor della fattura. Workday inserisce in questo campo la valuta predefinita del beneficiario della fattura.
Premio di importo zero	È possibile creare un premio di importo zero per registrare le attività prima che il premio riceva i finanziamenti. Quando si seleziona questa casella di controllo, Workday sovrascrive i campi relativi ai finanziamenti sponsorizzati impostandoli a zero. Quando i fondi saranno disponibili, potrai modificare l'assegnazione deselezionando la casella "Importo assegnato pari a zero" e inserendo i dettagli relativi al finanziamento. Quando si creano voci di spesa per un premio di importo pari a zero, Workday non genera fatture ai clienti per le voci di spesa rimborsabili.
Quota di costo totale	Inserisci l'importo che la tua azienda intende contribuire ai costi del premio.
Quota di partecipazione ai costi richiesta dallo sponsor	Seleziona questa casella se lo sponsor richiede che la tua azienda versi una parte dell'importo totale del premio.
Importo autorizzato	Inserisci l'importo che lo sponsor ha approvato per questo premio. Tale importo deve corrispondere alla somma di tutti gli importi delle linee di premio nella scheda Linee di premio .
Sovrascrittura del limite di fatturazione	Inserisci un limite di fatturazione per superare l'importo autorizzato di un premio esistente. Esempio: converti un vecchio premio per il quale hai utilizzato 400 USD dei 1.000 USD approvati. Imposta il limite di fatturazione a 600 USD per evitare di spendere un importo totale superiore a quello autorizzato .
Programma dei premi	Seleziona o crea un piano di assegnazione con un intervallo di contabilizzazione che corrisponda ai requisiti di rendicontazione del tuo premio.

Quando si utilizza la condivisione dei costi con la fatturazione a rimborso dei costi e il totale della transazione supera l'importo autorizzato o la deroga al limite di fatturazione, Workday:

Crea una fattura per l'importo di override.

Suddivide i costi diretti e i costi indiretti o amministrativi (F&A) in modo proporzionale, preservando il tasso di costo F&A per transazione.

Quando si aumenta l'importo autorizzato o si deroga al limite di fatturazione, la parte rimanente della fattura viene trasferita al successivo ciclo di fatturazione rimborsabile.

Nella scheda

Righe premio

, aggiungi una riga. Mentre completi la riga, considera:

