Creación de concesiones

Administrator Guide

Cree los elementos auxiliares de su concesión. Consulte Pasos: Configurar premios.

Configure el proceso de gestión Evento de concesión
y la política de seguridad en el área funcional Grants Management.

Las concesiones son contratos en los que se especifican las reglas de negocio, los términos y las condiciones que rigen los acuerdos de concesiones con los patrocinadores. Workday utiliza la información de sus primas para determinar cómo calcular los costos de concesión, distribuir los créditos de concesión y reconocer los ingresos. Las concesiones pueden incluir:

Importes autorizados e intervalos de fechas efectivas en una o varias líneas de concesión.

Dedicación comprometida y condiciones especiales

Configuraciones para calcular los costos de instalaciones y administración.

Información de patrocinadores directos e indirectos.

Distribución de créditos de premio a varios departamentos.

Tareas que debe completar para mantener sus primas.

Cuando crea una concesión, Workday la envía para su aprobación con el proceso de gestión Evento de concesión
. Cuando su acuerdo de concesión cambia, puede actualizar la concesión de una de las siguientes maneras:

Modificar la concesión y mantener una versión de la concesión original. Consulte Modificar primas.

Corregir la concesión y sustituir la versión original de la concesión. Consulte Corrección de primas.

Acceda a la tarea

Creación de concesión

Mientras cumplimenta la ficha

Información general

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Organizaciones para concesión	Seleccione los worktags de organización asociados a esta prima. Los usuarios con roles en estos worktags tienen acceso de consulta y pueden generar informes sobre la concesión, aunque no tengan roles en la empresa.
Responsable de contrato de concesión	Workday rellena este campo con la persona que crea la concesión y añade su nombre al grupo de seguridad Propietario de contrato de concesión . Puede especificar este grupo de seguridad en los procesos de gestión cuando necesite enviar revisiones y aprobaciones a un solo trabajador responsable de toda la prima. No puede asignar el rol Propietario de contrato de concesión fuera de esta tarea.
Patrocinador principal	La organización que establece los términos y condiciones de su concesión. Ejemplo: la Universidad A recibe una concesión de la Fundación Nacional de Ciencias y, a su vez, emite una subconcesión a la Universidad B. La Universidad B puede incluir a la Universidad A como Patrocinador y Patrocinador de facturación , y a la Fundación Nacional de Ciencias como Patrocinador principal .
Patrocinador de facturación	La organización que paga la prima. Ejemplo: ha recibido la prima de los Institutos Nacionales de Salud (NIH) y el pago de la prima del Departamento de Salud y Servicios Humanos (DHHS). Puede definir el Patrocinador como NIH y el Patrocinador de facturación como DHHS.
Tipo de pago	Para utilizar una carta de crédito, seleccione el tipo de pago que coincida con el tipo de pago de la carta de crédito que desea utilizar.
Carta de crédito	Seleccione la carta de crédito del patrocinador de facturación en la concesión.
Valor por defecto de restricción de gasto	Seleccione las restricciones de gasto por defecto que desea utilizar para rellenar todas las líneas de prima. Seleccione restricciones de gasto que estén restringidas por categoría de gasto o clase de objeto. Solo puede aplicar restricciones de gasto por grupo de componentes de pago a proyectos con varios orígenes de financiación, no a subvenciones. Puede sustituir estas restricciones de gasto definiendo el campo Restricción de gasto en las líneas de concesión individuales. Workday solo hace referencia a las restricciones de gasto en las líneas de concesión, no al Valor por defecto de restricción de gasto en la cabecera de concesión, al validar un gasto.
Secuencia de facturación de concesión activa	Seleccione esta casilla para añadir un número de secuencia de facturación a la factura del patrocinador. Puede utilizar la secuencia de facturación de concesión como etiqueta personalizable para sus facturas.
Formato/sintaxis de número de secuencia de facturación de concesión	Introduzca una secuencia de facturación de concesión para ayudar a identificar su concesión o patrocinador. La secuencia de facturación de concesión puede incluir una cadena de texto seguida de patrones de fechas o números de secuencia. Rodee los patrones con corchetes. Ejemplo: Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] crea una secuencia de facturación de concesión que consta de lo siguiente: Una cadena de texto que identifica al patrocinador, Gates Foundation. La secuencia de números de factura, incrementada a partir del Número de secuencia de facturación de concesión actual . La fecha en la que genera la factura, en los patrones que especifique. Esta opción se muestra cuando selecciona la casilla Secuencia de facturación de concesión activa .
Número de secuencia de facturación de concesión actual utilizado	Introduzca cualquier número con el que desee comenzar la secuencia. También puede introducir un número que sea la continuación de una secuencia existente de otro generador de ID. Workday incrementa este número con cada factura que crea para esta adjudicación. Esta opción se muestra cuando selecciona la casilla Secuencia de facturación de concesión activa .
Regla de generador de secuencia de facturación de concesión	Cree o seleccione una regla de secuencia de facturación de concesión para configurar la secuenciación de las facturas. Esta opción se muestra cuando selecciona la casilla Secuencia de facturación de concesión activa .
Moneda de concesión	Seleccione una moneda que acepte el patrocinador de facturación. Workday rellena este campo con la moneda por defecto del patrocinador de facturación.
Prima de importe cero	Puede crear una prima de importe cero para capturar actividades antes de que una prima reciba financiación. Cuando selecciona esta casilla, Workday sustituye los campos de financiación patrocinada por cero. Cuando la financiación esté disponible, puede modificar la concesión para desmarcar la casilla Concesión de importe cero e introducir los detalles de financiación. Cuando crea líneas de gasto para una prima de importe cero, Workday no genera facturas de cliente para las líneas de gasto de costo reembolsable.
Total de costo compartido	Introduzca el importe que su empresa tiene previsto contribuir a los costos de concesión.
Costo compartido obligatorio por patrocinador	Seleccione esta casilla si el patrocinador exige que su empresa pague una parte del total de la prima.
Importe autorizado	Introduzca el importe que el patrocinador ha aprobado para esta prima. Este importe debe ser igual a la suma de todos los importes de línea de concesión en la ficha Líneas de concesión .
Sustitución de límite de facturación	Introduzca un límite de facturación para sustituir el importe autorizado de una prima existente. Ejemplo: convierte una prima anterior para la que ha utilizado 400 USD de los 1000 USD aprobados. Establezca Sustitución de límite de facturación en 600 USD para evitar gastar un total de importe superior al autorizado .
Calendario de concesión	Seleccione o cree un programa de concesión con el intervalo de contabilización que coincida con los requisitos de generación de informes de su concesión.

