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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2025-10-03
Creare fatture fornitore

Creare fatture fornitore

  • Configurare il processo aziendale
    Evento fattura fornitore
     e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Supplier Accounts.
  • Per utilizzare le rettifiche delle fatture per avviare l'evento di corrispondenza dei conti fornitore per le fatture fornitore correlate, configurare lo step di servizio
    Avvio evento di corrispondenza conti fornitore per fatture fornitore correlate
     nel processo aziendale
    Evento fattura fornitore
     .
  • Per inoltrare la fattura a un responsabile approvazione designato, configurare il gruppo di sicurezza Responsabile approvazione designato fattura fornitore nello step Approvazione del processo aziendale
    Evento fattura fornitore
     . È possibile eseguire questa operazione solo per lo step Approvazione e non per lo step Revisione fattura fornitore nel processo aziendale.
  • Includere lo step di completamento
    Verifica budget
     nel processo aziendale
    Evento fattura fornitore
     per verificare i budget nelle fatture fornitore.
  • Per abbinare le fatture fornitore ai documenti correlati, includere lo step di azione
    Processo di corrispondenza conti fornitore
     dopo lo step di completamento nel processo aziendale
    Evento fattura fornitore
    .
  • Per il fornitore, creare un documento di approvvigionamento con una o più righe non aggiunte in precedenza a una fattura fornitore.
  • Se si utilizzano tipi di fattura, configurare i tipi di fattura in base al paese.
  • Criteri di sicurezza:
    dominio Process: Supplier Invoice - Invoice Workbench
     nell'area funzionale Supplier Accounts.
È possibile creare fatture per righe di beni e servizi che non sono già state utilizzate in una fattura fornitore. Selezionare le righe da ordini di acquisto, contratti fornitore, ricevimenti, fogli ore e registri attività.
  1. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Modifica dettagli contabilità aziendale
     e selezionare l'opzione
    Fattura fornitore
     per l'
    elenco di valori Consenti registrazioni contabili per data di approvazione
     per utilizzare la data di approvazione come data di registrazione nelle fatture cliente e nelle rettifiche o per ordinare i numeri di sequenza dei documenti in base alla data di registrazione.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Company Accounting
     nell'area funzionale Common Financial Management.
  2. Accedere all'attività
    Creazione fattura fornitore
     o
    Workbench fattura fornitore
     .
  3. La sezione
    Informazioni fattura
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Azienda
    Selezionare l'azienda responsabile dei pagamenti delle fatture.
    Per fatturare a un fornitore diverso dal fornitore dell'ordine di acquisto, selezionare l'azienda per cui è selezionata
    l'opzione Consenti fatturazione e fornitore di acquisti diversi
     .
    Fornitore
    Selezionare il fornitore per la fattura. Il sistema visualizza solo i fornitori in sospeso o attivi disponibili per l'utilizzo con l'azienda o la gerarchia di aziende selezionata.
    Per fatturare a un fornitore diverso dal fornitore dell'ordine di acquisto, selezionare il fornitore per cui è selezionata
    l'opzione Fattura qualsiasi fornitore
     .
    costante
    Il sistema compila questo campo con la valuta del fornitore, o la valuta dell'azienda, in quest'ordine di priorità. È possibile selezionare qualsiasi valuta accettata definita per il fornitore.
    Per una fattura creata dal portale fornitore o da un ordine di acquisto, la valuta viene popolata dall'ordine di acquisto.
    Data fattura
    Se sono stati definiti i termini di pagamento per questo fornitore, la data della fattura determina la data di scadenza.
    Esempio: i termini di pagamento sono
    Net 30
    . La
    Scadenza
     è di 30 giorni dopo la data della fattura. Se la data è in un periodo chiuso, il sistema contabilizza le registrazioni nel periodo disponibile successivo.
    Data ricezione fattura
    Immettere la data in cui l'azienda riceve la fattura dal fornitore.
    È possibile monitorare la data in cui l'azienda riceve una fattura a fini di report o per analizzare il tempo necessario per elaborarla. La data di ricezione della fattura fornisce una misurazione dell'efficienza dell'organizzazione, in base al tempo che intercorre tra l'arrivo della fattura e la registrazione.
    Valore sostitutivo data registrazione
    Immettere una data in un periodo contabile aperto.
    Questo campo viene visualizzato quando si abilita
    Consenti contabilità in arretrati
     per
    fattura fornitore
     nell'attività
    Modifica dettagli contabilità aziendale
     . A seconda di come si configura la contabilità aziendale,
    il valore sostitutivo data registrazione
     potrebbe essere facoltativo o obbligatorio.
    Esempio: si fornisce un servizio, ma la fattura non viene creata fino al periodo contabile successivo, quindi si seleziona la data del servizio come data di sostituzione contabile.
