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Última actualización: 2026-03-13
Pasos: Configurar los cheques del presupuesto de premios

Pasos: Configurar los cheques del presupuesto de premios

  • Agregue la opción
    "Verificar presupuesto"
     como un paso
    de acción
     en los procesos financieros de la empresa que desea revisar presupuestariamente. Ejemplo: Para verificar el presupuesto de los asientos contables cargados a subvenciones, agregue el paso
    Verificar presupuesto
     al proceso de negocio
    Evento de asiento contable
     .
  • Cree una estructura de plan para el tipo de plan
    de Premio
     .
  • Crear y aprobar un premio.
  • Seguridad:
    Configuración: Dominio de Gestión de subvenciones
     en el área funcional de Gestión de subvenciones.
Puede crear un plan presupuestario para un premio con el fin de limitar el gasto en dicho premio para etiquetas de trabajo específicas y en cuentas contables o resúmenes específicos. Para habilitar las verificaciones presupuestarias de una subvención, usted debe:
  1. Cree una plantilla de plan y un plan para el premio, asociando la estructura del plan con el premio.
  2. Edite las opciones de control presupuestario del plan para especificar si desea que el control presupuestario falle o simplemente le avise cuando se supere el presupuesto, los períodos fiscales para el control presupuestario y si los importes presupuestarios deben acumularse de períodos anteriores.
  3. Mantenga el presupuesto creando líneas de planificación con etiquetas de trabajo y cuenta/resumen del libro mayor para la verificación del presupuesto.
  4. Presente el presupuesto.
  1. Acceda a la tarea
    Crear plantilla de presupuesto
     desde la pestaña
    Plan
     en la subvención. Considerar:
    Estructura del plan
    Seleccione una estructura de plan para el tipo de plan
    de premio
     .
    Plan
    Seleccione el premio para el que está creando el cheque presupuestario. Solo se puede asociar un plan a un premio. Workday crea un plan para la plantilla de plan y le da el nombre del premio.
    Tipo de entrada predeterminado
    Otorgar
  2. Acceda a la tarea
    Editar opciones de verificación de presupuesto
     en la pestaña
    Plan
     de adjudicación. Considerar:
    Estructura del plan
    Seleccione la misma estructura de plan con la que creó la plantilla de plan.
    Nombre del plan
    Seleccione el plan para la plantilla del plan. (Pista: Este es el mismo nombre que el del premio).
    Primario
    Solo se muestra cuando se crea un conjunto de opciones de verificación de presupuesto mediante la tarea
    Crear conjunto de opciones de verificación de presupuesto
     .
    Seleccione esta casilla de verificación para designar las opciones de verificación de presupuesto establecidas como configuración predeterminada para los planes en la estructura del plan. Al seleccionar esta casilla de verificación, Workday utiliza la configuración de este conjunto de opciones de verificación de presupuesto para completar el mensaje
    "Editar opciones de verificación de presupuesto"
     en los planes de adjudicación para la estructura del plan.
    Solo puede seleccionar 1 opción de verificación de presupuesto establecida como
    Principal
     .
    Habilitar la comprobación del presupuesto
    Seleccione esta opción para habilitar la verificación del presupuesto para las transacciones financieras en las que el proceso de negocio incluya
    la verificación del presupuesto
     como paso
    de acción
     .
    Incluir líneas de diario reservadas
    Seleccione esta opción para incluir los asientos
    reservados
     en los cálculos del saldo disponible.
    Ejemplo: Tienes 2 transacciones relacionadas con premios que afectan al mismo presupuesto. Al marcar esta casilla, usted envía la primera transacción relacionada con el premio. Tan pronto como la primera transacción pase la verificación presupuestaria, Workday:
    • Inmediatamente, las revistas pasan a estar
      reservadas
       .
    • Considera el importe de los libros reservados al calcular el saldo presupuestario de la segunda transacción.
    Aun cuando no selecciones la casilla de verificación
    "Habilitar verificación de presupuesto"
     , puedes incluir asientos contables reservados en la contabilidad de compromisos.
