Cuestiones relativas a la configuración: gestión de ausencias
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones al planificar la configuración y el uso de Workday Absence Management. Encontrará información sobre lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Workday Absence Management le permite realizar un seguimiento del tiempo que pasa su personal ausente del trabajo. Los trabajadores pueden solicitar vacaciones y permisos de corta duración o ausencias de larga duración.
Beneficios para la empresa
- Funciona a la perfección con las principales áreas de producto de Workday, como Workday Payroll, Workday Time Tracking y Workday Assistant.
- Aporta flexibilidad al permitirle crear varios tipos de vacaciones, permisos y ausencias.
- Facilita a los trabajadores la solicitud de vacaciones, permisos y ausencias cuando los necesiten.
- Ayuda a su organización a cumplir con los requisitos reglamentarios de vacaciones, permisos y ausencias.
- Permite a los trabajadores consultar sus saldos de vacaciones y permisos y sus solicitudes de ausencia en un único calendario de ausencias o en un calendario de ausencias de equipo.
- Le ayuda a responder a las reglas generales de protección de datos mediante el purgado de los datos de ausencia de los trabajadores dados de baja.
- Se integra con aplicaciones de calendario de terceros para enviar eventos de vacaciones y permisos aprobados desde Workday a los calendarios corporativos.
- Admite valores de referencia, lo que le permite comparar las políticas y las tasas de ausencia de sus trabajadores con las de empresas similares del sector.
Ejemplos de uso
Los trabajadores pueden:
- Introducir solicitudes de vacaciones y permisos.
- Corregir sus vacaciones y permisos.
- Consultar saldos de vacaciones y permisos.
- Registrar las ausencias con fechas finales estimadas y flexibles.
- Consultar las vacaciones, permisos y ausencias aprobados de sus equipos y organizaciones.
Los gerentes pueden consultar las ausencias de sus equipos.
Los gerentes y los administradores de ausencias pueden:
- Aprobar o denegar solicitudes de vacaciones y permisos o de ausencias.
- Introducir vacaciones y permisos o ausencias en representación de un trabajador.
- Ajustar las vacaciones y permisos o las ausencias de un trabajador.
- Reincorporar a un trabajador después de una ausencia.
- Seguir y gestionar las vacaciones y permisos.
- Supervisar el número de veces y los días consecutivos que los trabajadores están ausentes durante un periodo, así como el tipo de ausencias.
- Ayudar a los trabajadores que están de vacaciones y permisos o de ausencia de larga duración, mediante la creación de casos de ausencia, con el fin de realizar un seguimiento de su progreso a medida que alcanzan hitos para reincorporarse.
Los administradores pueden llevar a cabo lo siguiente:
- Defina los parámetros de sus vacaciones y permisos mediante:
- Cálculos de vacaciones y permisos, lógica de gestión y reglas que rigen las vacaciones y permisos como periodo temporal.
- Acumulaciones de ausencias, reglas de elegibilidad, importes de arrastre, límites superiores e inferiores, y otros valores de vacaciones y permisos
- Configure los procesos de gestión de ausencias para que los documentos editables se generen dinámicamente cuando los trabajadores accedan a las tareas que inician los procesos de gestión configurados, comoSolicitud de vacaciones ypermisos o Solicitud de ausencia.
Puede usar campos de informe o crear campos calculados para crear reglas de ausencia.
Preguntas que debe tener en cuenta
Pregunta | Consideraciones |
|---|---|
¿Cómo diferencia su organización entre vacaciones y permisos de corta o de larga duración? | A efectos de configuración, Workday clasifica los periodos de ausencia del trabajo de corta duración como vacaciones y permisos, y los periodos de larga duración como ausencias. La experiencia de calendario de ausencias simplifica las solicitudes de ausencia al fusionar las tareas para solicitar vacaciones, permisos y ausencias.