    Solo imposte
    Selezionare questa opzione per creare una fattura di sola imposta per monitorare e pagare le imposte ai fornitori o alle autorità fiscali. A fini contabili, il sistema elabora le righe della fattura come righe di sole imposte ed esclude la contabilizzazione degli importi di spesa.
    Inoltre:
    • Visualizza l'elenco
      di valori Fattura di riferimento
       nell'intestazione.
    • Popola l'
      Importo totale fattura
       a partire da
      Importo imposta
      .
    • Cancella e blocca l'
      Importo di nolo
       e
      le Altre spese
      .
    Costi d'importazione in imposta
    Selezionare questa opzione per includere gli importi
    Importo nolo
     e
    Altre spese
     nel calcolo totale delle imposte. Per includere questi importi è inoltre necessario:
    • Selezionare un'Opzione
      imposta predefinita
       tra
      Calcolo imposta autofatturata
       o
      Calcolo imposta dovuta a fornitore
      .
    • Includere una o più righe della fattura con una
      Categoria di spesa
       configurata per ripartire il nolo, altre spese o entrambi.
    • Configurare
      un'assoggettamento fiscale
       per le righe che sono imponibili.
    Accedere all'attività
    Modifica opzioni conto fornitore
     per selezionare la casella di controllo per impostazione predefinita quando si creano fatture per aziende specifiche.
    Termini di pagamento
    Il sistema popola i termini di pagamento dalla connessione alla rimessa o dal fornitore, in quest'ordine di priorità. Se necessario, è possibile modificare il valore.
    Per una fattura creata dal portale fornitore o un ordine di acquisto, i
    Termini di pagamento
     vengono compilati dall'ordine di acquisto.
    Tipo di riferimento
    Se si seleziona un tipo di riferimento internazionale, immettere un
    N. riferimento
     composto da un massimo di 140 caratteri.
    Opzione fiscale predefinita
    Il sistema compila questo valore in base ai dettagli contabili dell'azienda e utilizza questo valore per popolare l'opzione di imposta nelle righe della fattura. È possibile selezionare un valore diverso.
    Per abilitare le regole fiscali predefinite per le fatture create da richieste di fatture fornitore, abilitare le opzioni di imposta aziendale per le fatture delle richieste di fatture fornitore a livello di tenant.
    Quando la richiesta di fattura fornitore non specifica le imposte e l'impostazione predefinita dell'azienda è l'opzione
    Calcolo imposta dovuta a fornitore
     o
    Calcolo imposta autofatturata
     , il sistema compila i seguenti campi nella riga della fattura fornitore:
    • Applicabilità fiscale
    • Codice imposta
    • Opzione fiscale
    • Detraibilità fiscale
    Quando la richiesta di fattura fornitore specifica le imposte, il sistema:
    • Popola l'opzione
      Immissione imposta dovuta a fornitore
       .
    • Non compila i campi delle imposte nella riga della fattura.
    Codice imposta predefinito
    Il sistema compila il codice imposta predefinito dal profilo del fornitore e utilizza questo valore per popolare il codice imposta nelle righe della fattura. È possibile selezionare un valore diverso.
    Non è possibile immettere codici imposta predefiniti quando si abilitano le imposte di terzi. Consultare Concetto: Integrazioni di servizi fiscali di terzi.
    Codice ritenuta d'acconto predefinito
    Il sistema compila il codice imposta predefinito dal profilo del fornitore e utilizza questo valore per popolare il codice imposta nelle righe della fattura. È possibile selezionare un valore diverso.
    Non è possibile immettere codici imposta predefiniti quando si abilita la ritenuta d'acconto di terzi. Consultare Concetto: Integrazioni di servizi fiscali di terzi.
    Indirizzo destinatario spedizione
    Il sistema utilizza questo indirizzo durante la valutazione delle regole fiscali per determinare il codice imposta e i valori sostitutivi di applicabilità fiscale per le righe della transazione.
    Per le fatture interaziendali, il sistema utilizza l'indirizzo di spedizione effettivo più recente dell'azienda nell'intestazione e nelle righe per supportare le informazioni fiscali predefinite a livello di riga.
    Fatture di riferimento
    Selezionare le fatture esistenti per creare un riferimento a livello di intestazione.
  4. Fare clic sui pulsanti
    Ordini di acquisto
    ,
    Contratti fornitore
    ,
    Ricevimenti
    , Fogli
    ore
    ,
    Registri attività
    ,
    Righe ad hoc
    ,
    Fatture cliente
    o
    Rilascio trattenuta
     per selezionare le righe della fattura.
    È possibile selezionare righe non fatturate da uno o più documenti aziendali. È possibile utilizzarli come criteri per restringere la ricerca.
