Concept : traitement des écritures

Vous devez disposer des autorisations de sécurité appropriées sur le compte de grand livre dans l’écriture comptable. Vous pouvez entrer les écritures manuellement ou les téléverser. Vous pouvez entrer des écritures pour les ajustements de fin de mois, l’amortissement, les ajustements de conversion ou pour enregistrer les charges à payer pour les articles d’achat reçus mais non payés. Vous pouvez contrepasser automatiquement les écritures pour les charges à payer.

Pour les écritures d’engagement ou d’obligation, vous pouvez demander à Workday de reporter la date comptable à la première date de la prochaine période ouverte après l’approbation du plan. Cochez la case

Reporter les écritures pour l’approvisionnement

dans la tâche

Créer un grand livre

.

Vous pouvez créer des écritures de contrepassation à compter de la date comptable. Si la période comptable n’est pas ouverte, Workday crée une écriture au statut

Créé

. À l’ouverture de la période de contrepassation, utilisez la tâche

Inscrire en masse des écritures de contrepassation

pour comptabiliser les écritures de contrepassation. Vous pouvez inscrire des écritures de contrepassation intersociétés uniquement si la période est ouverte pour toutes les sociétés de l’écriture.

Vous pouvez sélectionner

Modifier

dans le menu des actions connexes d’une écriture qui n’a pas été inscrite pour corriger les erreurs.

Vous pouvez sélectionner

Supprimer

dans le menu des actions connexes d’une écriture que vous avez créée, mais que vous n’avez pas inscrite ou soumise pour approbation.

Vous pouvez sélectionner

Corriger

dans le menu des actions connexes de l’événement de processus de gestion pour corriger une écriture inscrite. L’option de correction d’une écriture inscrite n’est pas disponible lorsque vous activez la contrepassation des écritures comptables.

Workday inscrit les écritures dans un grand livre défini pour chaque société.

Pour configurer une écriture comptable pour la vérification budgétaire, vous configurez le processus de gestion

Événement lié à une écriture comptable

avec le processus de gestion

Exécuter une vérification budgétaire (financier)

. Workday effectue la vérification budgétaire de l’écriture à l’étape de lancement, à l’étape d’approbation ou aux deux étapes pour s’assurer que le montant est conforme au budget.

Une fois la configuration effectuée, Workday effectue une vérification budgétaire lorsque vous effectuez les actions suivantes :

Soumettre
une écriture comptable pour approbation. Si l’écriture ne réussit pas la vérification budgétaire, modifiez le montant ou demandez un remplacement au gestionnaire du budget.
Approuver
une écriture comptable.

Si l’écriture ne réussit pas la vérification budgétaire, vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :

Renvoyer la demande.
Modifier le montant.
Demander un remplacement au gestionnaire de budget.

Workday valide également automatiquement les worktags lors de la vérification budgétaire.

Ce tableau répertorie les activités autorisées pour chaque statut d’écriture :

Activité	Écriture disponible pour inscription	Écriture inscrite	Écriture annulée
Créer une écriture	Non	Non	Non
Modifier une écriture	Oui	Non	Non
Inscrire l’écriture	Oui	Non	Non
Annuler l’inscription de l’écriture	Non	Oui	Non
Annuler l’écriture	Oui	Non	Non
Copier l’écriture	Oui	Oui	Oui

Les écritures récurrentes sont des écritures que vous créez régulièrement. Elles ont les mêmes lignes d’écriture pour les mêmes comptes et les mêmes montants. Vous pouvez créer des écritures de contrepassation récurrentes pour une date future. À l’ouverture de la période de contrepassation, utilisez la tâche

Inscrire en masse des écritures de contrepassation

pour inscrire les écritures de contrepassation.

Workday fournit un certain nombre de rapports standard pour vous aider à gérer les écritures. Pour obtenir une liste, accédez à

Workday Standard Reports

et sélectionnez la catégorie

Comptabilité générale

.