Cuando utiliza el costo compartido con la facturación de costos reembolsables y el total de la transacción supera el importe autorizado o la sustitución del límite de facturación, Workday:

Crea una factura para el importe de sustitución.

Divide los costos directos y los costos indirectos o de instalaciones y administración de forma proporcional, conservando la tarifa de costo de F&A por transacción.

Cuando aumenta el importe autorizado o la sustitución del límite de facturación, la parte restante de la facturación se arrastra al siguiente ciclo de facturación de costo reembolsable.

En la ficha

Líneas de concesión

, añada una fila. Mientras completa la fila, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Copiar línea	Haga clic en para que Workday añada una nueva línea de concesión, rellenando la información de línea de la línea de concesión seleccionada y dejando la concesión vacía. Desde la nueva línea de concesión, puede hacer lo siguiente: Añada una concesión existente. Cree una nueva concesión cuando tenga permisos para crear concesiones.
Copia de línea y copia de concesión	Haga clic en para que Workday copie la información de concesión junto con la línea de concesión. Workday crea un Borrador de concesión y rellena la información de: Subvención en la línea seleccionada, al copiar una línea con una subvención guardada. Concesión original guardada, al copiar una línea con un borrador de concesión. Workday también añade el botón Modificar borrador de subvención en la lista de valores de Subvención , lo que le permite revisar y actualizar la información de subvención copiada y no guardada. Workday guarda la nueva concesión cuando la envía o guarda los cambios para más tarde. Este botón solo se muestra a los usuarios que tienen permisos para crear concesiones. Para evitar que todos los usuarios creen nuevas subvenciones al copiar líneas de concesión, puede ocultar este botón seleccionando la opción Desactivar copia de línea y copia de concesión en las configuraciones de gestión de concesiones. Consulte Definición de configuraciones de gestión de subvenciones.
Empresa	Cuando añade una línea de concesión, Workday rellena este campo con la empresa de la cabecera de concesión. En el caso de las primas multiempresa, seleccione la empresa asociada a la que carga la línea de prima. Puede seleccionar entre las empresas asociadas disponibles que: Están activados para iniciar transacciones interempresa con la empresa de cabecera de concesión. Para determinar si una empresa puede iniciar transacciones interempresa, acceda a la tarea Consulta de perfil interempresa de empresa para la empresa de cabecera de concesión y compruebe si la empresa de línea de concesión tiene definida la opción Inicio permitido . Consulte Definición de perfiles interempresa. Compartir una moneda común con la empresa de cabecera de concesión. Utilizar la misma estructura contable que la empresa de cabecera de concesión.
Tipo de línea	Seleccione cómo factura al patrocinador la línea de concesión. El tipo de línea que seleccione determina los campos que verá en la línea de concesión. Si cambia el tipo de línea después de rellenar los demás campos, es posible que pierda información de los campos que no están disponibles en el nuevo tipo de línea. La empresa de la línea de concesión determina los tipos de línea disponibles que puede seleccionar. Para que un tipo de línea esté disponible para su selección, añada el tipo de línea como un tipo de línea válido en las configuraciones de gestión de concesiones de la empresa de línea de concesión. Puede seleccionar lo siguiente: Costo reembolsable para facturar a los patrocinadores los importes de gastos directos y de gastos y gastos incurridos durante un periodo de facturación, o para consumir los importes gastados de un pago anticipado. Importe fijo para facturar a los patrocinadores importes predeterminados, independientemente de cuándo incurra en los costos de concesión. Si desea recibir pagos anticipados de su patrocinador para consumirlos a medida que incurre en costos de concesión, Workday recomienda seleccionar el tipo de línea Costo reembolsable en lugar del tipo de línea Pago anticipado . A continuación, puede seleccionar el tipo de programa Pago anticipado al crear el programa de facturación.
(principal)	Seleccione una línea de concesión como línea de concesión principal.
Concesión	Para asociar la misma subvención a varias líneas de concesión, las fechas de las líneas de concesión no pueden solaparse. Para cargar un gasto en la línea de concesión, añada la subvención como worktag en la transacción de gasto o en la asignación de costos de nómina.
Importe de línea	La suma de todos los importes de línea debe ser igual al Importe autorizado en la ficha Información general .
Categoría de ingresos	Seleccione la categoría de ingresos para contabilizar los pagos de su patrocinador.