    Opzione Descrizione
    Azienda
    Cercare aziende specifiche per gli articoli da aggiungere alla fattura. L'azienda dell'intestazione della fattura è predefinito, ma è possibile aggiungere articoli di altre aziende. Le aziende disponibili si basano sul profilo interaziendale della fattura dell'azienda dell'intestazione.
    Fornitore ordine di acquisto
    Per fatturare a un fornitore diverso dal fornitore dell'ordine di acquisto, è possibile limitare la ricerca a qualsiasi fornitore dell'ordine di acquisto.
    Data documento corrispondente o successiva al
    Data documento corrispondente o precedente al
    Limita le righe a un intervallo di date specifico.
    Ordini di acquisto selezionati
    Limita i risultati alle righe di ordini di acquisto, ricevimenti, fogli ore o registri attività specifici.
    Item
    Restituisce solo le righe di ricevimento che contengono l'articolo.
    Categoria di spesa
    Restituisce le righe di ricevimento o le righe del registro attività contrassegnate con questa categoria di spesa.
    La categoria di spesa per la riga della fattura richiede il tipo di utilizzo della categoria di spesa
    Fattura fornitore
     .
    Collaboratore esterno
    Restituisce solo le righe del foglio ore per questo collaboratore esterno.
    Profilo impiego
    Restituisce solo le righe del foglio ore relative al profilo professionale.
    Sedi
    Restituisce solo le righe del foglio ore da questa sede.
    Progetto
    Restituisce solo i registri delle attività associati al progetto.
  5. Fare clic su
    Righe ad hoc
     per aggiungere righe non OA alla fattura fornitore.
  6. Fare clic su
    Rilascio trattenuta
     per aggiungere righe di ordini di acquisto o contratti fornitore alla fattura fornitore per il rilascio trattenuta.
  7. Fare clic su
    Completa fattura fornitore
    .
  8. La sezione
    Informazioni fattura
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Connessione per rimessa
    È possibile aggiornare il valore predefinito in base alle esigenze.
    Importo totale controllo
    Immettere un importo da verificare rispetto
    all'Importo totale fattura
    calcolato.
    Importo nolo
    Altre spese
    Ripartire i costi di spedizione dall'intestazione della transazione alle righe. Aggiungere una categoria di spesa idonea per la ripartizione di noli e altre spese ad almeno una riga, come impostato nell'attività
    Gestione categorie di spesa
    .
    Esempio: si acquista un'apparecchiatura di grandi dimensioni e si ha una riga per l'apparecchiatura stessa e un'altra per l'installazione.
    Modello frazionamento worktag
    Selezionare un modello da compilare in tutte le nuove righe della fattura.
    Quando si seleziona un modello nuovo o diverso nell'intestazione, il sistema non inserisce un importo esteso nelle righe esistenti.
    Per impostare modelli di ripartizione frazionata per worktag per le fatture fornitore, accedere all'attività
    Creazione modello frazionamento worktag
     .
  9. Man mano che si completa la sezione
    Termini e imposte
     :
    Opzione Descrizione
    Data sconto
    Calcolato automaticamente in base ai
    Termini di pagamento
     con uno sconto per pagamento anticipato e
    alla Data fattura
    .
    Valore sostitutivo scadenza
    Selezionare una scadenza diversa se è presente un'eccezione ai termini.
    Pagamento separato
    Selezionare questa opzione per pagare la fattura separatamente durante un ciclo di regolamento. È possibile popolare questa casella di controllo in tutte le fatture di un fornitore selezionando la casella di controllo
    Pagamenti sempre separati
     nei dettagli del pagamento fornitore o nella connessione predefinita per la rimessa.
    Tipo pagamento sostitutivo
    Selezionare un tipo di pagamento diverso per il fornitore.
    Scopo pagamento paese di origine
    Selezionare un codice scopo di pagamento se il paese che invia il pagamento della fattura lo richiede. Questo campo viene visualizzato quando si abilitano Codici scopo pagamento nell'attività
    Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
     .
    Consultare Procedura: Impostare i codici scopo pagamento.
    Scopo pagamento paese di destinazione
    Selezionare un codice scopo di pagamento se il paese che riceve il pagamento della fattura richiede un codice scopo. Questo campo viene visualizzato quando si abilitano Codici scopo pagamento nell'attività
    Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
     .
    Consultare Procedura: Impostare i codici scopo pagamento.
    Codice di inoltro bancario
    Selezionare un codice di routing bancario mappato a un conto bancario da cui regolare i pagamenti per la fattura.
    Per abilitare l'elenco di valori, è necessario configurare almeno una regola di routing bancario che utilizzi un codice di routing bancario attivo. Consultare Impostare i codici di instradamento bancario.
