Considerazioni sulla configurazione: Premi
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle assegnazioni. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Le assegnazioni consentono di registrare i dettagli dei contratti di assegnazione in modo da poter addebitare, fatturare e riscuotere i ricavi della sovvenzione. I premi contengono una o più righe di assegnazione che identificano un'origine di finanziamento e i parametri per il calcolo dei ricavi.
Vantaggi per l'azienda
È possibile semplificare il processo di assegnazione e aumentare l'efficienza:
- Associare le spese di assegnazione al fondo, alla sovvenzione e allo sponsor.
- Calcolare i costi di struttura e amministrazione (F&A) o i costi indiretti sulla spesa per assegnazione utilizzando le tariffe di costo del contratto di assegnazione.
- Catturare tutti i dettagli che supportano un premio in un'unica posizione, inclusi allegati, piani di budget, impegno dei dipendenti e condizioni speciali.
- Riconoscimento dei ricavi per le spese di assegnazione.
- Agli sponsor della fatturazione i costi di assegnazione diretti e indiretti
- Monitoraggio delle attività di gestione delle assegnazioni
Casi d'uso
- Fatturare agli sponsor le spese dirette rimborsabili e i costi di F&A sostenuti durante un ciclo di fatturazione.
- Calcolare e riconoscere i ricavi per i costi F&A sulla spesa per assegnazione quando si completa una transazione di spesa rimborsabile.
- Distribuire crediti premio e ricavi a più reparti.
- Applicare limitazioni di spesa, limiti di fatturazione o limiti di stipendio ai premi.
- Rinunciare a una parte o a tutti i costi F&A dello sponsor e suddividere i costi tra i reparti.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
Come si desidera fatturare lo sponsor? | È possibile fatturare allo sponsor i seguenti tipi di righe di assegnazione:
È possibile creare piani di fatturazione che fatturano a rate o transazioni. È anche possibile controllare la fatturazione con le milestone di fatturazione. Un piano di fatturazione ibrido consente di fatturare agli sponsor gli importi dei pagamenti anticipati, quindi utilizzare il pagamento anticipato nel tempo con spese rimborsabili. Il sistema visualizza il saldo residuo per il progetto nel piano di fatturazione. |
In che modo si garantisce la supervisione dei contratti di assegnazione? | È possibile configurare processi aziendali per inoltrare i contratti di assegnazione per la revisione e l'approvazione quando:
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In che modo vengono addebitate all'assegnazione o alla sovvenzione le spese relative alla gestione paghe e ad altre spese? | È possibile addebitare a una sovvenzione una gestione paghe o una spesa correlata all'assegnazione aggiungendo il worktag sovvenzione alla ripartizione dei costi della gestione paghe o alla transazione di spesa. Il sistema determina quindi a quale riga di assegnazione addebitare la spesa in base al worktag di sovvenzione e alla data budget nella riga di spesa e ad altre configurazioni come le date delle righe di assegnazione e la mappatura delle classi di oggetti. Per essere idonea al calcolo F&A e al rimborso dei ricavi, la sovvenzione deve provenire da un fondo sponsorizzato.
È possibile associare altri worktag alle spese di assegnazione aggiungendo i worktag come worktag correlati nella sovvenzione. Quando si aggiunge la sovvenzione a una transazione di spesa, la spesa viene automaticamente contrassegnata con i worktag correlati. Esempio: per associare sempre una sovvenzione a un fondo e a un centro di costo specifici, aggiungere il fondo e il centro di costo come worktag correlati nella sovvenzione. |
Come si recuperano i costi F&A o indiretti dallo sponsor del premio? | È possibile configurare la tariffa F&A per il premio. Quando si effettua o si paga una spesa di assegnazione idonea, il sistema calcola automaticamente i costi di F&A e il riconoscimento dei ricavi associati alla spesa. È quindi possibile fatturare contemporaneamente allo sponsor i costi diretti e indiretti. |
Quando si desidera riconoscere i ricavi per l'assegnazione? | È possibile riconoscere i ricavi:
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Si desidera applicare aliquote di costo spese e spese diverse in base alle categorie di spesa delle spese? | È possibile creare eccezioni F&A per applicare aliquote F&A diverse a classi di oggetti diverse. La stessa tariffa F&A si applica a tutte le categorie di spesa nella stessa classe di oggetti. Per applicare un tasso F&A diverso dal tasso principale, è possibile:
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Come si tiene traccia delle modifiche al contratto di assegnazione o alle tariffe dei costi indiretti? | Esistono due modi per aggiornare un premio:
È sempre possibile accedere alle versioni storiche di un premio. |
Quali attività o report al di fuori di Workday è necessario completare per gestire il premio? | È possibile creare elenchi di attività di assegnazione per monitorare le attività cardine che è necessario completare prima di fatturare o chiudere un'assegnazione. È possibile utilizzare i modelli per creare rapidamente elenchi di attività per i premi che condividono lo stesso sponsor, codice scopo o tipo di premio.
