Creare premi

Administrator Guide

Creare premi

Creare gli elementi di supporto per il premio. Consultare Passaggi: impostare i premi.

Configurare il processo aziendale Evento di assegnazione
e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Grants Management.

I premi sono contratti in cui si specificano le regole aziendali, i termini e le condizioni che regolano i contratti di assegnazione con gli sponsor. Il sistema utilizza le informazioni sulle assegnazioni per determinare come calcolare i costi delle assegnazioni, distribuire i crediti e riconoscere i ricavi. I premi possono includere:

Importi autorizzati e intervalli di decorrenza in una o più righe di assegnazione.

Impegno impegnato e condizioni speciali

Configurazioni per il calcolo delle strutture e dei costi amministrativi.

Informazioni sugli sponsor diretti e indiretti

Distribuzione dei crediti premio a più reparti.

Attività che è necessario completare per gestire le assegnazioni.

Quando si crea un premio, il sistema lo inoltra per l'approvazione al processo aziendale Evento di assegnazione
. Quando il contratto di assegnazione viene modificato, è possibile aggiornare l'assegnazione in uno dei seguenti modi:

Modificare il premio e mantenere una versione del premio originale. Consultare Modifica premi.

Correggere l'assegnazione e sostituire la versione originale dell'assegnazione. Consultare Correggere i premi.

Accedere all'attività

Creazione assegnazione

La scheda

Panoramica

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Organizzazioni per l'assegnazione	Selezionare i worktag dell'organizzazione associati a questo premio. Gli utenti con ruoli in questi worktag hanno accesso in visualizzazione e possono generare report sull'assegnazione, anche se non hanno ruoli nell'azienda.
Titolare contratto di assegnazione	Il sistema compila questo campo con la persona che crea l'assegnazione e ne aggiunge il nome al gruppo di sicurezza Titolare contratto di assegnazione . È possibile specificare questo gruppo di sicurezza nei processi aziendali quando è necessario inoltrare le valutazioni e le approvazioni a un singolo collaboratore responsabile dell'intera assegnazione. Non è possibile assegnare il ruolo di Titolare contratto di aggiudicazione al di fuori di questa attività.
Primo sponsor	L'organizzazione che imposta i termini e le condizioni per l'assegnazione. Esempio: l'Università A riceve un premio dalla National Science Foundation e, a sua volta, assegna un premio secondario all'Università B. L'Università B può elencare l'Università A come Sponsor e Bill-To Sponsor e la National Science Foundation come Prime Sponsor .
Sponsor fatturazione	L'organizzazione che paga il premio. Esempio: il premio è stato ricevuto dal National Institutes of Health (NIH) e il pagamento del premio dal Department of Health and Human Services (DHHS). È possibile impostare Sponsor su NIH e Sponsor fatturazione su DHHS.
Tipo di pagamento	Per utilizzare una lettera di credito, selezionare il tipo di pagamento corrispondente al tipo di pagamento indicato nella lettera di credito che si desidera utilizzare.
Lettera di credito	Selezionare la lettera di credito per lo sponsor fatturazione nell'assegnazione.
Limitazione di spesa predefinita	Selezionare le limitazioni di spesa predefinite che si desidera utilizzare per popolare tutte le righe di assegnazione. Selezionare le limitazioni di spesa che sono limitate dalla categoria di spesa o dalla classe di oggetti. È possibile applicare limitazioni di spesa per gruppo di componenti paga solo ai progetti con più origini di finanziamento, non alle sovvenzioni. È possibile sostituire queste limitazioni di spesa impostando il campo Limite di spesa nelle singole righe di assegnazione. Quando si convalida una spesa, il sistema fa riferimento solo alle limitazioni di spesa nelle righe dell'assegnazione, non a Limitazioni di spesa predefinite nell'intestazione dell'assegnazione.
