Gestire le transazioni di fatturazione dei progetti

Administrator Guide

Per trasferire le transazioni di progetto fatturabili non relative alla manodopera a un altro progetto, configurare una data di rettifica contabile e un motivo di rettifica contabile.

Per abilitare i trasferimenti delle transazioni entro periodi di tempo chiusi, abilitare l'opzione a livello di tenant

Consenti trasferimenti entro periodi di immissione ore chiusi

nella scheda

Opzioni di trasferimento progetto

dell'attività

Impostazione configurazione fatturazione progetti

Criteri di sicurezza:

Dominio Manage: Billable Projects
nell'area funzionale Projects.

Dominio Process: Project Billing - Core
nell'area funzionale Project Billing.

Per i trasferimenti di progetto nei periodi bloccati e chiusi:

L'utente deve anche avere accesso al dominio Time Tracking: Exempt from Lockout
nell'area funzionale Time Tracking.

Se il processo aziendale Evento di rettifica transazione progetto
:

Se è configurato, l'autore del trasferimento del progetto deve avere accesso al dominio Time Tracking: Exempt from Lockout
, altrimenti il processo aziendale non avanza.

È configurato con responsabili dell'approvazione, i responsabili dell'approvazione devono avere accesso al dominio Time Tracking: Exempt from Lockout
, altrimenti il processo aziendale non viene completato.

Dominio Set Up: Project Billing - Configurations
nell'area funzionale Project Billing (per l'opzione

Allow Transfers Within Closed Time Entry Periods

È possibile utilizzare l'attività Gestione transazioni di fatturazione progetto per rivedere tutte le origini delle transazioni per le transazioni di fatturazione del progetto. Il sistema consente di visualizzare le transazioni di aging, di visualizzare le transazioni che potrebbero richiedere il ricalcolo e di eseguire il drill-down delle transazioni in base allo stato della fatturazione.

È possibile visualizzare le transazioni di tutte le origini transazione insieme o raggruppate in schede per origine transazione.

È anche possibile:

Rettificare le ore, le tariffe e gli importi delle transazioni.

Approvare le transazioni per un progetto.

Modificare lo stato di fatturazione delle transazioni.

Creare proposte di fattura per le transazioni.

Filtrare e visualizzare le transazioni fatturabili precedentemente fatturate.

Ricalcolare gli importi delle transazioni utilizzando i fogli delle tariffe di fatturazione.

Suddividere le transazioni fatturabili non relative alla manodopera in più transazioni (se visualizzate per origine transazione).

Trasferire le transazioni fatturabili a un altro progetto, fase o attività (in caso di visualizzazione per origine transazione).

Accedere all'attività

Trasferimento transazioni progetto

dalla pagina di riepilogo per trasferire e frazionare altri tipi di transazione.

È possibile aggiungere la worklet

Gestione transazioni di fatturazione progetto

alla home page per rivedere le transazioni di fatturazione del progetto.

Si noti che le date delle righe di contratto determinano se le transazioni sono fatturabili o non fatturabili. Le date delle righe di contratto controllano anche la mappatura al progetto nella riga di contratto. Se le transazioni non sono fatturabili, le transazioni non rientrano nell'intervallo di date della riga contratto oppure il piano di fatturazione o il contratto contengono informazioni errate.

Accedere all'attività

Gestione transazioni di fatturazione progetto

Ogni volta che si accede all'attività, il sistema visualizza la finestra di dialogo dei criteri di ricerca con i criteri di ricerca precedenti salvati.

Completare i criteri di ricerca:

Per eseguire una ricerca, è necessario compilare almeno uno dei seguenti campi:

