賞を作成する
- 受賞を後押しする要素を作成してください。見る手順：賞を設定する。
- 助成金管理機能領域で、表彰イベントのビジネスプロセスとセキュリティポリシーを設定します。
賞とは、スポンサーとの賞に関する契約を規定するビジネスルール、条件、および条項を明記した契約です。Workdayは、表彰に関する情報を使用して、表彰費用の計算方法、表彰クレジットの分配方法、および収益の認識方法を決定します。受賞対象には以下が含まれます。
- 1つ以上の交付金明細における、承認された金額と有効期間。
- 献身的な努力と特別な条件。
- 設備費および管理費を計算するための設定。
- 直接および間接スポンサーの情報。
- 複数の部署への表彰単位の配分。
- 受賞資格を維持するために完了する必要のあるタスク。
- 「賞の作成」タスクにアクセスしてください。
- 概要タブを完了する際には、以下の点を考慮してください。
オプション 説明 賞の対象となる団体この賞に関連付けられている組織のワークタグを選択してください。これらのワークタグで役割を持つユーザーは、たとえ社内で役割を持っていなくても、閲覧権限を持ち、受賞について報告することができます。契約締結者Workdayは、このフィールドに賞を作成した人物の情報を入力し、その人物の名前を賞契約所有者セキュリティグループに追加します。審査や承認を、賞全体を担当する単一の担当者にルーティングする必要がある場合は、業務プロセスでこのセキュリティグループを指定できます。このタスク以外では、契約締結責任者の役割を割り当てることはできません。プライムスポンサーあなたの受賞に関する条件を定める組織。例：A大学が全米科学財団から助成金を受け取り、その助成金をB大学に交付する場合、B大学はA大学をスポンサーおよび請求先スポンサーとして、全米科学財団を主要スポンサーとして記載することができます。請求先スポンサーその賞の費用を負担する団体。例：あなたは国立衛生研究所（NIH）から助成金を受け取り、保健福祉省（DHHS）から助成金の支払いを受けました。スポンサーをNIHに、請求先スポンサーをDHHSに設定できます。支払い方法信用状を使用するには、使用したい信用状に記載されている支払方法と一致する支払方法を選択してください。信用状同じ内容を含む信用状を選択してください。- 賞の請求先スポンサーとしてスポンサーを指定してください。
- 支払タイプは、賞状に記載されている支払タイプと同じにしてください。
支出制限のデフォルトすべての特典明細に反映させるデフォルトの支出制限を選択してください。支出カテゴリまたは対象クラスのいずれかによって制限される支出制限を選択してください。支出制限を支払構成要素グループごとに適用できるのは、複数の資金源を持つプロジェクトのみであり、助成金には適用できません。個々の報酬明細行の「支出制限」フィールドを設定することで、これらの支出制限を上書きできます。Workdayは、支出を検証する際に、報酬明細行の支出制限のみを参照し、報酬ヘッダーの支出制限デフォルト値は参照しません。賞与請求シーケンス有効スポンサー請求書に請求シーケンス番号を追加するには、このチェックボックスを選択してください。賞与請求シーケンスを、請求書のカスタマイズ可能なラベルとして使用できます。賞与請求シーケンス番号の形式/構文賞の請求順序を入力して、賞またはスポンサーを特定しやすくしてください。賞与請求シーケンスには、テキスト文字列の後に日付またはシーケンス番号のパターンが含まれる場合があります。パターンを角括弧で囲んでください。例：Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] は、以下の要素で構成される賞与請求シーケンスを作成します。- スポンサーであるゲイツ財団を識別するテキスト文字列。
- 請求書番号のシーケンスは、現在の賞与請求シーケンス番号からインクリメントされます。
- 請求書を作成する日付と、指定したパターン。
