Concepto: cierre

Workday permite tener varios periodos de libro mayor abiertos simultáneamente. Mientras finaliza un periodo de libro mayor, puede poner en marcha el siguiente. Es posible seleccionar nuevos estados y cerrar actividades de uno o varios periodos de libro mayor y usar distintos estados y actividades de cierre en otros periodos de libro mayor.

Si tiene varios tipos de libro mayor, los periodos y estados del libro mayor siempre estarán sincronizados.

Ejemplo: si su empresa cuenta con los tipos de libro mayor

Cifras reales

y

Compromisos

, los periodos y los estados de cada tipo de libro mayor se actualizan simultáneamente.

Para cerrar un periodo de libro mayor, debe bloquearlo gradualmente para limitar la nueva actividad del asiento a medida que avanza hacia el cierre.

Ejemplo: el 2 de febrero, el estado del periodo del libro mayor de enero pasa de ser

Abierto

a

Cierre en curso

. Este estado impide la actividad del asiento de operaciones en actividades específicas, como el

Aprovisionamiento

. La actividad de cierre de nómina se mantiene

Abierta

para procesar la nómina en la siguiente fecha de ejecución, el 15 de febrero.

Antes de cerrar el ejercicio anterior de libro mayor, Workday permite arrastrar los saldos de asiento al saldo inicial del ejercicio de libro mayor actual. En cualquier punto de la cronología de cierre, puede ejecutar el proceso

Arrastre de saldos a cierre de ejercicio

para crear o sustituir los saldos iniciales del asiento. Estos saldos iniciales del asiento, combinados con la actividad de asiento del año actual, le proporcionan las cifras más recientes al generar informes sobre el año actual del libro mayor.

Ejemplo: se ejecuta el proceso de arrastre a mediados de enero tras haber cambiado el estado de los libros mayores del año anterior a

Solo ajustes

. La ejecución del proceso de arrastre a mediados de enero le permite crear un balance de enero más realista.

También puede hacer que Workday arrastre los saldos iniciales una vez que se han arrastrado los saldos de fin de ejercicio.

Del mismo modo que es posible que varios periodos de libro mayor estén abiertos simultáneamente, el ejercicio anterior de libro mayor puede estar abierto en Workday mientras trabaja en el siguiente. Deje al menos un periodo de libro mayor abierto (generalmente el último) para que se contabilicen los ajustes hasta que todo esté preparado para cerrar el ejercicio del libro mayor.

Ejemplo: se abre el periodo de libro mayor de enero a finales de diciembre. Se limita gradualmente la actividad del asiento de diciembre cambiando el estado del periodo del libro mayor. El 10 de enero, se limita el periodo del libro mayor a

Solo ajustes

. Una vez que se han llevado a cabo los ajustes y se han cerrado todos los periodos, a principios de marzo se cierra el ejercicio del libro mayor anterior.

Para cerrar un ejercicio de libro mayor, defina las reglas de cierre de ejercicio y ejecute el proceso de cierre de ejercicio de libro mayor. Cierre todos los periodos de libro mayor del ejercicio antes de cerrar el ejercicio de libro mayor. El proceso lleva a cabo los siguientes pasos:

Arrastra los saldos restantes del ejercicio anterior de libro mayor al saldo inicial del ejercicio de libro mayor actual por última vez (opcional).
Actualiza el estado del ejercicio del libro mayor y lo establece en
Cerrado
.

Para gestionar los procedimientos de cierre, puede crear listas de control de cierre en Workday que incorporen todos los pasos de cierre en el workflow del proceso de gestión. A la hora programada, Workday envía una notificación al trabajador asignado para que finalice la tarea. Con la lista de control de cierre también puede analizar las métricas de cierre y enviar a los trabajadores notificaciones adicionales sobre los pasos de cierre en cualquier momento.