Gerarchia progetti

Cliente

Titolare progetto

Progetti fatturabili

Opzione	Descrizione
Ruolo assegnabile nel progetto	(Facoltativo) Selezionare un ruolo di progetto assegnabile, ad esempio Project Manager o Project Billing Specialist , per filtrare i progetti fatturabili da rivedere. Il sistema salva la selezione e la utilizza ogni volta che si accede all'attività. Se sono stati creati nuovi progetti di recente o sono state apportate modifiche alla struttura gerarchica dei progetti, potrebbe verificarsi un ritardo prima che tali modifiche si riflettano nei risultati della ricerca. L'elenco di valori Ruolo assegnabile progetto non supporta i ruoli assegnabili associati ai gruppi di sicurezza con il diritto di accesso Si applica all'organizzazione corrente e Subordinati al livello . Se si seleziona questo tipo di ruolo assegnabile, la ricerca non restituisce alcuna transazione. Il ruolo assegnabile progetto selezionato può essere assegnato a più di un gruppo di sicurezza basato su ruolo e ciascuno di tali gruppi di sicurezza può avere un'impostazione diversa per Diritti di accesso alle organizzazioni . In questo caso, il sistema applica i diritti di accesso in base al seguente ordine di classificazione: Classificazione 1: si applica all'organizzazione corrente e a tutte le subordinate Rango 2: si applica all'organizzazione corrente e ai subordinati non assegnati Classificazione 3: applicabile solo all'organizzazione corrente Classificazione 4: si applica alle organizzazioni correnti e alle subordinate al livello
Collaboratore per ruolo assegnabile	(Facoltativo) Selezionare un singolo collaboratore designato per il ruolo selezionato nell'elenco valori Ruolo assegnabile progetto per filtrare i progetti fatturabili da rivedere. Quando si seleziona un valore per Ruolo assegnabile progetto ma non per Collaboratore con ruolo assegnabile , i risultati della ricerca includono i progetti per i quali l'utente corrente ha il ruolo nel progetto selezionato. Il sistema salva la selezione e la utilizza ogni volta che si accede all'attività. Se sono stati creati nuovi progetti di recente o sono state apportate modifiche alla struttura gerarchica dei progetti, potrebbe verificarsi un ritardo prima che tali modifiche si riflettano nei risultati della ricerca.
Progetti fatturabili	Selezionare i progetti fatturabili che si desidera rivedere. I campi Ruolo assegnabile progetto , Collaboratore con ruolo assegnabile , Gerarchia progetti , Cliente e Proprietario progetto filtrano i progetti disponibili per la selezione nel campo Progetti fatturabili . Il sistema salva la selezione e la utilizza ogni volta che si accede all'attività.
Mostra transazioni non fatturabili	(Facoltativo) Selezionare questa opzione per visualizzare le transazioni con stato Non fatturabile . Il sistema salva la selezione e la utilizza ogni volta che si accede all'attività.
Mostra transazioni a commissione fissa	(Facoltativo) Selezionare questa opzione per visualizzare la colonna Commissione fissa nella visualizzazione di riepilogo del progetto, che mostra il numero di transazioni di progetto a tariffa fissa all'interno del gruppo di transazioni. Il sistema salva la selezione e la utilizza ogni volta che si accede all'attività.
Rivedere le transazioni per origine	Selezionare questa opzione per visualizzare le transazioni di fatturazione del progetto raggruppate per origine transazione nella visualizzazione dei dettagli della transazione. Il sistema salva la selezione e la utilizza ogni volta che si accede all'attività.
Rivedere le transazioni in dettaglio	(Facoltativo) Selezionare questa opzione per accedere direttamente alla visualizzazione dei dettagli della transazione. Il sistema salva la selezione e la utilizza ogni volta che si accede all'attività.
Raggruppa risultati per	(Facoltativo) Selezionare un'opzione per raggruppare le transazioni nella visualizzazione di riepilogo del progetto. Viene visualizzato quando si deseleziona la casella di controllo Revisione transazioni in dettaglio . Il sistema salva la selezione e la utilizza ogni volta che si accede all'attività.

(Facoltativo) Completare la sezione Riepilogo aging nella visualizzazione di riepilogo del progetto:

Scheda	Descrizione
Transazioni in attesa di revisione	Rivedere le transazioni fatturabili work in progress. È possibile visualizzare le transazioni fatturabili raggruppate per giorni di aging, progetto e valuta.
Notifiche	Viene visualizzato quando si modificano le regole del foglio delle tariffe di fatturazione standard associate nell'attività Gestione tariffe di fatturazione standard per regole e si hanno transazioni di progetto fatturabili che potrebbero richiedere il ricalcolo.

