Éléments à prendre en compte pour la définition : affectations
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des affectations. Elle explique :
- Pourquoi la définir.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les affectations sont un processus financier qui vous permet de :
- Répartir l’activité des comptes de grand livre d’une organisation à une autre.
- Affecter les coûts au sein de la même société ou entre plusieurs sociétés.
Quand vous traitez des affectations, Workday crée des écritures opérationnelles pour enregistrer les affectations dans les grands livres.
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez :
- Maintenir une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle sur les résultats comptables.
- Effectuer automatiquement des affectations complexes en définissant des calculs arithmétiques, en réduisant le temps et l’effort manuel.
- Appliquer des conditions de filtre réutilisables à vos transactions de grand livre source ou de base pour améliorer les performances de configuration et d’affectation.
Cas d’utilisation
Un gestionnaire de comptes ou un analyste financier peut :
- Répartir les coûts informatiques sur tous les centres de coûts en fonction de l’effectif.
- Regrouper les affectations par worktag, ce qui réduit le nombre de définitions d’affectations à configurer. Cela vous fait gagner du temps quand vous gérez de grandes quantités de données pendant la clôture.
- Affecter des frais de marketing aux régions en fonction des revenus par région.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Que pouvez-vous faire dans Workday si votre base, telle que l’effectif, est une statistique? | Créez une définition de statistique afin de ne pas avoir à en créer une rétrospectivement lorsque vous créez votre définition d’affectation. |
De quels types de sources disposez-vous? Voulez-vous en exclure des affectations? | Vous pouvez filtrer vos définitions d’affectations afin d’inclure uniquement les sources et la base dont vous avez besoin. Vous pouvez préciser :
|
Quels types de bases avez-vous? | Vous pouvez effectuer le calcul au prorata pour :
|
Comment les devises des grands livres supplémentaires affectent-elles les affectations? | Lorsque vous exécutez une affectation pour une société pour laquelle une devise de grand livre supplémentaire est configurée, Workday crée une affectation de source unique ou une affectation multisource.
Workday génère une comptabilité différente pour chaque type d’affectation. La configuration de la définition d’affectation détermine le type à créer. |
Recommandations
Pour traiter les affectations plus rapidement :
- Créez une définition de statistiques avec une valeur de 100 % et utilisez-la comme base afin que Workday puisse ignorer la recherche de chaque combinaison de comptes de grand livre.
- N’affichez pas plus de 50 000 lignes de résultats pour réduire le nombre de calculs d’affectation.
- Mappez uniquement les worktags dont vous avez besoin à la cible et à la contrepartie pour éviter l’effort manuel, en plus de réduire le temps de traitement.
Conditions préalables
Si vous souhaitez sélectionner une :
- Le type de base d’effectif, créez une définition d’effectif.
- Un pourcentage fixe au prorata du type de base, créez une définition de statistique avec un type de statistique dePourcentage.
Limites
Vous pouvez uniquement :
- Affecter à partir des structures de plan budgétaire quand les budgets sont approuvés et ne sont plus à l’état de brouillon.
- Afficher jusqu’à 10 000 lignes sur une statistique sans avoir à l’exporter.
- Configurer jusqu’à 53 dépendances en aval des affectations quand vous planifiez ou finalisez en masse des affectations, sauf si vous configurez des ensembles de groupes pour qu’ils soient dépendants les uns des autres.
Configuration du locataire
Vous pouvez regrouper les affectations par périodes comptables aux dates du budget.
Sécurité
Dans le domaine fonctionnel Financial Accounting :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process : Allocations
| Les utilisateurs peuvent traiter les affectations. |
Set Up : Allocations
| Les utilisateurs peuvent créer des définitions d’affectations qui précisent :
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement d’exécution d’affectation dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Vous permet d’exécuter des affectations dans l’ensemble de la société. Workday définit le statut d'affectation à Pro forma .
Pour les affectations qui aboutissent à une écriture, l’événement crée également une écriture pro forma. |
Événement intersociétés d’exécution d’affectation dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Vous permet d’exécuter des affectations entre plusieurs sociétés. L’événement crée une écriture intersociétés pro forma pour chaque société. |
Événement de modification de budget et sa politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Budgets. | Permet de créer des projets de modifications de budget pour les affectations. |
Production de rapports
- Le rapportRechercher des affectationsaffiche les résultats de l’affectation.
- Le rapportEspace de travail - Affectationsfournit des informations détaillées pour le traitement de fin de mois.
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Obtenir les définitions d’affectations
Obtenir des ensembles de groupes d'affectations | Permettent d’extraire des définitions d’affectations ou des ensembles de groupes d’affectations. |
Obtenir des règles de conditions financières
| Récupère les règles de conditions financières existantes. |
Charger une définition d'affectation
Ensemble de groupes de chargement d'affectations | Vous pouvez :
|
Charger une règle de conditions financière
| Vous pouvez :
|
Connexions et interactions
Workday modifie vos budgets pour refléter vos affectations.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, cliquez sur Workday Community.