Considerazioni sulla configurazione: Gestione delle sovvenzioni

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo di Workday Grants Management. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inserisce nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

Workday Grants Management fornisce una piattaforma completa che consente di configurare e gestire i diversi componenti di un'assegnazione, tra cui:

Fatturazione assegnazione

Assegnare i contratti

Proposte di assegnazione

Certificazione impegno

Strutture e costi amministrativi (F&A) o costi indiretti.

Riconoscimento dei ricavi

Informazioni sullo sponsor

Vantaggi per l'azienda

Calcolare i costi F&A associati alle spese di assegnazione.

Certificare gli sforzi dei dipendenti con i dati in tempo reale di Workday Payroll e HCM.

Contribuire a garantire la conformità ai contratti di assegnazione.

Utilizzare i dati di Workday Financials e di altre origini di spesa per ottenere conti accurati della spesa rispetto ai limiti di assegnazione.

Casi d'uso

Fatturare agli sponsor i costi diretti e indiretti dei premi.

Imporre limiti di fatturazione, massimali stipendi e limitazioni di spesa ai premi.

Mappare le categorie di spesa interne alle categorie di spesa sponsorizzate.

Sostituisci o rinuncia alle tariffe di costo F&A quando si rinegoziano le tariffe di F&A con gli sponsor.

Notifica di attività e report esterni al sistema che è necessario completare per gestire i premi.

Preparare report di certificazione dell'impegno per gli sponsor del governo degli Stati Uniti.

Monitorare le sovvenzioni multiple, le date delle righe di assegnazione e i destinatari secondari nelle assegnazioni.

Domande e considerazioni

Domanda	Considerazione
Il finanziamento per il premio è sponsorizzato o con condivisione dei costi?	È possibile creare un tipo di fondo per indicare se un fondo: È finanziata dallo sponsor o con condivisione dei costi. Presenta limitazioni di spesa. In Workday è possibile creare contratti di assegnazione con fondi sponsorizzati o con condivisione dei costi, ma è possibile fatturare agli sponsor solo i premi con fondi sponsorizzati.
Come si desidera calcolare i costi F&A o indiretti per la spesa per assegnazione?	Il sistema calcola automaticamente i costi delle F&A per ogni spesa in base ai dettagli F&A configurati nelle righe di assegnazione costi rimborsabili e importo fisso.
Gli sponsor definiscono le categorie di costo in modo diverso dall'organizzazione?	È possibile utilizzare la mappatura delle classi di oggetti per mappare le categorie di costo dell'organizzazione alle categorie di costo definite dagli sponsor. Il sistema utilizza le classi di oggetti per: Determinare le transazioni di spesa idonee per il calcolo e il rimborso dei costi F&A. Registrare e fatturare le spese di assegnazione in categorie di costo riconosciute dallo sponsor. Esempio: lo sponsor accetta di rimborsare le spese per i premi nella categoria di costo Attrezzature e forniture di laboratorio . L'azienda non utilizza la stessa categoria di costo, ma utilizza invece le attrezzature di laboratorio e le forniture di laboratorio per acquisire le stesse spese. Si crea una classe oggetto Lab Equipment & Supplies e si mappano le categorie di spesa Lab Equipment e Lab Supplies alla classe oggetto. Quando si acquistano attrezzature o forniture di laboratorio, il sistema allega alle transazioni di spesa il worktag della classe di oggetti Lab Equipment & Supplies , consentendo di fatturare e segnalare le spese allo sponsor.
È necessario certificare gli sforzi dei collaboratori?	Quando si ricevono sovvenzioni federali da sponsor del governo degli Stati Uniti, il sistema consente di generare report di certificazione dell'impegno per certificare l'impegno dei collaboratori. È possibile inoltrare i report di certificazione dell'impegno al reparto o ai manager delle sovvenzioni per la revisione e l'approvazione. Quando si desidera pianificare la determinazione dei costi e la ripartizione dei costi della gestione paghe prima di certificare l'impegno del collaboratore, è possibile visualizzare in anteprima i report di certificazione dell'impegno con la certificazione proforma dell'impegno.

Suggerimenti

Configurare i worktag correlati per la sovvenzione, il programma o il centro di costo.

Per monitorare e registrare i costi F&A separatamente dalle transazioni di spesa originali, configurare le regole di elaborazione dei costi di assegnazione in modo da sostituire le categorie di spesa F&A e le classi di oggetti.

Requisiti

Configurare l'azienda in modo da poter creare assegnazioni e impostare regole di elaborazione dei costi di assegnazione per l'azienda.

Per utilizzare la certificazione dell'impegno, configurare i dati dei collaboratori in HCM e assicurarsi che i dati siano aggiornati nella gestione paghe di Workday.

Limitazioni

Nessun impatto.

Configurazione del tenant

Creare un ID sequenza che il sistema possa utilizzare per assegnare un numero di sequenza a nuovi premi, proposte di premio, sovvenzioni e sponsor.

Utilizzare l'attività

Modifica configurazione tenant - Dati finanziari

per mappare gli ID sequenza come ID sequenza documento aziendale per contratti di assegnazione, proposte di assegnazione, sovvenzioni, sovvenzioni di proposte e sponsor.

