Consideraciones de definición: vacaciones y permisos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de las vacaciones y permisos. En él se explica lo siguiente:
- Por qué configurarlo.
- Cómo encaja en el resto de Workday.
- Impactos posteriores e interacciones entre productos.
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión.
- Definición segmentada de vacaciones y permisos
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación.
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para ver todos los detalles de configuración.
Qué es
La funcionalidad de vacaciones y permisos de Workday permite:
- Que los trabajadores registren cuándo se ausentan del trabajo.
- Que los administradores gestionen el impacto que pueden tener las vacaciones y permisos en otras áreas de Workday y en otras aplicaciones de terceros. Ejemplo: Workday Payroll.
Beneficios empresariales
- Mejorar la eficiencia en su organización, ya que los gerentes pueden predecir tendencias y planificar los recursos en consecuencia.
- Integre con una solución de nómina para que pueda procesar los pagos de los trabajadores que disfrutan de vacaciones y permisos.
- Proporciona flexibilidad a la hora de crear vacaciones y permisos que se ajusten a los requisitos específicos de su organización. Esta funcionalidad mejora la experiencia del usuario, ya que puede encontrar rápidamente las vacaciones y permisos correctos para su solicitud.
- Workday proporciona informes que le permiten realizar un seguimiento de los costos. Puede ver fácilmente cuánto le está costando a su organización el ausentismo y calcular su responsabilidad.
Ejemplos de uso
- Permita que los trabajadores consulten y soliciten algunos tipos de vacaciones y permisos, pero no otros.
- Permitir que los trabajadores soliciten vacaciones y permisos en representación de otro. Los gerentes también pueden corregir las solicitudes de vacaciones y permisos.
- Importe grandes volúmenes de eventos de vacaciones y permisos a Workday.
- Permita que los trabajadores introduzcan solicitudes de vacaciones y permisos mediante distintas acciones en los calendarios de Gestión de ausencias, Seguimiento de tiempo o ambos.
Preguntas para tener en cuenta
A la hora de decidir si debe crear unas vacaciones y permisos o una ausencia, tenga en cuenta lo siguiente:
Pregunta | Contraprestación |
|---|---|
¿Cuándo espera que sus trabajadores se reincorporen al trabajo? | Puede crear:
|
¿Cómo quiere que se muestre el estado de un trabajador? | Puede crear:
|
¿Cómo desea restringir el saldo de ausencias de un trabajador? | Puede crear:
|
¿Cómo quiere que sus trabajadores se reincorporen al trabajo? | Puede crear:
|
¿Qué periodos utiliza para realizar un seguimiento de las ausencias? | Puede crear:
|
A la hora de definir vacaciones y permisos, tenga en cuenta lo siguiente:
Pregunta | Contraprestación |
|---|---|
¿Cómo quiere que sus trabajadores vean las vacaciones y permisos disponibles? | Puede configurar Workday para que muestre las vacaciones y permisos disponibles y los saldos de vacaciones y permisos en el calendario o al introducir una solicitud. El saldo se muestra en la fecha de la solicitud, por lo que sus trabajadores pueden consultar su acumulación en esa fecha.
Los trabajadores también pueden cambiar la fecha para incluirla en futuras acumulaciones y solicitudes de vacaciones y permisos. Ejemplo: los trabajadores pueden consultar su saldo restante al final del año natural. Los trabajadores también pueden ver sus saldos a fecha de hoy cuando acceden por primera vez a worklets o calendarios de ausencias. |
¿Cómo quiere que los trabajadores introduzcan sus solicitudes de vacaciones y permisos? | A la hora de decidir cómo desea que los trabajadores introduzcan unas vacaciones y permisos en particular, tenga en cuenta quién debe aprobarlas y si los trabajadores deben solicitarlas con antelación. Puede especificar si los trabajadores pueden introducir solicitudes de vacaciones y permisos mediante:
Puede configurar Workday Assistant para permitir que los trabajadores introduzcan solicitudes de vacaciones y permisos o consulten su saldo existente mediante Workday Assistant. |
¿Cómo desea pagar las vacaciones y permisos a los trabajadores? | Puede configurar la nómina para crear percepciones basadas en vacaciones y permisos retribuidos, no retribuidos o en total. |
¿Quién quiere que introduzca vacaciones y permisos? | Puede configurar grupos de seguridad para permitir que grupos de trabajadores introduzcan solicitudes de vacaciones y permisos para otros. También puede activar trabajadores individuales. Ejemplo: puede permitir que un asistente introduzca solicitudes de vacaciones y permisos para un director ejecutivo, o que los gerentes introduzcan solicitudes de vacaciones y permisos para contratistas.
