Cuestiones relativas a la configuración: planes de vacaciones y permisos

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones al planificar la configuración y el uso de los planes de vacaciones y permisos. Encontrará información sobre lo siguiente:

Por qué definirlas

Cómo encajan en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué son

Un plan de vacaciones y permisos define reglas para introducir y realizar un seguimiento de una o más vacaciones y permisos relacionados. Al configurar planes de vacaciones y permisos, los trabajadores y los gerentes pueden introducir solicitudes de vacaciones y permisos, corregirlas y hacer un seguimiento de su estado mediante informes y páginas de autoservicio. Los administradores pueden hacer un seguimiento de los saldos de acumulación, de vacaciones y permisos y de los planes de vacaciones y permisos, ajustarlos y gestionarlos.

Beneficios empresariales

Proporciona flexibilidad para crear una variedad de vacaciones y permisos que se adapten a los requisitos específicos de su organización.

Minimiza los riesgos al definir reglas de validación por defecto, opcionales u obligatorias, para disfrutar de vacaciones y permisos.

Reduce los costes operativos mediante el seguimiento de los saldos y las acumulaciones de vacaciones y permisos.

Facilita la introducción y la consulta de las solicitudes de vacaciones y permisos en Workday Time Tracking.

Se integra con Payroll para procesar las retribuciones de los trabajadores.

Integrar con Workday Scheduling para determinar los días laborables de los trabajadores.

Ejemplos de uso

Los trabajadores pueden hacer un seguimiento del proceso de aprobación de una solicitud de vacaciones de una semana.

Los gerentes o los socios de ausencias pueden aprobar solicitudes de vacaciones y permisos pendientes.

Los administradores de ausencias pueden ajustar las acumulaciones cuando el estado de empleo cambia y se modifican los criterios de elegibilidad para la acumulación o dejan de cumplirlos.