Nella visualizzazione di riepilogo del progetto, selezionare i progetti per i quali si desidera rivedere in dettaglio o eseguire azioni in blocco.

È possibile approvare le transazioni, ricalcolare le tariffe, creare proposte di fattura cliente, modificare in blocco gli importi per le transazioni di progetto fatturabili o avviare l'attività

Trasferimento transazioni progetto

. Considerare:

Opzione	Descrizione
Importo totale originale da fatturare	L'importo totale da fatturare, prima delle rettifiche di modifica in blocco.
Tipi di transazione per rettifica	(Facoltativo) Selezionare i tipi di transazione da rettificare in base alla modifica in blocco. Per impostazione predefinita, questo campo è impostato su Solo transazioni ore , ma è possibile aggiungere gli altri tipi di transazione supportati: Fattura fornitore , Spese e Spese varie .
Importo idoneo per rettifica	Il sistema calcola l'importo totale disponibile per la rettifica in base alle selezioni effettuate nel campo Tipi transazione per rettifica .
Nuovo importo totale da fatturare	(Facoltativo) Immettere il nuovo importo che si desidera fatturare per la riga della transazione. L'importo immesso è l'importo per l'intera riga, non solo per i tipi di transazione selezionati nel campo Tipi transazione per rettifica , ma il sistema riproporziona solo i tipi di transazione per rettifica per ottenere l'importo immesso.
% rettifica per tipi selezionati	(Facoltativo) Immettere una percentuale di rettifica per la rettifica di modifica in blocco. Il sistema aggiunge questa percentuale all'Importo totale originale da fatturare per calcolare il Nuovo importo totale da fatturare . Un numero positivo aumenta l'importo da fatturare, mentre un numero negativo lo diminuisce. Nel calcolo vengono inclusi solo i tipi di transazione selezionati nel campo Tipi transazione per rettifica .
Importo rettifica per tipi selezionati	(Facoltativo) Immettere un importo di rettifica per la rettifica di modifica in blocco. Il sistema aggiunge questo importo all'Importo totale originale da fatturare per calcolare il Nuovo importo totale da fatturare . Un numero positivo aumenta l'importo da fatturare, mentre un numero negativo lo diminuisce. Nel calcolo vengono inclusi solo i tipi di transazione selezionati nel campo Tipi transazione per rettifica .
Importo da fatturare pari a zero	(Facoltativo) Selezionare questa casella di controllo per impostare Nuovo importo totale da fatturare su zero.
Approva	Fare clic per approvare le transazioni fatturabili a livello di progetto. Il sistema aggiorna lo stato delle transazioni di progetto fatturabili In attesa di revisione e In sospeso a Pronto per la fatturazione .
Ricalcolare le tariffe	Fare clic per ricalcolare le tariffe per le transazioni fatturabili a livello di progetto. Il sistema ricalcola le tariffe per le transazioni di progetto fatturabili con stato In attesa di revisione , In sospeso e Pronto per fatturazione .
Creazione fattura proposta	Fare clic per creare proposte di fatture cliente per le transazioni fatturabili a livello di progetto. Il sistema crea proposte di fatture cliente per le transazioni di progetto fatturabili con stato Pronto per la fatturazione . Viene visualizzato quando si fa clic sul pulsante Altro .
Inoltro modifica in blocco importi	Fare clic per rettificare in blocco gli importi delle transazioni fatturabili a livello di progetto. Il sistema modifica in blocco gli importi per le transazioni di progetto fatturabili: Per le transazioni fatturabili originali e di compensazione. In stato In attesa di revisione , In sospeso e Pronto per fatturazione . Con importi fatturabili negativi e positivi. Questa azione si applica ai tipi di transazione configurati con l'opzione Tipi transazione per rettifica nell'attività Impostazione configurazione fatturazione progetto . Per impostazione predefinita, è possibile rettificare gli importi per i seguenti tipi di transazione: Transazioni a tempo, Fattura fornitore, Spese e Spese varie. Viene visualizzato quando si fa clic sul pulsante Altro . Questa opzione consente di completare la stessa azione dell'azione in blocco Modifica importo nella visualizzazione dei dettagli della transazione, ma a livello di progetto.
Trasferimento progetto	Fare clic per avviare l'attività Trasferimento transazioni progetto per il trasferimento e la suddivisione delle transazioni. Quando si trasferiscono le transazioni di progetto durante un periodo aperto, il sistema esegue i calcoli delle ore per il blocco orario e rivaluta i worktag. Il sistema reimposta i valori predefiniti dei worktag che i collaboratori hanno sostituito nei blocchi orari. Se si desidera disabilitare l'opzione Trasferimento progetto dalla visualizzazione di riepilogo dell'attività Gestione transazioni di fatturazione progetto , accedere all'attività Configurazione campi facoltativi , selezionare l'area funzionale Gestione transazioni di fatturazione progetto e selezionare i gruppi di sicurezza da cui nascondere il pulsante Riepilogo: Trasferimento progetto . Viene visualizzato quando si fa clic sul pulsante Altro .