Sequenza fatturazione assegnazione attiva	Selezionare questa casella di controllo per aggiungere un numero di sequenza di fatturazione alla fattura dello sponsor. È possibile utilizzare la sequenza di fatturazione dell'assegnazione come etichetta personalizzabile per le fatture.
Formato/sintassi numero sequenza fatturazione assegnazione	Immettere una sequenza di fatturazione del premio per identificare il premio o lo sponsor. La sequenza di fatturazione del premio può includere una stringa di testo seguita da schemi di date o numeri di sequenza. Racchiudere i motivi tra parentesi quadre. Esempio: Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] crea una sequenza di fatturazione dell'assegnazione composta da: Una stringa di testo che identifica lo sponsor, Gates Foundation. La sequenza numerica della fattura, incrementata rispetto a N. sequenza fatturazione assegnazione corrente . La data di generazione della fattura, negli schemi specificati. Questa opzione viene visualizzata quando si seleziona la casella di controllo Sequenza fatturazione assegnazione attiva .
Numero sequenza fatturazione assegnazione corrente utilizzato	Immettere un numero qualsiasi con cui si desidera iniziare la sequenza. È anche possibile immettere un numero che sia la continuazione di una sequenza esistente da un altro generatore di ID. Questo numero viene incrementato con ogni fattura creata per l'assegnazione. Questa opzione viene visualizzata quando si seleziona la casella di controllo Sequenza fatturazione assegnazione attiva .
Regola generatore di sequenze di fatturazione assegnazione	Creare o selezionare una regola della sequenza di fatturazione dell'assegnazione per configurare la sequenza delle fatture. Questa opzione viene visualizzata quando si seleziona la casella di controllo Sequenza fatturazione assegnazione attiva .
Valuta assegnazione	Selezionare una valuta accettata dallo sponsor di fatturazione. Il sistema compila questo campo con la valuta predefinita dello sponsor di fatturazione.
Assegnazione di importo pari a zero	È possibile creare un'assegnazione di importo pari a zero per acquisire le attività prima che un'assegnazione venga finanziata. Quando si seleziona questa casella di controllo, il sistema sostituisce a zero i campi dei finanziamenti sponsorizzati. Quando il finanziamento diventa disponibile, è possibile modificare l'assegnazione per deselezionare la casella di controllo Assegnazione importo pari a zero e immettere i dettagli del finanziamento. Quando si creano righe di spesa a fronte di un'assegnazione di importo pari a zero, il sistema non genera fatture cliente per le righe di spesa rimborsabili.
Totale condivisione costi	Immettere l'importo che l'azienda prevede di contribuire ai costi di assegnazione.
Condivisione costi obbligatoria per sponsor	Selezionare questa casella di controllo se lo sponsor richiede all'azienda di pagare una parte del premio totale.
Importo autorizzato	Immettere l'importo approvato dallo sponsor per il premio. L'importo deve essere uguale alla somma di tutti gli importi delle righe assegnazione nella scheda Righe assegnazione .
Valore sostitutivo limite fatturazione	Immettere un limite di fatturazione per sostituire l'importo autorizzato di un'assegnazione esistente. Esempio: si converte un premio precedente per il quale sono stati utilizzati 400 USD dei 1.000 USD approvati. Impostare Valore sostitutivo limite fatturazione su 600 USD per evitare di spendere in totale più dell'Importo autorizzato .
Piano di assegnazione	Selezionare o creare un piano di assegnazione con l'intervallo di registrazione corrispondente ai requisiti di rendicontazione dell'assegnazione.