    Importo ritenuta d'acconto
    Il sistema calcola la ritenuta d'acconto dalle righe della fattura quando gli importi delle imposte hanno un punto di realizzazione al momento della fattura. Gli importi delle imposte che hanno un punto di realizzazione al momento del pagamento non vengono inclusi in questo totale. Per sostituire l'importo calcolato, è possibile modificare l'imposta calcolata in base all'aliquota d'imposta nella scheda
    Imposte
     .
    È possibile creare un'esenzione dalla ritenuta d'acconto su un'aliquota della ritenuta d'acconto per un fornitore. Il sistema applica automaticamente la percentuale di esenzione sulla fattura fornitore al momento del calcolo della ritenuta d'acconto.
    Aggiorna imposte
    Fare clic per ricalcolare gli importi delle imposte visualizzati nell'intestazione dopo l'aggiornamento delle imposte nelle righe della fattura.
    Il sistema aggiorna automaticamente le imposte quando si inoltrano o si salvano per dopo.
    Il sistema disabilita il pulsante quando si abilitano le imposte di terzi. Consultare Concetto: Integrazioni di servizi fiscali di terzi.
    Quando si crea una fattura fornitore da un ordine di acquisto o da un contratto fornitore, gli importi dell'intestazione della fattura per i costi logistici sono uguali agli importi non fatturati dell'ordine di acquisto o del contratto fornitore.
    Quando si crea una fattura da un ricevimento, gli importi dell'intestazione della fattura per i costi logistici sono uguali alla somma delle ripartizioni delle righe dell'ordine di acquisto o del contratto fornitore ricevuti. Il sistema riproporziona gli importi in base alla quantità o all'importo del ricevimento (incluso il ricevimento in eccesso).
  10. La sezione
    Informazioni di riferimento fattura
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Indirizzo destinatario spedizione
    Workday utilizza questo indirizzo durante la valutazione delle regole fiscali per determinare il codice imposta e i valori sostitutivi di assoggettamento fiscale per le righe della transazione.
    Codice gestione
    Questo campo viene visualizzato quando si configurano le istruzioni di gestione dei pagamenti.
    In sospeso
    Selezionare per sospendere il pagamento nella fattura.
    Documento fornitore ricevuto
    Selezionare quando il fornitore ha fornito una fattura o un altro documento pertinente. Per impostazione predefinita, il sistema offre la convalida dei duplicati abilitata per questo campo. Per eseguire la convalida in base alle proprie condizioni, è possibile disabilitare questa opzione utilizzando l'attività
    Configurazione tenant - Dati finanziari
     . È possibile utilizzare l'attività
    Gestione convalide personalizzate
     per stabilire regole condizionali personalizzate per le fatture fornitore.
    N. fattura fornitore
    Se il documento fornitore è stato ricevuto, immetterne il numero di riferimento.
    Esempio: il fornitore ha fornito una fattura. Immettere il numero di fattura dal documento fornitore.
    N. ordine di acquisto esterno
    Se si utilizza un sistema di approvvigionamento diverso da Workday, immettere il numero dell'ordine di acquisto.
    Tipo fattura legale
    Se si utilizzano i tipi di fattura per classificare le fatture fornitore in conformità ai requisiti governativi, selezionare un tipo di fattura.
    Contratto fornitore/Contratto fornitore predefinito
    Selezionare un
    Contratto fornitore
     se l'azienda e il fornitore corrispondono a quelli della fattura. Dopo l'approvazione della fattura fornitore, il sistema sottrae automaticamente l'importo della fattura dal saldo residuo del contratto.
    Il contratto fornitore predefinito
     viene visualizzato quando si seleziona la casella di controllo
    Abilita consolidamento richieste tra contratti fornitore
     durante la configurazione del tenant.
    Importo totale contratto
    Fornito dal contratto selezionato.
    Collegamento al documento
    Se si archiviano documenti o immagini di supporto in un repository esterno, immettere l'URL del percorso corrispondente. Una volta salvata la transazione, il sistema visualizza l'URL come collegamento ipertestuale in tempo reale all'immagine. I responsabili dell'approvazione possono fare riferimento a questo documento prima di approvare la transazione.
    Se la posizione dei documenti o delle immagini di supporto cambia, è necessario aggiornare l'URL.
    Il sistema garantisce che il collegamento disponga di un modello URI (Uniform Resource Identifier) valido, come definito dall'amministratore della sicurezza. Questo processo consente di evitare contenuti dannosi nei collegamenti esterni.
    Per impostare un URI valido, selezionare
    Supplier Invoice Document Link
     dall'elenco di valori
    Supplier External URI Link Type
     nell'attività
    Maintain External Link Validation
     .
