Cuestiones relativas a la configuración: apariciones de ausencia
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la funcionalidad de Apariciones de ausencia. Encontrará información sobre:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Las apariciones de ausencia le permiten supervisar:
- El número de veces y los días consecutivos que los trabajadores están ausentes durante un periodo.
- Los tipos de ausencias que disfrutan.
- Estándar: incluyen solo un tipo de ausencia.
- Personalizadas: incluyen varios tipos.
Beneficios de gestión
Apariciones de ausencia:
- Aumentan la eficiencia de sus informes de ausencias, ya que puede consultar la información de todos los tipos de ausencia en un solo informe.
- Reducen el riesgo de errores en sus informes de ausencias, pues eliminan la necesidad de contar los eventos de vacaciones, permisos y ausencias individuales.
- Facilitan el control del absentismo y los costos, ya que le permiten identificar tendencias y utilizar la información para gestionar sus recursos.
Ejemplos de uso
- Preparación de documentos de informes normativos locales. Ejemplo: sus oficinas en el Reino Unido tienen informes del factor de Bradford, que miden el número de ausencias en un periodo.
- Agrupación de distintos tipos de ausencia en una sola aparición. Ejemplo: puede crear una aparición de ausencia para un tipo de ausencia personalizado para supervisar cuándo están ausentes los trabajadores durante un bloque de días consecutivos, incluidos los festivos.
Preguntas que debe tener en cuenta
A la hora de definir apariciones de ausencia, tenga en cuenta lo siguiente:
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué tipos de ausencia desea incluir en los informes de apariciones de ausencia? | Puede activar apariciones de ausencia para estos tipos de ausencia:
A continuación, Workday incluye estos tipos en una aparición de ausencia estándar, que agrupa días consecutivos del mismo tipo de ausencia. Puede crear una aparición de ausencia personalizada para agrupar distintos tipos de ausencia de un modo que se ajuste a las necesidades de su empresa. |
¿En qué días quiere basar su aparición de ausencia? | Workday crea apariciones de ausencia estándar en función del parámetro Días que se incluyen en los planes de vacaciones y permisos o en los tipos de ausencia. Para las tablas de ausencias, Workday combina todos los días que se incluyen desde todos los niveles.
Puede crear apariciones de ausencia personalizadas que definan los días que se incluyen. Esta configuración sustituye los parámetros de cada uno de los tipos de ausencia que incluya. |
¿Desde cuándo desea generar informes sobre apariciones de ausencia? | Puede generar informes sobre apariciones de ausencia para cualquier periodo temporal si convierte los datos existentes cuando configure las apariciones de ausencia. Compruebe que especifica una fecha que se ajuste a sus requisitos de informe. |
Recomendaciones
Workday recomienda lo siguiente:
- Decida si desea activar los tipos de ausencia para las apariciones de ausencias después de crearlos.
- Espere a que finalicen las cargas principales de datos planificadas en su entorno de cliente antes de activar las apariciones de ausencias durante la implementación. Puede crear apariciones de ausencia para sus datos de ausencia existentes en una fecha específica, para la generación de informes, ejecutando una conversión al configurar las apariciones de ausencia. La conversión puede tardar un tiempo. No es necesario que la ejecute la primera vez, pero Workday le recomienda encarecidamente que revise la tarea y convierta los datos de ausencia posteriormente. La conversión no cambia los datos de ausencia existentes.
- Maximice el rendimiento minimizando la fecha de referencia, el número de trabajadores y los tipos de aparición al volver a calcular la aparición de ausencias manualmente.
Requisitos
Sin efectos.
Limitaciones
Workday recalcula automáticamente las apariciones de ausencia basándose en determinados cambios. Sin embargo, hay un ligero retraso, ya que el puesto que detecta y recalcula solo se ejecuta cada 4 horas.
Cuando desactiva un calendario de horario de trabajo, Workday no vuelve a calcular las apariciones de ausencias de los trabajadores que tenían asignaciones directas al calendario antes de que lo desactivara; sino que debe volver a calcular las apariciones de ausencias manualmente para estos trabajadores.
Las apariciones de ausencias no admiten lo siguiente:
- Varios horarios de trabajo por trabajador.
- Horas de inicio y finalización de vacaciones y permisos. Ejemplo: Rachel trabaja de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. Si Rachel tiene libre todo el día el lunes, y de 8:00 a. m. a 12:00 p. m. el martes, Workday agrupa estos 2 días en una sola aparición. No obstante, si Rachel tiene libre todo el día el lunes, y de 1:00 p. m. a 5:00 p. m. el martes, Workday también agrupa este tiempo de vacaciones y permisos en una sola aparición. Estas vacaciones y permisos no son realmente consecutivas, basándose en las horas de inicio y finalización de las vacaciones y del horario de trabajo de Rachel.
Al mantener las apariciones de ausencias relacionadas, Workday vincula las apariciones en fechas específicas en lugar de las entradas individuales de vacaciones y permisos. Si existe una entrada de vacaciones y permisos aprobada en un día que usted vincula, este día permanece vinculado aunque alguien añada nuevas entradas el mismo día. Dado que la aparición correspondiente de la entrada original todavía está aprobada, Workday mantiene el vínculo. Si alguien corrige la entrada original, Workday descarta el vínculo porque la entrada ha cambiado o está en curso.
