Éléments à prendre en compte pour la définition : Accounting Center
Cette sujet peut vous aider à prendre les bonnes décisions au moment de planification la configuration et l’utilisation de Accounting Center. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Accounting Center est une solution pleinement intégrée fondée sur un moteur d’analyse qui vous permet de :
- Introduisez dans Workday un volume élevé de transactions opérationnelles provenant de sources externes.
- Transformer et enrichir les transactions externes en écritures comptables.
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez :
- Ingérer et enrichir des transactions externes pour les transformer en écritures Workday .
- Gérer des transactions par lots et en effectuer le suivi, et ce, de l’étape d’ ingestion des données à celle de comptabilisation.
- Générer des données comptables détaillées et récapitulatives.
- Reporter des écritures récapitulatives sur votre grand livre.
- Produire des rapports opérationnels et des rapports à l’intention de la direction à la fois sur les soldes détaillés et les soldes récapitulatifs, que ce soit dans un compte de grand livre principal ou dans un autre système.
- Clôturer les comptes en tirant profit de capacités complètes en matière d’audit.
Cas d’utilisation
Vous pouvez utiliser Accounting Center pour transformer les transactions externes et les combiner avec les données comptables générées par Workday, et les inclure dans votre grand livre Workday .
Exemples :
- Pour les sociétés d’assurance, transformez les données relatives aux politiques et aux réclamations.
- Pour les entreprises d’assurance maladie - Transformez les données du régime d'assurance maladie des fournisseurs.
- Pour les entreprises de média - Transformez les événements de gestion d’événements de production, y compris la diffusion, la paie, les conceptions d’ensembles, les effets visuels et les coûts des campagnes grâce aux saisons attribution .
- Pour les entreprises de ventes au détail - Transformez les points de vente et les services de facturation par abonnement.
- Pour les sociétés bancaires - Transformer l’information sur les prêts.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Accéderez-vous à plusieurs enregistrements, y compris à ces enregistrements en une seule transaction? | L'ingestion est le processus qui consiste à déplacer des transactions externes vers un jeu de données à partir duquel vous pouvez accéder à celles-ci et les analyser.
Utilisez l’identifiant de regroupement pour les transactions aux stades de validation de l’enrichissement et la configuration des sources comptables pour regrouper correctement les enregistrements des éléments suivants :
L’identifiant de regroupement pour transaction est alphanumérique et n’est pas sensible à la casse. |
Travaillerez-vous sur plus de 300 000 enregistrements par transaction dans la comptabilité détaillée? | Fractionnez la transaction en plus petits ensembles d’enregistrements et équilibrez chaque transaction plus petite si vous approchez de cette limite. Exemple : le traitement de 5 transactions avec chaque transaction contenant 20 000 enregistrements se produira mieux que le traitement d’une transaction avec 100 000 enregistrements. Pour de plus amples renseignements, voir Accounting Center - Fractionnement de transactions importantes . |
Combien d’étapes d’enrichissement voulez-vous créer pour une source comptable? | L’enrichissement est le processus d’amélioration des données sources afin que vous puissiez l’utiliser pour la comptabilité détaillée et récapitulative. Exemple : ajout du mappage des worktags, la mise en forme ou le retrait du champ, etc.
Vous pouvez créer un maximum de trois stades d’enrichissement. Vous ne pouvez pas changer le nombre de stades d'enrichissement une fois que vous avez créé la source comptable. |
Comment voulez-vous que Workday traite chaque lot à un stade? | Vous pouvez configurer le traitement Accounting Center pour préciser la façon dont vous souhaitez que Workday traite chaque lot pour un stade donné. Vous pouvez choisir de traiter et de faire avancer chaque lot :
Modifier une configuration de traitement Accounting Center et sélectionnez une option. |
Ajouterez-vous des informations supplémentaires dans les lignes d’écriture détaillée? | Inclure des champs en tant qu'attributs supplémentaires du jeu de données d'enrichissement dans les lignes d'écriture détaillée.
Workday vous recommande d’utiliser le texter comme format principal pour les attributs. |
Quelles informations voulez-vous inclure dans les lignes d’écriture récapitulées? | Utilisez les tables de mappage de worktags et les jointures de jeux de données pour importer les objets de gestion nécessaires dans vos jeux de données d’enrichissement.
