Crear premios

Administrator Guide

Crear premios

Crea los elementos de apoyo para tu premio. VerPasos: Configurar los premios .

Configure el proceso de negocio y la política de seguridad del evento de adjudicación
en el área funcional de Gestión de subvenciones.

Los premios son contratos en los que se especifican las reglas comerciales, los términos y las condiciones que rigen los acuerdos de premios con los patrocinadores. Workday utiliza la información de sus premios para determinar cómo calcular los costos de los premios, distribuir los créditos de los premios y reconocer los ingresos. Los premios pueden incluir:

Importes autorizados y rangos de fechas de vigencia en una o más líneas de adjudicación.

Esfuerzo comprometido y condiciones especiales.

Configuraciones para el cálculo de los costes de instalaciones y administración.

Información sobre patrocinadores directos e indirectos.

Distribución de créditos de premios a varios departamentos.

Tareas que debes completar para mantener tus premios.

Cuando se crea un premio, Workday lo envía para su aprobación mediante el proceso empresarial de Evento de Premio
. Cuando cambie su acuerdo de adjudicación, puede actualizar la adjudicación de una de las siguientes maneras:

Modificar el premio y conservar una versión del premio original. VerModificar primas .

Corregir el premio y sustituir la versión original del mismo. VerPremios correctos .

Acceda a la tarea

Crear premio

Al completar la pestaña

Resumen

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Organizaciones para el premio	Seleccione las etiquetas de trabajo de la organización asociadas con este premio. Los usuarios con roles en estas etiquetas de trabajo tienen acceso de visualización y pueden informar sobre el premio, incluso si no tienen roles en la empresa.
Propietario del contrato de adjudicación	Workday rellena este campo con la persona que crea el premio y añade su nombre al grupo de seguridad "Propietario del contrato del premio" . Puede especificar este grupo de seguridad en los procesos de negocio cuando necesite dirigir las revisiones y aprobaciones a un único trabajador responsable de todo el proceso. No se puede asignar la función de Propietario del Contrato de Adjudicación fuera de esta tarea.
Patrocinador principal	La organización que establece los términos y condiciones para su premio. Ejemplo: La Universidad A recibe un premio de la Fundación Nacional de Ciencias y, a su vez, otorga un subpremio a la Universidad B. La Universidad B puede indicar a la Universidad A como Patrocinador y Patrocinador de Facturación , y a la Fundación Nacional de Ciencias como Patrocinador Principal .
Proyecto de ley para patrocinador	La organización que financia el premio. Ejemplo: Usted recibió el premio de los Institutos Nacionales de Salud (NIH) y el pago del premio del Departamento de Salud y Servicios Humanos (DHHS). Puede establecer el patrocinador en NIH y el patrocinador del pago en DHHS.
Tipo de pago	Para utilizar una carta de crédito, seleccione el tipo de pago que coincida con el tipo de pago de la carta de crédito que desea utilizar.
Carta de crédito	Seleccione la carta de crédito que contenga lo mismo: Patrocinador como patrocinador principal del proyecto de ley del premio. Tipo de pago igual al tipo de pago del premio.
Restricción de gasto predeterminada	Seleccione las restricciones de gasto predeterminadas que desea utilizar para completar todas las líneas de premios. Seleccione restricciones de gasto que estén limitadas por categoría de gasto o clase de objeto. Solo se pueden aplicar restricciones de gasto por grupo de componentes de pago a proyectos con múltiples fuentes de financiación, no a subvenciones. Puede anular estas restricciones de gasto configurando el campo Restricción de gasto en las líneas de premio individuales. Al validar un gasto, Workday solo hace referencia a las restricciones de gasto en las líneas de adjudicación, no al valor predeterminado de Restricción de gasto en el encabezado de la adjudicación.