Restricción de gasto	Seleccione o cree las restricciones de gasto que desea aplicar a los gastos en la línea de concesión. Cuando define Valor por defecto de restricción de gasto en la cabecera de concesión, Workday rellena automáticamente este campo, pero puede cambiarlo para la línea de concesión. Cuando seleccione varias restricciones de gasto, asegúrese de que todas las restricciones de gasto sean para costos permitidos o costos no permitidos, no una combinación de ambos. Cuando selecciona una combinación de restricciones de gasto permitidas y no permitidas, Workday solo comprueba las restricciones de gasto permitidas. Consulte Creación de restricciones de gasto. Para cada restricción de gasto que seleccione, cree una validación personalizada en cada una de las áreas de gasto a las que quiera aplicar la restricción y utilice el campo externo de origen Allowable Spend for Grant para representar la categoría de gasto, el grupo de componentes de pago o la clase de objeto en la restricción de gasto. Consulte Ejemplo: implementación de restricciones de gasto en subvenciones. Para ver las transacciones de gasto bloqueadas por restricciones de gasto de línea de concesión, acceda al informe Auditoría de restricción de gasto de concesión .
Ingresos diferidos	Cuando selecciona Importe fijo en la lista de valores Tipo de línea , puede seleccionar esta casilla para reconocer los ingresos en un programa de reconocimiento de ingresos de concesión y contabilizar la contabilidad en la regla de contabilización en cuenta Ingresos diferidos . Si no selecciona esta casilla, Workday reconoce los ingresos cuando finalizan las transacciones de gastos.
Acuerdo de tasa	Workday requiere un acuerdo de tarifa para la facturación de las líneas de concesión de costo reembolsable. Cuando no tiene requisitos de F&A en líneas de concesión de costo reembolsable, puede crear un acuerdo de tipo de interés del cero por ciento. El acuerdo de tasa que seleccione determina el Tipo de base y el Conjunto de clases de objeto en su línea de concesión. El acuerdo de tarifa también filtra previamente los tipos de tarifa de costo elegibles en el campo Tipo de tarifa de costo .
Tipo de tarifa de costo	En el caso de las líneas de costo reembolsable, de importe fijo o de prima de pago anticipado, seleccione un tipo de tarifa de costo para aplicar distintas tarifas de F&A a distintas ubicaciones. Puede añadir nuevos tipos de tasa editando el acuerdo de tasa de F&A.
Excepción	En el caso de las líneas de costo reembolsable, de importe fijo o de concesión anticipada, seleccione una excepción de F&A para: Sustituya las tarifas de F&A institucionales en su acuerdo de tarifas de F&A. Renunciar a los costos de F&A institucionales para el patrocinador. Sustituya o renuncie a las tasas de F&A para gastos en clases de objeto específicas. Si la excepción contiene un tipo de base diferente al tipo de base del acuerdo de tasa de F&A, asegúrese de que ambos tipos de base tengan definida la misma clase de objeto.
Perfil de asignación de ingresos	Seleccione un perfil para determinar cómo distribuye Workday la recuperación de ingresos de F&A o los costos indirectos entre las organizaciones.
Límite de base	Seleccione o cree un límite de base que defina el importe máximo en costos directos que puede usar para calcular los costos de F&A en una línea de costo reembolsable, de importe fijo o de prima de pago anticipado. Cuando utiliza el mismo límite de base para varias líneas de concesión, todas las líneas de concesión comparten la misma partida de financiación para ese límite de base. Ejemplo: asigna el mismo límite de base, BL_25K de 25 000 USD, a dos líneas de concesión. Puede calcular los costos de F&A en función de los primeros 25 000 USD del gasto total entre las dos líneas de concesión. Si ha gastado 15 000 USD en la primera línea de prima, solo puede calcular los costos de F&A en hasta 10 000 USD del gasto total en la segunda línea de prima. Para ver cuánto se ha consumido del límite de base, cuánto queda y si se ha superado el límite de base, puede acceder al Informe de auditoría de límite de base .
Fecha inicial Hasta fecha	Cuando utilice la misma subvención en varias líneas de concesión, asegúrese de que la Fecha inicial y la Fecha final de las líneas de concesión no se solapen.
Worktags	Seleccione uno o varios worktags para determinar qué organizaciones reconocen los ingresos de la línea de concesión.
Tope salarial de línea de concesión	Para utilizar un tope salarial en una prima con Workday Financials and Grants Management, debe especificar el tope salarial en la línea de prima. Si necesita crear un tope salarial, consulte Crear topes salariales (EE. UU.). Utilice el campo Sustitución de tope salarial de línea de concesión para seleccionar una sustitución con fechas efectivas que cubran las fechas de línea de concesión. Cuando especifica un tope salarial tanto en la línea de subvención como en la de prima, el tope salarial de la línea de prima tiene prioridad. El tope salarial de la subvención solo se utiliza cuando desea aplicar el tope salarial sin Workday Financials and Grants Management. Cuando las asignaciones de costos de nómina de los trabajadores contengan subasignaciones de salario por encima del tope, asegúrese de que: El mismo tope salarial es efectivo en todo el rango de fechas de línea de concesión. La línea de concesión no contiene fecha inicial ni fecha final .