È possibile impostare una notifica per avvisare gli assegnatari delle attività milestone quando le loro attività sono quasi scadute o scadute. Quando si identifica un'attività di assegnazione come milestone di fatturazione, il sistema garantisce che le rate di fatturazione non siano fatturabili fino al completamento dell'attività. |
Si desidera distribuire i crediti a più di un'organizzazione all'interno di un premio o consentire ai collaboratori di più organizzazioni di creare report sul premio? | È possibile utilizzare i crediti premio per distribuire i crediti premio a più reparti.
Quando si abilitano i report multiorganizzazione sui crediti premio, tutti i collaboratori delle organizzazioni con una ripartizione dei crediti possono creare report sul premio. |
È necessario annullare il popolamento di determinati campi dei contratti di assegnazione o impostarli su valori specifici? | È possibile creare convalide personalizzate nel contratto di assegnazione o nella modifica dell'assegnazione per far sì che i campi specifici delle assegnazioni siano sempre:
È possibile creare convalide personalizzate per qualsiasi campo nell'intestazione del premio, nella riga del premio e nei ruoli del premio. Esempio: è possibile creare una convalida personalizzata per garantire che:
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Suggerimenti
- Per ricevere i pagamenti anticipati dallo sponsor e detrarre gli importi spesi dal saldo del pagamento anticipato, utilizzare una riga di assegnazione con rimborso spese con piano di fatturazione prepagato anziché una riga di assegnazione prepagata.
- Utilizzare le attività di assegnazione per ricevere notifiche sulle attività concluse o sui requisiti di report con scadenze prossime.
Requisiti
- Impostare i worktag necessari per la contabilità finanziaria.
- Per calcolare e fatturare i ricavi del premio allo sponsor, utilizzare un fondo finanziato dallo sponsor per il premio.
- Per gestire i budget di assegnazione, creare una struttura piano.
- Per le righe di assegnazione dei costi rimborsabili e di assegnazione con importo fisso, creare la mappatura delle classi di oggetti per mappare le categorie di spesa interna alle categorie di costo degli sponsor. Per riportare il budget in base agli importi effettivi nella fattura dello sponsor, includere la classe oggetto come dimensione nella struttura del piano per l'assegnazione.
Limitazioni
Un'assegnazione può contenere fino a 200 righe di assegnazione. Per supportare più di 200 righe di assegnazione, creare più assegnazioni.
È possibile creare premi finanziati dagli sponsor o con condivisione dei costi, ma il sistema calcola solo i costi dei premi e riconosce i ricavi per i premi finanziati dagli sponsor.
Configurazione del tenant
Creare ID sequenza da assegnare a nuove assegnazioni.
Accedere all'attività
Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
per mappare il nuovo ID sequenza al generatore di ID per assegnazione
.Criteri di sicurezza
Configurare i seguenti domini nell'area funzionale Grants Management:
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Processo: assegnazione
| Consente di accedere ad attività e report relativi alla creazione, gestione e visualizzazione dei premi. |
Report: premio
| Consente di generare report sull'assegnazione:
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Set Up: Grants Management
| Consente di configurare i dettagli di supporto delle assegnazioni, tra cui sovvenzioni, configurazioni di F&A, fatturazione dei premi, elenchi di attività di assegnazione e insiemi di classi di oggetti. |
Per creare o modificare i piani di fatturazione di un'assegnazione, configurare il dominio
Process: Billing
nell'area funzionale Customer Contracts o Project Billing.Processi aziendali
Processo aziendale | Considerazioni |
|---|---|
Evento di assegnazione
| Inoltra un nuovo contratto di assegnazione per la revisione e l'approvazione. È possibile aggiungere i seguenti step di azione come sottoprocessi:
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Evento di variazione assegnazione
| Inoltra una variazione di assegnazione per la revisione e l'approvazione. È possibile aggiungere un sottoprocesso per creare una variazione del budget di assegnazione. |
Evento di pianificazione fatturazione assegnazione
| Inoltra un premio appena creato alla persona responsabile della creazione del piano di fatturazione per il premio. |
Evento di proposta di assegnazione
| Inoltra una proposta di assegnazione per la revisione e l'approvazione. |
Evento attività di assegnazione
| Inoltra un'attività di assegnazione per la revisione e l'approvazione quando l'assegnatario dell'attività contrassegna le attività di assegnazione come completate nel sistema. |
Evento di rielaborazione costi assegnazione
| Inoltra il ricalcolo dei costi di assegnazione per l'approvazione quando si rielaborano i costi di assegnazione modificati. |
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Crediti assegnazione per assegnazione
Crediti assegnazione per righe assegnazione | Consente di visualizzare i crediti dei premi o delle righe di assegnazione di un'azienda. |
Ricerca premio
| Consente di visualizzare le configurazioni per un'assegnazione specifica. |
Ricerca attività di assegnazione
| Consente di elencare e visualizzare tutte le attività di manutenzione dell'assegnazione. |
Ricerca premi
| Consente di elencare e visualizzare tutti i premi per una determinata azienda. |
Trovare i destinatari secondari
| Consente di visualizzare i destinatari secondari di un determinato premio. |
Visualizza fatture sponsor per assegnazione
| Consente di elencare e visualizzare le fatture cliente generate per un'assegnazione. |
Integrazioni
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Correggere il premio
| Correggere un premio senza salvare una versione del premio originale. |
Ottieni premi
Inoltra premio | Recuperare o creare contratti di assegnazione.
