Cuestiones relativas a la configuración: ajustes de vacaciones y permisos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los ajustes de vacaciones y permisos. Encontrará información sobre:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Los ajustes de vacaciones y permisos le permiten cambiar los saldos del plan de vacaciones y permisos correspondientes a un trabajador durante un solo periodo de proceso.
Beneficios de gestión
- Proporciona flexibilidad al permitirle reducir o aumentar los saldos de vacaciones y permisos para los trabajadores en circunstancias excepcionales y actualizar de forma automática la nómina con la información más reciente.
- Facilita el seguimiento de las vacaciones y los permisos (Time off in lieu).
Ejemplos de uso
Con los ajustes de vacaciones y permisos, puede hacer lo siguiente:
- Ajustar el saldo de un trabajador por ausencias por enfermedad o vacaciones y permisos por motivos compasivos
- Registrar las vacaciones y permisos de forma retroactiva si el trabajador o el gerente no lo solicitaron en Workday
- Utilizar ajustes de vacaciones y permisos para compensar un ajuste de baja automatizado
- Suspender los límites de las vacaciones y permisos para los trabajadores
Preguntas que debe considerar
Pregunta | Consideración |
|---|---|
¿Qué vacaciones y permisos y planes de vacaciones y permisos desea ajustar? | Solo puede ajustar las vacaciones y permisos de los planes que realizan un seguimiento de saldos. Puede especificar ajustes en horas o días, en función de las unidades del plan de vacaciones y permisos.
Solo puede ajustar las vacaciones y permisos que permiten ajustes. |
¿Cuándo desea introducir sus ajustes? | La sincronización del proceso de acumulación de ausencias puede reducir o eliminar un ajuste de vacaciones y permisos. El hecho de que Workday registre el ajuste como vacaciones y permisos retribuidos depende de lo siguiente:
|
¿Tiene definido un límite inferior para sus vacaciones y permisos? | Los límites de vacaciones y permisos pueden reducir o eliminar un ajuste de vacaciones y permisos. Ejemplo: un plan de vacaciones y permisos retribuidos tiene un límite inferior de cero horas. Joan tiene un saldo de acumulación de 9 horas y disfruta de 6. Si se introduce un ajuste de vacaciones y permisos de 5, Workday registrará solo 3 horas ajustadas como vacaciones y permisos retribuidos, ya que toda cantidad superior a las 3 horas supera el límite inferior de vacaciones y permisos.
Debe considerar los límites inferiores de vacaciones y permisos junto con validaciones de las vacaciones y permisos, como es el caso del Máximo permitido de unidades de vacaciones y permisos no retribuidos . Si no hay validación de días no retribuidos en las vacaciones y permisos, los ajustes de vacaciones y permisos pueden dar como resultado un saldo de vacaciones y permisos negativo. |
¿Utiliza tablas de ausencias? | Puede usar una tabla de ausencias para agrupar solicitudes de vacaciones y permisos que abarquen varias vacaciones y permisos relacionados. Workday no reevalúa automáticamente los saldos de vacaciones y permisos ni los eventos de vacaciones y permisos en los niveles de ausencia cuando ajusta las vacaciones y permisos. Sin embargo, puede volver a calcular manualmente los saldos de un trabajador o de varios. |
¿Las vacaciones y permisos pueden abarcar varios periodos? | Puede ajustar las vacaciones y permisos y las acumulaciones de ausencias para cualquier periodo, incluidos aquellos para los que un trabajador no es elegible. Sin embargo, no puede configurar ajustes de vacaciones y permisos que abarquen varios periodos. Si desea ajustar un periodo de vacaciones y permisos para varios periodos, necesita una entrada aparte para cada periodo.
Un ajuste de vacaciones y permisos se suma o resta a las unidades de vacaciones y permisos de un trabajador para un único periodo de proceso. Por el contrario, una sustitución reemplaza el cálculo de acumulación estándar por las unidades de sustitución y puede abarcar más de un periodo de proceso. No puede sustituir vacaciones y permisos individuales. Las sustituciones solo se aplican a las acumulaciones de ausencias. |
¿Cuándo desea incluir el ajuste en sus cálculos de vacaciones y permisos? | Puede seleccionar cualquier fecha de referencia dentro del periodo seleccionado. Workday actualiza los saldos de forma dinámica después de que haga ajustes. |
¿Desea ejecutar un proceso de pago retroactivo para un periodo que va a ajustar? | Si utiliza Workday Payroll, al introducir un ajuste de vacaciones y permisos para un periodo anterior y ejecutar un proceso retroactivo, Workday Payroll recoge el ajuste y actualiza retroactivamente la paga a los empleados. |
¿Sabe si el trabajador es elegible para el ajuste de vacaciones y permisos que desea realizar? | Antes de efectuar un ajuste, puede hacer lo siguiente:
|
¿Necesita ajustar los saldos de vacaciones y permisos de los trabajadores que se trasladan a otro país o región? | Cuando los trabajadores se trasladan, su elegibilidad para los planes de vacaciones y permisos puede cambiar. Puede configurar planes de vacaciones y permisos para transferir sus saldos a otro plan de vacaciones y permisos, pagar los saldos de vacaciones y permisos, o hacer ambas cosas, cuando pierdan la elegibilidad debido a un cambio de puesto.