(Facoltativo) Sia nella visualizzazione di riepilogo del progetto che nella visualizzazione dei dettagli della transazione, fare clic sulle icone nell'angolo in alto a destra della griglia per filtrare i dati della griglia, riordinare e nascondere le colonne e attivare la modalità a schermo intero.

(Facoltativo) Man mano che si completano i criteri di ricerca nella visualizzazione dei dettagli della transazione, selezionare Non fatturare
dall'elenco

di valori Stato fatturazione

per visualizzare le transazioni con lo stato Non fatturare
.

Completare l'intestazione nella visualizzazione dei dettagli della transazione:

Opzione	Descrizione
Importo totale da fatturare	La somma dell'Importo da fatturare per le transazioni selezionate. In alternativa, quando si visualizza per origine transazione, la somma dell'Importo da fatturare per le transazioni selezionate per ogni origine transazione.
costante	Viene visualizzato quando le transazioni selezionate hanno la stessa valuta di fatturazione.
Azione in blocco	Selezionare più transazioni, quindi applicare una delle seguenti azioni a tutte le transazioni selezionate contemporaneamente: Trasferimento progetto : consente di trasferire le transazioni a un altro progetto, fase o attività. Questa opzione è disponibile quando si visualizza per origine transazione. Modifica stato fatturazione : consente di modificare lo stato di fatturazione delle transazioni; ad esempio, da In sospeso a Pronto per fatturazione . Escludi da pagamento anticipato : consente di escludere le transazioni dall'utilizzo del pagamento anticipato. Modifica importo : consente di modificare gli importi da fatturare per le transazioni selezionate. Questa azione si applica ai tipi di transazione configurati con l'opzione Tipi transazione per rettifica nell'attività Impostazione configurazione fatturazione progetto . Per impostazione predefinita, è possibile rettificare gli importi per i seguenti tipi di transazione: Transazioni a tempo, Fattura fornitore, Spese e Spese varie.
Stato fatturazione	Selezionare un nuovo stato di fatturazione per le transazioni selezionate e fare clic su Applica . Viene visualizzato quando si seleziona Modifica stato fatturazione dall'elenco di valori Azione in blocco.
Importo originale da fatturare	La somma dell'Importo da fatturare per le transazioni selezionate. Viene visualizzato quando si seleziona Modifica importo dall'elenco di valori Azione in blocco.
Nuovo importo da fatturare	(Facoltativo) Immettere l'importo che si desidera fatturare per tutte le transazioni selezionate nella griglia. I tipi di transazione a cui si applica questa azione sono configurati dall'opzione Tipi transazione per rettifica nell'attività Impostazione configurazione fatturazione progetto . Per impostazione predefinita, è possibile rettificare gli importi per i seguenti tipi di transazione: Transazioni a tempo, Fattura fornitore, Spese e Spese varie. Immettere un valore positivo se si desidera che l' Importo fatturabile sia positivo e un valore negativo per un Importo fatturabile negativo. Esempio: immettere -150,00 per un importo fatturabile di (150,00). Il sistema determina la percentuale di ogni transazione in relazione all'importo totale fatturabile. Quindi, il sistema applica tale percentuale al Nuovo importo da fatturare immesso. Esempio: si selezionano 2 Transazioni orarie. La transazione 1 ha un Importo fatturabile di $ 150. La transazione 2 ha un Importo fatturabile di $ 480. L'importo fatturabile totale per le due transazioni è di $ 630. La Transazione 1 è il 23,8% (150÷630) dell'importo fatturabile totale e la Transazione 2 è il 76,19% (480÷630). Si immette un Nuovo importo da fatturare di $ 500. Il sistema popola automaticamente l' Importo da fatturare con $ 119,05 per la Transazione 1 e $ 380,95 per la Transazione 2. Viene visualizzato quando si seleziona Modifica importo dall'elenco di valori Azione in blocco.