Los administradores de ausencias pueden consultar los patrones de vacaciones y permisos mediante informes sobre las ausencias de los trabajadores en determinados días de la semana.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Quiere coordinar las vacaciones y los permisos con las ausencias?	Es posible configurar Workday para calcular los saldos combinados de varios tipos de ausencias y de vacaciones y permisos. Asimismo, se pueden elaborar informes sobre los saldos combinados. Se puede suspender la acumulación de vacaciones y permisos de un trabajador cuando está disfrutando de una ausencia. Como alternativa, es posible prorratear la acumulación en el periodo en el que el trabajador está disfrutando de la ausencia. Cuando se vinculan tipos de ausencias y vacaciones y permisos relacionados con un tipo de ausencia de origen, se aplican las siguientes condiciones: Los tipos de ausencia y de vacaciones y permisos deben definirse en la misma unidad de tiempo. La funcionalidad de varios puestos permite vincular tipos de ausencias y vacaciones y permisos aunque las configuraciones basadas en la posición sean distintas. Es posible asociar un tipo de vacaciones y permisos con un solo tipo de ausencia. Las solicitudes de vacaciones y permisos están sujetas a las reglas de elegibilidad y validación para el tipo de vacaciones y permisos.
¿Desea crear planes de vacaciones y permisos basados en la posición o en el trabajador?	Es posible crear planes basados en la posición si su intención es definir y aplicar las reglas de elegibilidad, las validaciones de vacaciones y permisos y los cálculos de acumulación en la posición principal del trabajador o en todas las posiciones. Con los planes basados en posiciones, Workday aplica los saldos y los límites a la posición. No puede transferir los saldos de vacaciones y permisos de un plan a otro cuando utiliza planes basados en posición. Es posible crear planes basados en el trabajador si su intención es definir y aplicar las reglas de elegibilidad, las validaciones de vacaciones y permisos y los cálculos de acumulación en la posición principal del trabajador. Puede crear un plan de vacaciones y permisos basado en el trabajador, con unas vacaciones y permisos que requieran una posición. Con los planes basados en el trabajador, Workday aplica los saldos y los límites al trabajador. Los planes basados en el trabajador le permiten transferir los saldos de vacaciones y permisos de un plan a otro.
¿Cómo quiere gestionar las vacaciones y los permisos y los saldos de acumulación?	Puede crear planes de vacaciones y permisos en los que se haga un seguimiento de los saldos con los siguientes objetivos: Definir las acumulaciones, incluidas las frecuencias y los límites. Establecer los límites de vacaciones y permisos. Ajustar las vacaciones y los permisos. Ajustar o sustituir los cálculos de acumulación. Calcular y almacenar los saldos. Sustituir los saldos del plan de vacaciones y permisos. Llevar a cabo un seguimiento de las horas retribuidas de forma independiente al de las horas no retribuidas. Pasar las vacaciones y permisos a la interfaz de Workday Payroll para usarlos en los cálculos. Puede crear planes que no hagan un seguimiento de los saldos para definir reglas de elegibilidad y especificar la unidad de tiempo a la hora de disfrutar de vacaciones y permisos. No es posible pasar las vacaciones y los permisos a la interfaz de Workday Payroll para usarlas en los cálculos. También es posible crear planes de acumulación por uso si lo que pretende es que los trabajadores disfruten de la acumulación en respuesta a solicitudes de vacaciones y permisos en lugar de en incrementos semanales o mensuales. Puede conectar las vacaciones y permisos con las percepciones de nómina.
¿Cómo piensa gestionar los cambios en la política del plan de vacaciones y permisos?	Con las fechas efectivas puede configurar los planes de vacaciones y permisos, vacaciones y permisos y acumulaciones nuevos o que ya existan para que se hagan efectivos en una fecha determinada. Si los cambios se armonizan con su calendario de periodos, puede establecer la fecha efectiva en la fecha inicial o final del periodo.
¿Cómo le gustaría gestionar el saldo del plan de vacaciones y permisos de un trabajador cuando cambia su elegibilidad?	Puede asignar un plan de vacaciones y permisos por defecto para transferencias de saldo y ajustes de pago. Solo puede transferir saldos de vacaciones y permisos para planes de vacaciones y permisos basados en el trabajador (no basados en posición), por lo que si desea transferir saldos de un plan a otro, debe utilizar planes de vacaciones y permisos basados en el trabajador.
¿Cómo quiere que se alinee su política del plan de vacaciones y permisos con la frecuencia de su periodo de nómina?	Puede alinear los calendarios de periodos del plan de vacaciones y permisos con los de los periodos de nómina de forma: Semanal Bisemanal Quincenal Mensual
¿Cómo quiere gestionar las solicitudes de vacaciones y permisos cuando los trabajadores agotan su saldo de vacaciones y permisos?	Puede crear una tabla de ausencias con un nivel para cada plan de vacaciones y permisos. La solicitud pasa automáticamente al siguiente nivel que contenga saldo disponible cuando se agota el saldo del nivel actual.
¿Cómo quiere gestionar las solicitudes de vacaciones y permisos cuando los trabajadores están programados para trabajar?	Si también utiliza Workday Scheduling, puede configurar planes de vacaciones y permisos para utilizar los turnos de programación para determinar los días laborables de los trabajadores. Esta experiencia integrada entre Absence y Scheduling: Libera a sus gerentes de primera línea de la necesidad de comprobar los turnos de los trabajadores con las fechas de sus solicitudes de vacaciones y permisos antes de la aprobación. Ayuda a los trabajadores a evitar utilizar su saldo de vacaciones y permisos innecesariamente en días en los que no están programados para trabajar. Reduce las solicitudes devueltas o denegadas al proporcionar a los trabajadores información por adelantado para corregir sus solicitudes y alinearlas con los turnos publicados. Workday le permite guiar a los trabajadores para que solo soliciten vacaciones y permisos en días laborables de un horario publicado. Cuando no tienen un horario publicado o no forman parte de una organización de programación, Absence valida sus solicitudes utilizando la configuración de días para incluir en el plan de vacaciones y permisos. Puede configurar planes de vacaciones y permisos para que Workday: Restringe las solicitudes de vacaciones y permisos a los días en los que los trabajadores están programados para trabajar. Impide las solicitudes de vacaciones y permisos planificados cuando los trabajadores están programados para trabajar. Cuando cambian las entradas de días laborables y vacaciones y permisos, esto puede afectar a las apariciones de ausencias y a la división de niveles de la tabla de ausencias. Cuando Workday Scheduling publica los turnos de los trabajadores, Workday marca automáticamente las apariciones de ausencia para volver a calcularlas si hay cambios en los días de trabajo de los trabajadores.