このオプションは、「賞与請求シーケンスを有効にする」チェックボックスを選択した場合に表示されます。現在使用されている賞与請求シーケンス番号数列の開始番号として任意の数字を入力してください。また、別のID生成器で生成された既存の数列の続きとなる番号を入力することもできます。Workdayは、この賞に関して作成する請求書ごとにこの数値をインクリメントします。このオプションは、「賞与請求シーケンスを有効にする」チェックボックスを選択した場合に表示されます。賞与請求シーケンス生成ルール請求書の発行順序を設定するには、賞与請求順序ルールを作成または選択します。このオプションは、「賞与請求シーケンスを有効にする」チェックボックスを選択した場合に表示されます。賞与通貨請求先のスポンサーが受け入れる通貨を選択してください。Workdayは、このフィールドに請求先のスポンサーのデフォルト通貨を自動的に入力します。賞金ゼロ助成金が交付される前の活動を記録するため、金額ゼロの助成金を作成できます。このチェックボックスを選択すると、Workdayはスポンサー資金のフィールドをゼロに上書きします。資金が利用可能になった場合は、助成金の内容を修正して「助成金額ゼロ」のチェックボックスをオフにし、資金の詳細を入力してください。金額がゼロの助成金に対して支出明細を作成すると、Workday は費用償還対象の支出明細に対する顧客請求書を生成しません。費用分担合計貴社が賞の費用に拠出する予定の金額を入力してください。スポンサーが要求する費用分担スポンサーが貴社に対し、賞金総額の一部を負担することを要求する場合は、このチェックボックスを選択してください。承認金額スポンサーがこの賞に対して承認した金額を入力してください。この金額は、「報酬明細」タブに表示されているすべての報酬明細金額の合計と等しくなければなりません。請求制限の上書き既存の助成金の承認額を上書きするには、請求限度額を入力してください。例：承認された1,000米ドルのうち400米ドルを使用した古い賞与を変換する場合。合計金額が承認額を超えないように、請求限度額の上書き設定を600米ドルにしてください。表彰スケジュールご自身の助成金の報告要件に合致する掲載間隔で、助成金スケジュールを選択または作成してください。費用分担と費用償還請求を使用し、取引合計が承認金額または請求限度額のオーバーライドを超えた場合、Workday は次のようになります。- 上書き金額の請求書を作成します。
- 直接費用と間接費用または施設管理費（F&A）を比例配分し、取引ごとのF&A費用率を維持します。
- 「賞の行」タブで、行を追加します。行を完成させる際には、次の点を考慮してください。
オプション 説明 コピーラインクリックするとWorkdayが新しい賞与明細を追加し、選択した賞与明細から明細情報が入力され、助成金欄は空欄のままになります。新しい賞品ラインナップから、以下のいずれかを選択できます。- 既存の助成金を追加する。
- 助成金を作成する権限がある場合は、新しい助成金を作成してください。
コピーラインとコピー許可Workdayで助成金情報と受賞明細をコピーするには、ここをクリックしてください。Workday は、以下の情報に基づいて助成金の草案を作成します。- 保存済みの許可が含まれている行をコピーすると、選択した行に対して許可が適用されます。
- 下書きの助成金の行をコピーしたときに表示される、元の保存済み助成金。
Workdayでは、助成金プロンプトの下に「下書き助成金を修正」ボタンも追加され、コピー済みで未保存の助成金情報を確認および更新できるようになります。Workdayは、変更内容を送信または保存する際に、新しい助成金情報を保存します。このボタンは、助成金を作成する権限を持つユーザーにのみ表示されます。ユーザーが助成金明細をコピーする際に新しい助成金を作成できないようにするには、助成金管理設定で「明細のコピーと助成金のコピーを無効にする」オプションを選択して、このボタンを非表示にすることができます。見るグラント マネジメント設定の設定。会社賞の明細を追加すると、Workday はこのフィールドに賞のヘッダーから取得した会社情報を自動的に入力します。複数企業への報奨金の場合は、報奨金の請求先となる関連会社を選択してください。以下の提携企業から選択できます。- 賞与ヘッダー会社との間で企業間取引を開始できる。企業が企業間取引を開始できるかどうかを判断するには、報酬ヘッダー企業の「企業間プロファイルの表示」タスクにアクセスし、報酬明細企業で「開始を許可」オプションが設定されているかどうかを確認します。見る会社間プロファイルの定義。
- 賞の授与企業と共通の通貨を使用する。
- 賞のヘッダー会社と同じアカウントセットを使用してください。
線種賞品に関するスポンサーへの請求方法を選択してください。選択した明細行の種類によって、賞与明細行に表示される項目が決まります。他の項目を入力した後に行の種類を変更すると、新しい行の種類では利用できない項目の情報が失われる可能性があります。受賞対象となる企業は、選択可能な受賞ラインの種類を決定します。特定の項目タイプを選択可能にするには、その項目タイプを、助成対象会社の助成金管理設定において有効な項目タイプとして追加します。選択できます：- 費用償還可能。請求期間中に発生した直接支出および間接費をスポンサーに請求する場合、または前払い金から支出額を消費する場合に使用できます。