Importo da fatturare pari a zero	Selezionare per aggiornare l' Importo da fatturare a zero per le transazioni selezionate. Quando si seleziona questa casella di controllo, il sistema disabilita l'immissione dei dati per i campi Nuovo importo da fatturare , % rettifica e Importo rettifica . Viene visualizzato quando si seleziona Modifica importo dall'elenco di valori Azione in blocco.
% rettifica e Importo rettifica	(Facoltativo) Immettere un numero in uno dei seguenti campi per rettificare gli importi da fatturare per tutte le transazioni selezionate nella griglia: % rettifica : il sistema aggiunge la percentuale immessa in questo campo all'Importo originale da fatturare per calcolare il Nuovo importo da fatturare . Un numero positivo aumenta l'importo da fatturare, mentre un numero negativo lo diminuisce. Importo rettifica : il sistema aggiunge l'importo immesso in questo campo all'Importo originale da fatturare per calcolare il Nuovo importo da fatturare . Un numero positivo aumenta l'importo da fatturare, mentre un numero negativo lo diminuisce. Questi campi vengono visualizzati quando si seleziona Modifica importo dall'elenco di valori Azione in blocco.
Motivo rettifica	Quando si lascia vuoto questo elenco di valori, il sistema popola le transazioni selezionate con il motivo di rettifica dei ricavi predefinito configurato nell'attività Gestione motivi rettifica ricavi . Quando si fa clic su: Applica , il sistema riproporziona l'importo della rettifica tra le transazioni selezionate e inserisce il motivo della rettifica dei ricavi nelle transazioni. Inoltro , il sistema inoltra le transazioni per la revisione e l'approvazione utilizzando il processo aziendale Rettifica . È possibile eseguire il drill-down nella colonna N. rettifiche per visualizzare le rettifiche manuali. Viene visualizzato quando si seleziona Modifica importo dall'elenco di valori Azione in blocco.
Trasferimento ad attività piano di progetto (disponibile durante la visualizzazione per origine transazione)	Selezionare un'opzione per il trasferimento in blocco delle transazioni di ore e fare clic su Applica . L'elenco di valori include tutte le attività di tutti i livelli di fase per il progetto fatturabile. Viene visualizzato quando si seleziona Trasferimento progetto dall'elenco di valori Azione in blocco.
Trasferimento a progetto/fase/attività (disponibile durante la visualizzazione per origine transazione)	Selezionare un'opzione per il trasferimento in blocco delle transazioni fatturabili non relative alla manodopera e fare clic su Applica . Quando si trasferiscono le transazioni a: Attività del piano di progetto, il sistema visualizza tutte le attività di tutti i livelli di fase per il progetto fatturabile. Fase del piano di progetto, il sistema visualizza solo le fasi di primo livello per il progetto fatturabile. Viene visualizzato quando si seleziona Trasferimento progetto dall'elenco di valori Azione in blocco.

(Facoltativo) Nella griglia Transazioni progetto (nella scheda

Revisione fatturazione

nella visualizzazione a schede), è possibile modificare lo stato di fatturazione, le ore da fatturare, la tariffa da fatturare e l'importo da fatturare per le singole transazioni. È anche possibile filtrare e visualizzare le transazioni fatturabili precedentemente fatturate e visualizzare le transazioni fatturabili che richiedono il ricalcolo. Il sistema non ricalcola gli importi di compensazione né popola la colonna

Ricalcola

per le transazioni basate sull'utilizzo.