Quando si utilizza la condivisione dei costi con la fatturazione dei costi rimborsabili e il totale della transazione supera l'importo autorizzato o il valore sostitutivo del limite di fatturazione, il sistema:

Crea una fattura per l'importo sostitutivo.

Suddivide i costi diretti e indiretti o i costi di struttura e amministrazione (F&A) in modo proporzionale, preservando la tariffa di costo F&A per transazione.

Quando si aumenta l'importo autorizzato o il valore sostitutivo del limite di fatturazione, la parte rimanente della fatturazione viene trasferita al ciclo di fatturazione dei costi rimborsabile successivo.

Nella scheda

Righe assegnazione

, aggiungere una riga. La riga contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Copia riga	Fare clic su Workday per aggiungere una nuova riga di assegnazione, compilando le informazioni sulla riga della riga di assegnazione selezionata e lasciando vuota la sovvenzione. Dalla nuova riga di assegnazione è possibile: Aggiungere una sovvenzione esistente. Creare una nuova assegnazione quando si dispone delle autorizzazioni per creare assegnazioni.
Copia riga e Copia assegnazione	Fare clic su Workday per copiare le informazioni sull'assegnazione insieme alla riga dell'assegnazione. Il sistema crea una bozza di sovvenzione, inserendo le informazioni da: Concessione nella riga selezionata, quando si copia una riga con un'assegnazione salvata. Assegnazione salvata originale, quando si copia una riga con una bozza di assegnazione. Il sistema aggiunge anche il pulsante Modifica bozza di sovvenzione sotto l'elenco di valori Concessione , che consente di rivedere e aggiornare le informazioni sulle sovvenzioni copiate e non salvate. Il sistema salva la nuova assegnazione quando si inoltrano o si salvano le modifiche per dopo. Questo pulsante viene visualizzato solo per gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per creare assegnazioni. Per impedire a tutti gli utenti di creare nuove assegnazioni quando copiano le righe di assegnazione, è possibile nascondere questo pulsante selezionando l'opzione Disabilita copia riga e copia assegnazione nelle configurazioni di gestione delle assegnazioni. Consultare Configurare le configurazioni di gestione delle sovvenzioni.
Azienda	Quando si aggiunge una riga di assegnazione, il sistema popola questo campo con l'azienda dall'intestazione dell'assegnazione. Per i premi multiazienda, selezionare l'azienda affiliata a cui si addebita la riga del premio. È possibile selezionare tra le aziende affiliate disponibili che: Sono abilitati per avviare transazioni interaziendali con l'azienda dell'intestazione dell'assegnazione. Per determinare se un'azienda può avviare transazioni interaziendali, accedere all'attività Visualizzazione profilo interaziendale per l'azienda dell'intestazione dell'assegnazione e verificare se per l'azienda della riga di assegnazione è stata impostata l'opzione Avvio consentito . Consultare Definire i profili interaziendali. Condividere una valuta comune con l'azienda dell'intestazione del premio. Utilizzare lo stesso insieme di conti dell'azienda dell'intestazione del premio.
Tipo riga	Selezionare la modalità di fatturazione dello sponsor per la riga di assegnazione. Il tipo di riga selezionato determina i campi visualizzati nella riga di assegnazione. Quando si modifica il tipo di riga dopo aver compilato gli altri campi, è possibile che vengano perse le informazioni nei campi non disponibili nel nuovo tipo di riga. L'azienda nella riga di assegnazione determina i tipi di riga disponibili tra cui è possibile selezionare. Per rendere un tipo di riga disponibile per la selezione, aggiungere il tipo di riga come tipo di riga valido nelle configurazioni di gestione delle sovvenzioni dell'azienda della riga di assegnazione. È possibile selezionare: Costo rimborsabile per fatturare agli sponsor le spese dirette e gli importi di F&A sostenuti durante un periodo di fatturazione o per consumare gli importi spesi da un pagamento anticipato. Importo fisso per fatturare agli sponsor importi predeterminati, indipendentemente da quando vengono sostenuti i costi di assegnazione. Per ricevere dallo sponsor pagamenti anticipati da utilizzare quando si sostengono i costi di assegnazione, è consigliabile selezionare il tipo di riga Costo rimborsabile anziché il tipo di riga Prepagato . È quindi possibile selezionare il tipo di piano Prepagato quando si crea il piano di fatturazione.
Principale	Selezionare una riga di assegnazione come riga di assegnazione principale.
Concessione	Per associare la stessa sovvenzione a più righe di assegnazione, le date nelle righe di assegnazione non possono sovrapporsi. Per addebitare una spesa alla riga di assegnazione, aggiungere la sovvenzione come worktag nella transazione di spesa o nella ripartizione dei costi di gestione paghe.
Importo riga	La somma di tutti gli importi delle righe deve essere uguale all'Importo autorizzato nella scheda Panoramica .
Categoria ricavi	Selezionare la categoria dei ricavi per contabilizzare i pagamenti dello sponsor.
