Éléments à prendre en compte pour la définition : devises de grand livre supplémentaires
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des devises de grand livre supplémentaires. Elle explique :
- Pourquoi la définir.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Répercussions en aval et interactions multiproduits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La devise de grand livre supplémentaire vous permet de vous conformer aux normes comptables ASC 830 et IAS 21, pour lesquelles vous devez générer des états financiers pour votre entreprise à la fois dans la monnaie locale, conformément aux exigences locales en matière de présentation de l’information financière, et dans la monnaie fonctionnelle. Chaque entreprise peut désormais prendre en charge deux grands livres de montants réels avec des devises uniques, où :
- Le grand livre principal peut servir de devise fonctionnelle.
- Le grand livre supplémentaire peut servir de devise locale.
Workday peut inscrire les écritures opérationnelles dans les deux grands livres et les écritures comptables dans un grand livre ou les deux.
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez :
- Faites la distinction entre les devises fonctionnelles et les devises locales.
- Générer des rapports en temps réel pour les devises fonctionnelles et locales simultanément.
- Mettre à jour les taux de change historiques des montants prépayés, des actifs immobilisés et des produits différés pendant la comptabilisation et les ajustements ultérieurs.
Cas d'utilisation
- Enregistrez toutes les écritures opérationnelles et comptables dans les grands livres principaux et de chiffres réels de grand livre.Exemple : une entreprise de marketing japonais qui ne génère aucun revenu et reçoit un financement mensuel de la société mère américaine en USD. Enregistrez l’écriture de grand livre principal en devise fonctionnelle USD et l’écriture ALC en devise locale JPY.
- Les sociétés des pays à taux d’enquête élevé peuvent produire des rapports dans une devise fonctionnelle différente de la devise de taux d’arrivée élevé.Exemple : une entité de type Argentin utilise l’Ars comme devise fonctionnelle. En raison de l'environnement économique de taux d' marquer élevé, les travailleurs ont réévalué la devise fonctionnelle en fonction de la devise fonctionnelle de la entreprise mère, soit le dollar américain. Pour se conformer aux exigences en matière de présentation de l’information financière, l’entité rattachée à la fonction d’information financière en comptabilité ainsi qu’en USD.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quand devez-vous configurer la devise de grand livre supplémentaire? | Vous pouvez configurer la devise de grand livre au cours de l’exercice ou au début de l’exercice ou de la période comptable en cours. L’ exercice de début pour la devise de grand livre supplémentaire que vous sélectionnez lors de la configuration de la devise de grand livre supplémentaire constitue la date de début de la devise de grand livre. Lors de la configuration, Workday :
Pour les configurations commençant le nouvel exercice :
Pour les configurations commençant en cours d’exercice :
|
Utilisez-vous des modèles d’écritures récurrentes? | Une fois que vous avez configuré la devise de grand livre supplémentaire, Workday convertit immédiatement tous les modèles d’écritures récurrentes existants pour une entreprise en tous les modèles de grand livre. Cette conversion a lieu même si l’exercice de début de la devise de grand livre supplémentaire est futur. Lorsque vous configurez la devise de grand livre pour qu’elle démarre dans une période future, le modèle génère uniquement des écritures pour le grand livre principal jusqu’à l’exercice de début de la société. |
Avez-vous des documents qui s’amortissent sur une période donnée ou des transactions qui ont des incidences en aval dans des périodes futures? | Tenez compte des taux de conversion historiques entre la devise de transaction et la devise de grand livre supplémentaire. Ces taux de change aident Workday à générer une comptabilité précise pour vos futures périodes de grand livre. |
Recommandations
Workday recommande de définir :
- La devise de grand livre principal comme devise fonctionnelle.
- La devise de grand livre supplémentaire comme monnaie nationale.
Exigences
Obtenir et importer :
- Les soldes d’ouverture de la devise de grand livre supplémentaire en fonction du moment de la mise en œuvre pour l’exercice.
- L’activité du grand livre pour la devise de grand livre en fonction du moment de la mise en œuvre pour l’exercice.
- Les taux de conversion des devises pour les devises de transactions respectives et les devises de transactions respectives.
Avant de configurer l’ALC, vous devez adopter :
- La participation ne donnant pas le contrôle persistante pour garantir l’exactitude de la comptabilité du grand livre principal.
- La comptabilité multilivre d’actifs.
- La fonction repensée de production de rapports sur les résultats non distribués.
Pour configurer les détails comptables d’une entreprise ayant une devise de grand livre supplémentaire :
- Inscrire toutes les transactions et toutes les écritures manuelles avec le statutBrouillon,Créé,En coursetRéservé.
- Finalisez ou annulez tous les résultats d'affectation au statutOuvertouPro forma.
