Consideraciones de definición: concesiones

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de las concesiones. En él se explica lo siguiente:

Por qué definirlas

Cómo encajan en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué son

Las concesiones le permiten registrar los detalles de los contratos de concesión para poder contabilizar como gastos, facturar y cobrar los ingresos de su subvención. Las concesiones contienen una o varias líneas de concesión que identifican un origen de financiación y parámetros para calcular los ingresos.

Beneficios para la empresa

Puede optimizar su proceso de concesión y aumentar la eficiencia de las siguientes maneras:

Asociar el gasto de concesión con el fondo, la subvención y el patrocinador

Calcular instalaciones y administración (F&A) o costos indirectos en sus gastos de concesión utilizando las tarifas de costo de su acuerdo de concesión.

Capturar todos los detalles que respaldan una concesión en un solo lugar, incluidos archivos adjuntos, planes presupuestarios, esfuerzos de empleados comprometidos y condiciones especiales.

Reconocimiento de ingresos por sus gastos de concesión.

Facturación de costos directos e indirectos de concesión a patrocinadores.

Seguimiento de tareas de mantenimiento de concesión

Ejemplos de uso

Facturar a los patrocinadores los gastos directos de costo reembolsable y los costos de F&A incurridos durante un ciclo de facturación.

Calcular y reconocer los ingresos de los costos de F&A en sus gastos de concesión al finalizar una transacción de gasto de costo reembolsable.

Distribuir créditos de concesión e ingresos a varios departamentos.

Aplicar restricciones de gasto, límites de facturación o topes salariales en las primas.