- 賞品の費用が発生した時期に関係なく、スポンサーに事前に定められた金額を請求するための固定金額。
スポンサーから前払い金を受け取り、賞与費用が発生した際にそれを利用するには、Workdayでは前払い明細タイプではなく、費用償還可能明細タイプを選択することをお勧めします。請求スケジュールを作成する際に、前払いスケジュールタイプを選択できます。主要な主要な賞与項目として、賞与項目を1つ選択してください。付与同一の助成金を複数の交付案件に関連付ける場合、各交付案件の日付は重複してはなりません。支出を助成金の項目に計上するには、支出取引または給与原価配分に、助成金を作業タグとして追加します。行金額すべての明細行の金額の合計は、「概要」タブに表示されている承認金額と一致している必要があります。収益カテゴリースポンサーからの支払いに関する会計処理を行うには、収益カテゴリを選択してください。支出制限助成金明細の支出に適用する支出制限を選択または作成します。報酬ヘッダーで「支出制限のデフォルト」を設定すると、Workdayはこのフィールドに自動的に値を入力しますが、報酬明細行ごとに変更することもできます。複数の支出制限を選択する場合は、すべての支出制限が許容される費用または許容されない費用のいずれかに該当することを確認し、両方を混在させないようにしてください。見る支出制限の作成。許可される支出制限と許可されない支出制限の両方を選択した場合、Workday は許可される支出制限のみをチェックします。選択した支出制限ごとに、制限を適用する各支出領域にカスタム検証を作成し、支出制限内の支出カテゴリ、支払構成要素グループ、またはオブジェクトクラスを表すために、[助成金ソースの許容支出]外部フィールドを使用します。 見る手順例：補助金に対する支出制限の実施。助成金支出制限によってブロックされた支出取引を確認するには、「助成金支出制限監査レポート」にアクセスしてください。繰延収益「明細行タイプ」プロンプトで「固定金額」を選択した場合、このチェックボックスをオンにすると、賞与収益認識スケジュールに基づいて収益を認識し、会計処理を繰延収益勘定の転記ルールに転記することができます。このチェックボックスを選択しない場合、Workdayは支出取引が完了した時点で収益を認識します。料金契約Workdayでは、費用償還対象となる賞与の請求には料金契約が必要です。費用償還対象となる賞与項目にF&A（財務・管理）要件がない場合は、0%の料率契約を作成できます。選択した料金契約によって、報酬明細行の基準タイプと対象クラスセットが決まります。料金契約では、対象となる料金タイプが「料金タイプ」フィールドで事前に絞り込まれます。コストレートタイプ費用償還対象、固定金額、または前払い報酬明細については、異なる場所に対して異なるF&Aレートを適用するために、コストレートタイプを選択してください。F&A料金契約を編集することで、新しい料金タイプを追加できます。例外費用償還対象、固定金額、または前払い報酬明細については、以下の項目についてF&A例外を選択してください。- 財務・管理費契約書に記載されている機関向け財務・管理費率を上書きしてください。
- スポンサーの機関運営費を免除する。
- 特定のオブジェクトクラスの費用について、間接費率を上書きまたは免除する。
例外に、F&A料率契約の基準タイプとは異なる基準タイプが含まれている場合は、両方の基準タイプに同じオブジェクトクラスセットが設定されていることを確認してください。収益配分プロファイルプロファイルを選択して、WorkdayがF&A（財務・管理）費用または間接費の収益回収を組織全体にどのように分配するかを決定します。基準制限費用償還対象、固定額、または前払い報酬明細における間接費の計算に使用できる直接費の最大額を定義する基準限度額を選択または作成します。複数の助成金項目に同じ基準限度額を使用する場合、その基準限度額に関して、すべての助成金項目が同じ資金プールを共有します。例：2つの報酬明細に、同じ基本限度額BL_25K（25,000米ドル）を割り当てます。F&Aコストは、2つの特典ライン間の総支出額のうち最初の25,000米ドルに基づいて計算できます。最初の特典航空券の利用で15,000米ドルを費やした場合、2番目の特典航空券の利用総額のうち、最大10,000米ドルまでしかF&A費用を計算できません。基準限度額のうちどれだけが消費されたか、どれだけ残っているか、そして基準限度額を超過したかどうかを確認するには、基準限度額監査レポートにアクセスしてください。