Consideraciones de definición: gestión de subvenciones

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de Workday Grants Management. En él se explica lo siguiente:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Workday Grants Management proporciona una plataforma integral que le permite configurar y gestionar los distintos componentes de una concesión, entre los que se incluyen:

Facturación de concesión

Contratos de concesión

Propuestas de concesión

Certificación de dedicación

Instalaciones y administración (F&A) o costos indirectos

Reconocimiento de ingresos

Información del patrocinador

Beneficios para la empresa

Calcular los costos de F&A asociados a los gastos de concesión.

Certifique los esfuerzos de los empleados con datos en tiempo real de Workday Payroll y HCM.

Ayude a garantizar el cumplimiento de sus contratos de concesión.

Utilice datos de Workday Financials y otras fuentes de gasto para obtener cuentas precisas de sus gastos para alcanzar los límites de concesión.

Ejemplos de uso

Facture a sus patrocinadores los costos directos e indirectos de sus concesiones.

Imponer límites de facturación, topes salariales y restricciones de gasto en primas.

Asigne categorías de gasto interno a categorías de gasto de patrocinador.

Sustituya o renuncie a las tarifas de costo de F&A al renegociar las tarifas de F&A con sus patrocinadores.

Notificarle las tareas e informes externos a Workday que debe finalizar para mantener sus concesiones.

Preparar informes de certificación de dedicación para los patrocinadores del gobierno de EE. UU.

Realice un seguimiento de varias subvenciones, fechas de línea de concesión y subreceptores en sus concesiones.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta	Consideración
¿La financiación de su concesión es patrocinada o de costos compartidos?	Puede crear un tipo de fondo para indicar si un fondo: Es financiado por patrocinador o de costos compartidos. Tiene restricciones de gasto. En Workday, puede crear contratos de concesión con fondos patrocinados o de costos compartidos, pero solo puede facturar a los patrocinadores las concesiones con fondos patrocinados.
¿Cómo desea calcular los costos indirectos o de F&A para sus gastos de concesión?	Workday calcula automáticamente los costos de F&A para cada gasto en función de los detalles de F&A que configure en las líneas de concesión de costo reembolsable y de importe fijo.
¿Sus patrocinadores definen las categorías de costos de forma diferente a como lo hace su organización?	Puede utilizar la asignación de clases de objeto para asignar categorías de costos de su organización a categorías de costos definidas por el patrocinador. Workday utiliza clases de objeto para: Determinar las transacciones de gastos elegibles para el cálculo y el reembolso de los costos de F&A. Generar informes y facturar los gastos de concesión en categorías de costo que reconozca el patrocinador. Ejemplo: su patrocinador acepta reembolsarle los gastos de concesión en la categoría de costo Equipos y suministros de laboratorio . Su empresa no utiliza la misma categoría de costo, sino Equipo de laboratorio y Suministros de laboratorio para capturar los mismos gastos. Cree una clase de objeto Equipos y suministros de laboratorio y asigne las categorías de gasto Equipo de laboratorio y Suministros de laboratorio a la clase de objeto. Cuando compra equipos o suministros de laboratorio, Workday adjunta el worktag de clase de objeto Equipos y suministros de laboratorio a las transacciones de gastos, lo que le permite facturar e informar del gasto al patrocinador.
¿Necesita certificar los esfuerzos de sus trabajadores?	Cuando recibe subvenciones federales de patrocinadores del gobierno de EE. UU., Workday le permite generar informes de certificación de dedicación para certificar la dedicación de su trabajador. Puede enviar los informes de certificación de dedicación a los gerentes de departamento o de subvención para su revisión y aprobación. Si desea planificar los costos y la asignación de nómina antes de certificar la dedicación del trabajador, puede obtener una vista previa de los informes de certificación de dedicación con la certificación de dedicación proforma.

Recomendaciones

Configure los worktags relacionados para su subvención, programa o centro de costos.

Para realizar un seguimiento y generar informes sobre los costos de F&A por separado de las transacciones de gasto originales, configure las reglas de proceso de costos de concesión para sustituir las categorías de gasto de F&A y las clases de objeto.

Requisitos

Configure su empresa para poder crear concesiones y definir reglas de proceso de costos de concesión para la empresa.

Para utilizar la certificación de dedicación, configure los datos de su trabajador en HCM y asegúrese de que sus datos estén actualizados en la nómina de Workday.

Limitaciones

Sin efectos.

Definición de entorno de cliente

Cree un ID de secuencia que Workday pueda utilizar para asignar un número de secuencia a nuevas concesiones, propuestas de concesión, subvenciones y patrocinadores.

Utilice la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

para asignar los IDs de secuencia como ID de secuencia de documento de gestión para contratos de concesión, propuestas de concesión, subvenciones, subvenciones de propuesta y patrocinadores.