Criteri di sicurezza

Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Grants Management:

Domini	Considerazioni
Gestione: assegnazione	Consente di configurare e gestire le assegnazioni e le gerarchie di sovvenzioni.
Processo: assegnazione	Consente di configurare e gestire gli allegati dei premi, la fatturazione e le attività di assegnazione.
Processo: Fatturazione	Consente di configurare e gestire la fatturazione delle assegnazioni, inclusi i piani di fatturazione e le fatture.
Impostare: Certificazione impegno	Consente di configurare e gestire i report di certificazione dell'impegno.
Set Up: Funds	Consente di configurare e gestire i fondi.
Set Up: Grants Management	Consente di configurare e gestire le assegnazioni, le configurazioni F&A e la mappatura delle classi di oggetti.
Impostazione: Sponsor	Consente di configurare e gestire gli sponsor.

Processi aziendali

Processi aziendali	Considerazioni
Evento di variazione assegnazione	Consente di: Aggiungere un sottoprocesso per creare una variazione budget dal budget di assegnazione. Inoltrare una variazione di assegnazione ai responsabili della valutazione.
Evento hub budget premio	Consente di inoltrare un piano di budget di assegnazione per la revisione. Può essere un sottoprocesso per il processo aziendale Evento di assegnazione .
Evento di correzione assegnazione	Consente di correggere un'assegnazione.
Evento di assegnazione	Consente di creare un'assegnazione e inoltrarla per l'approvazione. È anche possibile aggiungere sottoprocessi per creare: Piani fatturazione assegnazione Budget di assegnazione
Evento di proposta di assegnazione	Consente di inoltrare una proposta di assegnazione per la revisione e l'approvazione.
Evento attività di assegnazione	Consente di inoltrare un'attività di assegnazione per la revisione e l'approvazione.
Evento di certificazione impegno	Consente di inoltrare i report di certificazione dell'impegno a collaboratori e manager per la certificazione e la revisione amministrativa. È anche possibile aggiungere un sottoprocesso per creare rettifiche contabili di gestione paghe quando si apportano modifiche alle attività dei collaboratori durante il processo di certificazione.
Evento di prelievo lettera di credito	Consente di: Applicare automaticamente il pagamento per prelievi con lettera di credito. Generare il pagamento per il prelievo della lettera di credito. Inoltrare il prelievo della lettera di credito per la revisione e l'approvazione.
Evento di rielaborazione costi assegnazione	Consente di inoltrare i costi di assegnazione ricalcolati per l'approvazione.

Report

Report o dashboard	Considerazioni
Discovery Board	Fornisce un'analisi visiva dei premi, delle spese relative ai premi o della certificazione dell'impegno. È possibile utilizzare le seguenti origini dati report nel discovery board: Righe assegnazione Assegnazioni Assegnazione attività Righe transazione rimborsabili costi Righe certificazione impegno Certificazioni impegno
Area di lavoro certificazione impegno	Consente di visualizzare e gestire tutti i report di certificazione impegno a cui si ha accesso.
Report Ricerca premi	Consente di visualizzare le informazioni sull'assegnazione per azienda e decorrenza. È possibile eseguire una ricerca in base a criteri nelle righe restituite.
Dashboard Mie premi	Un'area di lavoro predefinita di Workday che è possibile configurare con worklet per generare report sulle assegnazioni nell'organizzazione.

Integrazioni

Servizi Web	Considerazioni
Correggere il premio	Aggiorna un premio senza salvare la versione precedente.
Ottieni premi	Recupera le versioni più recenti dei premi.
Recupero fondi Mettere il fondo	Recupera, crea o aggiorna i fondi.
Ottieni sovvenzioni Put Grant	Recupera, crea o aggiorna le assegnazioni.
Ottenere sponsor Inserisci sponsor	Recupera, crea o aggiorna le informazioni sugli sponsor.
Inoltra premio	Crea un nuovo premio.
Inoltra variazione premio	Aggiorna un premio e conserva una copia della versione precedente.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Banking & Settlement	È possibile fatturare le spese di assegnazione solo nelle seguenti aree di spesa dopo aver regolato le transazioni: Note spese Gestione paghe Conti fornitori
Budget	È possibile pianificare i budget delle assegnazioni e delle proposte di assegnazione con Workday Budgets.
Conti clienti	È possibile gestire i crediti verso sponsor utilizzando gli Account cliente.
Contabilità generale	Le registrazioni per i costi F&A e il riconoscimento dei ricavi vengono contabilizzate nei conti CoGe configurati nella regola di registrazione contabile.
HCM Core	Configurare i dati dei dipendenti in HCM prima di certificare gli sforzi dei dipendenti.
Gestione paghe	Durante la certificazione dell'impegno, il sistema utilizza le registrazioni della gestione paghe per certificare che le retribuzioni dei collaboratori corrispondano all'impegno impegnato. Quando un responsabile valutazione apporta una modifica a una certificazione impegno, è possibile avviare una rettifica contabile della gestione paghe per riflettere la modifica.
Spese Magazzino Approvvigionamento Conti fornitori	È possibile associare ai premi le spese di queste e di altre aree funzionali all'interno del sistema e fatturarle agli sponsor.
Gestione finanziaria studenti	È possibile addebitare il sostegno finanziario degli studenti ai premi per il rimborso. Esempio: uno studente riceve un aiuto finanziario da una borsa di studio della National Science Foundation tramite l'organizzazione. È possibile addebitare la borsa di studio al premio sponsorizzato dalla National Science Foundation.
Tempo	È possibile certificare uno sforzo in base alle ore di lavoro.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit sono disponibili nella Workday Community.

Considerazioni sulla configurazione: Premi

Considerazioni sulla configurazione: Elaborazione dei costi di assegnazione

Considerazioni sulla configurazione: Strutture e costi di amministrazione

Considerazioni sulla configurazione: Mappatura delle classi di oggetti

Creare definizioni ID e generatori di sequenze