También puede mostrar solo las vacaciones y permisos disponibles a sus gerentes. Puede crear segmentos de vacaciones y permisos y utilizarlos en grupos de seguridad basados en segmentos para proporcionar acceso a vacaciones y permisos específicos para distintos grupos de usuarios. |
¿Cómo quiere gestionar las vacaciones y permisos no utilizados de los trabajadores dados de baja? | Puede configurar el proceso de gestión Baja para renunciar o pagar las vacaciones y permisos no utilizados. |
¿Cuándo quiere procesar el pago de vacaciones y permisos a sus trabajadores? | Puede pagar a los trabajadores las vacaciones y permisos aprobados:
|
¿Qué información quiere que introduzcan los trabajadores al solicitar vacaciones y permisos? | Puede exigir a los trabajadores que seleccionen motivos adicionales cuando soliciten vacaciones y permisos. A continuación, puede usar informes para ver la frecuencia con la que sus trabajadores seleccionan este motivo.
También puede exigir a los trabajadores que introduzcan las horas de inicio y finalización de su solicitud de vacaciones y permisos. |
¿Cómo desea actualizar las solicitudes de vacaciones y permisos? | Puede configurar las siguientes opciones para actualizar una solicitud de vacaciones y permisos antes de que el gerente la apruebe:
También puede configurar la aplicación móvil de Workday para permitir que los trabajadores corrijan las solicitudes de vacaciones y permisos con o sin horas de inicio y finalización. |
¿Cómo quiere evitar que sus trabajadores introduzcan una solicitud de vacaciones y permisos no válida? | Puede realizar lo siguiente:
|
¿Cuándo quiere que sus trabajadores acumulen vacaciones y permisos? | Puede definir sus acumulaciones:
|
¿Cómo quiere que sus trabajadores arrastren el saldo de vacaciones y permisos? | Puede definir reglas de arrastre para permitir que sus trabajadores arrastren el saldo de vacaciones y permisos de un periodo de saldo al siguiente. Las reglas de arrastre también le permiten configurar lo siguiente:
|
¿Para qué días desea que sus trabajadores introduzcan solicitudes de vacaciones y permisos? | Defina días específicos en los que sus trabajadores pueden solicitar vacaciones y permisos. También puede especificar si hay vacaciones y permisos disponibles en un festivo.
Ejemplo: una de sus oficinas internacionales no tiene de lunes a viernes como semana laboral estándar. Puede definir de domingo a jueves como semana laboral. Los trabajadores de esa ubicación pueden solicitar vacaciones y permisos los sábados. |
Recomendaciones
En septiembre de 2025, tenemos previsto retirar los siguientes informes y tareas heredados:
- Calendario de ausencias
- Colocación de trabajador en ausencia
- Solicitud de ausencia
- Calendario de vacaciones, permisos y ausencias
- Calendario de vacaciones y permisos
Cuando acepta Seguridad segmentada para vacaciones y permisos, le recomendamos lo siguiente:
- Puede proteger todas las vacaciones y permisos de los niveles de la tabla de ausencias o ninguno de ellos en cada segmento de vacaciones y permisos. Si protege algunas vacaciones y permisos de nivel, pero no todas, en un segmento, los usuarios tendrán acceso a todas las vacaciones y permisos de nivel de esa tabla de ausencias.
- Después de crear nuevas vacaciones y permisos, debe añadirlas al segmento de seguridad de vacaciones y permisos correspondiente para que los usuarios puedan acceder a ellas en una solicitud o corrección de vacaciones y permisos. Recomendamos realizar este paso después de añadir las nuevas vacaciones y permisos a un plan de vacaciones y permisos.
Para mejorar el desempeño cuando los trabajadores introducen solicitudes de vacaciones y permisos o cuando ejecuta informes:
- Almacenar los saldos calculados de vacaciones y permisos de forma periódica.
- Oculte los saldos en sus calendarios y worklets en su entorno de cliente.
- Rellene el país o la región en todos sus planes de vacaciones y permisos.