Opzione	Descrizione
Riga di copia	Fai clic per Workday per aggiungere una nuova riga di premio, compilando le informazioni della riga di premio selezionata e lasciando vuoto il campo relativo alla sovvenzione. Dalla nuova linea di premi, puoi scegliere tra le seguenti opzioni: Aggiungi una sovvenzione esistente. Crea una nuova sovvenzione solo se disponi delle autorizzazioni necessarie.
Copia riga e concessione copia	Fai clic per Workday per copiare le informazioni sulla sovvenzione insieme alla riga di assegnazione. Workday crea una bozza di richiesta di sovvenzione, inserendo le informazioni provenienti da: Concedi l'autorizzazione sulla riga selezionata quando copi una riga con un'autorizzazione salvata. Concessione originale salvata, quando si copia una riga da una bozza di concessione. Workday aggiunge anche un pulsante "Modifica bozza di sovvenzione" sotto la finestra di dialogo "Sovvenzione" , che consente di rivedere e aggiornare le informazioni sulla sovvenzione copiate e non salvate. Workday salva la nuova richiesta di finanziamento quando invii le modifiche oppure puoi salvarle per consultarle in seguito. Questo pulsante viene visualizzato solo per gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per creare concessioni. Per impedire a tutti gli utenti di creare nuove sovvenzioni quando copiano le righe di assegnazione, è possibile nascondere questo pulsante selezionando l'opzione "Disabilita copia riga e copia sovvenzione" nelle configurazioni di gestione delle sovvenzioni. VedereConfigurare le configurazioni di gestione delle sovvenzioni .
Azienda	Quando aggiungi una riga relativa a un premio, Workday popola questo campo con il nome dell'azienda presente nell'intestazione del premio. Per i premi multiaziendali, selezionare la società affiliata a cui addebitare la riga del premio. È possibile selezionare tra le società affiliate disponibili che: Sono abilitati ad avviare transazioni interaziendali con la società capogruppo del premio. Per determinare se un'azienda può avviare transazioni interaziendali, accedere all'attività Visualizza profilo interaziendale dell'azienda capofila del contratto e verificare se l'azienda della riga del contratto ha l'opzione Avvia consentito impostata. VedereDefinire i profili interaziendali . Condividere una valuta comune con l'azienda che gestisce il premio. Utilizzare lo stesso account impostato come società di intestazione del premio.
Tipo di linea	Seleziona la modalità di fatturazione allo sponsor per la voce relativa al premio. Il tipo di riga selezionato determina i campi visualizzati nella riga del premio. Quando si modifica il tipo di riga dopo aver compilato gli altri campi, si potrebbero perdere le informazioni contenute nei campi non disponibili nel nuovo tipo di riga. La compagnia assicurativa che stipula il contratto determina le tipologie di linea disponibili tra cui è possibile scegliere. Per rendere disponibile una tipologia di linea per la selezione, aggiungila come tipologia di linea valida nelle configurazioni di gestione delle sovvenzioni dell'ente erogatore della linea di finanziamento. È possibile selezionare: Costo rimborsabile per fatturare agli sponsor le spese dirette e gli importi F&A sostenuti durante un periodo di fatturazione, oppure per utilizzare gli importi spesi da un pagamento anticipato. Importo fisso da fatturare agli sponsor per importi predeterminati, indipendentemente da quando si sostengono i costi del premio. Per ricevere pagamenti anticipati dal tuo sponsor da utilizzare man mano che sostieni i costi relativi al premio, Workday consiglia di selezionare il tipo di riga "Rimborso costi" anziché il tipo di riga " Prepagato" . Potrai quindi selezionare la tipologia di piano di fatturazione prepagato al momento della creazione del piano di fatturazione.
Primario	Selezionare 1 riga di premio come riga di premio principale.
Concessione	Per associare lo stesso finanziamento a più voci di assegnazione, le date sulle voci di assegnazione non possono sovrapporsi. Per addebitare una spesa alla riga del finanziamento, aggiungi la sovvenzione come etichetta di lavoro alla transazione di spesa o all'allocazione dei costi salariali.
Importo della riga	La somma di tutti gli importi delle singole voci deve corrispondere all'Importo Autorizzato visualizzato nella scheda Riepilogo .
Categoria di entrate	Seleziona la categoria di ricavo per registrare i pagamenti provenienti dal tuo sponsor.