El informe Calendario de ausencias de equipo permite a los gerentes y trabajadores consultar las solicitudes de ausencia de sus equipos y de la organización extendida para:
|
¿Cómo anima a sus trabajadores a que disfruten de vacaciones y permisos? | Fomentar que los trabajadores disfruten de vacaciones y permisos:
También puede ejecutar informes con análisis de finalización para ver quién ha reaccionado a las notificaciones recibidas en un periodo temporal especificado. |
¿Desea controlar el acceso a tipos de vacaciones, permisos y ausencias específicos? | Puede crear segmentos de seguridad para los tipos de vacaciones, permisos y ausencias con el fin de controlar quién puede acceder a cada tipo. |
¿Cómo desea gestionar las solicitudes de vacaciones y permisos que se solapen? | Puede especificar los umbrales correspondientes al número total de trabajadores que pueden disfrutar de una ausencia, así como realizar un seguimiento de dichos umbrales, y hacer lo propio con el número total de horas disponibles para los trabajadores. Puede configurar umbrales para un día determinado. |
¿Cómo desea hacer el seguimiento de las vacaciones y permisos de sus trabajadores? | Workday le permite definir planes de vacaciones y permisos que:
El calendario de periodos define las frecuencias de acumulación (excepto las acumulaciones con una frecuencia personalizada) y los periodos de informe para el plan. Puede definir reglas de elegibilidad y validación, así como tarifas de pago para diversos planes de vacaciones y permisos. |
¿Cómo se asigna el saldo de vacaciones y permisos cuando los trabajadores son elegibles para más de un plan de vacaciones y permisos? | Puede crear tablas de ausencias que incluyan dos o más niveles, cada uno con un orden de prioridad y un plan de vacaciones y permisos.
Cuando un trabajador solicita vacaciones y permisos, Workday procesa las entradas de vacaciones y permisos en el nivel de máxima prioridad. Cuando el trabajador agota el saldo, Workday aplica el tiempo restante al siguiente nivel. |
¿Qué aplicación de nómina utiliza? | Si su organización utiliza Workday Payroll, puede utilizarlo para pagar vacaciones, permisos y ausencias. Gestión de ausencias crea automáticamente cálculos relacionados con componente de ausencias para vacaciones y permisos que puede usar como entradas en los cálculos de nómina con el fin de configurar las percepciones de vacaciones y permisos.
También puede configurar un efecto en nómina para las ausencias con el fin de:
Si su organización utiliza una aplicación de nómina de terceros, puede usar interfaces con nómina para:
|
¿En qué se diferencian sus políticas de ausencias de un país a otro? | Puede configurar planes de vacaciones y permisos para países, regiones o tipos de trabajador específicos. Workday también ofrece familias de ausencias específicas de cada país y sus respectivos tipos de ausencia.
Con Workday Payroll for France y Workday Payroll for UK, puede cumplir con los requisitos locales de vacaciones, permisos y ausencias preceptivos por ley definiendo lo siguiente:
Puede vincular un tipo de ausencia a un tipo de pago de ausencia preceptivo por ley para que Workday Payroll pueda procesar los pagos en función del tipo de ausencia. Puede configurar apariciones de ausencia para informar del número de veces que los trabajadores están ausentes en un periodo, lo que le ayudará a cumplir con los requisitos normativos locales. Las apariciones de ausencia se basan en los tipos de ausencia. |
¿Cómo desea gestionar los calendarios de festivos de los trabajadores? | Puede definir calendarios de festivos y de horario de trabajo para evitar que los empleados soliciten:
|
¿Cómo realiza su organización el seguimiento de las horas trabajadas? | Puede utilizar Gestión de ausencias con o sin Seguimiento de tiempo. Puede configurar un periodo de vacaciones y permisos para que los trabajadores puedan:
|
¿Con qué frecuencia cambian sus políticas de vacaciones y permisos? | Workday le permite efectuar cambios en la configuración de vacaciones y permisos con fecha efectiva por las siguientes causas:
|
¿Cómo gestiona su organización las vacaciones y permisos de los trabajadores con varios puestos? | Workday permite crear ausencias y planes de vacaciones y permisos en función de la posición o del trabajador. También puede añadir vacaciones y permisos basados en la posición a los planes de vacaciones y permisos basados en el trabajador.