開始日現在まで複数の交付金明細に同じ助成金を使用する場合は、各交付金明細の開始日と終了日が重複しないようにしてください。作業タグ賞の収益を認識する組織を決定するために、1つ以上のワークタグを選択してください。賞与ラインのサラリーキャップWorkday Financials and Grants Managementで助成金に給与上限を設定するには、助成金明細行に給与上限を指定する必要があります。給与上限を設定する必要がある場合は、以下を参照してください。サラリーキャップの創設（米国） 。「賞与ライン給与上限上書き」フィールドを使用して、賞与ラインの日付をカバーする有効日を指定した上書きを選択します。助成金と賞与の両方の項目で給与上限を指定した場合、賞与の項目で指定した給与上限が優先されます。助成金の給与上限は、Workday Financials and Grants Managementを使用せずに給与上限を適用する場合にのみ使用されます。従業員の給与原価配分に上限を超える給与のサブ配分が含まれている場合は、以下のいずれかを確認してください。- 同一の給与上限額は、賞与対象期間全体にわたって適用されます。
- 賞与の行には開始日または終了日が含まれていません。
費用償還対象、固定金額、または前払い報酬明細に報酬クレジットを適用するには、「報酬クレジット」セクションを設定します。 - （オプション）[添付ファイル]タブで、添付ファイルをセグメント化されたセキュリティグループに保護された添付ファイルカテゴリに割り当てることで、添付ファイルへのアクセスを保護します。セキュリティグループは、授賞式ビジネスプロセスにおける添付ファイルへのアクセス権限も決定します。
- （オプション）「特別条件」タブで、スポンサーがプロジェクトへの資金提供に必要とする条件を説明するコメントを特別条件の種類に追加します。
- （任意）「コミットメント」タブで、この賞の活動に取り組むことを約束している個人の詳細を入力します。タスクを完了する際には、以下の点を考慮してください。
オプション 説明 数ヶ月その人がこの賞の活動に費やす期間（年間合計月数）を入力してください。月の値を入力すると、Workdayは年間コミットメント作業量に対応するパーセンテージを自動的に入力します。年間コミットメント努力その人が年間を通して賞の活動に費やす時間の割合を入力してください。コミットメントされた取り組みは、スポンサー付きの取り組みと費用分担型の取り組みの両方を追跡するために使用できます。投入労力データは報告目的のみに使用されるものであり、給与計算、コスト配分、または義務に影響を与えるものではありません。作業時間認証を導入すると、Workdayが提供するレポートにアクセスして、約束した作業時間と認証された作業時間を比較できます。見る参考: 確定済エフォート レポート。 - （オプション）[計画]タブで、助成金の承認申請を行う前に、予算チェックオプションセットに必要事項を入力してください。見る 手順：賞の予算チェックを設定する賞の申請時に承認のために計画を提出するには、賞イベントのビジネスプロセスを設定して、賞予算ハブのステップを追加します。
- （オプション）費用償還対象、固定額、または前払いの賞について、賞の費用と超過額の割合を特定の作業タグに割り当てるには、[賞クレジット]タブにアクセスします。タスクを完了する際には、以下の点を考慮してください。
オプション 説明 賞の単位認定の定義報奨クレジットを割り当てたいワークタグが含まれている報奨クレジット定義を選択してください。複数の組織による報告を可能にする報奨金クレジットの定義を選択すると、複数の組織の従業員が報奨金について報告できるようになります。賞与クレジットワークタグ賞与単位定義にあるワークタグを1つ選択してください。賞与のクレジットラインにワークタグを追加すると、そのワークタグに対するセキュリティアクセス権を持つロールは、賞与に関するレポートを作成できるようになります。賞与単位配分率選択した作業タグにクレジットを割り当ててください。例：機関は、F&Aの再配分や超過予算の割り当てに関する意思決定に役立てるため、助成金のクレジットをコストセンター間で配分することができます。Workdayでは、各報酬クレジット定義において、報酬明細のすべてのワークタグに割り当てられた報酬クレジットの合計が100%になることが求められます。
Workdayは
表彰イベントの
ビジネスプロセスを開始し、表彰を審査および承認のために送付します。賞の請求スケジュールを作成してください。また、完了ステップの後、
表彰イベントの
業務プロセスに表彰請求スケジュールの作成を組み込むこともできます。