    Permitir que las transacciones de crédito se realicen
    Permitir que las transacciones con tarjeta de crédito se procesen sin controles adicionales. Ejemplo: Workday no comprueba el presupuesto al procesar un reembolso con esta opción seleccionada.
    Opción de verificación de presupuesto
    Seleccione el nivel de severidad con el que se controlará el presupuesto al realizar la verificación presupuestaria de las transacciones relacionadas con premios:
    • Control
       : Seleccione esta opción para evitar que la transacción se realice hasta que haya una revisión de la transacción o del presupuesto que permita que la transacción supere la verificación presupuestaria.
    • Advertencia
       : Seleccione esta opción para continuar con la transacción sin tomar medidas correctivas para resolver la excepción.
    Cuando no hay fondos suficientes para una transacción asociada a una subvención, ambas opciones alertan al creador de la transacción.
    Períodos de control acumulativos
    Seleccione esta opción para acumular el importe de todos los periodos de control hasta la fecha del presupuesto o la fecha contable. El presupuesto no gastado de períodos anteriores se transfiere al siguiente período y está disponible para su uso.
    Permite verificar la transacción con respecto al importe del período de control en el que se encuentra la fecha presupuestaria o la fecha contable de la transacción.
    Ejemplo: Cuando una transacción creada a mitad de año está sujeta a un presupuesto, Workday compara la transacción con el importe presupuestario acumulado de los primeros 6 meses.
    Tipos de libros contables para la verificación del presupuesto
    Seleccione qué tipos de cuentas contables desea incluir en la verificación presupuestaria.
    Ejemplo: Para la revisión presupuestaria, puede incluir únicamente sus obligaciones y excluir sus compromisos. Con esta configuración, Workday incluye:
    • Obligaciones y gastos reales en segundo plano al seleccionar el libro mayor de compromisos.
    • Los gastos reales se muestran en segundo plano al seleccionar el libro mayor de obligaciones.
    Permitir anulación de la verificación presupuestaria
    Seleccione esta opción para permitir que los revisores de control presupuestario aprueben las excepciones de control presupuestario cuando configure
    la opción de control presupuestario
     en
    Control
     .
    Cuando un revisor aprueba una excepción, Workday muestra el estado
    "Excepción concedida"
     junto al estado de la verificación presupuestaria en la transacción para todos los revisores posteriores. Cuando el revisor aprueba la modificación, la transacción avanza al siguiente paso del proceso comercial principal.
  3. Acceda a la tarea
    "Mantener presupuesto"
     desde la pestaña
    "Plan"
     del premio.
    Seleccione los períodos fiscales y otros campos para la verificación del presupuesto. Haz clic en
    Aceptar
     para continuar. Agregue una línea de plan para cada combinación de cuenta contable/resumen y etiquetas de trabajo para la que desee realizar una verificación presupuestaria, especificando el monto presupuestado para cada año fiscal. Considerar:
    Cuenta del libro mayor/Resumen
    Seleccione las cuentas contables o los resúmenes de las transacciones de gasto que desea presupuestar. Workday comprueba las cuentas/resúmenes del libro mayor en busca de transacciones que contengan las etiquetas de trabajo que usted seleccione en la columna
    Etiquetas de trabajo
     .
    Etiquetas de trabajo
    Seleccione las etiquetas de trabajo de las transacciones que desea revisar en el presupuesto.
  4. Acceda a la tarea
    "Enviar presupuesto"
     .
Cuando las transacciones de gasto con los criterios enumerados en las líneas del plan contienen importes que superan los importes presupuestados para los períodos presupuestarios correspondientes, se producen excepciones en la verificación del presupuesto. Puede acceder al informe
de Excepciones de la Verificación Presupuestaria
 para ver más detalles sobre las excepciones.
Las transacciones que no contienen las etiquetas de trabajo o que no figuran en la cuenta contable/resumen que aparece en las líneas del plan no están sujetas a controles presupuestarios.
Para verificar el presupuesto de las transacciones de gasto comparándolas con las partidas individuales del plan, así como con el presupuesto total de una subvención, cree una estructura virtual de plan padre-hijo para la subvención. VerEjemplo: Configurar comprobaciones del presupuesto de la subvención para el total de la misma. .