Une fois que ces champs existent dans vos jeux de données enrichis, vous pouvez les sélectionner dans vos règles ligne d'écriture de source comptable. |
Avez-vous plus de 2 millions de lignes dans une seule écriture récapitulative? | Le processus de récapitulation échouera si l’écriture récapitulative dépasse la limite maximum de 2 millions de lignes. Workday vous recommande de mettre à jour votre configuration ou vos données ingérées afin que la récapitulation donne moins de lignes d’écriture. |
Utiliserez-vous des validations personnalisées? | Assurez-vous que vos transactions satisfont aux conditions que vous avez indiquées en :
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Allez-vous écarter certaines transactions sans erreur? | Créez une étape d’écart personnalisée pour retirer certaines transactions d’un lot. |
Vos données ingérées incluront-elles des enregistrements sans valeur? | Des enregistrements ingérés sans valeur peuvent entraîner des erreurs de lot. Workday doit comptabiliser chaque transaction par lot.
Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :
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Utiliserez-vous des dimensions de règle d'inscription comptable personnalisées? | Utilisez une jointure pour instancier la dimension de la règle d'inscription comptable personnalisée au champ applicable de vos données ingérées. |
Configurez-vous la devise de grand livre supplémentaire?
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Utiliserez-vous des écritures multidevise ? | Déterminez si vous devez inclure l’ instance du code de devise de transaction dans vos données enrichies.
Tenez également compte des éléments suivants :
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Avez-vous des lignes écriture intersociétés avec des devises de grand livre différentes? | Nous postuler maintenant le type de taux de change dans l’ordre suivant :
|
Les données ingestion incluront-elles les écritures de trésorerie et souhaitez-vous rapprocher les écritures de trésorerie? | Inclure l’ instance du compte bancaire dans vos données ingérées. Incluez également le worktag de compte bancaire comme type de worktag dans la configuration comptable et sélectionnez Effectuer le rapprochement bancaire .
Utilisez également le champ Référence de la transaction lorsque vous sélectionnez l’option Rapprocher par rapport à la banque .Inclure des règles de condition pour séparer vos comptes de trésorerie et bancaires de vos autres lignes. |
Voulez-vous effectuer le suivi du nombre de transactions que Workday écarte d’un lot en cours? | Accédez au rapport Rechercher un lot Accounting Center et affichez la colonne Transactions écartées . |
Avez-vous besoin de notifications pour certains événements, car Accounting Center traite le lot à différents stades? | Définissez des notifications personnalisées dans la définition de processus de gestion à l'aide des champs de rapport de l' événement Accounting Center : . |
Utiliserez-vous d’autres groupes de comptes pour la production de rapports? | Accédez à la tâche Modifier les détails comptables d’une société et sélectionnez un groupe de comptes supplémentaire pour permettre à la société de générer des rapports qui mappent des groupes de comptes supplémentaires ou des groupes de comptes prévus par la loi à votre groupe de comptes privilégié.
Une fois que vous avez créé ou inscrit des écritures, vous ne pouvez plus changer le groupe de comptes supplémentaires. |
Gérerez-vous l’accès à la création et à la modification de définitions de tableau de mappage ou de tables de mappage en fonction des affectations de rôle ? | Créez et affectez des rôles activés pour le système source.
Les utilisateurs ne pourront accéder qu'aux définitions de table de mappage et aux tables de mappage, qui contiennent une valeur de système source pour laquelle l'utilisateur a un rôle affecté. |
Travaillerez-vous à contrôler l’accès à une source comptable en fonction des rôles définis pour un système source? | Créez et affectez des rôles activés pour un système source.
Lorsqu'un utilisateur a accès à des domaines par l'intermédiaire d'un groupe de sécurité fondé sur des rôles qui utilise un rôle activé pour le système source, il peut uniquement accéder aux sources comptables qui contiennent une valeur de système source dont le rôle a été affecté à l'utilisateur . |
Avez-vous créé des tableaux activés pour l’analyse ou des jeux de données publiés qui prennent en charge les cas d’utilisation suivants? | Les cas d’utilisation suivants sont admissibles à l’exclusion :
Utilisez la tâche Mettre à jour l'utilisation d'artéfacts Prism pour marqueur manuellement les artéfacts Prism aux fins d'exclusion des calculs d'admissibilité Prism. Sécurité : domaine Set Up: Accounting Source - Create . |
Quand planifierez-vous votre maintenance hebdomadaire? | Assurez-vous de ne pas planifier l’exécution de tâches ou de processus près du début de votre maintenance hebdomadaire. Une fois la maintenance lancée, toutes les tâches et tous les processus actuellement actifs point d'arrêt de s’exécuter et erreur échoueront. Étant donné que Workday ne prend pas en charge le redémarrage automatique, vous devrez redémarrer les tâches ou les processus manuellement. |
Utilisez-vous la tâche Manage Workday Window Workday pour mettre fin à vos sessions actives? | Configurez la tâche Manage Workday , car nous mettre en application les restrictions de session au processus de comptabilisation détaillé. Pour poursuivre les lots Accounting Center pendant la période de maintenance, ajoutez votre utilisateur qui est configuré dans le processus de gestion à l' option Comptes système exclus des restrictions de session dans la tâche Manage Workday Window Restrictions . Il s'agit de l'utilisateur pour l'exécution de la tâche de traitement principal de comptabilité détaillée Accounting Center dans la définition de processus de gestion de comptabilité détaillée Accounting Center . |
Recommandations
Option | Recommandations |
|---|---|
Source d'ingestion pour la source comptable |
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Enrichissement de données |
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Validation des données |
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Précision décimale de la devise | Les montants des transactions et du grand livre en comptabilité détaillée doivent correspondre à la précision de la devise des devises des transactions et du grand livre .