Renunciar a parte o a todos los costos de F&A del patrocinador y dividir los costos entre sus departamentos.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta	Consideraciones
¿Cómo desea facturar al patrocinador?	Puede facturar al patrocinador los siguientes tipos de líneas de concesión: Importes de gasto de costo reembolsable y costos de F&A Importes fijos Importes anticipados Puede crear programas de facturación que facturen en cuotas o transacciones. También puede controlar la facturación con hitos de facturación. Un programa de facturación híbrido le permite facturar a los patrocinadores importes anticipados y, a continuación, consumir el pago anticipado a lo largo del tiempo con gastos de costo reembolsable. Workday muestra el saldo restante de su proyecto en el programa de facturación.
¿Cómo garantiza la supervisión de sus contratos de concesión?	Puede configurar procesos de gestión para enviar contratos de concesión para su revisión y aprobación cuando: Cree una concesión o propuesta de concesión de Workday. Actualizar una concesión, ya sea mediante modificaciones o correcciones. Finalice una tarea de mantenimiento de concesión, como un informe. Vuelva a calcular los costos de concesión debido a un cambio en la tarifa de F&A o en la fecha del presupuesto.
¿Cómo carga la nómina y otros gastos relacionados con la concesión a su concesión o subvención?	Puede cargar una nómina o un gasto relacionado con una concesión a una subvención añadiendo el worktag de subvención a la asignación de costos de nómina o a la transacción de gasto. A continuación, Workday determina en qué línea de concesión cargar el gasto en función del worktag de subvención y la fecha de presupuesto de la línea de gasto, así como de otras configuraciones, como las fechas de línea de concesión y la asignación de clase de objeto. Para ser elegible para el cálculo de F&A y el reembolso de ingresos, la subvención debe proceder de un fondo patrocinado. Puede asociar otros worktags a sus gastos de concesión añadiéndolos como worktags relacionados en la subvención. Cuando añade la subvención a una transacción de gasto, el gasto se etiqueta automáticamente con los worktags relacionados. Ejemplo: para asociar siempre una subvención a un fondo y un centro de costos específicos, añada el fondo y el centro de costos como worktags relacionados en la subvención.
¿Cómo se recuperan los costos indirectos o de F&A del patrocinador de la concesión?	Puede configurar la tarifa de F&A para su concesión. Cuando realiza o paga un gasto de concesión elegible, Workday calcula automáticamente los costos de F&A y el reconocimiento de ingresos asociados al gasto. A continuación, puede facturar al patrocinador los costos directos e indirectos al mismo tiempo.
¿Cuándo desea reconocer los ingresos de su concesión?	Puede reconocer los ingresos: Cuando finaliza o liquida sus transacciones de gastos. En los programas de reconocimiento de ingresos de concesión. Puede asociar programas de reconocimiento de ingresos de concesión con tareas de concesión para asegurarse de finalizar las tareas antes de reconocer los ingresos. También puede poner en espera los programas de reconocimiento de ingresos hasta que esté listo para reconocer los ingresos.
¿Desea aplicar distintas tarifas de costo de F&A en función de las categorías de gasto de sus gastos?	Puede crear excepciones de F&A para aplicar distintas tarifas de F&A a distintas clases de objeto. La misma tarifa de F&A se aplica a todas las categorías de gasto de la misma clase de objeto. Para aplicar un tipo de F&A diferente del tipo principal, puede hacer lo siguiente: Sustituya la tarifa principal por la nueva tarifa sin asumir el costo en sus departamentos. Renuncie a la tarifa principal, aplique la nueva tarifa para el patrocinador y pague la diferencia con financiación de sus propios departamentos.
¿Cómo realiza un seguimiento de los cambios en el contrato de concesión o en las tarifas de costos indirectos?	Hay dos formas de actualizar una prima: Modifique la concesión cuando quiera crear una nueva versión manteniendo la versión original, por ejemplo, cuando haya un cambio en el acuerdo de concesión del que quiera realizar un seguimiento. Corrija la concesión cuando quiera actualizar la versión actual sin guardar la copia original, por ejemplo, cuando quiera corregir un error de entrada menor. Siempre puede acceder a las versiones históricas de una concesión.
¿Qué tareas o informes fuera de Workday debe finalizar para mantener su concesión?	Puede crear listas de tareas de concesión para realizar un seguimiento de las tareas de hitos que debe finalizar antes de facturar o cerrar una concesión. Puede usar plantillas para crear listas de tareas rápidamente para concesiones que comparten el mismo patrocinador, código de propósito o tipo de concesión. Puede configurar la notificación para alertar a los usuarios asignados a la tarea de hito cuando sus tareas estén próximas o vencidas. Cuando identifica una tarea de concesión como un hito de facturación, Workday se asegura de que las cuotas de facturación no sean facturables hasta que finalice la tarea.
¿Desea distribuir créditos a más de una organización dentro de una concesión o permitir que los trabajadores de varias organizaciones generen informes sobre la concesión?	Puede usar créditos de concesión para distribuir créditos de concesión a varios departamentos. Cuando activa los informes de varias organizaciones sobre los créditos de concesión, todos los trabajadores de las organizaciones con una asignación de créditos pueden generar informes sobre la concesión.
¿Es obligatorio que determinados campos de sus contratos de concesión se vacíen de datos o se definan con valores específicos?	Puede crear validaciones personalizadas en el contrato de concesión o en la modificación de concesión para hacer cumplir que los campos específicos de sus concesiones siempre sean: Rellenado Sin rellenar Establezca valores específicos. No se ha establecido en valores específicos. Puede crear validaciones personalizadas para cualquier campo de la cabecera de concesión, la línea de concesión y los roles de concesión. Ejemplo: puede crear una validación personalizada para garantizar que: El rol de investigador principal está asignado a una concesión. La lista de asistencia en la cabecera de la concesión siempre se especifica para una concesión patrocinada por el gobierno federal. Las fechas de línea de concesión están definidas.

Recomendaciones

Para recibir pagos anticipados del patrocinador y deducir los importes gastados del saldo de pago anticipado, utilice una línea de concesión de costo reembolsable con un programa de facturación de pago anticipado en lugar de una línea de concesión de pago anticipado.

Utilice las tareas de concesión para recibir notificaciones sobre tareas de cierre o requisitos de informes con fechas de vencimiento próximas.

