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Última actualización: 2024-12-13
Cuestiones relativas a la configuración: ajustes y sustituciones de acumulación

Cuestiones relativas a la configuración: ajustes y sustituciones de acumulación

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones de configuración de los ajustes y sustituciones de acumulación. Encontrará información sobre:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué son

Los ajustes de acumulación y las sustituciones realizan un seguimiento, calculan y ajustan el saldo de vacaciones y permisos de un trabajador sin necesidad de intervención manual.

Beneficios de gestión

Ajustes y sustituciones de acumulación:
  • Aproveche la funcionalidad de acumulación existente según sea necesario.
  • Menores costos operativos asignados a ajustes de acumulación.

Ejemplos de uso

  • Utilice ajustes y sustituciones cuando los trabajadores cambien o pierdan su elegibilidad de acumulación debido a un cambio en el estado de empleo o en la asignación de convenio colectivo.
  • Ajuste el importe de acumulación de un trabajador específico como parte de las negociaciones de su contrato. Este ajuste puede requerir una sustitución del plan de vacaciones y permisos basado en el trabajador.
  • Ajuste automáticamente una acumulación de ausencias a principio de periodo para vacaciones flotantes cuando un trabajador pase de tiempo parcial a tiempo completo.
  • Transfiera o pague saldos de vacaciones y permisos cuando los trabajadores sean elegibles para un plan de vacaciones y permisos diferente. Ejemplo: los trabajadores pasan de un rol con un plan de vacaciones y permisos por horas a otro con un plan diario. Sus saldos actuales y sus futuras solicitudes de vacaciones y permisos se transfieren al nuevo plan de vacaciones y permisos. Las unidades cambian de horas a días.
  • Puede recompensar a los trabajadores con vacaciones y permisos adicionales durante un periodo de tiempo. Los trabajadores también pueden negociar una acumulación adicional a la carga inicial al comienzo de un periodo.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta
Consideraciones
¿Sus empleados a tiempo parcial y a tiempo completo tienen tasas de acumulación diferentes?
Es posible que deba realizar un ajuste de acumulación cuando los empleados cambien de un tipo a otro, o cuando cambie la asignación de convenio colectivo de los empleados.
¿Cuándo programa las acumulaciones?
Si los trabajadores acumulan sus vacaciones y permisos al final de cada mes, configure el cálculo del límite inferior para permitir que los trabajadores utilicen su acumulación de ausencias antes de acumularlas. Los trabajadores pueden reservar vacaciones y permisos aunque no hayan acumulado el número de unidades requerido.
¿Va a añadir el ajuste de forma retroactiva?
En caso afirmativo, los ajustes retroactivos pueden afectar al saldo de vacaciones y permisos de un trabajador. Ejemplo: aumenta la acumulación de un trabajador en abril y el ajuste puede aplicarse durante el resto del año natural.
¿Desea ajustar las acumulaciones de los trabajadores cuando pasen a ser elegibles para un nuevo plan de vacaciones y permisos en medio de un periodo de saldo?
En el plan de vacaciones y permisos, puede configurar una acumulación con opciones como:
  • Ajustes o sustituciones permitidos
  • A principio de periodo
     o
    Basado en fecha de referencia
Si añade el paso de servicio
Ajuste de acumulación automatizado
 al proceso de gestión
Cambio de puesto
,
Asignación de convenio colectivo
o
Finalización de convenio colectivo
 , Workday ajusta la acumulación de los trabajadores durante el periodo si su valor de acumulación cambia. Los cambios son el resultado de un evento de cambio de puesto cuando:
  • Los trabajadores ganan o pierden elegibilidad para la propia acumulación.
  • Las reglas de condición se resuelven de manera diferente. Ejemplo: el tipo de jornada o la ubicación de un trabajador cambian.
Cuando los cálculos de acumulación se evalúan de forma diferente para los trabajadores en mitad de un periodo de saldo, tras un evento de cambio de puesto, el servicio crea un ajuste de acumulación automatizado que refleja la fecha de transferencia.