Limitazione di spesa	Selezionare o creare le limitazioni di spesa che si desidera applicare alle spese nella riga di assegnazione. Quando si imposta Limitazioni di spesa predefinite nell'intestazione del premio, il sistema precompila questo campo, ma è possibile modificarlo per la riga del premio. Quando si selezionano più limitazioni di spesa, assicurarsi che tutte le limitazioni di spesa riguardino costi consentiti o costi non consentiti, non una combinazione di entrambi. Quando si seleziona una combinazione di limiti di spesa consentiti e non consentiti, il sistema confronta solo i limiti di spesa consentiti. Consultare Creare limitazioni di spesa. Per ogni limitazione di spesa selezionata, creare una convalida personalizzata in ciascuna delle aree di spesa a cui si desidera applicare la limitazione e utilizzare il campo esterno di origine Spesa consentita per sovvenzione per rappresentare la categoria di spesa, il gruppo di componenti paga o la classe di oggetti in il limite di spesa Consultare Esempio: implementare limitazioni di spesa per le sovvenzioni. Per visualizzare le transazioni di spesa bloccate dalle limitazioni di spesa della riga di assegnazione, accedere al report Report di controllo limitazioni di spesa assegnazione .
Ricavi differiti	Quando si seleziona Importo fisso dall'elenco di valori Tipo riga , è possibile selezionare questa casella di controllo per riconoscere i ricavi in un piano di riconoscimento dei ricavi da assegnazione e contabilizzare la registrazione nella regola di registrazione contabile Ricavi differiti . Quando non si seleziona questa casella di controllo, il sistema riconosce i ricavi al completamento delle transazioni di spesa.
Accordo tariffario	Il sistema richiede un accordo tariffario per la fatturazione delle righe di assegnazione rimborsabili. Quando non sono presenti requisiti F&A per le righe di assegnazione dei costi rimborsabili, è possibile creare un accordo con tasso di % zero. Il contratto tariffario selezionato determina il Tipo base e l'Insieme di classi di oggetti nella riga di assegnazione. Il contratto tariffario prefiltra anche i tipi di tariffa di costo idonei nel campo Tipo tariffa di costo .
Tipo tariffa di costo	Per le righe di assegnazione con rimborso spese, importo fisso o pagamento anticipato, selezionare un tipo di tariffa di costo per applicare aliquote F&A diverse per le diverse sedi. È possibile aggiungere nuovi tipi di tasso modificando il contratto di cambio F&A.
Eccezione	Per le righe di assegnazione costi rimborsabili, importo fisso o pagamento anticipato, selezionare un'eccezione F&A per: Sostituire le tariffe F&A istituzionali nel contratto tariffario F&A. Rinunciare ai costi istituzionali F&A per lo sponsor. Sostituire o rifiutare le tariffe F&A per le spese in classi di oggetti specifiche. Se l'eccezione contiene un tipo base diverso dal tipo base nel contratto di cambio F&A, assicurarsi che entrambi i tipi base abbiano lo stesso insieme di classi di oggetti.
Profilo ripartizione ricavi	Selezionare un profilo per determinare in che modo il sistema distribuisce il recupero dei ricavi per le spese di F&A o i costi indiretti tra le organizzazioni.
Limite base	Selezionare o creare un limite base che definisca l'importo massimo in costi diretti che è possibile utilizzare per calcolare i costi di F&A in una riga di assegnazione costi rimborsabile, a importo fisso o prepagata. Quando si utilizza lo stesso limite di base per più righe di assegnazione, tutte le righe di assegnazione condividono lo stesso pool di finanziamento per quel limite di base. Esempio: si assegna lo stesso limite base, BL_25K di 25.000 USD, a due righe di assegnazione. È possibile calcolare i costi F&A in base ai primi 25.000 USD della spesa totale tra le due righe di assegnazione. Se sono stati spesi 15.000 USD per la prima riga di assegnazione, è possibile calcolare i costi di F&A solo fino a un massimo di 10.000 USD della spesa totale nella seconda riga di assegnazione. Per vedere quanto del limite di base è stato consumato, quanto è rimasto e se il limite di base è stato superato, è possibile accedere al Report di controllo del limite di base .
Data inizio Data fine	Quando si utilizza la stessa sovvenzione su più righe di assegnazione, assicurarsi che la Data inizio e la Data fine nelle righe di assegnazione non si sovrappongano.
Worktag	Selezionare uno o più worktag per determinare quali organizzazioni riconoscono i ricavi per la riga di assegnazione.
Limite stipendio riga assegnazione	Per utilizzare un tetto salariale in un'assegnazione con Workday Financials and Grants Management, è necessario specificare il tetto salariale nella riga dell'assegnazione. Se è necessario creare un tetto salariale, consultare Creare limiti salariali (USA). Utilizzare il campo Valore sostitutivo limite stipendio riga assegnazione per selezionare un valore sostitutivo con decorrenze che coprano le date della riga assegnazione. Quando si specifica un tetto salariale sia nella riga di assegnazione che nella riga di assegnazione, il tetto salariale nella riga di assegnazione ha la precedenza. Il tetto salariale della sovvenzione viene utilizzato solo quando si desidera applicare un tetto salariale senza Workday Financials and Grants Management. Quando le ripartizioni dei costi della gestione paghe dei collaboratori contengono sottoripartizioni per lo stipendio eccedente il tetto massimo, assicurarsi che: Lo stesso tetto salariale è valido per l'intero intervallo di date della riga di assegnazione. La riga dell'assegnazione non contiene Data inizio o Data fine .