Requisitos

Defina los worktags necesarios para su contabilidad financiera.

Para calcular y facturar los ingresos de concesión al patrocinador, utilice un fondo financiado por patrocinador para su concesión.

Para mantener los presupuestos de concesión, cree una estructura de plan.

Para las líneas de concesión de costo reembolsable y de importe fijo, cree una asignación de clase de objeto para asignar sus categorías de gasto interno a las categorías de costo del patrocinador. Para informar de presupuesto a cifras reales en su factura de patrocinador, incluya la clase de objeto como una dimensión en la estructura de plan de su concesión.

Limitaciones

Una concesión solo puede contener hasta 200 líneas de concesión. Para admitir más de 200 líneas de concesión, cree varias concesiones.

Puede crear primas de patrocinador o de costo compartido, pero Workday solo calcula los costos de concesión y reconoce los ingresos de las primas de patrocinador.

Definición de entorno de cliente

Cree IDs de secuencia para asignarlos a nuevas concesiones.

Acceda a la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

para asignar el nuevo ID de secuencia al

Generador de ID para concesión

Security

Configure los siguientes dominios en el área funcional Grants Management:

Dominio	Consideraciones
Proceso: adjudicación	Le permite acceder a tareas e informes relacionados con la creación, el mantenimiento y la consulta de primas.
Informes: concesión	Le permite generar informes sobre la concesión: Presupuestos Créditos Grupos Tareas de mantenimiento
Definición: gestión de subvenciones	Le permite configurar detalles de apoyo a la concesión, como subvenciones, configuraciones de F&A, facturación de concesión, listas de tareas de concesión y conjuntos de clases de objeto.

Para crear o editar programas de facturación para una concesión, configure el dominio Process: Billing
en el área funcional Customer Contracts o Project Billing.

Procesos de gestión

Proceso de gestión	Consideraciones
Evento de concesión	Envía un nuevo contrato de concesión para su revisión y aprobación. Puede añadir los siguientes pasos de acción como subprocesos: Evento de programa de facturación de concesión , para crear un programa de facturación de concesión al final del proceso de creación de concesión. Centro de operaciones de presupuesto de concesión , para enviar el contrato de concesión a un aprobador para comprobar el importe total con el importe del plan presupuestario.
Evento de modificación de concesión	Envía una modificación de concesión para su revisión y aprobación. Puede añadir un subproceso para crear una modificación de presupuesto de concesión.
Evento de programa de facturación de concesión	Envía una concesión recién creada a la persona responsable de crear el programa de facturación para la concesión.
Evento de propuesta de concesión	Envía una propuesta de concesión para su revisión y aprobación.
Evento de tarea de concesión	Envía una tarea de concesión para su revisión y aprobación cuando el usuario asignado a la tarea marca las tareas de concesión como finalizadas en Workday.
Evento de reproceso de costos de concesión	Envía el recálculo de los costos de concesión para su aprobación cuando se reprocesan los costos de concesión modificados.

Informes

Informes	Consideraciones
Créditos de concesión para concesión Créditos de concesión para líneas de concesión	Le permite consultar los créditos de concesión en las concesiones o líneas de concesión de una empresa.
Búsqueda de concesión	Le permite consultar las configuraciones de una prima específica.
Búsqueda de tareas de concesión	Le permite enumerar y consultar todas las tareas de mantenimiento de concesión.
Búsqueda de concesiones	Le permite enumerar y consultar todas las primas de una empresa determinada.
Búsqueda de subreceptores	Le permite consultar los subreceptores de una concesión determinada.
Consulta de facturas de patrocinador para concesión	Le permite enumerar y consultar las facturas de cliente que ha generado para una concesión.

