Éléments à prendre en compte pour la définition : fonction de séquencement d’écritures
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la fonction de séquencement d’écritures. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La fonction de séquencement d’écritures vous permet de fournir des identifiants séquentiels sans interruption aux écritures d’un ou de plusieurs exercices de grand livre ou périodes de grand livre. La fonction de séquencement d’écritures utilise des configurations de règles de générateurs de séquences pour créer des générateurs de séquences. Workday génère et affecte ensuite des numéros de séquence aux écritures comptables à l’aide de ces générateurs de séquences.
Avantages pour l’entreprise
La fonction de séquencement d’écritures vous aide à répondre aux exigences de déclaration prévue par la loi pour les identifiants uniques et numérotés dans les écritures comptables. Les pays ayant des exigences légales en matière de rapports, comme le SAF-T, ont besoin de ces numéros de lignes d’écriture pour faciliter l’audit des comptes financiers de leurs organisations.
Cas d’utilisation
Vous pouvez configurer la fonction de séquencement d’écritures lorsque vous exercez des activités dans des pays qui nécessitent des numéros de ligne séquentiels pour vos écritures. La fonction de séquencement d’écritures vous permet d’affecter des numéros de séquence à vos écritures par date comptable ou date d’inscription.
Lorsque vous définissez vos générateurs de séquences, vous pouvez les configurer pour séquencer les écritures dans les plages de temps suivantes :
- Période de grand livre
- Exercice de grand livre
- En continu sur de nombreux exercices et périodes de grand livre
Vous pouvez également configurer des générateurs de séquences pour vous aider à organiser ou à différencier vos écritures en incluant des détails tels que les types de transactions ou les périodes comptables avec la chaîne de format de séquence.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Travaillez-vous dans un pays avec des obligations de déclaration obligatoires qui exigent des audits réguliers? | Divers pays ont des exigences prévues par la loi qui imposent la numérotation des écritures pour faciliter les pistes d’audit en matière de comptabilité générale. Workday vous aide à répondre à ces exigences grâce à la fonction de séquencement d’écritures. |
Pensez-vous avoir besoin de réinitialiser votre numéro de ligne d’écriture? | Les générateurs de séquences continues ne réinitialisent pas le numéro de séquence à la valeur initiale. Si vous prévoyez de réinitialiser votre numéro de ligne d’écriture régulièrement, pensez à le séquencer par exercice de grand livre ou par période de grand livre. |
Avez-vous besoin d’annuler l’inscription d’écritures? | Lorsque vous établissez le séquencement par date d’inscription, l’écriture conserve son numéro de séquence même si vous annulez l’inscription et l’inscrivez de nouveau. Workday ne remet en aucun cas en séquence cette écriture.
Lorsque vous établissez le séquencement par date comptable, l’écriture conserve son numéro de séquence si vous annulez l’inscription de l’écriture. Toutefois, Workday trie et remet en séquence la période lorsque vous réinscrivez l’écriture. Le reséquencement affecte un nouveau numéro d’écriture aux écritures réinscrites si vous annulez ou ajoutez des écritures dans l’intervalle de dates couvert par le générateur de séquences. |
Avez-vous besoin de séquencer les écritures intersociétés? | Workday affecte des numéros de séquence aux écritures intersociétés si les sociétés respectives permettent le séquencement. Workday n’utilise pas le même générateur de séquences pour ces sociétés. Vous pouvez cependant créer des générateurs de séquences en utilisant la même configuration de règle de générateur de séquences.
Exemple : la société indiquée dans l’en-tête de l’écriture permet la fonction de séquencement d’écritures. La société indiquée dans la ligne ne le fait pas. Workday séquence l’écriture pour la société indiquée dans l’en-tête, mais pas pour la société indiquée dans la ligne. Si les sociétés indiquées dans l’en-tête et la ligne permettent la fonction de séquencement d’écritures, Workday séquence l’écriture pour les deux sociétés. Toutefois, comme le générateur de séquences diffère pour la société indiquée dans la ligne, Workday séquence les écritures de la société indiquée dans la ligne en utilisant une chaîne de format de séquence différente. |
Avez-vous besoin de séquencer les écritures d’élimination de consolidation? | Workday affecte des numéros de séquence aux écritures d’élimination de consolidation si les sociétés pour lesquelles vous calculez la participation ne donnant pas le contrôle activent le séquencement.