- Configure sus calendarios de periodos con dos años de antelación y no utilice calendarios de periodos diarios.
Cuando define reglas de validación para evitar que los usuarios introduzcan solicitudes no válidas:
- Para garantizar cálculos precisos, utilice las mismas unidades de tiempo en las reglas de validación y en los planes de vacaciones y permisos.
- Evite las reglas en conflicto.
- Aplicar reglas de máximo y varias solicitudes de forma coherente.
- Impedir varias entradas para las mismas vacaciones y permisos el mismo día.
- Evite cálculos demasiado complejos.
- Limite los cálculos que hacen referencia a campos calculados.
Para bajas:
- Cree vacaciones y permisos independientes para pagar o renunciar al saldo de vacaciones y permisos de un trabajador.
- Cree una regla de elegibilidad para que los trabajadores sean elegibles para las vacaciones y permisos por baja en el periodo correspondiente.
Para aumentar la eficiencia, configure las prioridades de las vacaciones y permisos y las acumulaciones en el orden en el que desea que los trabajadores disfruten de vacaciones y permisos. Esta configuración elimina la necesidad de corregir las solicitudes si los trabajadores introducen una solicitud antes de acumular el importe solicitado.
Asegúrese de que los procesos de gestión
Solicitud de vacaciones y permisos
y Corrección de vacaciones y permisos
tengan la misma configuración.Requisitos
Si utiliza el mismo tipo de vacaciones y permisos con más de un tipo de vacaciones y permisos:
- Seleccione solo las vacaciones y permisos que estén asociados a planes de vacaciones y permisos que utilicen la misma unidad de tiempo (horas o días).
- Asegúrese de que los trabajadores solo sean elegibles para unas vacaciones y permisos a la vez. De lo contrario, pueden solicitar más de una vez con el mismo nombre y reducir potencialmente el saldo del plan de vacaciones y permisos dos veces.
Si aplica reglas de máximo o de varias solicitudes a un conjunto de validación, cada una de las vacaciones y permisos debe tener los mismos límites e incluir las mismas vacaciones y permisos. De lo contrario, la misma combinación de solicitudes de vacaciones y permisos que es válida en una situación podría no serlo en otra.
Limitaciones
- La secuencia en la que se procesan las vacaciones y permisos, combinada con un límite inferior de vacaciones y permisos, puede afectar al número de unidades que se tratan como vacaciones y permisos retribuidos o no retribuidos de un trabajador. Ejemplo: Jane acumula un total de 14 horas al mes (10 horas de vacaciones + 4 horas por enfermedad). Anteriormente solicitó 8 horas de vacaciones y permisos, lo que le dejaba 6 horas disponibles. Introduce una solicitud de 8 horas de vacaciones y permisos por enfermedad, que Workday rechaza.
- Solo puede utilizar planes de vacaciones y permisos que realicen un seguimiento de los saldos con Workday Payroll.
- Workday no admite horas de inicio y finalización al introducir vacaciones y permisos mediante tablas de ausencias.
Definición de entorno de cliente
Seleccione la opción
Editar tipo de vacaciones y permisos
para permitir que los trabajadores cambien el tipo de vacaciones y permisos cuando corrijan una solicitud de vacaciones y permisos aprobada.Seguridad
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Proceso: introducción o corrección de horas
| Los usuarios con acceso a este dominio pueden introducir o corregir las vacaciones y permisos de cualquier trabajador. |
Autoservicio: vacaciones y permisos
| Los usuarios con acceso a este dominio pueden acceder al worklet Vacaciones, permisos y ausencias para introducir solicitudes de vacaciones y permisos. |
Definición: vacaciones y permisos (general)
| Los usuarios con acceso a este dominio pueden crear tipos de vacaciones y permisos. También pueden controlar el acceso a los tipos de vacaciones y permisos creando reglas. |
Definición: vacaciones y permisos (cálculos - Específicos de ausencias)
| Los usuarios con acceso a este dominio pueden:
|
Acceso a vacaciones y permisos (segmentado)
| Los usuarios que son miembros de grupos de seguridad basados en segmentos con acceso a este dominio pueden solicitar o corregir vacaciones y permisos para tipos de vacaciones y permisos en el segmento de vacaciones y permisos con seguridad para su grupo de seguridad.