    Nota
    È possibile impostare il sistema in modo che stampi queste informazioni nel campo
    Nota
     dell'assegno per il pagamento della fattura.
    Per configurare questa funzionalità nel fornitore, selezionare l'opzione
    Usa nota fattura
     nell'attività
    Creazione fornitore
     o
    Creazione modifica fornitore
     .
    Se più fatture contengono note, il sistema organizza le note in una serie sull'assegno.
    È anche possibile utilizzare l'attività del servizio Web
    Put Supplier Payment Memo
     per acquisire e archiviare informazioni aggiuntive nel campo
    Nota
     nell'intestazione del pagamento fornitore. Esempio: immettere e monitorare i codici identificativi della ritenuta d'acconto.
    Approvatore
    Selezionare un responsabile approvazione designato per rivedere e approvare la fattura fornitore.
    Per impostare un responsabile approvazione designato, aggiungere il relativo gruppo di sicurezza Approvatore designato fattura fornitore ai criteri di sicurezza del processo aziendale
    Evento fattura fornitore
     .
  11. La scheda
    Righe fattura
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Azienda
    Visualizza l'azienda a cui appartiene la fattura fornitore. Se l'azienda abilita le transazioni interaziendali, è possibile selezionare le transazioni interaziendali incluse nel relativo profilo interaziendale.
    Se si crea una fattura da un ordine di acquisto multiazienda, l'azienda della riga dell'ordine di acquisto viene compilata come azienda della riga della fattura quando l'azienda proviene da:
    • Ordine di acquisto
    • Ricevimento
    • Registro attività per ordini di acquisto
    Item
    Per le nuove righe, selezionare l'articolo.
    Descrizione elemento
    Includere una descrizione per aiutare l'utente e i fornitori a identificare più facilmente articoli specifici.
    Se è disponibile una descrizione, il sistema inserisce automaticamente una descrizione quando si seleziona l'articolo.
    Categoria di spesa
    Selezionare le categorie per collegare gli articoli alle regole di registrazione contabile corrispondenti e fornire ulteriori dettagli per la reportistica. Quando si seleziona un articolo, il sistema popola il valore assegnato all'articolo e non è possibile modificarlo.
    La categoria di spesa per la riga della fattura richiede il tipo di utilizzo della categoria di spesa
    Fattura fornitore
     .
    ID articolo fornitore
    Visualizza l'identificativo dell'articolo fornitore quando si associa la riga a un articolo fornitore, ad esempio un articolo catalogo o un articolo esterno.
    Contratto fornitore
    Selezionare il contratto fornitore per la riga della fattura fornitore.
    Quando il contratto fornitore selezionato è collegato a un catalogo, il sistema limita la selezione degli articoli agli articoli di tale catalogo.
    Non è possibile modificare il contratto fornitore quando si seleziona un articolo.
    Viene visualizzata se si seleziona la casella di controllo
    Abilita consolidamento richieste tra contratti fornitore
     durante la configurazione del tenant.
    Indirizzo destinatario spedizione
    Il campo
    Indirizzo destinatario spedizione
     viene compilato nell'intestazione, ma è possibile modificarlo.
    Questo indirizzo determina il codice imposta, l'assoggettamento fiscale e il codice della ritenuta d'acconto utilizzando
    Tax Rules for Country
    .
    Applicabilità fiscale
    Indicare se la riga è imponibile e, se imponibile, la sua detraibilità. È possibile utilizzare l'assoggettamento fiscale per filtrare le transazioni nei report. Questa casella di controllo viene compilata in base alla regola fiscale specifica dell'articolo in base all'indirizzo destinatario spedizione della riga, prima per articolo di acquisto e poi per categoria di spesa. Se non è presente alcuna corrispondenza, viene compilata a partire dall'articolo di acquisto. In caso contrario, viene compilato a partire dalla categoria di spesa.
    Codice imposta
    Se imponibile, il codice viene compilato a partire dal
    Codice imposta predefinito
     nell'intestazione, che è possibile sostituire.
    Per consentire al sistema di compilare i codici imposta, utilizzare l'attività
    Creazione regola fiscale transazione per paese
     .
    Per le aziende che operano come clienti con fatture interaziendali dirette, il sistema popola i codici imposta dalle righe della fattura cliente alle righe della fattura fornitore. Per disabilitare questa funzionalità e consentire al sistema di compilare il codice imposta da
    Regole fiscali per paese
    , accedere all'attività
    Gestione aziende come clienti o fornitori
     e deselezionare la casella di controllo
    Copia campi imposte
     .
    Codice ritenuta d'acconto
    Il codice viene compilato a partire dal
    Codice ritenuta d'acconto predefinito
     nell'intestazione, che è possibile sostituire.