Recomendaciones

En septiembre de 2025, tenemos previsto retirar los siguientes informes y tareas heredados:

Calendario de ausencias

Colocación de trabajador en ausencia

Request Leave of Absence

Calendario de vacaciones, permisos y ausencias

Calendario de vacaciones y permisos

Para facilitar la transición a la experiencia de calendario de ausencias en equipos de escritorio y dispositivos móviles, Workday recomienda que se familiarice con usted y con los grupos de usuarios configurando las acciones de inicio de la experiencia. Consulte Pasos: definición de la experiencia del calendario de ausencias.

Para evitar confusiones, oculte los saldos en los siguientes casos:

Planes de vacaciones y permisos acumulados por uso, cuando el saldo es cero.

Planes de vacaciones y permisos que no tienen acumulaciones.

Para mejorar el rendimiento del entorno de cliente, tome las siguientes medidas:

Configure el país o la región en todos sus planes de vacaciones y permisos. Conseguirá simplificar también su lógica de elegibilidad.

En los casos de las vacaciones y permisos y las acumulaciones de un plan en el que se comparten las mismas reglas de elegibilidad, los límites de acumulación y los límites de vacaciones y permisos retribuidos, defina las reglas solo para el plan de vacaciones y permisos. Las vacaciones y los permisos y las acumulaciones heredan las reglas del plan.

Impedir que los trabajadores introduzcan solicitudes de vacaciones y permisos antes de que se activen en Workday o antes de una fecha específica. Puede definir una regla de elegibilidad en las vacaciones y permisos o una regla condicional en los procesos de gestión Solicitud de vacaciones y permisos
y Corrección de vacaciones y permisos
.

Programe los procesos para almacenar los saldos de vacaciones y permisos de forma periódica.

Configure calendarios de periodos para alrededor de 2 años previos y posteriores a la implementación de Workday.

Establezca la opción Semanal
en la frecuencia más baja del calendario de periodos. No utilice la opción de calendario de periodos Diario
en los planes de vacaciones y permisos.

Sustituya los saldos de arrastre de los periodos anteriores a la fecha en la que se va a comenzar a trabajar con Workday para evitar acumulaciones previas a esa fecha.

No añada calendarios de horario de trabajo excedente. Esto reduce el tiempo que tarda Workday en identificar los calendarios de los trabajadores en función de las reglas de elegibilidad.

En el caso de los trabajadores con horarios de trabajo que no sean convencionales, cree y asigne manualmente horarios de trabajo individuales.

Configure el calendario de festivos antes de que comience el año actual.

No establezca la opción

Acumulación: ajustes/sustituciones permitidos

para planes de acumulación por uso.

Si desea aumentar la eficacia, pruebe estas medidas:

Configure las prioridades de las vacaciones y permisos en el orden en el que desea que los trabajadores disfruten de las vacaciones. Esta configuración elimina la necesidad de corregir las solicitudes si los trabajadores introducen una antes de acumular la cantidad solicitada.

Cree un periodo de saldo basado en la fecha final del periodo para que el plan de vacaciones y permisos esté disponible en Ausencias y Nómina.

Si tiene previsto aplicar la lógica de reversión a las acumulaciones, cree una tabla de ausencias con varios planes en orden secuencial.

Configure el cálculo del límite inferior para que los trabajadores que acumulan sus vacaciones y permisos a fin de mes puedan usarlos antes de la acumulación. Los trabajadores pueden solicitar vacaciones y permisos sin tener que acumular las unidades necesarias.

Para reducir la carga administrativa, Workday recomienda que los trabajadores acumulen las vacaciones y permisos suficientes antes de enviar su solicitud.