Si los usuarios tienen acceso a vacaciones y permisos para sus propias necesidades de autoservicio, y esos mismos usuarios tienen un rol de asistencia para su organización, pueden ver todas las vacaciones y permisos en ambos segmentos de vacaciones y permisos. Ejemplo: los partners de ausencias dan asistencia a las organizaciones a las que pertenecen. |
Datos de trabajador: vacaciones y permisos (ajustes y sustituciones)
| Los usuarios con acceso a este dominio pueden ajustar las vacaciones y permisos de un trabajador. |
Worker Data: Time Off (Consulta de gerente de vacaciones y permisos)
| Los usuarios con acceso a este dominio pueden consultar todas las solicitudes de vacaciones y permisos en sus calendarios de ausencias. |
Procesos de gestión
Proceso de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Calendario de ausencias (heredado) | Puede añadir una acción de inicio a este proceso de gestión para permitir que los trabajadores con seguridad utilicen su calendario de ausencias para introducir solicitudes de vacaciones y permisos para otro trabajador. |
Corrección de vacaciones y permisos
| Puede añadir pasos a este proceso de gestión para permitir a los usuarios corregir las vacaciones y permisos aprobados de un trabajador y generar dinámicamente documentos editables durante el proceso de corrección. También puede definir una regla condicional para evitar que los trabajadores introduzcan solicitudes de vacaciones y permisos en planes de acumulación por uso antes de una fecha efectiva. |
Cambio de puesto
| Añada el paso de acción Actualización de solicitudes de vacaciones y permisos a este proceso de gestión después del paso de finalización. Esto transfiere los eventos de vacaciones y permisos cuando un trabajador cambia de rol. |
Solicitud de vacaciones y permisos
| También puede añadir pasos a este proceso de gestión para:
|
Termination
| Añada el procesamiento automatizado de ausencias después del paso de finalización para permitirle dar de baja a los trabajadores mientras están de ausencia. |
Elaboración de informes
Informes o tableros de control | Contraprestación |
|---|---|
Calendario de ausencias (heredado) | Los gerentes pueden usar este informe para consultar las solicitudes enviadas y aprobadas para sus dependencias directas una semana a la vez. Si un trabajador tiene varias posiciones, el gerente ve las solicitudes de todas las posiciones. Puede realizar lo siguiente:
|
Todos los bloques de horas y entradas de vacaciones y permisos
Vacaciones y permisos de todos los trabajadores Vacaciones y permisos aprobados Próximas vacaciones y permisos de mi equipo Vacaciones y permisos - Todos los estados para empleados activos y dados de baja (indexados) | Utilice estos informes, orígenes de datos de informe y tableros de control para mostrar todas las vacaciones y permisos de los trabajadores de las organizaciones que gestiona o a las que da asistencia. La información le permite asignar recursos y planificar futuras vacaciones y permisos. |
Todas las vacaciones y permisos
| Utilice este informe para consultar todas las vacaciones y permisos y:
|
Todos los segmentos de seguridad de vacaciones y permisos
| Utilice este informe para consultar los segmentos de seguridad de vacaciones y permisos en su entorno de cliente y sus vacaciones y permisos y grupos de seguridad asociados. |
Corrección de mis vacaciones y permisos (heredado)
Corrección de vacaciones y permisos (heredado)Introducción de vacaciones y permisos (heredado)Solicitud de vacaciones y permisos (heredado) | Estos informes heredados están disponibles en el worklet Vacaciones y permisos o en acciones relacionadas (del trabajador). Sin embargo, con la Experiencia de calendario de ausencias, Workday le permite solicitar y gestionar fácilmente las vacaciones y permisos mediante:
|
Gestión de ausencias
| Utilice este informe para gestionar sus propias vacaciones y permisos o consultar el calendario de ausencias de otro trabajador, revisar y editar su ausencia o solicitar una ausencia en su nombre. |
Gestión de operaciones masivas - Corrección de vacaciones y permisos
Gestión de operaciones masivas - Solicitud de vacaciones y permisos | Utilice estos informes para permitir que los miembros de grupos de seguridad basados en segmentos realicen operaciones masivas en procesos de gestión de vacaciones y permisos. |
Aprobadores de vacaciones y permisos con eventos pendientes de acción
| Utilice este informe para identificar a los aprobadores que tienen eventos de vacaciones y permisos sin aprobar pendientes de su acción. |
Vacaciones y permisos para interfaz con nómina