    Per le aziende che operano come clienti con fatture interaziendali dirette, il sistema popola i codici della ritenuta d'acconto dalle righe della fattura cliente alle righe della fattura fornitore. Per disabilitare questa funzionalità, accedere all'attività
    Gestione aziende come clienti o fornitori
     e deselezionare la casella di controllo
    Copia campi imposte
     .
    Tipo data di esigibilità imposta
    Selezionare il tipo della data di esigibilità imposta per la riga fattura e specificare una data di esigibilità imposta se il tipo è
    Data consegna beni/servizi
    . Il sistema popola il tipo della data di esigibilità imposta con
    Data rettifica/fattura
     a meno che non si selezioni la casella di controllo
    IVA al pagamento
     per un'azienda. Se si seleziona la casella di controllo
    IVA al pagamento
     nell'attività
    Modifica dettagli fiscali azienda
    , il sistema imposta il tipo della data di esigibilità imposta come
    Data pagamento
    .
    Data punto imposta
    Quando si seleziona
    Data consegna beni/servizi
     per il tipo di data di esigibilità imposta, è necessario immettere una data di esigibilità fiscale.
    Detraibilità fiscale
    Il sistema popola automaticamente la percentuale detraibile nella riga della transazione in base all'assoggettamento fiscale e al codice imposta specificati. A questa selezione è possibile applicare valori sostitutivi. Quando si specifica la detraibilità delle imposte, il sistema applica la percentuale detraibile e il metodo di ripartizione all'importo delle imposte per le aliquote all'interno di ciascun codice imposta.
    Utilizzare l'attività
    Gestione detraibilità imposte
     per specificare la detraibilità fiscale di più aliquote d'imposta per ogni codice imposta.
    Opzione fiscale
    Selezionare
    Calcolare imposta autofatturata
     quando i fornitori o i destinatari del pagamento non addebitano le imposte. Questa opzione consente di registrare la passività fiscale in un conto CoGe separato. Altrimenti, selezionare
    Calcolare imposta dovuta a fornitore
     per registrare il pagamento delle imposte effettuato al fornitore o al destinatario del pagamento.
    Quantità
    Per:
    • Righe beni, immettere il numero di articoli.
    • Righe di servizio, il sistema imposta la quantità su zero.
    Costo unitario
    In base all'elemento selezionato. Quando le valute
    dell'Articolo
     e della fattura sono diverse, il sistema converte automaticamente questo valore nella valuta della fattura. Il sistema utilizza il tasso di cambio valuta corrente tra le due valute, come definito per il tipo di tasso di cambio predefinito nella configurazione del tenant. Per le righe di servizio, il costo unitario è sempre pari a zero.
    Importo totale
    • Per le righe beni,
      Quantità
       moltiplicata
      per Costo unitario
      . Se si modifica l'
      Importo totale
      , il sistema ricalcola il
      Costo unitario
      . Se si modifica il
      Costo unitario
      , il sistema ricalcola l'
      Importo totale
      .
    • Per le righe di servizio, il sistema compila automaticamente l'
      Importo totale
       . È possibile modificare l'
      Importo da fatturare
       in base alle esigenze.
    Per creare righe a costo zero, è necessario disporre di almeno un'altra voce che renda
    Importo totale fattura
     superiore a zero. Quando si creano righe a costo zero, il sistema assegna:
    • Importo imposta
       in una singola riga a costo zero quando altre righe non specificano un'assoggettamento fiscale.
    • Importo dai campi
      Importo nolo
       e
      Altre spese
       all'ultima riga a costo zero della fattura, quando le altre righe non utilizzano il nolo o altre categorie di spesa.
    ID articolo alternativi
    Identificatori articolo alternativi per l'articolo di catalogo, l'articolo esterno o l'articolo di acquisto.
    Quando si configurano fatture fornitore con ID articolo principali nell'attività
    Gestione opzioni di visualizzazione tipo ID articolo
     , il sistema visualizza fino a tre ID articolo nelle colonne. È possibile selezionare gli articoli rimanenti che non sono contrassegnati come ID articolo principale nella colonna
    ID articolo aggiuntivi
     .
    Tag articolo
    Etichette articolo associate all'articolo di catalogo, all'articolo esterno o all'articolo di acquisto.
    Dettagli trattenuta
    Quando si seleziona
    Trattenuta
     in un ordine di acquisto o in un contratto fornitore, il sistema visualizza la colonna
    Dettagli trattenuta
     per la riga.
    Non è possibile modificare
    Importo pagamento
     e
    Percentuale da trattenere
    .
    Pagamento anticipato
    Per aggiornare lo stato della riga in merito al pagamento anticipato, selezionare o deselezionare
    Pagamento anticipato
    .