Los pagos de saldo de transferencia crean ajustes de vacaciones y permisos para el trabajador. Puede editar la fecha de referencia en los ajustes de vacaciones y permisos para cambiar el país o los resultados del pago. |
¿Necesita ajustar los saldos de vacaciones y permisos de varios trabajadores? | Para ajustar los saldos de vacaciones y permisos de varios trabajadores, puede vincular los ajustes a los ID de lote creados mediante el servicio web Put Absence Input . Los ID de lote permiten gestionar los ajustes de vacaciones y permisos de varios empleados de forma simultánea. También puede eliminar los ajustes que haga por error. |
Recomendaciones
Para que el rendimiento sea óptimo, Workday recomienda lo siguiente:
- Cuando vaya a ejecutar la tareaRecálculo de saldos de vacaciones y permisos de trabajador, no seleccione todos los trabajadores, todos los planes de vacaciones y permisos, ni una fecha inicial superior a 13 meses antes de la fecha actual.
- Programe los recálculos masivos para que se ejecuten por la noche o durante las horas de menor actividad.
Requisitos
Active la opción
Ajustes permitidos
en las vacaciones y permisos.Limitaciones
- Dado que la reevaluación de los niveles de ausencias no se produce automáticamente después de un ajuste de vacaciones y permisos, si ajusta las vacaciones y permisos que forman parte de una tabla de ausencias, tendrá que reevaluar los niveles. Para reducir la probabilidad de afectar a los eventos de vacaciones y permisos existentes, le recomendamos que no realice ajustes de vacaciones y permisos de la tabla de ausencias de forma retrospectiva.
- Puede configurar un periodo de vacaciones y permisos como el que se utilizará para los ajustes de bajas a fin de compensar el saldo del plan en el momento de la baja. Sin embargo, Workday no procesa ajustes de saldo de más de 1000 unidades.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Configure estos dominios en el área funcional Time Off and Leave:
Dominio | Consideración |
|---|---|
Process: Calculated Balances (Run)
| Los usuarios que tengan acceso a este dominio pueden ejecutar el proceso de saldos calculados para un plan de vacaciones y permisos con una fecha inicial específica. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
| Los usuarios con acceso a este dominio pueden definir cálculos específicos de ausencias como, por ejemplo, los siguientes:
|
Worker Data: Time Off (Adjustments and Overrides)
| Los usuarios con acceso a este dominio pueden ajustar las vacaciones y permisos de los trabajadores. |
Worker Data: Time Off (Limit Overrides)
| Los usuarios con acceso a este dominio pueden suspender los límites de vacaciones y permisos de los trabajadores. |
Procesos de gestión
Proceso de gestión | Consideración |
|---|---|
Corrección de vacaciones y permisos
| Faculta:
|
Cambio de puesto
| Workday recomienda añadir un paso de servicio Automated Time Off Adjustment después del paso Finalización del proceso de gestión Cambio de puesto . |
Baja
| Permite que los usuarios puedan ajustar los saldos de vacaciones y permisos de los trabajadores dados de baja.
Workday recomienda añadir un paso de servicio Ajuste de saldos de vacaciones y permisos después del paso de finalización del proceso de gestión Baja . |
Transferencia de saldo de vacaciones y permisos
| Este subproceso permite transferir un saldo de vacaciones y permisos a otro plan cuando cambia la elegibilidad de un trabajador. |
Informes
Informes o tableros de control | Consideración |
|---|---|
Time Off Balances and Liability by Organization
| Puede consultar su pasivo por los saldos del plan de vacaciones y permisos de los empleados en una fecha específica antes de decidir cuáles son las vacaciones y permisos que debe ajustar. |
Ajustes/sustituciones de acumulación y vacaciones y permisos
| Descubra los ajustes y las sustituciones que ha realizado en las vacaciones y permisos correspondientes a las organizaciones dentro de un periodo temporal especificado. |
Ajustes/sustituciones de acumulación y vacaciones y permisos por ID de lote
| Consulte un lote de ajustes y sustituciones de vacaciones y permisos que efectuara para varios trabajadores mediante el servicio web Put Absence Input . Puede usar un ID de lote para identificar el lote. |
Saldo de vacaciones y permisos
| Consulte los saldos de vacaciones y permisos de un trabajador antes de determinar si debe realizar algún ajuste. |
Puede usar estos orígenes de datos para crear informes personalizados:
Origen de datos | Consideración |
|---|---|
Ajustes/sustituciones de acumulación y vacaciones y permisos
| Este origen de datos no incluye a los trabajadores dados de baja, por lo que los informes personalizados que utilizan este origen de datos no mostrarán a los trabajadores con ajustes dados de baja. |
Workers for Organizations parm for Time Off Liability Reporting
| Utilice este origen de datos para consultar el pasivo de una organización por los saldos de vacaciones y permisos, y decidir dónde podría tener que efectuar ajustes de vacaciones y permisos. |
Integraciones
Servicio web | Consideración |
|---|---|
Put Absence Input
| Utilice este servicio web para cargar ajustes de vacaciones y permisos o actualizaciones de ajustes existentes para trabajadores en Workday. Puede usar ID de lote para cargar en masa ajustes para varios trabajadores. |
Get Absence Inputs
| Utilice este servicio web para extraer los detalles de ajuste de vacaciones y permisos de los trabajadores desde Workday. |
Conexiones y puntos de contacto
Punto de contacto | Consideración |
|---|---|
Seguimiento de tiempo | Puede ajustar las vacaciones y los permisos introducidos. |
Workday Payroll | Los ajustes que realice pueden afectar a las percepciones de nómina que se basan en las vacaciones y permisos de un trabajador. |
Interfaz con nómina de terceros | Las interfaces con nómina de terceros pueden detectar ajustes de vacaciones y permisos que afectan a las percepciones de nómina. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.