Definición de entorno de cliente
Acceda a la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
para activar la cantidad por aparición en los niveles de la tabla de ausencias. Consulte:
Security
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Worker Data: Absence Occurrences
| Proporciona acceso de consulta al informe Consulta de detalles de apariciones de ausencia y al origen de datos de Apariciones de ausencia para trabajadores . |
Worker Data: Absence Occurrences (Manager View)
| Proporciona a los gerentes acceso de consulta al informe Consulta de resumen de apariciones de ausencias y al origen de datos de Apariciones de ausencia para trabajadores . |
Dominio Worker Data: Related Absence Apariciones
| Proporcionar acceso a la tarea Mantenimiento de apariciones de ausencias relacionadas , lo que le permite vincular y desvincular apariciones de ausencias y consultar apariciones vinculadas. |
Set Up: Time Off (General)
Set Up: Leave of Absence | Proporciona acceso para configurar apariciones de ausencia y consultar tipos de apariciones de ausencia. |
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Corrección de vacaciones y permisos
| Vuelve a calcular las apariciones de ausencias cuando un trabajador corrige sus vacaciones y permisos. Ejemplo: cuando los trabajadores corrigen sus solicitudes poniendo la cantidad de vacaciones y permisos a cero, siempre que la corrección esté en curso, las vacaciones y permisos forman parte de la aparición. Tras la aprobación, Workday elimina las vacaciones y permisos de cualquier aparición de la que formaban parte anteriormente. |
Solicitud de ausencia
Solicitud de vacaciones y permisos Introducción de horas | Vuelve a calcular las apariciones de ausencias cuando un trabajador solicita una ausencia o vacaciones y permisos. |
Solicitud de reincorporación de ausencia
| Vuelve a calcular las apariciones de ausencias cuando los trabajadores o los gerentes envían una reincorporación de una ausencia. Ejemplo: cuando los trabajadores se reincorporan de una ausencia, Workday cambia la fecha final de la aparición de ausencia a la fecha final real de la ausencia, en lugar de la fecha de reincorporación estimada.
Workday considera que un trabajador está de ausencia el día siguiente al último día estimado de ausencia/ausencia . Antes de reincorporar a un trabajador, Workday utiliza el último día estimado de ausencia como fecha final de aparición de ausencia. Si el último día estimado de ausencia es el 05/01/2024 y la fecha actual es el 05/05/2024, si el trabajador todavía está de ausencia, la fecha estimada anterior afecta a los informes cuando los informes se basan en la fecha final de aparición de ausencia. |
Informes
Puede usar el origen de datos del informe
Apariciones de ausencia para trabajadores
al crear informes personalizados sobre apariciones de ausencia. También puede utilizar estos filtros de origen de datos:
- Apariciones de ausencia por organización y rango de fechas (solo aprobadas)
- Apariciones de ausencia por organización y rango de fechas (aprobadas y en curso)
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Consulta de detalles de apariciones de ausencias
| Permite a los administradores de ausencias consultar las apariciones individuales de los trabajadores. |
Consulta de tipo de apariciones de ausencias
| Permite a los administradores de ausencias consultar los detalles de los tipos de apariciones de ausencias. |
Consulta de resumen de apariciones de ausencias
| Permite a los gerentes consultar información general del número de veces que los trabajadores están ausentes por tipo de ausencia. |
Integraciones
Servicio web | Consideraciones |
|---|---|
Solicitud de tipos de apariciones de ausencias
| Utilice este servicio web para consultar los tipos de apariciones de ausencias existentes. Le recomendamos que haga esto antes de crear un nuevo tipo de aparición de ausencia. |
Disposición de tipos de apariciones de ausencias
| Utilice este servicio web para introducir tipos de apariciones de ausencias, lo que le permite ahorrar tiempo si desea cargar de forma masiva tipos de apariciones de ausencias. |
Conexiones y Touchpoints
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Tablas de ausencias
| Puede activar tablas de ausencias para apariciones de ausencia. Workday marca automáticamente las apariciones de ausencia de este tipo para volver a calcularlas cuando se cambian las configuraciones de nivel en las tablas de ausencias. |
Cambio de horario de trabajo
| Workday marca automáticamente las apariciones de ausencia para volver a calcularlas cuando:
|
Cambio de puesto
| Workday marca automáticamente las apariciones de ausencia para volver a calcularlas cuando los trabajadores cambian de puesto en su organización. |
Calendarios de horario de trabajo y festivos
| Workday marca automáticamente las apariciones de ausencia para volver a calcularlas cuando hay cambios en los eventos del calendario de horario de trabajo y festivos.
A la hora de crear o editar calendarios de horario de trabajo y eventos de calendario de horario de trabajo (o eliminar este tipo de eventos), Workday marca las apariciones de ausencia para volver a calcularlas:
|
Ausencia
| Puede activar los tipos de ausencia para las apariciones de ausencia. Workday marca automáticamente las apariciones de ausencia de este tipo para volver a calcularlas cuando se cambia la configuración de los días que se incluyen. |
Planes de purga
| Puede seleccionar apariciones de ausencia como un tipo de dato purgable y guardarlas en un plan de purga para utilizarlas posteriormente a la hora de purgar datos de personas para trabajadores dados de baja. Solo puede purgar los datos de vacaciones, permisos y ausencias de un trabajador si va a purgar también las apariciones de ausencia. |
Seguimiento de tiempo
| Workday vuelve a calcular las apariciones de ausencias cuando un trabajador solicita vacaciones y permisos mediante el Seguimiento de tiempo. |
Vacaciones y permisos
| Puede activar vacaciones y permisos para apariciones de ausencia. Workday marca automáticamente las apariciones de ausencia de este tipo para volver a calcularlas cuando se cambia la configuración de los días que se incluyen en el plan de vacaciones y permisos. |
Afiliación a sindicato
| Workday marca automáticamente las apariciones de ausencia para volver a calcularlas cuando los trabajadores cambian de afiliación a sindicato. |