- Désactivez les affectations de contrepassation pour le mois avant de configurer la devise de grand livre supplémentaire, en vous assurant que Workday ne crée pas de contrepassations uniquement pour le grand livre principal.
- Corrigez toutes les écritures erronées.
- Empêcher l’entrée d’écritures manuelles ayant une date future.
Lorsque vous utilisez des validations personnalisées, vérifiez les validations des écritures comptables pour déterminer s’il faut exclure les grands livres supplémentaires. Par défaut, Workday applique la validation existante aux grands livres principaux et supplémentaires.
Limitations
Workday ne prend pas en charge la comptabilité par devise de grand livre pour ce qui suit :
- Les ajustements comptables pour les cartes d’achat.
- Adaptive Planning.
- Les variantes de contrat pour la comptabilisation des produits.
- Budgets.
- Vérification du solde de trésorerie et règles de mise en équilibre de la trésorerie.
- Le rapport sur le rapprochement des soldes des comptes de trésorerie et des comptes bancaires.
- Écritures d’ajustement pour montant rattaché/détaché.
- Comptabilité des engagements et des obligations.
- Écritures de reclassement des actifs et des passifs sur contrats de clients.
- Écritures d’ajustement pour écart de conversion pour un contrat de client.
- Dotations.
- Comptabilisation par mise en équivalence.
- Subventions.
- Transactions liées aux stocks.
- Plusieurs sources de financement.
- La participation ne donnant pas le contrôle.
- Transactions de la paie.
- Transactions par carte d’achat.
- Gestion financière étudiante.
- Ajustements de conversion.
- La mise en correspondance de transactions et les certifications comptables.
Vous ne pouvez pas :
- Configurez la devise de grand livre supplémentaire pour les sociétés qui utilisent la fonctionnalité de vérification des stocks ou du solde de trésorerie. De plus, vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité dans les sociétés avec devise de grand livre configurée.
- Utilisez le service WebSubmit Accounting Journalou les services Web de modèles d’écritures récurrentes pour créer des écritures ayant une devise de grand livre supplémentaire. Workday génère uniquement des écritures de grand livre principal.
- Désactivez la devise de grand livre supplémentaire une fois que vous l'avez définie pour une entreprise, même si aucune transaction n'est inscrite dans le grand livre supplémentaire. Si aucune transaction n’est inscrite, vous pouvez changer la devise supplémentaire ou l’exercice de début.
Configuration du locataire
Dans la section
Option liée aux écritures comptables intersociétés
de la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
, vous pouvez sélectionner Ignorer les écritures intersociétés indirectes en devise de grand livre supplémentaire dans le règlement
pour faciliter la mise en équilibre des montants intersociétés dans un grand livre pour les transactions intersociétés au cours de la mise en œuvre. Workday n’inclut pas les écritures enregistrées avec cette option activée dans les événements intersociétés, tels que les règlements ou les encaissements intersociétés.
Cette option est disponible uniquement pendant la configuration de la devise de grand livre supplémentaire. N’utilisez pas cette option pour les écritures intersociétés enregistrées après avoir configuré la devise de grand livre supplémentaire.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Journals – Core
| Permet d’accéder aux écritures comptables principales et de les modifier. |
Reports : Devise de grand livre supplémentaire
| Permet de générer des rapports sur les écritures principales et supplémentaires lorsque vous configurez le mappage des devises du grand livre. |
Définir : devise de grand livre supplémentaire
| Permet d'accéder au mappage de devises de grand livre et de le modifier. |
Processus de gestion
Workday affiche uniquement l’écriture de grand livre principal lorsque vous accédez aux étapes de processus de gestion Réviser, Rectifier et Approuver d’une écriture Tous les grands livres dans les événements de processus de gestion suivants :
- Événement lié à une écriture comptable
- Événement d'annulation de l'inscription-de contrepassation d'une écriture comptable
Lorsque vous :
- Apportez des changements à l’écriture de grand livre principal, Workday applique les changements à l’écriture de grand livre supplémentaire pour vous assurer que les écritures sont toujours synchronisées.
- Accédez à l’écriture de grand livre à partir de l’ étape de révision des écritures de grand livre ou d’action du processus de gestion, Workday vous mène à l’extérieur du processus de gestion pour afficher l’écriture.