Recomendaciones

  • Configure planes de acumulación por uso en los que las vacaciones y los permisos se conecten a las ganancias de nómina y no tengan un cálculo de acumulación definible. Ejemplo: los trabajadores suelen acumular ausencias por duelo en una cuantía que coincide con su solicitud de ausencia en lugar de incrementos semanales o mensuales.
  • Establezca
    Accrual - Adjustments / Overrides Allowed
     para planes que acumulan.
  • No establezca
    Acumulación: ajustes/sustituciones permitidos
     para planes de acumulación por uso.
  • Compruebe los efectos en las solicitudes de vacaciones y permisos con fecha futura.
  • Vuelva a ejecutar la tarea
    Programación de proceso de saldo calculado de vacaciones y permisos
     cuando añada el ajuste de forma retroactiva. Ejemplo: evaluar si una solicitud de vacaciones y permisos no retribuida requiere pago.
  • A la hora de sustituir la acumulación y el saldo de un trabajador, procure configurar la sustitución del saldo para incluir el importe de devengo. Ejemplo: desea sustituir el saldo de un trabajador al comienzo de un periodo a cero. También acumulan 5 horas al inicio de ese periodo. Establezca la sustitución de saldo en -5 horas o utilice la tarea
    Mantenimiento de sustituciones de ajustes de vacaciones y permisos
     para establecer la acumulación en cero.
  • Cuando utilice la tarea
    Mantenimiento de ajustes/sustituciones de acumulación y vacaciones y permisos
     para definir una sustitución de acumulación, especifique una fecha final siempre que sea posible.
  • Cuando cree acumulaciones, tenga en cuenta las contrataciones a mediados de año. Ejemplo: puede crear diversas acumulaciones para trabajadores con una fecha de contratación igual o anterior a la fecha inicial de periodo de saldo, y para los nuevos trabajadores con fechas de contratación comprendidas en el año. Esto es importante cuando no quiere que las nuevas contrataciones reciban ajustes de acumulación automatizados. Cree:
    • Una acumulación de ausencias
      A principio de periodo
       con un cálculo que no incluya el prorrateo de los periodos anteriores a las fechas de contratación de nuevos trabajadores, pero que permita ajustes y sustituciones, y que responda al servicio
      Ajuste de acumulación automatizado
      . Ejemplo: el derecho a ausencia durante todo el año para el plan de vacaciones y permisos es de 30 días. Puede utilizar sustituciones de elegibilidad para garantizar que solo sean elegibles los trabajadores cuyas fechas de contratación coincidan con la fecha inicial del periodo de saldo o sean anteriores a esta.
    • Una acumulación con un cálculo que prorratee el saldo del plan de vacaciones y permisos desde la fecha de contratación de la nueva contratación hasta el final del periodo de saldo. De este modo, se garantiza que los trabajadores contratados después de la fecha inicial del periodo de saldo reciban un derecho a ausencia reducido para el periodo de saldo. En
      Opciones,
       seleccione el valor
      Ninguno
       para impedir que el servicio
      Ajuste de acumulación automatizado
       afecte a la acumulación para las nuevas contrataciones. Utilice sustituciones de elegibilidad para garantizar que solo sean elegibles para la acumulación de ausencias los trabajadores con fechas de contratación posteriores a la fecha inicial del periodo de saldo. Ejemplo: las nuevas contrataciones que se incorporan a la organización a mitad de año reciben la mitad del derecho a ausencia total de 30 días durante un año, lo que da como resultado un valor acumulado de 15 días.
  • Al crear acumulaciones para contrataciones a mitad de año que deberían recibir ajustes de acumulación automatizados para eventos
    de cambio de puesto
    ,
    asignación de convenio colectivo
    o
    finalización de convenio colectivo
    en su primer año, asegúrese de que las condiciones del cálculo de acumulación identifiquen a los trabajadores como contrataciones a mitad de año y no justo en el periodo en el que fueron contratados. Ejemplo: en lugar de utilizar el cálculo distribuido por Workday
    Programación: trabajador contratado a mitad de periodo
    , utilice un cálculo lógico como, por ejemplo,
    Trabajador: fecha de contratación de año natural actual (no dado de baja en periodo actual)
     para periodos de saldo de año natural y ajústelos según convenga para periodos de saldo alternativos. Adoptar este enfoque ayuda a evitarse resultados imprevistos en los ajustes automatizados para las contrataciones a mitad de año.