En el caso de los planes de vacaciones y permisos que hacen un seguimiento de los saldos, para evitar problemas de acumulación si se recontrata a un trabajador, cree una categoría independiente de vacaciones y permisos por baja para retribuir el saldo del trabajador una vez se haya dado de baja. Para reducir los errores administrativos, asigne una regla de elegibilidad a las vacaciones y permisos por baja de modo que únicamente sea visible cuando la baja del trabajador se haga efectiva.

Requisitos

Todas las acumulaciones, las vacaciones y permisos y otros valores de cálculo asociados con un plan de vacaciones y permisos deben definirse en la misma unidad de tiempo.

Cuando asigne prioridades a las vacaciones y permisos y a las acumulaciones de un plan de vacaciones y permisos, introduzca valores únicos.

Especifique un periodo de saldo, un calendario de periodos, vacaciones y permisos y acumulaciones en un plan de vacaciones y permisos que haga un seguimiento de los saldos.

Limitaciones

Después de guardar un plan de vacaciones y permisos, no podrá editar estos campos:

Calendario de periodos

Seguimiento de saldo

Unidad de tiempo

Definición de entorno de cliente

Puede conservar datos de ausencia para recibos de nómina que siguen a finalización de pago en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Nómina

. Esta opción mejora el rendimiento de generación de recibos de nómina.

Seguridad

Configure estos dominios de seguridad en el área funcional Time Off and Leave:

Dominios	Consideraciones
Assistant	Los usuarios pueden solicitar vacaciones y permisos y consultar los saldos en Workday Assistant.
Self Service: Worklets: Time Off and Leave	Los usuarios pueden solicitar vacaciones y permisos y consultar los saldos en los siguientes worklets: Vacaciones y permisos Vacaciones, permisos y ausencias
Set Up: Time Off	Los usuarios pueden configurar los procesos de gestión Solicitud de vacaciones y permisos y Corrección de vacaciones y permisos .
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)	Los usuarios pueden: Consultar, editar y crear planes de vacaciones y permisos, vacaciones y permisos y sus validaciones. Crear planes de vacaciones y permisos que no hagan seguimiento de los saldos. Evaluar la elegibilidad de ausencia. Evaluar los cálculos de ausencias. Consultar, editar y crear tablas de ausencias.
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) Worker Data: Time Off (Time Off Balances)	Los usuarios pueden crear planes de vacaciones y permisos que hagan un seguimiento de los saldos.
Set Up: Time Off (General)	Los usuarios pueden crear tipos de vacaciones y permisos. También es posible controlar el acceso a los tipos de vacaciones y permisos mediante la creación de reglas.

Procesos de gestión

Procesos de gestión	Consideraciones
Calendario de ausencias (heredado)	Permite a los trabajadores con seguridad introducir y solicitar vacaciones, permisos y ausencias mediante el calendario de ausencias heredado.
Corrección de vacaciones y permisos	Permite a los gerentes corregir en nombre de un trabajador las solicitudes de vacaciones y permisos que se han aprobado.
Cambio de puesto	Cuando cambia la elegibilidad de un trabajador para un plan de vacaciones y permisos, este proceso de gestión le permite hacer lo siguiente: Transferir los saldos de los planes de vacaciones y permisos anteriores a planes nuevos. Actualizar las solicitudes de vacaciones y permisos con respecto a planes anteriores. Ajustar las acumulaciones.
Solicitud de vacaciones y permisos	Permite que los roles con seguridad avancen en la gestión de las solicitudes de vacaciones y permisos que están pendientes cuando el aprobador no está disponible. Si los trabajadores utilizan este proceso de gestión, Workday muestra sus solicitudes de vacaciones y permisos en el calendario de entrada de horas.
Baja	Permite que los usuarios puedan ajustar los saldos de vacaciones y permisos de los trabajadores dados de baja.

