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Última actualización: 2024-11-15
Proceso: cierre de periodo de procure-to-pay

Proceso: cierre de periodo de procure-to-pay

Revise el flujo de producto de cierre de periodo para familiarizarse con el proceso de cierre de periodo.
Este tema proporciona pautas que puede tener en cuenta para facilitar el proceso de cierre de periodo y cómo le gustaría gestionar los documentos abiertos relacionados con peticiones, órdenes de compra, contratos de proveedor y facturas de proveedor.
La lista de control del proceso de procure-to-pay puede componerse de distintas tareas. Tenga en cuenta estas pautas como ejemplo para sus actividades de cierre de periodo. Para ver un caso de uso relacionado con este tema, consulte Caso práctico: cierre de periodo de aprovisionamiento para pago en la Biblioteca de casos de uso.
  1. Considere la posibilidad de revisar sus peticiones abiertas mediante el informe
    Peticiones pendientes de aprobación
     o
    de abastecimiento
     de su entorno de cliente de wdsetup y decida qué desea hacer con ellas (opcional). Puede hacer lo siguiente:
    1. Acceda a la tarea
      Cierre masivo de documentos de aprovisionamiento
      .
      Cierre masivamente todas las peticiones pendientes que no vaya a emitir como órdenes de compra.
      Seguridad: el proceso de gestión
      Evento de acción masiva de documentos de aprovisionamiento
       y su política de seguridad en el área funcional Procurement.
    2. Acceda al informe
      Requisitions Pending Approval or Sourcing
       en su entorno de cliente de wdsetup (opcional).
      Localice todas las peticiones que no haya abastecido.
      Si desea más información, consulte Procurement Reports.
  2. Considere la posibilidad de revisar sus órdenes de compra y de cambio para decidir qué quiere hacer con ellas (opcional). Puede hacer lo siguiente:
    • Manténgalos abiertos.
    • Aprobar y emitir órdenes de compra u órdenes de cambio pendientes.
    1. Para emitir órdenes de compra pendientes, acceda al informe
      Búsqueda de órdenes de compra
       .
      Revise las órdenes de compra con el estado
      En curso
       o
      Borrador
       y cámbieles el estado a
      Aprobado
       para poder emitirlas.
    2. Emita las órdenes de compra para las que desea crear notas de recepción y facturas de proveedor.
    3. Cree órdenes de cambio para órdenes de compra emitidas.
    4. Acceda a la tarea
      Cierre masivo de documentos de aprovisionamiento
      .
      Cierre de forma masiva todas las órdenes de compra pendientes que no recibirá nunca.
      Seguridad: el proceso de gestión
      Evento de acción masiva de documentos de aprovisionamiento
       y su política de seguridad en el área funcional Procurement.
      Para obtener más información, consulte Pasos: cierre masivo de documentos de aprovisionamiento.
    5. Si ha activado
      Cerrar automáticamente órdenes de compra
       en la tarea
      Edición de opciones de aprovisionamiento de empresa
       , Workday cerrará las órdenes de compra abiertas o emitidas cuando:
      • Se hayan recibido íntegramente y las notas de recepción tengan el estado
        Aprobado
        .
      • Se haya completado el pago.
      Consulte también Referencia: opciones de aprovisionamiento de empresa.
  3. Acceda al informe
    Supplier Contracts Needing Attention
     en su entorno de cliente de wdsetup (opcional).
    Este informe muestra todos los contratos que vencen el mes siguiente y los contratos con un saldo restante inferior al 10 %.
    Puede optar por hacer una de las siguientes acciones:
    • Crear una modificación para prorrogar el contrato
    • Copiar el contrato en otro nuevo
    • Cerrar el contrato
    Seguridad: dominio
    Process: Supplier Contract - Reporting
     en el área funcional Procurement.
  4. Revise y devengue todas las facturas de proveedor abiertas.
    1. Acceda a uno de los siguientes informes o a todos ellos:
      • Búsqueda de facturas de proveedor
        : procese facturas con el estado
        Borrador
         o
        En curso
        .
        Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional Supplier Accounts:
        • Reports: Supplier Accounts
        • Process: Supplier Invoice - Reporting
      • Ítems abiertos de proveedor
        : pague todas las facturas parcialmente pagadas o no pagadas.
        Seguridad:
        Reports: Supplier Accounts
         en el área funcional Supplier Accounts.
      • Devengo de línea de factura de proveedor sin aprobar
         en su entorno de cliente de wdsetup (opcional).
        Utilice este informe para crear un asiento manual de reversión al final de cada periodo para devengar las facturas de proveedor como es debido.
        Seguridad:
        Reports: Supplier Accounts
         en el área funcional Supplier Accounts.
      Si desea más información, consulte Supplier Invoice Accrual Dashboard and Reports.
  5. Registre y capitalice los activos y póngalos en servicio antes de registrar la depreciación. Al ponerlos en servicio, se indicarán con precisión los activos y los gastos de depreciación.