Security

Configure los siguientes dominios de seguridad en el área funcional Grants Management:

Dominios	Consideraciones
Gestionar: concesión	Le permite configurar y gestionar concesiones y jerarquías de concesiones.
Proceso: adjudicación	Le permite configurar y gestionar archivos adjuntos de concesión, facturación de concesión y tareas de concesión.
Proceso: facturación	Le permite configurar y gestionar la facturación de concesiones, incluidos los programas de facturación y las facturas.
Definición: certificación de dedicación	Le permite configurar y gestionar informes de certificación de dedicación.
Definición: fondos	Le permite configurar y gestionar fondos.
Definición: gestión de subvenciones	Le permite configurar y gestionar primas, configuraciones de F&A y asignaciones de clases de objeto.
Definición: patrocinador	Le permite configurar y gestionar patrocinadores.

Procesos de gestión

Procesos de gestión	Consideraciones
Evento de modificación de concesión	Le permite: Añada un subproceso para crear una modificación de presupuesto a partir del presupuesto de concesión. Enviar una modificación de concesión a los revisores
Evento de centro de operaciones de presupuesto de concesión	Le permite enviar un plan presupuestario de concesión para su revisión. Puede ser un subproceso del proceso de gestión Evento de concesión .
Evento de corrección de concesión	Le permite corregir una prima.
Evento de concesión	Le permite crear una concesión y enviarla para su aprobación. También puede añadir subprocesos para crear: Programas de facturación de concesión Presupuestos de concesión
Evento de propuesta de concesión	Le permite enviar una propuesta de concesión para su revisión y aprobación.
Evento de tarea de concesión	Le permite enviar una tarea de concesión para su revisión y aprobación.
Evento de certificación de dedicación	Le permite enviar informes de certificación de dedicación a trabajadores y gerentes para su certificación y revisión administrativa. También puede añadir un subproceso para crear ajustes contables de nómina cuando realice cambios en las iniciativas del trabajador durante el proceso de certificación.
Evento de disposición de carta de crédito	Le permite: Aplicar automáticamente el pago de disposición de carta de crédito. Generar pago para disposición de carta de crédito Envíe la disposición de carta de crédito para su revisión y aprobación.
Evento de reproceso de costos de concesión	Le permite enviar los costos de concesión recalculados para su aprobación.

Informes

Informes o tableros de control	Consideraciones
Discovery Board	Proporciona un análisis visual de sus primas, gasto relacionado con primas o certificación de dedicación. Puede utilizar los siguientes orígenes de datos de informe (RDS) en su Discovery Board: Líneas de concesión Primas Tareas de concesión Líneas de transacción de costo reembolsable Líneas de certificación de dedicación Certificaciones de dedicación
Zona de trabajo de certificación de dedicación	Le permite consultar y gestionar todos los informes de certificación de dedicación a los que tiene acceso.
Informe Búsqueda de concesiones	Le permite consultar la información de concesión por empresa y fecha efectiva. Puede realizar una búsqueda por facetas en las filas devueltas.
Mis concesiones - Tablero de control	Un espacio de trabajo distribuido por Workday que puede configurar con worklets para generar informes sobre las primas de su organización.

Integraciones

Servicios web	Consideraciones
Corrección de adjudicación	Actualiza una concesión sin guardar la versión anterior.
Obtener concesiones	Recupera las últimas versiones de las concesiones.
Obtener fondos Poner fondo	Recupera, crea o actualiza fondos.
Obtener subvenciones Transferencia de subvención	Recupera, crea o actualiza concesiones.
Obtención de patrocinadores Patrocinador	Recupera, crea o actualiza la información del patrocinador.
Enviar concesión	Crea una nueva concesión.
Envío de modificación de concesión	Actualiza una concesión y conserva una copia de la versión anterior.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Banca y liquidación	Solo puede facturar los gastos de concesión en las siguientes áreas de gasto después de liquidar las transacciones: Informes de gastos Nómina. Cuentas de proveedor
Presupuestos	Puede planificar los presupuestos de concesión y de propuesta de concesión con Workday Budgets.
Cuentas de cliente	Puede gestionar las cuentas por cobrar de los patrocinadores mediante Cuentas de cliente.
Contabilidad financiera	Workday contabiliza los asientos de costos de F&A y reconocimiento de ingresos en las cuentas de libro mayor que configure en la regla de contabilización en cuenta.
HCM Core	Defina los datos de los empleados en HCM Core antes de certificar los esfuerzos de los empleados.
Nómina	Durante la certificación de dedicación, Workday utiliza los asientos de nómina para certificar que las compensaciones de trabajador coinciden con su dedicación comprometida. Cuando un revisor realiza un cambio en una certificación de dedicación, puede iniciar un ajuste contable de nómina para reflejar el cambio.
Gastos Inventario Aprovisionamiento Cuentas de proveedor	Puede asociar gastos de estas y otras áreas funcionales de Workday a concesiones y facturarlos a los patrocinadores.
Finanzas de alumno	Puede cargar la ayuda financiera de alumno a las concesiones para su reembolso. Ejemplo: un alumno recibe ayuda financiera de una beca de la Fundación Nacional de Ciencias a través de su organización. Puede cargar la beca a la concesión patrocinada por la National Science Foundation.
Tiempo	Puede certificar una dedicación por horas laborales.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Consideraciones de definición: concesiones

Consideraciones de definición: proceso de costos de concesión

Consideraciones de definición: costos de instalaciones y administración

Consideraciones de configuración: asignación de clases de objeto

Creación de definiciones de ID y generadores de secuencia