Passaggi: Impostare i controlli di budget per i premi

Aggiungi "Verifica budget"
come azione
ai processi aziendali finanziari di cui desideri verificare il budget. Esempio: per verificare il budget delle registrazioni contabili addebitate alle sovvenzioni, aggiungere il passaggio Verifica budget
al processo aziendale Evento di registrazione contabile
.

Creare una struttura di piano per la tipologia di piano di assegnazione premi
.

Creare e approvare un premio.

Sicurezza: Configurazione: Dominio Gestione sovvenzioni
nell'area funzionale Gestione sovvenzioni.

È possibile creare un piano di budget per un progetto al fine di limitare la spesa relativa al progetto per specifiche attività e in specifici conti contabili o riepiloghi. Per abilitare i controlli di budget su un finanziamento, è necessario:

Crea un modello di piano e pianifica il premio in modo da associare la struttura del piano al premio stesso.

Modifica le opzioni di verifica del budget nel piano per specificare se desideri che la verifica del budget fallisca o che ti venga semplicemente inviato un avviso in caso di superamento del budget, i periodi fiscali per la verifica del budget e se gli importi del budget debbano accumularsi dai periodi precedenti.

Gestisci il budget creando righe di pianificazione con tag di lavoro e conti contabili/riepiloghi per il controllo del budget.

Presentare il budget.

È possibile accedere all'attività

"Crea modello di budget"

dalla scheda

"Pianificazione"

del progetto. Considerare:

Struttura del piano	Selezionare una struttura di piano per la tipologia di piano di assegnazione .
Piano	Seleziona il premio per il quale stai creando l'assegno di budget. È possibile associare un solo piano a un premio. Workday crea un piano per il modello di piano e lo denomina con il nome del premio.
Tipo di voce predefinito	Premio

Accedere all'attività

Modifica opzioni di verifica del budget

nella scheda

Piano

di assegnazione. Considerare:

Struttura del piano	Seleziona la stessa struttura di piano con cui hai creato il modello di piano.
Nome del piano	Seleziona il piano dal modello di piano. (Suggerimento: questo è lo stesso nome del premio.)
Primario	Viene visualizzato solo quando si crea un set di opzioni di controllo del budget utilizzando l'attività Crea set di opzioni di controllo del budget . Selezionare questa casella di controllo per impostare le opzioni di verifica del budget come impostazioni predefinite per i piani nella struttura del piano. Quando selezioni questa casella di controllo, Workday utilizza le impostazioni di questo set di opzioni di controllo del budget per precompilare il prompt Modifica opzioni di controllo del budget nei piani di premio per la struttura del piano. È possibile selezionare una sola opzione di controllo del budget da impostare come primaria .
Abilita il controllo del budget	Selezionare questa opzione per abilitare il controllo del budget per le transazioni finanziarie laddove il processo aziendale includa "Verifica budget" come fase di azione .
Includi righe riservate per il giornale	Selezionare questa opzione per includere i registri contabili riservati nel calcolo del saldo disponibile. Esempio: hai 2 transazioni relative a premi che incidono sullo stesso budget. Selezionando questa casella, si invia la prima transazione relativa al premio. Non appena la prima transazione supera il controllo di budget, Workday: Imposta immediatamente le riviste in stato di Riservato . Nel calcolo del saldo di bilancio per la seconda transazione, tiene conto dell'importo presente nei registri contabili riservati. È comunque possibile includere le registrazioni contabili riservate nella contabilità degli impegni anche se non si seleziona la casella di controllo "Abilita controllo budget" .
Consentire il passaggio delle transazioni di credito	Consentire che le transazioni con carta di credito vengano elaborate senza ulteriori verifiche. Esempio: con questa opzione selezionata, Workday non verifica il budget durante l'elaborazione di un rimborso.
Opzione di verifica del budget	Selezionare il livello di severità con cui controllare il budget durante la verifica del budget sulle transazioni relative ai premi: Controllo : Selezionare questa opzione per impedire che la transazione venga eseguita finché non viene apportata una modifica alla transazione o al budget che consenta alla transazione di superare il controllo di budget. Avviso : Selezionare questa opzione per continuare con la transazione senza intraprendere azioni correttive per risolvere l'eccezione. Quando i fondi disponibili per una transazione associata a una sovvenzione sono insufficienti, entrambe le opzioni avvisano chi ha creato la transazione.
Periodi di controllo cumulativi	Selezionare l'opzione per accumulare l'importo da tutti i periodi di controllo fino alla data di budget o alla data contabile. I fondi di bilancio non spesi dei periodi precedenti vengono riportati al periodo successivo e sono disponibili per l'utilizzo. Chiaro per verificare la transazione rispetto all'importo per il periodo di controllo in cui ricade la data di budget o la data contabile della transazione. Esempio: quando una transazione creata a metà anno è soggetta a un budget, Workday verifica la transazione rispetto all'importo del budget cumulativo nei primi 6 mesi.
Tipologie di conti contabili per il controllo del budget	Selezionare i tipi di conto da includere nel controllo di bilancio. Esempio: per la verifica del budget puoi includere solo i tuoi obblighi ed escludere i tuoi impegni. Con questa configurazione, Workday include: Obblighi e spese effettive in background quando si seleziona il registro degli impegni. Spese effettive visualizzate in background quando si seleziona il registro dei debiti.
Consenti l'override del controllo del budget	Seleziona questa opzione per consentire ai revisori del controllo di budget di approvare le eccezioni al controllo di budget quando imposti l'opzione di controllo di budget su Controllo . Quando un revisore approva una deroga, Workday visualizza lo stato "Deroga concessa" accanto allo stato del controllo del budget nella transazione per tutti i revisori successivi. Quando il revisore approva la deroga, la transazione passa alla fase successiva del processo aziendale principale.

È possibile accedere all'attività

"Gestisci budget"

dalla scheda

"Pianificazione"

del progetto.

Seleziona i periodi fiscali e gli altri campi per la verifica del budget. Fai clic su

per continuare. Aggiungi una riga di pianificazione per ogni combinazione di conto contabile/riepilogo e tag di lavoro per cui desideri effettuare il controllo del budget, specificando l'importo preventivato per ogni esercizio finanziario. Considerare:

Conto/Riepilogo contabile	Seleziona i conti contabili o i riepiloghi delle transazioni di spesa che desideri sottoporre a verifica del budget. Workday verifica nei conti/riepiloghi contabili la presenza di transazioni contenenti i tag di lavoro selezionati nella colonna Tag di lavoro .
Etichette di lavoro	Seleziona i tag di lavoro sulle transazioni che desideri sottoporre a verifica di budget.

Accedere all'attività

Invia budget

Quando le transazioni di spesa con i criteri elencati nelle righe del piano contengono importi che superano gli importi stanziati per i rispettivi periodi di bilancio, si verificano eccezioni di controllo del budget. È possibile accedere al report

Eccezioni controllo budget

per visualizzare maggiori dettagli sulle eccezioni.

Le transazioni che non contengono i tag di lavoro o che non sono presenti nel conto contabile/riepilogo elencato nelle righe del piano non sono soggette a controlli di budget.

Per verificare le transazioni di spesa rispetto alle singole voci del piano e al budget totale di una sovvenzione, creare una struttura di piano virtuale genitore-figlio per il finanziamento. VedereEsempio: Impostare i controlli di budget per l'assegnazione della sovvenzione totale .

Considerazioni sulla configurazione: Verifica del budget

Creare premi

Esempio: Impostare le verifiche budget assegnazione per worktag specifici