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Última actualización: 2023-09-08
Modificar primas

Modificar primas

  • Cree y apruebe una prima.
  • Cree motivos de modificación de concesión con la tarea
    Mantenimiento de motivos de modificación y corrección de concesión
     .
  • Configure el proceso de gestión
    Evento de modificación de concesión
     y la política de seguridad en el área funcional Grants Management. Hasta:
    • Modifique un presupuesto de concesión asociado después de modificar su concesión, añada el paso de acción
      Creación de modificación de presupuesto a partir de presupuesto de concesión
       después del paso de finalización.
    • Consulte las transacciones de gastos, las facturas y los programas de facturación afectados cuando cambie el patrocinador o el patrocinador de facturación en una concesión, añada el paso de acción
      Aprobación de detalles de cambio de patrocinador
       antes del paso de finalización.
    • Actualice el programa de facturación de concesión después de cambiar el patrocinador de facturación de una concesión, añada el proceso
      de facturación Evento de programa de facturación de concesión
       como subproceso de gestión después del paso de finalización.
Puede modificar una concesión para reflejar los cambios de los que desea realizar un seguimiento, como los cambios en su acuerdo de concesión. Cuando modifica una prima, Workday conserva la prima original con fines de seguimiento y crea una nueva versión de prima para la prima modificada. Puede consultar todo el historial de modificaciones de una concesión o una línea de concesión de cualquier versión.
Cuando modifica una prima, debe especificar un motivo de modificación de prima y una fecha efectiva. Workday respeta la fecha efectiva a la hora de determinar el importe autorizado, el acuerdo de instalaciones y administración y los worktags.
Cuando envía una modificación de concesión, Workday envía la modificación para su revisión y aprobación con el proceso de gestión
Evento de modificación de concesión
 .
  1. En el menú de acciones relacionadas de una concesión, seleccione
    Concesión Modificación de
    concesión
    .
    Workday asigna a la prima modificada un nuevo número de versión.
    No puede editar determinados campos cuando hay F&A, ingresos o facturación en la prima.
  2. Mientras cumplimenta la ficha
    Otra información
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Motivo
    Seleccione un motivo de modificación de concesión activo.
    Fecha efectiva
    Introduzca una fecha posterior a la fecha de concesión y a la fecha de modificación anterior.
    La modificación de concesión solo es efectiva en transacciones de gastos con fechas de presupuesto iguales o posteriores a la fecha efectiva. Las transacciones de gasto anteriores a esta fecha obtienen la versión anterior de la prima.
    Número
    Puede introducir una cadena alfanumérica que le ayude a identificar la versión de concesión actualizada.
  3. Cuando cambia
    de patrocinador
     o
    de patrocinador de facturación
     en el contrato de concesión, puede consultar las siguientes fichas en el paso
    Aprobación de detalles de cambio de patrocinador
     del proceso de gestión
    Evento de modificación de concesión
     :
    Ficha
    Detalles
    Transacciones de concesión
    Cuando cambia el
    Patrocinador
     en el contrato de concesión, esta ficha muestra todas las transacciones de gastos no canceladas que están asociadas al patrocinador. Para actualizar estas transacciones con el nuevo patrocinador, puede reprocesar los costos de concesión de estas transacciones una vez finalizado el proceso de gestión.
    Para garantizar la exactitud de la contabilidad:
    • Facture todas las transacciones de gastos que quiera cargar al patrocinador anterior antes de cambiar de patrocinador.
    • Asegúrese de que las transacciones de gastos que desea cargar al nuevo patrocinador no estén facturadas y tengan una fecha posterior a la fecha de modificación del cambio de patrocinador antes de volver a procesar los costos de concesión.
    Cuando no cambia el
    Patrocinador
     en el contrato de concesión, esta ficha no muestra filas.
    Facturas de patrocinador
    Cuando cambia el
    Patrocinador de facturación
     en el contrato de concesión, con o sin cambio de
    Patrocinador
    , esta ficha muestra todas las facturas aprobadas y no pagadas asociadas al patrocinador de facturación. Para actualizar estas facturas con el nuevo patrocinador de facturación, cancele y vuelva a generar las facturas una vez finalizado el proceso de gestión. Cuando solo cambia el
    Patrocinador
     y no el
    Patrocinador de facturación
     en el contrato de concesión, esta ficha muestra las facturas no pagadas de las transacciones de gastos con fecha posterior a la fecha efectiva de la modificación de concesión.
    Programas de facturación de concesión
    Cuando cambia el
    Patrocinador
     o
    el Patrocinador de facturación
     en el contrato de concesión, esta ficha muestra todos los programas de facturación no cancelados asociados a la concesión.
    Cuando cambia el patrocinador de facturación, Workday actualiza el patrocinador de facturación en los programas de facturación y pone los programas de facturación en estado
    Borrador
     . Antes de enviar los programas de facturación para su aprobación, verifique que la configuración de los demás campos del programa de facturación (por ejemplo,
    Condiciones de pago
    ) siga siendo correcta para el nuevo patrocinador de facturación y actualice los que no lo sean.
    Puede incorporar la actualización del programa de facturación en el proceso de gestión
    Evento de modificación de concesión
     añadiendo
    Evento de programa de facturación de concesión
     como subproceso de gestión después del paso de finalización del proceso de gestión de modificación. Para asegurarse de que el subproceso solo se ejecute cuando el patrocinador de facturación haya cambiado, cree una regla de condición de entrada en la que el valor de ¿
    Ha cambiado el patrocinador de facturación?
     El campo debe ser verdadero.
    Cuando cambia el patrocinador de facturación en una prima con fecha futura, Workday actualiza el programa de facturación actual con el nuevo patrocinador de facturación. Workday siempre utiliza el patrocinador de facturación en el programa de facturación para facturar al patrocinador. Dado que los programas de facturación no tienen fecha efectiva, cualquier cambio de patrocinador de facturación en el programa de facturación entra en vigor inmediatamente.
Después de enviar la modificación de concesión, puede consultar la concesión original y las versiones de concesión modificada en la ficha
Definición e historial
 de la concesión. También puede consultar los detalles de la versión de concesión anterior en la ficha
Modificaciones
 .
En la fecha efectiva de modificación:
  • El estado de la versión de concesión modificada cambia a
    Concesión en vigor.
  • El estado de la versión de concesión original cambia a
    Historial
    .
Si ya ha facturado al patrocinador, es posible que deba crear nuevas facturas de cliente con cargos de F&A actualizados para corregir los importes de facturación.