Per imputare crediti premio a una riga di premio rimborsabile, a importo fisso o prepagata, configurare la sezione

Crediti premio

(Facoltativo) Nella scheda

Allegati

, proteggere l'accesso agli allegati assegnandoli a categorie di allegati che sono state associate a gruppi di sicurezza segmentati.

I gruppi di sicurezza determinano anche l'accesso agli allegati durante il processo aziendale Evento di assegnazione
.

(Facoltativo) Nella scheda

Condizioni speciali

, aggiungere commenti ai tipi di condizioni speciali per descrivere i termini richiesti dallo sponsor per finanziare il progetto.

(Facoltativo) Nella scheda

Impegno impegnato

, immettere i dettagli sulle persone che si sono impegnate a lavorare per l'assegnazione. L'attività contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Mesi	Immettere il numero totale di mesi in un anno in cui la persona si impegna a lavorare su questo premio. Quando si immette un valore mensile, il sistema inserisce in Impegno impegnato annuale la percentuale corrispondente.
Impegno annuo impegnato	Immettere la percentuale in un anno che la persona si impegna a lavorare all'assegnazione.

È possibile utilizzare l'impegno impegnato per monitorare sia gli sforzi sponsorizzati che quelli con condivisione dei costi.

I dati sull'impegno impegnato sono solo a scopo di rendicontazione e non influiscono sulla gestione paghe o sulla ripartizione o sull'obbligo di determinazione dei costi. Quando si implementa la certificazione dell'impegno, è possibile accedere ai report predefiniti di Workday per confrontare l'impegno impegnato con l'impegno certificato. Consultare Riferimenti: Report impegno impegno.

(Facoltativo) Nella scheda

Piano

, assicurarsi di compilare le opzioni di verifica del budget impostate prima di inoltrare l'assegnazione per l'approvazione.

Per inoltrare il piano per l'approvazione quando si inoltra l'assegnazione, configurare il processo aziendale Evento di assegnazione
per aggiungere lo step Hub budget assegnazione
.

(Facoltativo) Per assegnare le percentuali dei costi di assegnazione e dei superamenti a worktag specifici per premi rimborsabili, a importo fisso o prepagati, accedere alla scheda

Crediti premio

. L'attività contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Definizione credito di assegnazione	Selezionare una definizione di credito premio che contenga i worktag a cui si desidera assegnare i crediti premio. Quando si seleziona una definizione di credito premio che abilita la creazione di report per più organizzazioni, i collaboratori di più organizzazioni possono creare report sull'assegnazione.
Worktag credito assegnazione	Selezionare uno dei worktag in Definizione credito di assegnazione . Quando si aggiunge un worktag a una linea di credito assegnazione, i ruoli con accesso di sicurezza al worktag possono creare report sull'assegnazione.
Percentuale ripartizione crediti assegnazione	Assegnare il credito al worktag selezionato. Esempio: gli enti possono ripartire i crediti premio tra i centri di costo per prendere decisioni in merito alla ridistribuzione di F&A o all'assegnazione degli sforamenti. Il sistema richiede che i crediti premio assegnati per tutti i worktag in una riga di premio si sommino fino al 100% per ogni definizione di credito premio .

Il sistema avvia il processo aziendale Evento di assegnazione
e inoltra il premio per la revisione e l'approvazione.

Creare un piano di fatturazione per l'assegnazione. È anche possibile incorporare la creazione del piano di fatturazione dei premi nel processo aziendale Evento di assegnazione
dopo lo step di completamento.

Considerazioni sulla configurazione: Premi

Considerazioni sulla configurazione: Gestione delle sovvenzioni

Concetto: Premi

Procedura: Gestire i premi

Configurare le configurazioni di gestione delle sovvenzioni

Procedura: Gestire le strutture e i costi di amministrazione

Procedura: Gestire la fatturazione dei premi e i pagamenti degli sponsor

Riferimenti: Report sulle assegnazioni

Post 2022R2 Novità: Modifica sponsor premio

Livello successivo: assegnazione crediti

2022R1 Novità: Configurazioni di gestione delle sovvenzioni per i tipi di riga assegnazione

Esempio: Creare premi con righe rimborsabili per costi

Esempio: Creare assegni budget assegnazione

Esempio: implementare convalide personalizzate nelle assegnazioni

Esempio: Inoltrare le correzioni assegnazione