Restrizione di spesa	Seleziona o crea le restrizioni di spesa che desideri applicare alle spese relative al finanziamento. Quando imposti "Restrizione di spesa predefinita" nell'intestazione del premio, Workday precompila automaticamente questo campo, ma puoi modificarlo per la riga del premio. Quando si selezionano più restrizioni di spesa, assicurarsi che tutte le restrizioni riguardino o costi consentiti o costi non consentiti, e non un mix di entrambi. Quando si seleziona una combinazione di restrizioni di spesa consentite e non consentite, Workday verifica solo le restrizioni di spesa consentite. VedereCreare limitazioni di spesa . Per ogni restrizione di spesa selezionata, crea una convalida personalizzata in ciascuna delle aree di spesa a cui desideri applicare la restrizione e utilizza il campo esterno " Spesa consentita per la fonte della sovvenzione" per rappresentare la categoria di spesa, il gruppo di componenti retributive o la classe di oggetti nella restrizione di spesa. VedereEsempio di procedura: implementare restrizioni di spesa sulle sovvenzioni . Per visualizzare le transazioni di spesa bloccate dalle restrizioni di spesa relative ai premi, accedere al report "Award Spend Restriction Audit Report" .
Ricavi differiti	Quando si seleziona "Importo fisso" dal prompt "Tipo di riga" , è possibile selezionare questa casella di controllo per contabilizzare i ricavi in base a un piano di riconoscimento dei ricavi da premio e registrare la contabilità nella regola di contabilizzazione del conto " Ricavi differiti ". Se non selezioni questa casella di controllo, Workday contabilizza i ricavi al completamento delle transazioni di spesa.
Accordo tariffario	Workday richiede un accordo tariffario per la fatturazione relativa alle linee di premi rimborsabili. Quando non si hanno requisiti F&A sulle linee di premi a rimborso dei costi, è possibile creare un accordo a tasso zero. L'accordo tariffario che selezioni determina il tipo di base e la classe di oggetto sulla riga del tuo premio. L'accordo tariffario prefiltra anche i tipi di tariffa di costo ammissibili nel campo Tipo di tariffa di costo .
Tipo di tariffa di costo	Per le linee di premi a rimborso dei costi, a importo fisso o prepagate, selezionare un tipo di tariffa di costo per applicare tariffe F&A diverse per le diverse sedi. È possibile aggiungere nuove tipologie di tariffe modificando il contratto tariffario F&A.
Eccezione	Per le linee di premio rimborsabili, a importo fisso o prepagate, selezionare un'eccezione F&A per: Sovrascrivi le tariffe F&A istituzionali nel tuo accordo sulle tariffe F&A. Rinunciare ai costi amministrativi e finanziari istituzionali per lo sponsor. Sovrascrivere o rinunciare alle aliquote F&A per le spese relative a specifiche categorie di oggetti. Se l'eccezione contiene un tipo di base diverso dal tipo di base presente nell'accordo tariffario F&A, assicurarsi che entrambi i tipi di base abbiano la stessa classe oggetto impostata.
Profilo di allocazione delle entrate	Seleziona un profilo per determinare come Workday distribuisce il recupero dei ricavi per le spese generali e amministrative o i costi indiretti tra le organizzazioni.
Limite di base	Seleziona o crea un limite di base che definisce l'importo massimo dei costi diretti che puoi utilizzare per calcolare i costi indiretti (F&A) su una linea di premi rimborsabili, a importo fisso o prepagati. Quando si utilizza lo stesso limite di base per più linee di finanziamento, tutte le linee di finanziamento condividono lo stesso fondo per quel limite di base. Esempio: si assegna lo stesso limite di base, BL_25K di 25.000 USD, a 2 linee di premio. È possibile calcolare i costi indiretti (F&A) sulla base dei primi 25.000 USD della spesa totale tra le due linee di premio. Se hai speso 15.000 USD per la prima voce di premio, puoi calcolare i costi indiretti (F&A) solo fino a un massimo di 10.000 USD della spesa totale per la seconda voce di premio. Per visualizzare la quota del limite di base utilizzata, la quota rimanente e se il limite di base è stato superato, è possibile accedere al Report di verifica del limite di base .
A partire dalla data Ad oggi	Quando si utilizza lo stesso finanziamento su più voci di assegnazione, assicurarsi che la data di inizio e la data di fine delle voci di assegnazione non si sovrappongano.
Etichette di lavoro	Seleziona uno o più tag di lavoro per determinare quali organizzazioni contabilizzano i ricavi per la linea di premi.
Limite salariale della linea di premi	Per applicare un limite salariale a un premio con Workday Financials and Grants Management, è necessario specificare il limite salariale nella riga del premio. Se devi creare un tetto salariale, vediCreare limiti salariali (USA) . Utilizzare il campo Override del limite salariale della linea di premio per selezionare un override con date di validità che coprano le date della linea di premio. Quando si specifica un limite salariale sia per la sovvenzione che per il premio, il limite salariale indicato nella voce relativa al premio ha la precedenza. Il limite salariale per la sovvenzione viene utilizzato solo quando si desidera applicare un limite salariale senza utilizzare Workday Financials and Grants Management. Quando le allocazioni dei costi salariali dei lavoratori contengono sottoallocazioni per stipendi superiori al limite massimo, assicurarsi che: Lo stesso tetto salariale è in vigore per l'intero periodo di validità del contratto. La riga del premio non contiene la data di inizio o la data di fine .