Il servizio Web Submit Award avvia il processo aziendale Evento di assegnazione . |
Recupero motivo variazione premio e correzione
Motivo variazione assegnazione e correzione assegnazione put | Recuperare, creare o aggiornare i motivi per le modifiche e le correzioni dell'assegnazione. È possibile inoltrare le variazioni di assegnazione per l'approvazione in base a questi motivi. |
Ottenere le definizioni dei crediti premio
Put definizione credito premio | Recuperare, creare o aggiornare le definizioni dei crediti premio. |
Ottenere gli stati del ciclo di vita dei premi
Stato ciclo di vita Put Award | Recuperare o impostare gli stati del ciclo di vita dell'assegnazione o della riga dell'assegnazione. È possibile creare convalide personalizzate in base agli stati del ciclo di vita dell'assegnazione. |
Get Billing Schedules
Submit Billing Schedule | Recuperare, creare o aggiornare il piano di fatturazione per un'assegnazione. |
Ottenere gli stati delle attività di assegnazione
Stato attività Put assegnazione | Recuperare o aggiornare lo stato di un'attività di gestione dell'assegnazione. |
Ottenere il catalogo dell'assistenza interna federale
Put Catalog of Federal Domestic Assistance | Recuperare, creare o aggiornare le informazioni dell'Elenco assistenza sui premi. |
Recupero destinatari secondari
Inserisci subdestinatario | Recuperare, creare o aggiornare i destinatari secondari di un premio. Un subdestinatario deve essere un fornitore dell'azienda associata all'assegnazione. |
Inoltra variazione premio
| Inoltrare una variazione di assegnazione e inoltrare la variazione per l'approvazione. Questo servizio Web avvia il processo aziendale Evento di variazione premio . |
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Servizi bancari e regolamenti | È possibile prelevare fondi per i pagamenti degli sponsor per regolare pagamenti e depositi elettronici. |
Budget e piani | Quando si crea un piano di assegnazione, è possibile verificare l'importo del finanziamento dell'assegnazione rispetto all'importo previsto per il piano.
Quando si gestisce un budget di assegnazione, il sistema verifica che gli importi di spesa rientrino nel budget prima di approvare le transazioni. |
Conti clienti | Si creano fatture sponsor per fatturare lo sponsor. |
Finance | È possibile addebitare importi di spesa al premio e fatturare allo sponsor le spese relative alle aree funzionali in Finance. Esempi: Conti spese, Scorte, Approvvigionamento e Conti fornitore. |
Contabilità generale | È possibile configurare la regola di registrazione contabile per specificare i conti CoGe in cui si desidera che il sistema registri le righe di registrazione per i costi di assegnazione calcolati e il riconoscimento dei ricavi.
Quando si configurano classi di oggetti per mappare le categorie di spesa interne alle categorie di costi degli sponsor, il sistema aggiunge i worktag delle classi di oggetti alle registrazioni automatiche e contabili. |
Gestione paghe | È possibile addebitare gli stipendi e le rettifiche contabili della gestione paghe alla sovvenzione del premio.
Quando si assegna un tetto salariale, il sistema applica worktag di determinazione dei costi della gestione paghe alternativi agli importi della gestione paghe che sono:
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Gestione finanziaria studenti | Quando il premio finanzia un aiuto finanziario per gli studenti, è possibile addebitare il contributo finanziario allo sponsor per il rimborso. |
Conti fornitori | I destinatari secondari del premio devono essere fornitori dell'azienda associata al premio. |
Tempo | È possibile monitorare il tempo che i dipendenti dedicano a un progetto per assicurarsi che rispettino l'impegno profuso per un'assegnazione. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.