| Utilice este informe para consultar las solicitudes de vacaciones y permisos aprobadas de una o varias organizaciones en un periodo de tiempo especificado para averiguar qué vacaciones y permisos aún no ha pagado. |
Pasivo de vacaciones y permisos
| Utilice este informe para consultar el pasivo de una organización por los saldos de vacaciones y permisos. Para los planes de vacaciones y permisos y la fecha que seleccione, Workday notifica el saldo del plan y el pasivo total de cada trabajador. En el caso de los trabajadores a los que se paga en otra moneda, Workday muestra el pasivo en la moneda de pago. |
Pasivo de vacaciones y permisos para posición
| Utilice este informe para consultar su pasivo por saldos de plan de vacaciones y permisos para las posiciones de los empleados en las organizaciones de supervisión que seleccione. |
Mis resultados de vacaciones y permisos por periodo
Resultados de vacaciones y permisos por periodo Resultados de vacaciones y permisos por periodo para trabajadores Resumen de resultados de vacaciones y permisos | Utilice estos informes para consultar las acumulaciones y las vacaciones y permisos retribuidos y no retribuidos de cada periodo. También puede consultar las vacaciones y permisos que se van a pagar cuando se da de baja a un trabajador. |
Tipos de vacaciones y permisos
| Utilice este informe para consultar todos los tipos de vacaciones y permisos que los usuarios pueden seleccionar en las listas de valores cuando introducen o revisan solicitudes de vacaciones y permisos. Puede asociar un tipo de vacaciones y permisos a varias vacaciones y permisos. |
Consulta de vacaciones y permisos
Consulta de saldo de vacaciones y permisos Consulta de resultados de vacaciones y permisos por periodo | Puede acceder a estos informes desde el menú de acciones relacionadas de un trabajador para consultar los detalles de sus vacaciones y permisos. |
Consulta de texto personalizado de validación de datos de vacaciones y permisos
| Utilice este informe para consultar mensajes de texto personalizados específicos para validaciones de vacaciones y permisos en su entorno de cliente y su uso. |
Consulta de elegibilidad de vacaciones y permisos de trabajador por organización
| Utilice este informe para consultar los detalles de elegibilidad de vacaciones y permisos de los trabajadores activos en las organizaciones seleccionadas en el día actual. |
Integraciones
Servicios web | Contraprestación |
|---|---|
Ajuste de vacaciones y permisos
| Utilice este servicio web para ajustar o corregir una entrada de vacaciones y permisos existente. |
Introducción de vacaciones y permisos
| Utilice este servicio web para introducir una solicitud de vacaciones y permisos. |
Importar lote de evento de solicitud de vacaciones y permisos
| Utilice este servicio web para cargar de forma masiva un gran volumen de solicitudes de vacaciones y permisos en Workday. |
Conexiones y puntos de contacto
Punto de contacto | Contraprestación |
|---|---|
Workday Assistant | Los trabajadores pueden solicitar vacaciones y permisos, consultar su saldo de vacaciones y permisos y consultar los calendarios de festivos mediante Workday Assistant.
Workday Assistant no admite las siguientes funciones y configuraciones:
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Visitas guiadas | Proporcione texto de ayuda que respalde un caso de negocio para su organización para el campo seleccionado. Ejemplo: si su empresa limita el número de horas que un trabajador puede solicitar vacaciones y permisos por día, la visita guiada de la tarea Solicitud de vacaciones y permisos podría tener este texto de ayuda para el campo Cantidad diaria : introduzca un valor entre 4 y 8 horas. |
Nómina | Puede configurar Workday Payroll para crear percepciones basadas en las vacaciones y permisos retribuidos, no retribuidos o totales de un trabajador. |
Nómina de tercero | Puede configurar la integración de la interfaz de cambio efectivo de nómina (PECI) para incluir entradas de vacaciones y permisos agrupados en la sección de datos Time Off Earnings and Deductions del informe Auditoría de cambios de datos . Las agrupaciones pueden abarcar periodos de pago. Workday agrupa las vacaciones y permisos en rangos de fechas y genera agrupaciones independientes para:
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Seguimiento de tiempo | Los trabajadores pueden introducir y enviar horas a través de Workday Time Tracking mientras están de ausencia. También puede crear una validación de horas para evitar el envío.
También puede configurar Time Tracking para mostrar los saldos de ausencias en las plantillas de entrada de horas. |