Integraciones

Servicios web	Consideraciones
Corrección de adjudicación	Corregir una concesión sin guardar una versión de la concesión original.
Obtener concesiones Enviar concesión	Recuperar o crear contratos de concesión. El servicio web Envío de concesión inicia el proceso de gestión Evento de concesión .
Obtención de modificación de concesión y motivo de corrección Motivo de corrección y modificación de concesión	Recupere, cree o actualice los motivos de las modificaciones y correcciones de concesión. Puede enviar modificaciones de concesión para su aprobación en función de estos motivos.
Obtención de definiciones de crédito de concesión Transferencia de definición de crédito de concesión	Recuperar, crear o actualizar definiciones de crédito de concesión.
Obtención de estados de ciclo de vida de concesión Transferencia de estado de ciclo de vida de concesión	Recuperar o definir estados de ciclo de vida de concesión para la concesión o la línea de concesión. Puede crear validaciones personalizadas basadas en los estados del ciclo de vida de la concesión.
Get Billing Schedules Submit Billing Schedule	Recuperar, crear o actualizar el programa de facturación de una concesión.
Obtención de estados de tarea de concesión Transferencia de estado de tarea de concesión	Recuperar o actualizar el estado de una tarea de mantenimiento de concesión.
Solicitud de catálogo de asistencia doméstica federal Cargar catálogo de asistencia doméstica federal	Recupere, cree o actualice la información del listado de asistencia sobre las concesiones.
Obtener subreceptores Transferencia de subreceptor	Recuperar, crear o actualizar los subreceptores de una concesión. Un subreceptor debe ser un proveedor de la empresa asociada a la concesión.
Envío de modificación de concesión	Enviar una modificación de concesión y enviarla para su aprobación. Este servicio web inicia el proceso de gestión Evento de modificación de concesión .

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Información bancaria y liquidación	Puede disponer de fondos de pago de patrocinador para liquidar depósitos y pagos electrónicos.
Presupuestos y planes	Cuando crea un plan de concesión, puede comparar el importe de financiación de concesión con el importe presupuestado del plan. Cuando mantiene un presupuesto de concesión, Workday verifica que los importes de gasto se encuentren dentro del presupuesto antes de aprobar las transacciones.
Cuentas de cliente	Puede crear facturas de patrocinador para facturar al patrocinador.
Finanzas	Puede cargar importes de gasto a su concesión y facturar al patrocinador los gastos en áreas funcionales en Finanzas. Ejemplos: cuentas de gastos, inventario, aprovisionamiento y proveedor.
Contabilidad financiera	Puede configurar la regla de contabilización en cuenta para especificar las cuentas de libro mayor en las que desea que Workday contabilice las líneas de asiento para los costos de concesión calculados y el reconocimiento de ingresos. Cuando configura clases de objeto para asignar categorías de gasto interno a las categorías de costo de patrocinador, Workday añade los worktags de clase de objeto a los asientos de operaciones y de contabilidad.
Nómina	Puede cargar como gasto los salarios y los ajustes contables de nómina en su concesión de concesión. Cuando asigna un tope salarial, Workday aplica worktags de costos de nómina alternativos a los importes de nómina que: Por encima del tope. No forma parte del componente de pago del tope salarial.
Finanzas de alumno	Cuando su concesión financia ayuda financiera para alumnos, puede cargar la ayuda financiera a su patrocinador para su reembolso.
Cuentas de proveedor	Los subreceptores de concesión deben ser proveedores de la empresa asociada a la concesión.
Tiempo	Puede realizar un seguimiento del tiempo que los empleados dedican a un proyecto para asegurarse de que cumplen el esfuerzo comprometido para una concesión.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Concepto: concesiones

Consideraciones de definición: proceso de costos de concesión

Consideraciones de definición: costos de instalaciones y administración

Consideraciones de definición: facturación de concesión

Consideraciones de definición:devengos futuros de nómina

Concepto: reconocimiento de ingresos para subvenciones

Creación de definiciones de ID y generadores de secuencia

Pasos: definición de tareas de concesión

Creación de concesiones

Definición de asignaciones de costos para un trabajador

Definición de asignaciones de costos para restricciones de posición

Pasos: creación de devengos futuros para gastos de beneficios extrasalariales