Cuestiones relativas a la configuración: saldos de ausencias
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la funcionalidad de saldos de ausencias. Encontrará información sobre:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Los saldos de ausencias son la diferencia entre las vacaciones y permisos que un trabajador acumula y los que utiliza en un periodo de tiempo específico.
Beneficios de gestión
La funcionalidad de los saldos de ausencias de Workday le permite:
- Optimizar el desempeño de las transacciones y de los informes de vacaciones y permisos.
- Consultar el saldo actual de un trabajador, proyectar saldos futuros y configurar la tasa de acumulación.
- Calcular con precisión las vacaciones y permisos no utilizados de un trabajador al revisar una solicitud de vacaciones y permisos.
- Volver a calcular automáticamente el saldo de un trabajador al consultar su saldo existente.
- Mejorar la eficiencia programando cuándo almacenar los saldos de su plan de vacaciones y permisos.
Ejemplos de uso
Puede configurar saldos de ausencias para realizar un seguimiento y gestionar las unidades de vacaciones y permisos en distintos escenarios, como:
- El trabajador se transfiere de un lugar a otro donde las regulaciones de ausencias anuales son diferentes.
- Cambios en las tasas de acumulación. Ejemplo: una prima por duración de servicio.
- Bajas o contrataciones a mitad de periodo.
- Utilizar saldos en criterios de elegibilidad mediante la creación de un cálculo que haga referencia a un saldo del plan de vacaciones y permisos. A continuación, puede usar el cálculo en un cálculo de comparación de valores.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿De qué saldos quiere realizar un seguimiento? | Workday le permite planificar los recursos y el presupuesto correctamente mediante el seguimiento de:
|
¿Cuándo quiere calcular los saldos de ausencias? | Workday almacena los saldos el tercer domingo de cada mes a la 01:00:00 en su huso horario local. Puede almacenar valores de saldo y cuantías de acumulación mediante la programación manual de procesos para planes de vacaciones y permisos, así como para requisitos de gestión. |
¿Cómo quiere gestionar los saldos de los trabajadores dados de baja? | Puede configurar el proceso de gestión Baja para que el trabajador pierda o se le paguen las vacaciones y permisos que no ha disfrutado. |
¿Cuándo quiere prorratear los saldos de ausencias? | Puede prorratear los saldos que reciben los trabajadores si su valor de acumulación cambia como resultado de un evento de cambio de puesto. El cambio puede deberse a que un trabajador ha ganado o perdido el derecho al propio devengo durante un periodo, o a que los cálculos dentro del devengo se resuelven de otra manera. Puede prorratear el devengo:
|
¿Quién puede consultar los saldos de ausencias? | Puede ocultar determinados tipos de saldo a los empleados. Ejemplo: ausencia por enfermedad. Los gerentes o administradores sí pueden ver estos saldos en los informes. |
Recomendaciones
Workday recomienda:
- Optimizar el rendimiento mediante la programación de procesos para almacenar saldos de ausencias con regularidad. Cuando almacena saldos con regularidad, Workday utiliza los saldos almacenados y las cuantías de acumulación como punto de partida para los cálculos dinámicos posteriores, en lugar de empezar desde el periodo de procesamiento inicial de un trabajador. Workday calcula dinámicamente los saldos y las cuantías de acumulación en informes en función de las reglas que usted definió en el plan de vacaciones y permisos.
- Hacer un seguimiento de los saldos en planes de vacaciones y permisos que tienen una acumulación definible. Cuando tenga un plan de vacaciones y permisos con un saldo ilimitado o no retribuido siempre, cree una acumulación que utilice cero como cálculo.
Para evitar confusiones, Workday le recomienda ocultar los saldos en:
- Planes de vacaciones y permisos acumulados por uso, cuando el saldo es cero.
- Planes de vacaciones y permisos que no tienen acumulaciones.
Requisitos
No edite calendarios de periodos anteriores porque se producirán errores en los cálculos de saldo.
Limitaciones
- Workday no admite la transferencia de saldos negativos de vacaciones y permisos.
- Solo puede transferir saldos para planes de vacaciones y permisos basados en trabajadores.
- Por motivos de desempeño, le recomendamos que no realice cambios de puesto masivos que incluyan transferencias de saldo.