Secuencia de facturación de premios activa	Seleccione esta casilla de verificación para agregar un número de secuencia de facturación a la factura del patrocinador. Puede utilizar la secuencia de facturación de premios como una etiqueta personalizable para sus facturas.
Formato/sintaxis del número de secuencia de facturación de premios	Introduzca una secuencia de facturación del premio para ayudar a identificar su premio o patrocinador. La secuencia de facturación del premio puede incluir una cadena de texto seguida de patrones de fechas o números de secuencia. Encierra los patrones entre corchetes. Ejemplo: Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] crea una secuencia de facturación de premios que consta de: Una cadena de texto que identifica al patrocinador, la Fundación Gates. La secuencia del número de factura, incrementada a partir del número de secuencia de facturación de adjudicación actual . La fecha en que generas la factura, en los patrones que especifiques. Esta opción se muestra al seleccionar la casilla de verificación "Secuencia de facturación de premios activa" .
Número de secuencia de facturación de premio actual utilizado	Introduce cualquier número con el que quieras comenzar la secuencia. También puede introducir un número que sea la continuación de una secuencia existente de otro generador de ID. Workday incrementa este número con cada factura que crea para este premio. Esta opción se muestra al seleccionar la casilla de verificación "Secuencia de facturación de premios activa" .
Regla generadora de secuencias de facturación de premios	Cree o seleccione una regla de secuencia de facturación de premios para configurar la secuencia de las facturas. Esta opción se muestra al seleccionar la casilla de verificación "Secuencia de facturación de premios activa" .
Moneda de premio	Seleccione una moneda que acepte el emisor de la factura. Workday rellena este campo con la moneda predeterminada del patrocinador de la factura.
Premio de cantidad cero	Puedes crear un premio de importe cero para registrar actividades antes de que el premio reciba financiación. Al seleccionar esta casilla de verificación, Workday anula los campos de financiación patrocinada y los establece en cero. Cuando haya fondos disponibles, puede modificar la subvención para desmarcar la casilla de "Subvención de importe cero" e introducir los detalles de la financiación. Cuando se crean líneas de gasto con un importe cero, Workday no genera facturas para los clientes en el caso de líneas de gasto reembolsables.
Costo compartido total	Ingrese la cantidad que su empresa planea aportar para cubrir los costos del premio.
Cofinanciación requerida por el patrocinador	Seleccione esta casilla si el patrocinador exige que su empresa pague una parte del importe total del premio.
Cantidad autorizada	Ingrese la cantidad que el patrocinador aprobó para este premio. Esta cantidad debe ser igual a la suma de todas las cantidades de las líneas de premio que aparecen en la pestaña Líneas de premio .
Anulación del límite de facturación	Introduzca un límite de facturación para anular el importe autorizado de una subvención existente. Ejemplo: Usted convierte un premio antiguo para el cual utilizó 400 USD de los 1000 USD aprobados. Establezca el límite de facturación en 600 USD para evitar gastar más del importe total autorizado .
Calendario de premios	Seleccione o cree un calendario de premios con el intervalo de publicación que coincida con los requisitos de presentación de informes de su premio.