Si les montants ne correspondent pas à la précision de la devise des devises pertinentes, vous devez arrondir ces montants à la précision de la devise appropriée dans l’enrichissement. |
Configurant des domaines et des entités définissant la sécurité pour des tableaux et des jeux de données pour une source comptable. | Pour augmenter l'efficacité de la configuration des domaines de tables et de jeux de données pour une source comptable, utilisez la tâche Modifier la sécurité d'une source de données Prism d'une source comptable .Sécurité : domaine Setup: Accounting Source - Create . |
Créer des règles propres aux lignes d’écriture | Vous pouvez créer jusqu'à 5 000 règles propres aux lignes d'écriture dans tous les instantanés de tous les groupes comptables pour une source comptable. |
Exigences
La période de grand livre doit être ouverte pour que l’écriture puisse être inscrite.
Avant de lancer un lot, assurez-vous qu’il contient au moins une transaction.
Un stade doit être terminé et ne comporter aucune erreur avant de passer au stade suivant.
Limites
- S’il y a plus de 10 000 exceptions de validation, c’est l’ensemble du lot qui échoue aux erreurs.
- Les écritures récapitulées ne vérifieront pas la vérification budgétaire et seront inscrites même si elles entraînent un dépassement du budget.
- Lorsque vous configurez une devise de grand livre supplémentaire pour une société:
- Accounting Center ne génère pas d’écritures en devise principale de grand livre unique ou en devise de devise de grand livre supplémentaire lors du traitement d’une transaction.
- Le champ Type de taux de change existant dans l'en-tête de la source comptable s'applique uniquement à la devise du grand livre principal . Accounting Center ne prend pas en charge le remplacement du type de taux de devise de grand livre supplémentaire : . Le type de taux de devise de grand livre supplémentaire dépend de la configuration au niveau de la société et du locataire .
- Accounting Center ne vous permet pas de définir ou de remplacer les montants en devise de grand livre supplémentaire . Pour le traitement de la comptabilité détaillée, Workday utilise le taux de change du système pour générer tous les montants en devise de grand livre supplémentaire .
- Vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité de mise en équilibre par worktag dans les transactions. Configurez manuellement votre source comptable pour créer la comptabilité correctement.
- Dans le cas d'écritures Accounting Center , Workday prend uniquement en charge les règles de mappage du groupe de comptes principal au groupe de comptes supplémentaire.
- Accounting Center ne prend pas en charge tous les types de données Prism. Pour le traitement Accounting Center , Workday ne prend pas en charge les types de champs Devise, Double et Nombre entier. De plus, pour tout champ numérique utilisé comme montant de transaction, montant de grand livre ou montant taxable/imposable dans la configuration de source comptable , vous devez mettre à jour une précision de champ de (20,6).