  6. Cree un programa para registrar los gastos por depreciación y amortización de los activos de empresa.
  7. Realice una de las siguientes acciones o ambas:
    Amortice las facturas de pago anticipado y las cuotas relacionadas durante el periodo para reducir el pasivo de pago anticipado mediante cargos en las cuentas de gastos.
  8. Cree devengos de final de periodo para las notas de recepción de bienes y servicios no facturados y aprobados.
    Esto creará devengos de notas de recepción para órdenes de compra que no sean solo consignación, inventario o factura.
  9. Pague y liquide todas las facturas de proveedor aplicables.
    Para obtener más información, consulte Concepto: proceso de liquidación.
  10. Acceda a la tarea
    Corrección de asientos de operaciones con errores
    .
    Corrija todos los errores en los asientos de operaciones que no se hayan contabilizado en el periodo actual.
    Seguridad: dominio
    Process: Audits and Corrections
     en el área funcional Financial Accounting.
    Para obtener más información, consulte Resolución de problemas: asientos financieros.
  11. Cierre los grupos de actividad para el aprovisionamiento, los proveedores y los pagos ad hoc.
    Para obtener más información, consulte Concepto: grupos de actividad de cierre de libro mayor.
  12. En el caso de las organizaciones multimoneda, revalúe los importes de asiento en moneda extranjera en función de sus reglas para el periodo.
  13. Concilie las cuentas por pagar con el libro mayor.
    Utilice uno de los siguientes informes o todos ellos para conciliar sus cuentas por pagar con el saldo de libro mayor:
    • Antigüedad de cuentas por pagar
      Seguridad: dominio
      Reports: Supplier Accounts
       en el área funcional Supplier Accounts.
    • Conciliación de saldos de proveedor y cuentas por pagar
      Seguridad: dominio
      Reports: Financial Accounting
       en el área funcional Financial Accounting.
    • Informe compuesto
      de conciliación de cuentas por pagar a proveedor
      Seguridad:
      Process: Payables to Supplier Reconciliation Initial Balance
       en el área funcional Financial Accounting.
      Antes de ejecutar el informe, realice las siguientes acciones:
      • Ejecute la generación de saldos de comienzo de conciliación de cuentas por pagar a proveedor para generar saldos de comienzo hasta el periodo actual o cualquier otro periodo.
      • Asegúrese de cerrar completamente los periodos contables de todas las áreas funcionales. El estado
        Cierre en curso
         o el cierre solo de cuentas de proveedor no es suficiente. Si abre un periodo anterior y realiza ajustes que afectan a las cuentas por pagar, Workday no reflejará esos ajustes en el informe.
    • Resumen de excepción de conciliación de saldos de cuentas por pagar a proveedor
      .
      Seguridad: dominio
      Reports: Financial Accounting
       en el área funcional Financial Accounting.
    • Balance de comprobación
       para la cuenta de libro mayor Cuentas por pagar
      Seguridad: dominio
      Reports: Financial Accounting
       en el área funcional Financial Accounting.
  14. Finalice la conciliación bancaria.
    Concilie los extractos bancarios con sus transacciones en efectivo.
    2. Acceda al informe
      Resumen de datos contables respecto a datos bancarios - Líneas de extracto bancario sin compensar
      .
      Compruebe que no haya líneas sin conciliar.
      Seguridad: dominio
      Process: Bank Statement-Reporting
      en el área funcional Banking and Settlement.
  15. Acceda a uno de los siguientes informes o a ambos para conciliar los saldos de datos de caja respecto a datos bancarios.
    • Informe de resumen de datos contables respecto a datos bancarios
    • Informe de datos contables respecto a datos bancarios por moneda de cuenta bancaria
    Seguridad: dominio
    Report Execution
     en el área funcional Tenant Non-Configurable.
  16. Concilie transacciones en efectivo con la cuenta de libro mayor.
    Utilice los siguientes informes para conciliar sus transacciones en efectivo con sus cuentas de libro mayor.
    • El informe
      Conciliación de datos de caja respecto a datos bancarios - Consulta compuesta
       para conciliar las transacciones de operaciones de caja con la cuenta de libro mayor en la moneda de libro mayor
    • El informe
      Conciliación de datos de caja respecto a datos bancarios en moneda de banco
       para conciliar las transacciones de operaciones de caja con la cuenta de libro mayor en la moneda de banco
    Seguridad: dominio
    Report Execution
     en el área funcional Tenant Non-Configurable.
  17. Durante el cierre de ejercicio, arrastre los asientos de compromisos y obligaciones a la primera fecha del siguiente periodo abierto.
    Esta es una tarea de cierre de ejercicio y no de cierre de periodo.
    Acceda a la tarea
    Creación de libro mayor
     y seleccione la casilla
    Arrastrar asientos para aprovisionamiento
     para las cuadrículas
    Crear compromisos
     y
    Crear obligaciones
    .
    Seguridad: dominio
    Set Up: Ledger and Book
     en el área funcional Common Financial Management.