Definición de entorno de cliente
Para mejorar el rendimiento al generar recibos de nómina y almacenar saldos de ausencias, seleccione las siguientes casillas en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
:
- Después de finalización de pago
- Solo para trabajadores con pagos en cheque o impresión de recibo de nómina activado
Seguridad
Configure estos dominios de seguridad en el área funcional Time Off and Leave:
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
| Los usuarios pueden crear cálculos de saldo de ausencias. |
Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
| Los usuarios pueden sustituir los saldos del plan de vacaciones y permisos. |
Process: Calculated Balances (Run)
| Los usuarios pueden:
|
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Cambio de puesto
| Para transferir saldos de vacaciones y permisos, añada el paso de acción Mantenimiento de transferencia de saldos de plan de vacaciones y permisos.
|
Cambio de puesto
| Para cambiar las solicitudes de vacaciones y permisos futuros a otro plan cuando la elegibilidad del trabajador cambie, añada el paso de acción Actualización de solicitudes de vacaciones y permisos . |
Cambio de puesto
| Para prorratear los saldos que los trabajadores reciben cuando su elegibilidad para acumulaciones cambia, añada el paso de servicio Ajuste de acumulación automatizado . Esta configuración permite que Workday revise los parámetros A principio de periodo o Fecha de referencia de la acumulación antes de realizar el ajuste. |
Baja
| Para cancelar cualquier saldo restante en la baja para un ajuste único de vacaciones y permisos, añada el paso de servicio Ajuste de saldos de vacaciones y permisos . |
Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Todos los saldos de ausencias
Consulta de saldo de ausencias | Consulte los saldos de ausencias y dónde se utilizan en función de la configuración de su entorno de cliente. |
Todos los cambios de recálculo de saldo calculado
| Consulte los cálculos de los trabajadores para confirmar cómo afectan los cambios a los saldos. |
Saldos calculados para organización (por trabajador)
| Consulte los saldos y acumulaciones calculados para una organización y por trabajador en la fecha de ejecución calculada. El informe muestra los trabajadores que tienen una diferencia entre sus anteriores:
Este informe no admite grupos de seguridad de intersección. |
Saldos de arrastre para organización (por fecha de arrastre)
Saldos de arrastre para organización (por trabajador) | Consulte cuándo vence el arrastre para que los trabajadores u organizaciones puedan planificar la asignación de recursos o los requisitos presupuestarios. |
Detalle de resultados de vacaciones y permisos
Resumen de resultados de vacaciones y permisos | Consulte los saldos de planes de vacaciones y permisos específicos para planificar correctamente sus recursos. |
Consulta de saldos de sustitución para organización
| Utilice este informe para consultar todos los trabajadores con una sustitución del saldo del plan de vacaciones y permisos por organización.
Sin embargo, a diferencia de la tarea Mantenimiento de saldos de sustitución de plan de vacaciones y permisos , este informe no divide las unidades de saldo total por el periodo de saldo asociado cuando los trabajadores tienen sustituciones durante más de un periodo.Workday utiliza la seguridad contextual basada en rol en el campo Unidad de tiempo para determinar si se muestra una fila para el trabajador.Ejemplo: cuando los trabajadores con el rol de Socio de ausencias ejecutan el informe, pueden ver los datos de otros trabajadores de su organización, pero no de los trabajadores de organizaciones que también tienen asignado el rol de Socio de ausencias. |
Consulta de horarios para proceso de saldos calculados de vacaciones y permisos
| Consulte los calendarios de planes de vacaciones y permisos y acceda a tareas para cambiarlos o cancelarlos. |
Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Get Carryover Override
| Consulte el vencimiento de arrastre o la sustitución de límite de un trabajador para su plan de vacaciones y permisos elegible. |
Get Override Balances
| Defina los saldos de sustitución del plan de vacaciones y permisos para un trabajador y para su plan de vacaciones y permisos. |
Get Time Off Plan Balances
| Consulte los saldos dinámicos del plan de vacaciones y permisos por trabajador y el plan de vacaciones y permisos. |
Put Override Balance
| Cargue la información de saldo de ausencias en Workday desde una fuente externa. |
Conexiones y Touchpoints
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Workday Payroll | Puede mostrar los saldos de ausencias en los recibos de nómina. |
Arrastre | Puede incluir saldos de ausencias en los cálculos para definir su límite de arrastre. |
Vacaciones y permisos | Puede usar los saldos de ausencias para determinar si una solicitud de vacaciones y permisos está retribuida o no. |