Cuando utilice la participación en los costos con facturación de costos reembolsables y el total de la transacción exceda el monto autorizado o la anulación del límite de facturación, Workday:

Crea una factura por el importe de la modificación.

Divide los costos directos y los costos indirectos o de instalaciones y administración (F&A) proporcionalmente, manteniendo la tasa de costo de F&A por transacción.

Cuando aumenta el importe autorizado o la anulación del límite de facturación, la parte restante de la facturación se transfiere al siguiente ciclo de facturación reembolsable.

En la pestaña

Líneas de adjudicación

, agregue una fila. Al completar la fila, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Línea de copia	Haga clic para que Workday agregue una nueva línea de adjudicación, completando la información de la línea de adjudicación seleccionada y dejando la subvención vacía. Desde la nueva línea de premios, puedes elegir entre: Agregar una subvención existente. Crea una nueva subvención cuando tengas permisos para crearlas.
Copiar línea y copiar subvención	Haga clic para que Workday copie la información de la subvención junto con la línea de adjudicación. Workday crea un borrador de subvención, completando la información de: Concesión en la línea seleccionada, cuando se copia una línea con una concesión guardada. Subvención original guardada, cuando se copia una línea con una subvención en borrador. Workday también añade un botón "Modificar borrador de subvención" debajo del aviso de subvención , lo que le permite revisar y actualizar la información de la subvención copiada y no guardada. Workday guarda la nueva subvención cuando la envías o guardas los cambios para más tarde. Este botón solo se muestra a los usuarios que tienen permisos para crear subvenciones. Para evitar que todos los usuarios creen nuevas subvenciones al copiar líneas de adjudicación, puede ocultar este botón seleccionando la opción Deshabilitar copiar línea y Copiar subvención en la configuración de gestión de subvenciones. VerDefinición de configuraciones de gestión de subvenciones .
Empresa	Cuando agregas una línea de premio, Workday completa este campo con el nombre de la empresa que aparece en el encabezado del premio. Para premios otorgados a varias empresas, seleccione la empresa afiliada a la que se imputará la línea de premio. Puedes seleccionar entre las empresas afiliadas disponibles que: Están habilitados para iniciar transacciones entre empresas con la empresa titular del premio. Para determinar si una empresa puede iniciar transacciones entre compañías, acceda a la tarea Ver perfil de transacciones entre compañías de la compañía que encabeza la adjudicación y compruebe si la compañía de la línea de adjudicación tiene habilitada la opción Iniciar permitido . VerDefinición de perfiles interempresa . Compartir una moneda común con la empresa que encabeza el premio. Utilice la misma cuenta que la empresa que encabeza el premio.
Tipo de línea	Seleccione cómo facturar al patrocinador por la línea de premios. El tipo de línea que seleccione determina los campos que verá en la línea de adjudicación. Al cambiar el tipo de línea después de completar los demás campos, es posible que se pierda información en los campos que no estén disponibles en el nuevo tipo de línea. La empresa que participa en la adjudicación determina los tipos de líneas disponibles entre las que puede elegir. Para que un tipo de línea esté disponible para su selección, agréguelo como un tipo de línea válido en las configuraciones de gestión de subvenciones de la empresa que gestiona la línea de adjudicación. Puedes seleccionar: Costo reembolsable para facturar a los patrocinadores los gastos directos y los importes de gastos generales y administrativos incurridos durante un período de facturación, o para consumir los importes gastados de un pago anticipado. Importe fijo para facturar a los patrocinadores cantidades predeterminadas, independientemente de cuándo se incurra en los gastos del premio. Para recibir pagos anticipados de su patrocinador que podrá utilizar a medida que incurra en los gastos de la beca, Workday recomienda que seleccione el tipo de línea "Costo reembolsable" en lugar del tipo de línea "Prepago" . A continuación, al crear el calendario de facturación, podrá seleccionar el tipo de plan de prepago .
Primario	Seleccione 1 línea de premio como línea de premio principal.
Conceder	Para asociar la misma subvención a varias líneas de adjudicación, las fechas de dichas líneas no pueden superponerse. Para imputar un gasto a la línea de subvención, añada la subvención como etiqueta de trabajo en la transacción de gasto o en la asignación de costes de nómina.
Cantidad de línea	La suma de todos los importes de las líneas debe ser igual al importe autorizado que aparece en la pestaña Resumen .
Categoría de ingresos	Seleccione la categoría de ingresos para contabilizar los pagos de su patrocinador.