Cuando configura ausencias y planes de vacaciones, permisos y ausencias basados en la posición, no podrá cambiar este parámetro cuando ya existan datos de vacaciones, permisos y ausencias para el plan o el tipo de ausencia. |
¿Cómo se puede realizar un seguimiento y asistir a los trabajadores que se encuentran en periodos de vacaciones, permisos y ausencias de larga duración? | Workday le permite definir condiciones que inicien automáticamente los casos de ausencia de los trabajadores. Workday basa los grupos de casos de ausencia en un número determinado de días de ausencia para un periodo definido. |
¿Cómo se refiere a ausencia, vacaciones y permisos? ¿Prefiere utilizar una terminología diferente? | Puede crear etiquetas personalizadas para estos y otros términos relacionados con las ausencias, lo que le facilita alinear la gestión de ausencias con la terminología de su organización. Workday muestra las etiquetas personalizadas para las tareas e informes de autoservicio de empleados y gerentes, pero sigue mostrando los valores base de las tareas e informes relacionados con administradores o especialistas. |
Recomendaciones
En septiembre de 2025, tenemos previsto retirar los siguientes informes y tareas heredados:
- Calendario de ausencias
- Colocación de trabajador en ausencia
- Request Leave of Absence
- Calendario de vacaciones, permisos y ausencias
- Calendario de vacaciones y permisos
- Valide y pruebe las configuraciones del componente de vacaciones, permisos y ausencias para garantizar el cumplimiento de los requisitos preceptivos por ley.
- Para garantizar la coherencia, utilice el informeBiblioteca globalpara buscar reglas y configuraciones de Gestión de ausencias a la hora de implementar Gestión de ausencias en diversos países. Puede configurar planes y reglas de elegibilidad de vacaciones y permisos de varias maneras, lo que puede generar incoherencias.
- Utilice el informeTenant Analyzerpara obtener un inventario rápido de su definición de nómina, ausencias e informes que le permita:
- Verificar la configuración del entorno de cliente con las recomendaciones de Workday.
- Solucionar problemas de rendimiento.
Requisitos
- Configure el proceso de gestión y las políticas de seguridad de dominio en el área funcional Time Off and Leave.
- Cree calendarios de horario de trabajo y de festivos.
Limitaciones
- Si también usa Seguimiento de tiempo, estar de ausencia no impide automáticamente que un empleado introduzca las horas trabajadas. Puede crear validaciones en Seguimiento de tiempo para impedir que un empleado introduzca horas mientras esté disfrutando de determinados tipos de ausencia.
- Solo puede purgar los datos de ausencia de los trabajadores dados de baja, y únicamente los siguientes tipos de datos:
- Eventos de casos de ausencia del trabajador
- Aparición de ausencia
- Componentes de saldo de ausencias del trabajador
- Eventos de ausencia del trabajador
- Eventos de vacaciones y permisos del trabajador
- La validación del purgado de datos de ausencias garantiza que solo pueda purgar los datos de ausencias de los trabajadores después de que hayan pasado varios años desde la fecha de baja. Ejemplo:
- En EE. UU., deben transcurrir 3 años.
- En Francia, son 5 años.
- En el Reino Unido, son 6.
- En Canadá, son 7.
- La integración de calendario de ausencias de terceros con Microsoft Outlook solo funciona con Microsoft Exchange Online. Workday no admite implementaciones híbridas de Microsoft Exchange Server local y Microsoft Exchange Online al definir la integración.
Definición de entorno de cliente
Puede configurar los parámetros de todo el entorno de cliente para vacaciones, permisos y ausencias en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
para hacer lo siguiente:
- Controlar la visualización de los umbrales de ausencia en los calendarios.