Requisitos

Las acumulaciones cargadas al principio deben utilizar una de estas programaciones:
  • Anual o con carga inicial: primer periodo del año (basado en la fecha final del periodo). El prorrateo automático puede insertar acumulaciones.
  • Contratación o baja a mitad de periodo.
  • Calendario de periodos anual.

Limitaciones

  • No puede utilizar acumulaciones anticipadas o acumulaciones basadas en fecha de referencia con planes de vacaciones y permisos basados en posición.
  • Los ajustes de acumulación automáticos para las acumulaciones de ausencias a principio de periodo se pueden aplicar a los trabajadores con fechas de contratación posteriores a la fecha inicial de un periodo, pero pueden dar lugar a resultados inesperados. Ejemplo: el inicio del periodo que utiliza la acumulación anticipada es el 1 de enero, la fecha de contratación del trabajador es el 12 de febrero. Se aplican ajustes de acumulación automáticos cuando un trabajador cambia de puesto mediante el proceso de gestión
    Cambio de puesto
     durante el periodo. Ejemplo: si el trabajador cambia de puesto en agosto, la acumulación se ajusta automáticamente en función de su fecha de contratación en febrero.
  • El servicio
    Ajuste de acumulación automatizado
     en los procesos de gestión
    Cambio de puesto
    ,
    Asignación de convenio colectivo
    y
    Finalización de convenio colectivo
     crea ajustes para los planes de vacaciones y permisos basados en la posición y en el trabajador. Sin embargo, Workday no muestra las referencias de posición en la ficha
    Ajustes automatizados
     de la tarea
    Mantenimiento de ajustes/sustituciones de acumulación y vacaciones y permisos
    . El servicio crea ajustes de acumulación automatizados para posiciones, aunque no siempre para posiciones no principales. Sin embargo, Workday no refleja los ajustes en el saldo del trabajador.
  • No puede editar ni eliminar los ajustes ni las sustituciones de acumulación del plan de vacaciones y permisos correspondientes a los trabajadores dados de baja. Cuando no especifica ninguna fecha final para una sustitución de acumulación, si vuelve a contratar a los trabajadores, las sustituciones de estos se mantienen, lo que puede provocar que el saldo de ausencias y los cálculos de nómina sean incorrectos y, a su vez, esto generará la necesidad de rescindir la contratación y la baja si su proceso de gestión lo permite.
  • Los ajustes de acumulación automatizados no crean ajustes que superen los límites superior o inferior del plan de vacaciones y permisos.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Los usuarios con la seguridad activada para el dominio
Worker Data: Time Off (Adjustments and Overrides)
 en el área funcional Time Off and Leave pueden configurar ajustes y sustituciones.

Procesos de gestión

Workday recomienda añadir el paso de servicio
Ajuste de acumulación automatizado
 después del paso
Finalización
 en:
  • Proceso de gestión
    Cambio de puesto
  • Proceso de gestión
    Asignación de convenio colectivo
  • Proceso de gestión
    Finalización de convenio colectivo

Informes

Antes de realizar un ajuste o sustitución de acumulación, utilice el informe
Saldo de vacaciones y permisos
 para revisar el saldo del plan de vacaciones y permisos del trabajador correspondiente. Este informe muestra el complemento de ausencias anual actual de 20 días. Ejemplo: desea conceder a un trabajador 25 días de vacaciones anuales. Usted crea el ajuste de +5 días.
Puede utilizar el origen de datos de informes
Ajustes/sustituciones de acumulación y vacaciones y permisos
 para crear informes personalizados.

Integraciones

El EIB basado en el servicio web
Get Absence Inputs
 le permite extraer varias sustituciones de plan de vacaciones y permisos de Workday.
Puede utilizar el servicio web
Put Absence Input
 para sustituir los saldos del plan de vacaciones y permisos.

Conexiones y puntos de contacto

Los ajustes de acumulación de vacaciones y permisos afectan a los cálculos de nómina que hacen referencia a las vacaciones y permisos. Ejemplo: vacaciones retribuidas y ausencia por enfermedad no retribuida. Puede limitar los ajustes retroactivos de acumulación de vacaciones y permisos para Nómina o Seguimiento de tiempo.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Otros impactos

Los ajustes pueden afectar a:
  • El saldo de arrastre.
  • El total de acumulación si el plan de vacaciones y permisos incluye límites.