Restricción de gasto	Seleccione o cree las restricciones de gasto que desea aplicar a los gastos de la partida de premios. Cuando configura la restricción de gasto predeterminada en el encabezado del premio, Workday rellena automáticamente este campo, pero puede modificarlo para la línea del premio. Al seleccionar varias restricciones de gasto, asegúrese de que todas ellas se refieran a costes admisibles o a costes no admisibles, y no a una combinación de ambos. Cuando seleccionas una combinación de restricciones de gasto permitidas y no permitidas, Workday solo comprueba si existen restricciones de gasto permitidas. VerCreación de restricciones de gasto . Para cada restricción de gasto que seleccione, cree una validación personalizada en cada una de las áreas de gasto a las que desea aplicar la restricción y utilice el campo externo "Gasto permitido para la fuente de la subvención" para representar la categoría de gasto, el grupo de componentes de pago o la clase de objeto en la restricción de gasto. VerEjemplo de pasos: Implementar restricciones de gasto en subvenciones . Para ver las transacciones de gasto bloqueadas por las restricciones de gasto de las líneas de premios, acceda al informe de auditoría de restricciones de gasto de premios .
Ingresos diferidos	Cuando seleccione Importe fijo en el campo Tipo de línea , puede marcar esta casilla para reconocer los ingresos según un calendario de reconocimiento de ingresos por premios y contabilizar la cuenta en la regla de contabilización de ingresos diferidos . Si no selecciona esta casilla de verificación, Workday reconocerá los ingresos cuando se completen sus transacciones de gasto.
Acuerdo de tarifas	Workday requiere un acuerdo tarifario para la facturación de las líneas de premios reembolsables. Cuando no se tienen requisitos de gastos generales y administrativos en las líneas de premios reembolsables, se puede crear un acuerdo con una tasa del cero por ciento. El acuerdo tarifario que seleccione determina el tipo de base y el conjunto de clases de objetos en su línea de adjudicación. El acuerdo tarifario también prefiltra los tipos de tarifas de costo elegibles en el campo Tipo de tarifa de costo .
Tipo de tasa de costo	Para las partidas de premios reembolsables, de importe fijo o prepagados, seleccione un tipo de tasa de costo para aplicar diferentes tasas de gastos generales y administrativos en diferentes ubicaciones. Puede agregar nuevos tipos de tarifas editando el acuerdo de tarifas de gastos generales y administrativos.
Excepción	Para las líneas de premios reembolsables, de importe fijo o prepagados, seleccione una excepción de gastos generales y administrativos para: Anule las tasas de gastos generales y administrativos institucionales en su acuerdo de tasas de gastos generales y administrativos. Eximir al patrocinador del pago de los gastos generales y administrativos institucionales. Anular o eximir de las tasas de gastos indirectos (F&A) los gastos en clases de objetos específicas. Si la excepción contiene un tipo de base diferente al tipo de base del acuerdo de tipos de interés de F&A, asegúrese de que ambos tipos de base tengan la misma clase de objeto configurada.
Perfil de asignación de ingresos	Seleccione un perfil para determinar cómo Workday distribuye la recuperación de ingresos por gastos generales y administrativos o costos indirectos entre las organizaciones.
Límite de base	Seleccione o cree un límite base que defina el importe máximo de costes directos que puede utilizar para calcular los costes indirectos en una línea de adjudicación reembolsable, de importe fijo o prepagada. Cuando se utiliza el mismo límite base para varias líneas de adjudicación, todas las líneas de adjudicación comparten el mismo fondo de financiación para ese límite base. Ejemplo: Usted asigna el mismo límite base, BL_25K de 25.000 USD, a 2 líneas de adjudicación. Puedes calcular los gastos indirectos (F&A) basándote en los primeros 25.000 USD del gasto total entre las 2 líneas de premios. Si gastaste 15.000 USD en la primera línea de premio, solo puedes calcular los costos indirectos sobre hasta 10.000 USD del gasto total en la segunda línea de premio. Para ver cuánto del límite de base se ha consumido, cuánto queda y si se ha superado el límite de base, puede acceder al Informe de auditoría del límite de base .
Desde la fecha Hasta la fecha	Cuando utilice la misma subvención en varias líneas de adjudicación, asegúrese de que la fecha de inicio y la fecha de finalización de las líneas de adjudicación no se superpongan.
Etiquetas de trabajo	Seleccione una o más etiquetas de trabajo para determinar qué organizaciones reconocen los ingresos de la línea de premio.
Límite salarial de la línea de premios	Para utilizar un límite salarial en una subvención con Workday Financials and Grants Management, debe especificar el límite salarial en la línea de la subvención. Si necesita crear un tope salarial, consulteCrear topes salariales (EE. UU.) . Utilice el campo "Anulación del límite salarial de la línea de adjudicación" para seleccionar una anulación con fechas de vigencia que cubran las fechas de la línea de adjudicación. Cuando se especifica un límite salarial tanto en la línea de subvención como en la de adjudicación, el límite salarial de la línea de adjudicación tiene prioridad. El límite salarial de la subvención solo se utiliza cuando se desea aplicar un límite salarial sin Workday Financials ni Grants Management. Cuando las asignaciones de costos de nómina de los trabajadores contienen subasignaciones para salarios que superan el límite máximo, asegúrese de que: El mismo tope salarial se aplica a todo el período de vigencia de la línea de premios. La línea de premio no contiene Fecha de inicio ni Fecha de finalización .