Informes

Informes	Consideraciones
Instantáneas de configuración de ausencias	Puede usar este informe para comparar configuraciones entre instantáneas para un objeto de definición como, por ejemplo, una acumulación de ausencias, vacaciones y permisos, o un plan de vacaciones y permisos.
Ajustes/sustituciones de acumulación y vacaciones y permisos por ID de lote	Con este informe se pueden consultar los ajustes de acumulación y de vacaciones y permisos para eventos de vacaciones y permisos con los ID de lote.
Todos los periodos de saldo Consulta de periodo de saldo	Puede usar estos informes para consultar los periodos de saldo y: Sus reglas de cálculo de fechas inicial y final. Su indicador de fecha de periodo, el cual determina el año de plan para procesar las entradas y las acumulaciones de vacaciones y permisos cuando un periodo de proceso de ausencias traspasa los límites del año de plan.
Todas las acumulaciones de ausencias Consulta de acumulación de ausencias Consulta de instantánea de acumulación de ausencias	Puede usar estos informes para consultar las acumulaciones y: Su plan de vacaciones y permisos, unidad de tiempo e importes límite relacionados. Sus reglas de elegibilidad, programación y cálculo. Si permiten ajustes o sustituciones. Si la acumulación está configurada para Comprar vacaciones y permisos.
Todos los planes de vacaciones y permisos Consulta de plan de vacaciones y permisos Consulta de instantánea de plan de vacaciones y permisos	Puede usar estos informes para verificar la configuración de los planes de vacaciones y permisos en fecha efectiva, lo que incluye lo siguiente: Sus periodos de saldo, límites de arrastre, calendarios de periodos y unidades de tiempo. Si se deben procesar las acumulaciones con fecha de referencia al principio o al final del periodo. Qué acumulaciones se añaden al saldo y las vacaciones y permisos que reducen el saldo.
Evaluación de cálculo de ausencias	Puede utilizar este informe para verificar la configuración de los cálculos de acumulación.
Evaluación de elegibilidad de ausencia	Con este informe se verifica la configuración de los cálculos y se comprueba la idoneidad de un trabajador para disfrutar de un plan de vacaciones y permisos, de vacaciones y permisos o de acumulaciones.
Tenant Analyzer	Mediante este informe puede identificar los planes de vacaciones y permisos, las vacaciones y permisos y las acumulaciones que no cumplen las recomendaciones de Workday.
Pasivo de vacaciones y permisos	Puede usar este informe para calcular el total del pasivo de vacaciones y permisos de cada trabajador, así como los planes de vacaciones y permisos.
Saldos de sustitución de plan de vacaciones y permisos por ID de lote	Puede usar este informe para consultar las sustituciones de los saldos del plan de vacaciones y permisos utilizando IDs de lote.
Mis resultados de vacaciones y permisos por periodo Resultados de vacaciones y permisos por periodo Resultados de vacaciones y permisos por periodo para trabajadores	Con este informe se puede realizar un seguimiento de las acumulaciones y de las vacaciones y permisos de un trabajador en un periodo de saldo.

Integraciones

El EIB basado en el servicio web Get Absence Inputs
le permite extraer varias sustituciones de plan de vacaciones y permisos de Workday.

Mediante la operación Put Absence Input
puede sustituir los saldos del plan de vacaciones y permisos.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Workday Payroll	Puede vincular los planes de vacaciones y permisos y los códigos de percepción de nómina al mismo calendario de periodos para alinear los periodos de saldo con los periodos de nómina.
Workday Time Tracking	Puede compartir calendarios de periodos del plan de vacaciones y permisos con Time Tracking.
Workday Assistant	Los trabajadores pueden consultar el saldo que tienen en ese momento y solicitar vacaciones y permisos.
Workday Scheduling	Puede configurar planes de vacaciones y permisos para utilizar los turnos de programación a fin de determinar los días laborables de los trabajadores.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Concepto: fecha efectiva para ausencias

Concepto: introducción de vacaciones y permisos en Absence y Time Tracking

Concepto: seguimiento de tiempo y gestión de ausencias

Creación de calendarios de festivos

Creación de calendarios de horario de trabajo

Ajuste o sustitución manual de acumulación de un trabajador

Programación manual de almacenamiento de saldos de vacaciones y permisos

Pasos: permitir a los gerentes crear y asignar horarios de trabajo personalizados

Pasos: definición de integración de calendario de ausencias de terceros

Pasos: definición de la página de inicio de Workday

El siguiente nivel: puntos de contacto e informes de PATT

El siguiente nivel: puntos de contacto de PATT con asignaciones