Si vous ne voulez pas de fonction de séquencement d’écritures, vous pouvez créer un générateur de séquences distinct pour les écritures d’élimination de consolidation en créant une règle de conditions de générateur de séquences pour le type de transaction
Participation ne donnant pas le contrôle . |
Avez-vous besoin d’un générateur de séquences qui ne séquence que des livres spécifiques? | L’invite Livre dans la configuration de règles de votre générateur de séquences détermine les séquences Workday des écritures. Workday met en séquence les écritures qui partagent un code de livre avec le livre que vous sélectionnez. Si vous ne précisez pas de livre, Workday séquence toutes les écritures de la société. |
Avez-vous besoin de changer ou de modifier la durée de vie ou la configuration des règles de votre générateur de séquences après utilisation? | Si vous souhaitez modifier la durée de vie ou la configuration des règles de votre générateur de séquences, vous devez créer et configurer un nouveau générateur de séquences pour le prochain exercice. Les modifications que vous apportez à la configuration de la règle s’appliquent uniquement aux nouveaux générateurs. Vous ne pouvez pas avoir inscrit d’écritures pour cet exercice, et toutes les périodes de grand livre ne peuvent être ouvertes. |
Avez-vous besoin de mettre en œuvre la fonction de séquencement d’écritures au milieu d’un exercice? | Vous pouvez mettre en œuvre la fonction de séquencement d’écritures pour une société après le début d’un exercice dans les circonstances suivantes :
Vous pouvez également configurer votre générateur de séquences pour qu’il commence à partir d’un numéro de début de séquence précis. Si vous utilisez la configuration de règles pour un autre générateur, ce générateur commence également à ce numéro de départ. Par conséquent, Workday ne vous recommande pas de préciser un numéro de début si vous souhaitez utiliser la configuration de la règle sur la base de l’exercice ou de la période de grand livre. |
Comment créer des numéros de séquence pour les écritures de consolidation? | Workday affecte automatiquement des numéros de séquence aux écritures d’élimination de consolidation si les sociétés pour lesquelles vous calculez la participation ne donnant pas le contrôle prennent en charge le séquencement.
Vous pouvez créer un générateur de séquences distinct pour les écritures de consolidation en ajoutant une règle de conditions de générateur de séquences pour le type de transaction Participation ne donnant pas le contrôle . |
Recommandations
Fonctionnalité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Séquencement par date comptable ou date d’inscription | La méthode de séquencement que vous sélectionnez détermine quand et comment Workday affecte des numéros de séquence à votre écriture. Vous ne pouvez pas modifier la méthode de séquencement d’un générateur de séquences après sa création. Workday vous recommande de déterminer la méthode de séquencement la mieux adaptée à vos exigences légales et à votre structure d’audit.
Si vous souhaitez séquencer par date comptable, tenez compte du fait que Workday :
Si vous souhaitez séquencer par date d’inscription, tenez compte du fait que Workday :
|
Désactiver la fonction de séquencement d’écritures | Workday vous recommande de ne pas activer la fonction de séquencement d’écritures si vous ne prévoyez pas de l’utiliser dans les exercices suivants. Vous pouvez désactiver la fonction de séquencement d’écritures pour une société uniquement si :
|
Remplacement ou suppression de générateurs de séquences | Passez en revue attentivement les configurations de règles du générateur de séquences avant de les soumettre. Vous pouvez uniquement remplacer les générateurs de séquences qui ne sont pas actuellement utilisés. Vous ne pouvez supprimer que les générateurs de séquences totalement inutilisés. Si vous souhaitez remplacer ou supprimer un générateur, les exercices ou périodes de grand livre associés doivent également avoir l’un des statuts suivants :
|
Chaînes du format de séquence | Le numéro de séquence que Workday affecte à une écriture séquencée peut inclure toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez transmettre, telles que :
Workday vous recommande d’éviter les numéros de séquence en double en fournissant des détails supplémentaires sur le format de séquence, tels que l’exercice ou la période comptable. |
Exigences
Activez le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Assurez-vous que les périodes de grand livre que vous souhaitez séquencer ont les statuts suivants :
- Clôturé
- Créé
- Non disponible
Activez la fonction de séquencement d’écritures en cochant la case
Activer le séquencement des écritures
dans la tâche Modifier des définitions d’identifiants de société
.Limites
Workday prend en charge la fonction de séquencement d’écritures pour les types de grands livres des chiffres réels et non pour les types de grands livres d’engagements et d’obligations.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Configurez les domaines suivants pour la fonction de séquencement d’écritures :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Company General
| Les utilisateurs sécurisés dans ce domaine peuvent configurer des règles de générateur de séquences et créer des groupes de séquencement qui appliquent un code aux écritures séquencées. Vous avez également besoin de ce domaine pour choisir d’utiliser la fonction de séquencement d’écritures et créer ou supprimer les générateurs de séquences d’écritures. |
Set Up: Ledger and Book
| Les utilisateurs sécurisés dans ce domaine peuvent créer des exercices et des périodes de grand livre. Vous ne pouvez appliquer un générateur de séquences qu’après avoir créé, puis ouvert des exercices ou des périodes de grand livre. |
Process: Period End
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent ouvrir et clôturer des périodes de grand livre. Vous pouvez uniquement appliquer un générateur de séquences aux exercices ou aux périodes de grand livre ayant le statut Ouvert. |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Workday ne fournit pas de rapports standard qui affichent le numéro de séquence de l’écriture. Si vous souhaitez afficher le numéro de séquence de l’écriture, ajoutez
Nº de séquence de l’écriture
à un rapport à partir de l’objet de gestion Écriture
.Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web Workday suivants pour la fonction de séquencement d’écritures :
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Accounting Journal
| Récupère toutes les informations associées à vos écritures comptables, y compris les numéros de séquence affectés. |
Get Sequence Generator Rule Configuration
| Récupère toutes les informations associées aux règles de votre générateur de séquences. Permet d’afficher les configurations sur vos générateurs de séquences, telles que les chaînes de format et la méthode de séquencement. |
Put Company
| Vous pouvez mettre à jour les détails de la société et activer la fonction de séquencement d’écritures à l’aide de ce service Web. |
Put Sequence Generator Rule Configuration
| Crée des configurations de règles de générateur de séquences. Permet de créer plusieurs configurations à la fois. |
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.
Autres incidences
Aucune incidence.