- Controlar si los trabajadores pueden editar el tipo de vacaciones y permisos cuando corrigen una solicitud de vacaciones y permisos aprobada.
- Editar los componentes de definición de ausencias con una fecha efectiva de más de 12 meses como, por ejemplo, acumulaciones, vacaciones y permisos, y planes de vacaciones y permisos.
- Oculte los saldos totales en las tareas de ausencia.
- Solapar trabajadores en la misma posición cuando el titular inicia una ausencia.
Seguridad
Si desea consultar los distintos dominios de seguridad de ausencias, acceda al informe
Políticas de seguridad de dominio para área funcional
y seleccione el área funcional Time Off and Leave.Los dominios de seguridad en el área funcional Time Off and Leave permiten a los usuarios:
- Definir y administrar planes de vacaciones, permisos y ausencias.
- Gestionar quién puede solicitar tipos específicos de vacaciones, permisos y ausencias a través de la elegibilidad, las validaciones, la seguridad segmentada y los umbrales de ausencia.
- Definir y administrar los derechos a ausencia para los planes de vacaciones, permisos y ausencias, y definir el límite de arrastre y las reglas de caducidad de los planes de vacaciones y permisos.
- Consultar los saldos de ausencias de los trabajadores, incluidas las previsiones y los saldos de arrastre.
- Consultar las vacaciones, permisos y ausencias del trabajador, incluidas las apariciones de ausencia.
- Definir la visibilidad de las vacaciones, permisos y ausencias para los equipos, gerentes y administradores (incluidas las integraciones de calendarios de terceros).
Puede restringir el acceso a los tipos de vacaciones, permisos y ausencias designados, incluidas las vacaciones y permisos que forman parte de una tabla de ausencias, a los miembros de grupos de seguridad basados en segmentos.
Workday muestra en los siguientes informes los detalles de los segmentos de tipo de vacaciones, permisos y ausencias en su entorno de cliente, así como las vacaciones y permisos, tipos de ausencia y grupos de seguridad asociados:
- Todos los segmentos de seguridad de vacaciones y permisos
- Todos los segmentos de seguridad de tipo de ausencia
Puede asegurarse de que los miembros de un grupo de seguridad tengan acceso a todos los tipos de vacaciones, permisos y ausencias, incluidos los restringidos a grupos de seguridad basados en segmento, asociando el grupo directamente a los siguientes dominios, respectivamente, en el área funcional Time Off and Leave:
- Acceda al dominio Time Off (Segmented).
- DominioAcceso a tipo de ausencia (segmentado).
Procesos de gestión
Proceso de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Calendario de ausencias (heredado) | Permite a los gerentes y trabajadores enviar y corregir solicitudes de ausencia desde el informe Calendario de ausencias heredado. |
Evento de caso de ausencia
| Permite introducir casos de ausencia para los trabajadores que disfrutan de una ausencia, unas vacaciones o un permiso de larga duración. |
Asignación de horario de trabajo
| Workday utiliza reglas de calendario para asignar automáticamente calendarios de horario de trabajo a los trabajadores. Este proceso de gestión le permite sustituir las reglas del calendario y asignar manualmente calendarios de horario de trabajo a trabajadores individuales. |
Corrección de vacaciones y permisos
| Permite a los administradores, gerentes o trabajadores corregir las vacaciones y permisos de un empleado. |
Solicitud de ausencia
| Le permite introducir una solicitud de ausencia para un trabajador. |
Solicitud de reincorporación de ausencia
| Le permite introducir una solicitud de reincorporación de ausencia para un trabajador. |
Solicitud de vacaciones y permisos
| Le permite introducir vacaciones y permisos para un trabajador. |
Informes
Para consultar los informes disponibles para Gestión de ausencias, acceda al informe
Informes estándar de Workday
y seleccione una de las siguientes categorías de informe:
- Definición de vacaciones, permisos y ausencias
- Vacaciones, permisos y ausencias