Configuration du locataire
Vous pouvez configurer cette option dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
.Option | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Interdire les lignes de dettes/créances intersociétés lorsque les écritures s'équilibrent par société pour les écritures manuelles détaillées dans Accounting Center
| Lorsque vous cochez cette case, Workday ne génère pas automatiquement des lignes d'écriture de dettes et de créances intersociétés pour les écritures manuelles détaillées dans Accounting Center d'une société si les lignes d'écriture de cette société sont déjà équilibrées. |
Sécurité
Vous pouvez accéder au rapport
Politiques de sécurité de domaine pour un domaine fonctionnel
pour afficher tous les domaines de sécurité pour Accounting Center.Les domaines de sécurité que vous pouvez configurer incluent :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Accounting Center dans le domaine fonctionnel Accounting Center . | Peut configurer les processus et les rapports Accounting Center. |
Process: Accounting Center Detailed Journals dans le domaine fonctionnel Accounting Center .Inclut les sous-domaines suivants :
| Permet d’annuler des écritures détaillées Accounting Center , d’y ajouter des pièces jointes et d’en afficher les écritures. |
Set Up: Accounting Center dans le domaine fonctionnel Accounting Center .Inclut les sous-domaines suivants :
| Permet de créer, de désactiver et de modifier des tâches et des services Web source comptable , ainsi que de créer des systèmes sources. |
Process: Accounting Center Error Manager dans le domaine fonctionnel Accounting Center . | Peut afficher les tâches, les rapports et les services Web pour le gestionnaire d’erreurs Accounting Center . |
Process: Accounting Center Summary Journals dans le domaine fonctionnel Accounting Center . | Peut consulter les rapports suivants :
|
Report: Batchs and Jobs Impacted Demandes congés au cours de la sinistre dans le domaine fonctionnel Accounting Center : . | Permet d’afficher le rapport Lots touchés par la reprise après sinistre . |
Set Up: Mapping Tables dans le domaine fonctionnel Accounting Center . | Permet de créer et de mettre à jour des tables de mappage. |
Set Up: Mapping Table Definitions dans le domaine fonctionnel Accounting Center . | Permet de créer et de mettre à jour des définitions de tableau de mappage. |
Processus de gestion
- Configurez le processus de gestionÉvénement de lancement de lot Accounting Centerpour lancer un lot Accounting Center.
- Configurez le processus de gestionÉvénement d’annulation d’un lot Accounting Centerpour créer un flux des travaux pour l’annulation d’un lot Accounting Center et l’approbation des demandes d’annulation.
- Configurez le processus de gestionÉvénement d’enrichissement Accounting Centerpour enrichir des données.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à des données comptables détaillées Accounting Centerpour générer des données comptables détaillées.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de récapitulation Accounting Centerpour créer une comptabilité récapitulative.
- Configurez le processus de gestionÉvénement d’approbation de modification en ligne Accounting Centerpour subvention l’accès à toutes les tâches et à tous les rapports lors de l’utilisation de la modification en ligne pour corriger les erreurs.
Production de rapports
Vous pouvez accéder au rapport
Rapports standard de Workday
pour afficher tous les rapports de Accounting Center.
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport Lots touchés pendant la reprise après sinistre
| Vous permet de repérer les lots touchés pendant la reprise après sinistre. |
Rapport Indicateurs à l’exécution au niveau des lots
| Permet de surveiller les indicateurs de tendances à l’exécution au niveau du lot. |
Rapport Indicateurs à l’exécution au niveau des stades de lot
| Fournir des indicateurs de tendances à l’exécution pour toutes les étapes d’un lot ou de plusieurs lots. |
Rapport Indicateurs à l'exécution au niveau de l'exécution par lots
| Permet de générer des rapports sur les indicateurs de tendances à l’exécution au niveau des événement d’exécution de lots. |
Rapport Afficher un instantané de source comptable . | Fournit les détails d'une configuration instantané de source comptable avec date d'effet. |
Vous pouvez également créer des rapports personnalisés à l’aide des sources de données de rapport suivantes :
- Lot Accounting Center
- Exécution d'un lot Accounting Center
- Stade du lot Accounting Center
- Types de règles d'inscription comptable personnalisées
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour migrer et mettre à jour les sources comptables entre différents locataires :
- Obtenir des mises en œuvre Accounting Center
- Put Accounting Center Implementations
- Get Source Condition Rules
- Get Accounting Source Process Configurations
- Get Accounting Source Snapshots
- Put Accounting Source Condition Rule
- Put Accounting Source Process Configuration
- Put Accounting Source Snapshots
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour mettre à jour les règles d’inscription comptable ou les tables de mappage dans Accounting Center:
- Get Custom Account Posting Rule Dimensions
- Get Custom Account Posting Rule Types
- Get Mapping Table Definitions
- Get Mapping Tables
- Put Custom Account Posting Rule Dimension
- Put Custom Account Posting Rule Type
- Put Mapping Table
- Put Mapping Table Definition
Vous pouvez utiliser le service Web
Put Accounting Center Batch
pour créer un nouveau lot.Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour récupérer et mettre à jour les détails de résolution des transactions écartées :
- Get Dismissed Transactions
- Put Dismissed Transaction
Reportez-vous au répertoire des services Web sur Workday Community pour connaître les autres services Web.
Connexions et interactions
Vous pouvez utiliser Accounting Center avec Financial Accounting pour traiter des écritures, produire des enregistrements financiers et effectuer la clôture de période et de fin d’exercice.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la Workday Touchpoints Kit, visitez le Workday Community.
Autres incidences
Utilisée conjointement avec Workday Prism Analytics, la solution Workday Accounting Center fournit des fonctionnalités améliorées de présentation de l’information financière, des rapports opérationnels et des rapports réglementaires.