Per applicare i crediti premio a una linea premio rimborsabile, a importo fisso o prepagata, configurare la sezione

Crediti premio

(Facoltativo) Nella scheda

Allegati

, è possibile proteggere l'accesso agli allegati assegnandoli a categorie di allegati che a loro volta possono essere protette da gruppi di sicurezza segmentati.

I gruppi di sicurezza determinano anche l'accesso agli allegati durante il processo aziendale dell'evento di premiazione
.

(Facoltativo) Nella scheda

Condizioni speciali

, aggiungi commenti ai tipi di condizioni speciali per descrivere i termini richiesti dal tuo sponsor per finanziare il tuo progetto.

(Facoltativo) Nella scheda

Impegno profuso

, inserire i dettagli relativi alle persone che si sono impegnate a lavorare al progetto. Durante lo svolgimento del compito, tieni presente quanto segue:

Opzione	Descrizione
Mesi	Inserisci il numero totale di mesi all'anno che la persona si impegna a dedicare a questo progetto. Quando si inserisce un valore mensile, Workday popola il campo "Impegno annuale previsto" con la percentuale corrispondente.
Impegno annuale profuso	Inserisci la percentuale annua che la persona si impegna a dedicare al progetto premiato.

È possibile utilizzare l'impegno profuso per monitorare sia le attività sponsorizzate che quelle con costi condivisi.

I dati relativi all'impegno lavorativo sono utilizzati esclusivamente a scopo di reporting e non avranno alcun impatto sul pagamento degli stipendi, sull'allocazione dei costi o sugli obblighi contrattuali. Implementando la certificazione dell'impegno, è possibile accedere ai report forniti da Workday per confrontare l'impegno dichiarato con quello certificato. VedereRiferimenti: Report impegno impegno .

(Facoltativo) Nella scheda

Piano

, assicurarsi di compilare le opzioni di verifica del budget prima di inviare la richiesta di finanziamento per l'approvazione. Vedere Passaggi: Impostare i controlli di budget per i premi

Per inviare il piano per l'approvazione al momento della presentazione della domanda di premio, configura il processo aziendale Evento di premio
aggiungendo il passaggio Hub di budget del premio
.

(Facoltativo) Per allocare percentuali dei costi e degli extra del premio a specifici tag di lavoro per premi rimborsabili, a importo fisso o prepagati, accedere alla scheda

Crediti premio

. Durante lo svolgimento del compito, tieni presente quanto segue:

Opzione	Descrizione
Definizione di credito premio	Seleziona una definizione di credito premio che contenga i tag di lavoro a cui desideri assegnare i crediti premio. Quando si seleziona una definizione di credito premio che consente la rendicontazione multi-organizzazione, i dipendenti di più organizzazioni possono rendicontare il premio.
Etichetta di lavoro per il credito premio	Seleziona uno dei tag di lavoro nella Definizione del credito di assegnazione . Quando si aggiunge un tag di lavoro a una riga di credito di un premio, i ruoli con accesso di sicurezza al tag di lavoro possono generare report sul premio.
Percentuale di assegnazione del credito premio	Assegna il credito al tag di lavoro selezionato. Esempio: gli istituti possono ripartire i crediti derivanti dai premi tra i centri di costo per orientare le decisioni relative alla riallocazione delle spese generali e amministrative o all'assegnazione degli sforamenti di budget. Workday richiede che i crediti premio assegnati per tutti i tag di lavoro in una riga di premio sommino al 100% per ogni definizione di credito premio .

Workday avvia il processo aziendale relativo all'evento di assegnazione dei premi
e inoltra la richiesta di assegnazione per la revisione e l'approvazione.

Creare un piano di fatturazione per il premio. È inoltre possibile integrare la creazione del piano di fatturazione dei premi nel processo aziendale dell'evento di premiazione
, dopo la fase di completamento.

Considerazioni sulla configurazione: Premi

Considerazioni sulla configurazione: Gestione delle sovvenzioni

Concetto: Premi

Procedura: Gestire i premi

Configurare le configurazioni di gestione delle sovvenzioni

Procedura: Gestire le strutture e i costi di amministrazione

Procedura: Gestire la fatturazione dei premi e i pagamenti degli sponsor

Riferimenti: Report sulle assegnazioni

2022R2 WhatNovità Post: Award Sponsor Change

Livello successivo: assegnazione crediti

2022R1 WhatNovità Post: Gestione sovvenzioni Configurations for Grants Line Types

Esempio: Creare premi con righe rimborsabili per costi

Esempio: Impostare le verifiche budget assegnazione per worktag specifici

Esempio: implementare convalide personalizzate nelle assegnazioni

Esempio: Inoltrare le correzioni assegnazione