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Detalles de entrada de vacaciones y permisos en niveles de ausencias
| Consulte el uso del nivel de ausencia por solicitudes de vacaciones y permisos de trabajador. También puede usar el informe para confirmar que la prioridad de nivel funciona correctamente. El informe indica los eventos revaluados. |
Todos los planes de vacaciones y permisos
| Verifique la configuración de los planes de vacaciones y permisos en la fecha efectiva, teniendo en cuenta:
|
Todas las vacaciones y permisos
| Consulte todas las vacaciones y permisos, así como:
|
Todas las acumulaciones de ausencias
| Consulte las acumulaciones y:
|
Todas las familias de ausencias
| Consulte todas las familias de ausencias que puede utilizar para agrupar los tipos de ausencia, de forma que los trabajadores puedan localizarlos y seleccionarlos fácilmente al solicitar una ausencia. |
Evaluación de elegibilidad de ausencia
| Compruebe si un trabajador puede acogerse a los planes de vacaciones y permisos, a las acumulaciones de ausencias o a vacaciones y permisos en una fecha seleccionada. |
Evaluación de cálculo de ausencias
| Compruebe que las acumulaciones se hayan configurado correctamente e identifique las discrepancias en su configuración. |
Resultados de ausencia para trabajador
Resultados de ausencia por organización | Sirve para predecir tendencias y planificar los costos de ausencias de los trabajadores. |
Vacaciones y permisos próximos de mi equipo
| Sirve para consultar todas las próximas vacaciones y permisos de los trabajadores de las organizaciones que gestiona o a las que proporciona asistencia, lo que le permite asignar recursos y planificar vacaciones y permisos futuros. |
Calendario de ausencias de equipo
| Sirve para analizar las solicitudes de ausencia con el fin de poder gestionar mejor los recursos del equipo. |
Pasivo de vacaciones y permisos
| Consulte el pasivo de saldos de vacaciones y permisos de una organización. Seleccione los planes de vacaciones y permisos que quiera para que Workday notifique el saldo del plan y el pasivo total de cada trabajador. |
Pasivo de vacaciones y permisos para posición
| Consulte su pasivo para los saldos de plan de vacaciones y permisos correspondientes a las posiciones de los empleados en las organizaciones de supervisión que seleccione. |
Detalle de resultados de vacaciones y permisos
| Consulte información detallada sobre las vacaciones y permisos de los trabajadores en un solo periodo de proceso. |
Resumen de resultados de vacaciones y permisos
| Consulte información general sobre las vacaciones y permisos de los trabajadores en los periodos de proceso y las organizaciones que seleccione. |
Mis resultados de vacaciones y permisos por periodo
Resultados de vacaciones y permisos por periodo Resultados de vacaciones y permisos por periodo para trabajadores | Consulte las acumulaciones de ausencias y las vacaciones y permisos retribuidos y no retribuidos de cada periodo. |
Aprobadores de vacaciones y permisos con eventos pendientes de acción
| Sirve para identificar a los aprobadores que tienen eventos de vacaciones y permisos sin aprobar pendientes de acción por su parte. |
Consulta de detalles de apariciones de ausencias
| Consulte las apariciones individuales de los trabajadores. |
Consulta de resumen de apariciones de ausencias
| Consulte el número de ausencias de los trabajadores por tipo de ausencia. |
Trabajadores de ausencia
| Sirve para predecir tendencias y planificar los costos de ausencias de los trabajadores. |
Trabajadores por reincorporarse de ausencia
| Identifique a los trabajadores que se reincorporan de una ausencia y compruebe que se ha configurado su nómina correctamente. |
Integraciones
Servicio web | Consideraciones |
|---|---|
Adjust Time Off
| Corrija las entradas de vacaciones y permisos existentes. |
Enter Time Off
| Añada nuevas entradas de vacaciones y permisos. |
Get Absence Inputs
| Obtenga información para ajustes y sustituciones de acumulaciones y vacaciones y permisos correspondientes a empleados específicos o identificadores de lote. |