Completare la scheda

Trasferimento progetto

(disponibile durante la visualizzazione per origine transazione nella visualizzazione a schede):

Se si trasferiscono transazioni orarie ad hoc dopo che sono già state calcolate, sarà necessario eseguire l'attività

Creazione riepilogo costi manodopera per progetto

per stornare le registrazioni contabili precedenti dal progetto di origine e creare nuove registrazioni per il progetto di destinazione.

Opzione	Descrizione
Trasferisci in attività piano di progetto	Selezionare le attività del piano di progetto in cui trasferire le singole transazioni. Questo campo è disponibile solo per le transazioni di ore e mostra tutte le attività di tutti i livelli di fase per il progetto fatturabile.
Trasferimento a progetto/fase/attività	Selezionare i progetti, le fasi del piano di progetto o le attività del piano di progetto a cui trasferire singole transazioni fatturabili non relative alla manodopera. Questo campo è disponibile per le transazioni Spese o Fattura fornitore. Quando si trasferisce: Transazioni a un'attività del piano di progetto, il sistema visualizza tutte le attività di tutti i livelli di fase per il progetto fatturabile. Transazioni a una fase del piano di progetto, il sistema visualizza solo le fasi di primo livello per il progetto fatturabile. Transazioni fatturabili pagate non relative a manodopera, il sistema crea una riga di rettifica contabile con i dettagli della transazione di origine fattura fornitore o nota spese. Transazioni fatturabili non pagate non relative a manodopera, il sistema aggiorna le righe della fattura fornitore o della nota spese nel documento di origine con il nuovo worktag di progetto.
Suddivisione	(Spese e Fattura fornitore) Fare clic per ripartire una percentuale o un importo per suddividere la transazione fatturabile non relativa alla manodopera in più transazioni senza modificare l'importo della transazione originale. Quando si fraziona: Transazioni fatturabili pagate non relative a manodopera, il sistema crea una riga di rettifica contabile con i dettagli della transazione di origine fattura fornitore o nota spese. Transazioni fatturabili non pagate non relative a manodopera, il sistema crea una suddivisione riga fattura fornitore o un elenco di voci di nota spese.
Motivo trasferimento	(Spese e Fattura fornitore) Il sistema compila questo campo con il motivo del trasferimento configurato nell'attività Impostazione configurazione fatturazione progetto .
Data rettifica contabile	(Spese e Fattura fornitore) Il sistema compila questo campo con la data configurata nell'attività Impostazione configurazione fatturazione progetto . Viene visualizzato solo nelle transazioni di progetto fatturabili pagate non relative a manodopera.
Motivo rettifica contabile	(Spese e Fattura fornitore) Il sistema compila questo campo con il motivo configurato nell'attività Impostazione configurazione fatturazione progetto . Viene visualizzato solo nelle transazioni di progetto fatturabili pagate non relative a manodopera.

(Facoltativo) Nella griglia Transazioni progetto (nella scheda Pagamento

anticipato

nella visualizzazione a schede), escludere le transazioni dall'utilizzo del pagamento anticipato.

È possibile escludere le transazioni selezionandole singolarmente utilizzando la casella di controllo

Escludi da pagamento anticipato

oppure selezionando più transazioni e utilizzando l'azione in blocco

Escludi da pagamento anticipato

(Facoltativo) Nella griglia Transazioni progetto (nella scheda

Worktag

quando si visualizza per origine transazione nella visualizzazione a schede), visualizzare i worktag precedenti e correnti quando si trasferiscono o si frazionano transazioni fatturabili non relative alla manodopera.

(Facoltativo) Nella griglia Transazioni progetto (nella scheda

Riferimenti personalizzati

nella visualizzazione a schede), modificare i dettagli delle transazioni di progetto ad hoc a fini di fatturazione e reportistica.

Questa scheda viene visualizzata quando si abilitano i riferimenti personalizzati per le transazioni di progetto ad hoc.

(Facoltativo) Esportare le transazioni di fatturazione del progetto in Excel.

Esportare le transazioni di fatturazione dei progetti in Excel per analizzare i dati e informare meglio le decisioni di fatturazione.

Fare clic sul campo

Transazioni fatturabili

per aprire una visualizzazione di sola lettura della griglia delle transazioni.

Nella visualizzazione di sola lettura, fare clic su

Esporta in Excel

per scaricare le transazioni come foglio di lavoro di Excel.