Lien de subordination
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Détails comptables d'une société | Affiche les détails comptables de la entreprise afin que vous puissiez repérer les détails de la devise de grand livre supplémentaire. |
Grand livre | Sert à afficher tous les grands livres d'une entreprise. |
Exercice de grand livre | Affiche chaque période de grand livre et son statut pour l’exercice de grand livre. |
Rechercher des écritures | Affiche les écritures comptables de tous les statut afin que vous puissiez repérer les écritures qui nécessitent une action. |
Vous pouvez créer des rapports personnalisés à l’aide de sources de données de rapport pour afficher un grand livre principal, un livre de grand livre supplémentaire et tous les détails d’écriture :
- Écriture
- Ligne d'écriture
- Lignes d'écriture aux fins de présentation de l'information financière
Pour tout rapport personnalisé ou standard utilisant ces sources de données de rapport, vous pouvez inclure le champ de rapport
Mappage de devises de grand livre
pour générer des rapports sur les écritures en devise de grand livre principal et supplémentaire.Intégrations
Utilisez la dernière version du service Web pour assurer une performance et une équilibre optimales.
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Importer une écriture comptable
| Permet d’importer des écritures comptables. Vous permet :
|
Importer les soldes d'ouverture
Charger les soldes d'ouverture | Permet d’importer les soldes d’ouverture pour importer les données de solde d’ouverture de la devise de grand livre supplémentaire. |
Obtenir les détails comptables d'une société
Charger les détails comptables d'une société | Créez et affichez des configurations de grand livre pour une entreprise. |
Obtenir les grands livres
Charger au grand livre | Créez ou mettez à jour les grands livres principaux et supplémentaires des chiffres réels de la entreprise . |
Permet d'obtenir l'exercice et les périodes de grand livre
Charger un exercice et des périodes de grand livre | Créez ou mettez à jour des exercices ou des périodes de grand livre principaux et de grand livre pour les sociétés. |
Vous pouvez également utiliser le connecteur d’écritures comptables pour importer des écritures comptables.
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilisation d’actifs à plusieurs livres | Vous pouvez associer des livres d’actifs à une devise de grand livre lorsque vous ajoutez un livre d’actifs à une entreprise pour laquelle la devise de grand livre est activée. Cette fonctionnalité vous permet de :
|
Comptabilisation de contrats de location | Vous pouvez mapper vos codes de livre de contrats de location au code de livre d’actifs ALC pour les types de contrats de location suivants :
|
Consolidations | Vous pouvez utiliser des consolidations pour les grands livres principaux et supplémentaires. |
Résultats non distribués | Vous pouvez utiliser les rapports sur les résultats non distribués pour les grands livres principaux et les grands livres de grand livre. |
Groupe de comptes supplémentaires et calendrier comptable supplémentaire | Vous pouvez utiliser les grands livres de grand livre pour les sociétés qui utilisent des groupes de comptes supplémentaires et des calendriers comptables supplémentaires. Lorsque vous configurez un calendrier comptable supplémentaire et un groupe de comptes supplémentaires, ils s’appliquent à la fois aux grands livres principaux et aux grands livres de grand livre. |
Fonction de séquencement d'écritures | Vous pouvez configurer des règles de générateur de séquences et des périodes de début de séquencement par grands livres individuels. Workday séquence les grands livres indépendamment et les grands livres ne partagent pas de chaînes. Vous pouvez activer la fonction de séquencement d’écritures pour le grand livre principal uniquement, le grand livre supplémentaire uniquement, ou les deux. |
Centre de comptabilité | Avec le traitement par lots Accounting Center, vous pouvez :
Vous pouvez également mettre à jour les invites de mappage pour le lien d’exploration transversale afin de transmettre les données à la devise de grand livre dans tous les rapports qui :
|
Clôture de fin de période | Lorsque vous mettez à jour le statut de la période principale , Workday met à jour à la fois les statuts de la période principale et de la période de grand livre pour s'assurer qu'ils sont synchronisés. |
Clôture de fin d'exercice | Workday reporte à la fois les soldes principaux et les soldes de grand livre lorsque vous reportez des soldes de fin d’exercice.
Workday vous recommande d’exécuter le report des soldes de fin d’exercice du calendrier principal avant le calendrier comptable supplémentaire. Vous pouvez reporter les soldes des grands livres principaux et supplémentaires indépendamment, ou des deux. |
Facture de client | Vous pouvez configurer des remplacements de taux de change pour le calcul de la devise de grand livre supplémentaire dans les documents de factures de clients. |
Facture de fournisseur | Vous pouvez configurer des remplacements de taux de change pour le calcul de la devise de grand livre supplémentaire dans les documents de factures de fournisseurs. |
Comptabilisation des produits | Vous pouvez inclure :
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Réévaluations | Lorsque vous exécutez des réévaluations avec une devise de grand livre configurée, Workday renvoie deux résultats différents et indépendants pour le processus de réévaluation, un pour chaque grand livre et leurs devises respectives. |
Affectations | Lorsque vous exécutez des affectations avec une devise de grand livre configurée, Workday :
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Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.