    Dopo che è stata selezionata una riga, il sistema attiva automaticamente l'opzione
    Include righe pagamento anticipato
     nella scheda
    Dettagli pagamento anticipato
    .
    Le categorie di spesa per le righe pagamento anticipato devono avere una delle seguenti caratteristiche:
    • Essere non tracciabili
    • Tracciabili con trattamento contabile
      Spesa
    Se le imposte non vengono assegnate a una riga di pagamento anticipato, non saranno incluse nella contabilità dei pagamenti anticipati nelle fatture correlate. Verrà invece utilizzata la regola di registrazione contabile
    Imposta transazione
    .
    Nota
    Immettere o aggiornare una nota per la fattura fornitore.
    Worktag
    Per classificare e trovare più facilmente le transazioni, utilizzare i worktag come parole chiave. Configurare i tipi di worktag consentiti nell'attività
    Gestione utilizzo worktag
    . Quando si seleziona un tipo di worktag con worktag correlati, il sistema popola automaticamente le transazioni con i relativi valori.
    Fatturabile
    Quando la riga della fattura include un worktag di progetto fatturabile, è possibile selezionare
    Fatturabile
     se la riga o il frazionamento riga sono fatturabili al progetto.
    Questa selezione non influisce sulla contabilità quando viene inclusa come dimensione nelle condizioni delle regole di registrazione contabile.
    Modello frazionamento worktag
    Viene compilato a partire dal modello di intestazione quando si crea una nuova riga.
    È possibile selezionare un nuovo modello o sostituirlo in base all'azienda nella riga.
    Frazionamenti
    Fare clic per suddividere le righe per
    Importo
     o
    Quantità
    . È quindi possibile specificare gli importi o le quantità per il frazionamento, immettere una nota e selezionare worktag specifici per ogni frazionamento riga.
    È possibile frazionare le righe di servizio solo per importo.
    Per le righe a costo zero, è possibile suddividere gli articoli solo per quantità.
  12. Utilizzare la scheda
    Imposta
     per rivedere i codici imposta e la loro applicabilità come specificato nelle righe della fattura.
    Se più righe condividono la stessa imposta, questa scheda le consolida e somma l'importo con questa imposta.
  13. Per specificare l'importo di sblocco trattenuta in un ordine di acquisto o in un contratto fornitore, accedere
    a Righe sblocco trattenuta
     e immettere un
    Importo sblocco
    .
  14. Utilizzare la scheda
    Dettagli trattenuta
     per visualizzare l'importo totale trattenuto e l'importo totale rilasciato in questa fattura quando si seleziona
    Trattenuta
     per un ordine di acquisto o un contratto fornitore.
  15. (Facoltativo) La scheda
    Tasso di cambio
     contiene i seguenti elementi:
    Per le fatture in valuta estera, è possibile apportare rettifiche per ottenere un tasso di cambio diverso. Eventuali modifiche apportate nella scheda
    Tasso di cambio
     vengono registrate nel campo
    Tasso di cambio effettivo
    , che visualizza il tasso utilizzato per le registrazioni contabili per convertire gli importi delle rate nella valuta mastro. Qualsiasi valore sostitutivo immesso attiva la selezione della casella di controllo
    Valore sostitutivo tasso
    .
    Opzione Descrizione
    Valore sostitutivo tipo tasso di cambio
    Selezionare un'opzione per sostituire il tipo di tasso predefinito utilizzato per cercare il tasso di cambio.
    Valore sostitutivo data tasso di cambio
    Selezionare una data per sostituire la data del tasso di cambio predefinita utilizzata per cercare il tasso di cambio.
    Sostituzione manuale tasso di cambio
    Immettere un tasso di cambio per sostituire il tasso di cambio o fornire un tasso quando non è disponibile un tasso predefinito.
    Valori predefiniti
    In questa sezione viene visualizzato il tasso di cambio tenant predefinito in base alla data della fattura.
  16. Per definire qualsiasi riga di fattura fornitore come pagamento anticipato, accedere alla scheda
    Dettagli pagamento anticipato
     e selezionare
    Tipo ammortamento pagamento anticipato
    .
    Se i dettagli del pagamento anticipato sono stati definiti nell'ordine di acquisto sottostante, i dettagli predefiniti nella fattura fornitore, che è possibile aggiornare.
    Opzione Descrizione
    Manuale
    Selezionare questa opzione per ammortizzare manualmente l'ammortamento della spesa prepagata in una data futura. Facoltativamente, immettere la
    Data ammortamento prevista
     a fini di monitoraggio e reportistica.
    È possibile utilizzare la
    Data ammortamento prevista
     per i report e per creare avvisi personalizzati, ma il sistema non esegue la convalida in base a questa data.