Get Carryover Override
| Obtenga sustituciones de límite o de caducidad de arrastre para trabajadores en planes de vacaciones y permisos. |
Get Override Balances
| Obtenga saldos de sustitución de plan de vacaciones y permisos para empleados. |
Get Time Off Plan Balances
| Obtenga los saldos de plan de vacaciones y permisos por trabajador. |
Import Request Leave of Absence Events
Import Request Return from Leave of Absence Events | Cargue un lote de uno de los siguientes tipos de eventos:
Workday procesa el lote en un proceso en segundo plano para retener solo los eventos válidos. Cuando carga eventos de proceso de gestión mediante estos servicios web, se finalizan automáticamente. Si utiliza Enterprise Interface Builder (EIB), puede cargar en Workday datos desde una hoja de cálculo. Las hojas de cálculo contienen otras hojas de cálculo para los procesos de gestión Solicitud de ausencia o Solicitud de reincorporación de ausencia . Introduzca lo siguiente:
|
Import Time Off Request Event Batch
| Cargue los datos de la hoja de cálculo en Workday. Antes de cargar los datos, haga lo siguiente:
|
Put Absence Input
| Añada nuevos ajustes y sustituciones de acumulaciones y vacaciones y permisos correspondientes a empleados específicos o identificadores de lote, o actualice los ajustes y sustituciones existentes. |
Put Carryover Override
| Añada o actualice nuevos registros de arrastre de caducidad o sustitución de límite para un trabajador y un plan de vacaciones y permisos específicos. |
Put Override Balance
| Añada o actualice los registros de saldo de sustitución de plan de vacaciones y permisos para un trabajador y un plan de vacaciones y permisos específicos. |
Request Leave of Absence
| Añada nuevas solicitudes de ausencia. Este servicio web utiliza el evento de proceso de gestión Solicitud de ausencia y sus subprocesos. |
Request Return from Leave of Absence
| Añada solicitudes de reincorporación de ausencia. Este servicio web utiliza el evento de proceso de gestión Solicitud de reincorporación de ausencia y sus subprocesos. |
Workday también proporciona una integración de Ausencias con Google Calendar y Microsoft Outlook. Puede crear un sistema de integración con la plantilla
Calendario de ausencias de terceros
y configurarla para enviar eventos de vacaciones y permisos aprobados desde Workday hasta estos calendarios de terceros en línea. Cuando ejecuta la integración, Workday crea, actualiza y elimina automáticamente en estos calendarios de terceros las entradas, correcciones y cancelaciones de vacaciones y permisos aprobados.Conexiones y puntos de contacto
Punto de contacto | Consideraciones |
|---|---|
Time Tracking | Puede permitir que los empleados introduzcan sus vacaciones y permisos a través de Seguimiento de tiempo o de Gestión de ausencias. |
Workday Assistant | Defina el chatbot de Workday Assistant para permitir a los usuarios hacer lo siguiente:
|
Workday Learning | Workday valida si los trabajadores han aprobado solicitudes de vacaciones, permisos o ausencias que entran en conflicto con las programaciones de oferta de curso. |
Workday HCM | Gestión de ausencias utiliza datos de los empleados como, por ejemplo, la ubicación de trabajo, la antigüedad, el tipo de empleado o la posición para las reglas de elegibilidad.
Puede configurar el proceso de gestión Cambio de puesto para transferir automáticamente los saldos de los empleados cuando sean elegibles para un plan de vacaciones y permisos diferente. |
Workday Payroll | Puede configurar Workday para pagar los saldos de ausencias a un empleado automáticamente en caso de baja. |
Workday Scheduling | Puede definir si Workday debe contar las vacaciones y permisos o las horas de festivos para las horas laborables de la semana. A continuación, puede aplicar esa configuración a las validaciones de programación para que tengan en cuenta las vacaciones y los permisos y las horas de festivos. |
Workday le ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.