Para aplicar créditos de premios a una línea de premios reembolsable, de importe fijo o prepagada, configure la sección

Créditos de premios

(Opcional) En la pestaña

Archivos adjuntos

, proteja el acceso a los archivos adjuntos asignándolos a categorías de archivos adjuntos que usted asegure a grupos de seguridad segmentados.

Los grupos de seguridad también determinan el acceso a los archivos adjuntos durante el proceso de negocio del evento de adjudicación
.

(Opcional) En la pestaña

Condiciones especiales

, agregue comentarios a los tipos de condiciones especiales para describir los términos que su patrocinador requiere para financiar su proyecto.

(Opcional) En la pestaña

"Esfuerzo comprometido"

, ingrese detalles sobre las personas que se han comprometido a trabajar en el proyecto. Al completar la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Meses	Introduzca el número total de meses al año que la persona se compromete a trabajar en este premio. Al introducir el valor de un mes, Workday rellena el campo "Esfuerzo anual comprometido" con el porcentaje correspondiente.
Esfuerzo anual comprometido	Introduzca el porcentaje del año que la persona se compromete a trabajar en el proyecto premiado.

Puedes utilizar el esfuerzo comprometido para realizar un seguimiento tanto de los esfuerzos patrocinados como de los financiados conjuntamente.

Los datos sobre el esfuerzo comprometido son solo para fines de elaboración de informes y no afectarán su nómina ni la asignación u obligación de costos. Al implementar la certificación de esfuerzo, puede acceder a los informes proporcionados por Workday para comparar el esfuerzo comprometido con el esfuerzo certificado. VerReferencia: informes de dedicación comprometida .

(Opcional) En la pestaña

Plan

, asegúrese de completar las opciones de verificación de presupuesto establecidas antes de enviar la subvención para su aprobación. Ver Pasos: Configurar los cheques del presupuesto de premios

Para enviar el plan para su aprobación al presentar la solicitud de premio, configure el proceso de negocio del evento de premio
para agregar el paso del centro de presupuesto del premio
.

(Opcional) Para asignar porcentajes de los costos y sobrecostos de la subvención a etiquetas de trabajo específicas para subvenciones reembolsables, de monto fijo o prepagadas, acceda a la pestaña

Créditos de la subvención

. Al completar la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Definición de crédito otorgado	Seleccione una definición de crédito de premio que contenga las etiquetas de trabajo a las que desea asignar créditos de premio. Al seleccionar una definición de crédito de premio que permita la presentación de informes a múltiples organizaciones, los trabajadores de varias organizaciones pueden informar sobre el premio.
Etiqueta de trabajo de crédito de premio	Seleccione 1 de las etiquetas de trabajo en la Definición de Crédito de Premio . Cuando se agrega una etiqueta de trabajo a una línea de crédito de un premio, los roles con acceso de seguridad a la etiqueta de trabajo pueden generar informes sobre el premio.
Porcentaje de asignación de créditos otorgados	Asigne el crédito a la etiqueta de trabajo que seleccione. Ejemplo: Las instituciones pueden asignar créditos de premios entre centros de costos para fundamentar las decisiones relativas a la reasignación de gastos generales y administrativos o la asignación de sobrecostos. Workday requiere que los créditos de premio asignados para todas las etiquetas de trabajo en una línea de premio sumen 100% para cada Definición de Crédito de Premio .

Workday inicia el proceso de negocio del evento de adjudicación
y lo remite para su revisión y aprobación.

Cree un cronograma de facturación para el premio. También puede incorporar la creación del calendario de facturación de premios al proceso de negocio del evento de premios
una vez finalizado el paso de finalización.

Consideraciones de definición: concesiones

Consideraciones de definición: gestión de subvenciones

Concepto: concesiones

Pasos: gestión de concesiones

Definición de configuraciones de gestión de subvenciones

Pasos: gestión de costos de instalaciones y administración

Pasos: gestión de facturación de primas y pagos de patrocinador

Referencia: informes de concesiones

novedades de 2022R2 Post: Cambio de patrocinador de concesión

El siguiente nivel: créditos de concesión

2022R1 Whatnovedades Post: Gestión de subvenciones Configurations for Award Line Types

Ejemplo: creación de concesiones con líneas de costo reembolsable

Ejemplo: definición de comprobaciones de presupuesto de concesión para worktags específicos

Ejemplo: implementación de validaciones personalizadas en concesiones

Ejemplo: ruta de correcciones de concesión