    Regolare e pagare manualmente i pagamenti di tipo ammortamento prepagato prima di ammortizzare la spesa.
    Ricevimento
    Selezionare questa opzione per ammortizzare la spesa prepagata al termine del processo aziendale
    Ricevimento
     per:
    • Ordini di acquisto
    • Fatture fornitore generate da ordini di acquisto o contratti fornitore
    Pianificazione
    Specificare per definire un piano per l'ammortamento della spesa prepagata dopo l'approvazione dell'ordine di acquisto.
  17. Utilizzare la scheda
    Allegati
     per caricare o trascinare i file, ad esempio i documenti di supporto delle fatture fornitore.
    Per gli allegati dei documenti aziendali, i tipi di file supportati sono elencati nell'attività
    Modifica configurazione tenant - Sistema
    .
    È possibile associare gli allegati delle fatture fornitore alle fatture cliente per le transazioni fatturabili. Quando una fattura fornitore è pronta per la fatturazione, viene impedito di modificare gli allegati della fattura fornitore o della rettifica della fattura fornitore.
  18. Accedere alla scheda
    Informazioni coda di lavoro
     per aggiungere
    Tag coda di lavoro
    ,
    Note coda di lavoro
    e altri dettagli da visualizzare per la fattura nel report
    Area di lavoro fatture fornitore
     .
    Per visualizzare la scheda
    Informazioni coda di lavoro
     , configurare i seguenti domini di sicurezza:
    • Process: Coda di lavoro fatture fornitore
    • Gestione: coda di lavoro fatture fornitore
  19. Fare clic su
    Inoltra
    .
  • Il sistema avvia il processo aziendale
    Evento fattura fornitore
     per la revisione e l'approvazione. Se la definizione del processo aziendale include uno step di approvazione, i responsabili della valutazione possono modificare la fattura fornitore prima di approvarla.
  • Quando si visualizza la transazione:
    • In
      Dettagli riga
       viene visualizzata la distribuzione contabile degli importi dei costi totali ripartiti dall'intestazione alle righe e l'
      Importo lordo
       totale (importo totale netto più imposte ripartite, noli e altre spese). Il sistema utilizza l'importo lordo per:
      • Immissione Dare della contabilità di spesa
      • Fatture da ricevere
      • Verifica del budget delle transazioni di spesa
      • Costo di acquisizione predefinito durante la registrazione del bene
    • La scheda
      Imposta
       mostra la percentuale detraibile e la distribuzione degli importi delle imposte detraibili e indetraibili in base a:
      • Assoggettamento fiscale
      • Codice imposta
      • Importo imponibile
  • Per le transazioni approvate, il sistema crea automaticamente registrazioni automatiche nella valuta aziendale. Se la valuta della transazione e la valuta aziendale sono diverse, il sistema converte gli importi nella valuta aziendale.
  • Al termine del processo aziendale
    Evento fattura fornitore
     , il sistema elabora la contabilità per le fatture fornitore:
    • Le righe non prepagate utilizzano la regola di registrazione contabile Spesa.
    • Le righe prepagate utilizzano la regola di registrazione contabile Spesa prepagata.
  • Per le fatture fornitore che sono:
    • A costo zero, il sistema contrassegna la fattura come pagata quando viene approvata e la esclude dal ciclo di regolamento, a meno che:
      • L'azienda ha configurato l'IVA al pagamento.
      • Il Tipo data esigibilità imposta è Data pagamento.
      • Nella riga della fattura è presente un'aliquota di ritenuta d'acconto con realizzo pagamento.
    • Se è negativo, è possibile regolare la fattura tramite un ciclo di regolamento che includa altre fatture con importi totali positivi.
  • Utilizzare il report
    Ricerca fatture fornitore
     per accedere e aggiornare le fatture esistenti salvate o inoltrate.
  • Se si abbinano le fatture fornitore ai documenti aziendali correlati, configurare il processo aziendale
    Evento di corrispondenza conti fornitori
     .
  • Se si abbinano le fatture fornitore ai contratti fornitore, è necessario creare la fattura nell'attività
    Workbench fatture fornitore
     .
  • Per visualizzare l'elenco dei report forniti da Workday e le relative descrizioni, accedere al report
    Report standard di Workday
     e selezionare l'opzione
    Conti fornitori
     .
  • Per pagare le fatture approvate, i fornitori devono avere lo stato attivo.
  • Per annullare la fattura fornitore e generare una nuova rettifica della fattura fornitore, utilizzare l'azione correlata
    Converti in rettifica fattura fornitore
     nella fattura fornitore.
  • Regolare le fatture fornitore approvate. Il processo di regolamento crea e regola i pagamenti fatturati. Al termine del processo, il sistema aggiorna le voci contabili per ogni pagamento.