Para aplicar créditos de concesión a una línea de costo reembolsable, de importe fijo o de concesión anticipada, configure la sección

Créditos de concesión

En la ficha

Archivos adjuntos

, proteja el acceso a los archivos adjuntos asignándolos a categorías de archivos adjuntos que proteja en grupos de seguridad segmentados (opcional).

Los grupos de seguridad también determinan el acceso a los archivos adjuntos durante el proceso de gestión Evento de concesión
.

En la ficha

Condiciones especiales

, añada comentarios a los tipos de condición especial para describir las condiciones que su patrocinador requiere para financiar su proyecto (opcional).

En la ficha

Dedicación comprometida

, introduzca los detalles de las personas que se han comprometido a trabajar en la prima (opcional). Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Meses	Introduzca el número total de meses de un año que la persona se compromete a trabajar en esta prima. Cuando introduce un valor de mes, Workday rellena la Dedicación anual comprometida con el porcentaje correspondiente.
Dedicación anual comprometida	Introduzca el porcentaje de un año en el que la persona se compromete a trabajar en la prima.

Puede utilizar la dedicación comprometida para realizar un seguimiento de las iniciativas patrocinadas y de costos compartidos.

Los datos de dedicación comprometida solo sirven para generar informes y no afectarán a su asignación u obligación de nómina o de costos. Cuando implementa la certificación de dedicación, puede acceder a los informes distribuidos por Workday para comparar la dedicación comprometida con la certificada. Consulte Referencia: informes de dedicación comprometida.

En la ficha

Plan

, asegúrese de rellenar las opciones de comprobación de presupuesto definidas antes de enviar la concesión para su aprobación (opcional).

Si desea enviar el plan para su aprobación al enviar la concesión, configure el proceso de gestión Evento de concesión
para añadir el paso Centro de operaciones de presupuesto de concesión
.

Para asignar porcentajes de los costos de concesión y los sobrecostos a worktags específicos para primas de costo reembolsable, de importe fijo o de pago anticipado, acceda a la ficha

Créditos de concesión

(opcional). Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Definición de crédito de concesión	Seleccione una definición de crédito de concesión que contenga los worktags a los que desea asignar créditos de concesión. Cuando selecciona una definición de crédito de prima que permite generar informes de varias organizaciones, los trabajadores de varias organizaciones pueden generar informes sobre la prima.
Worktag de crédito de concesión	Seleccione uno de los worktags en Definición de crédito de concesión . Cuando añade un worktag a una línea de crédito de concesión, los roles con acceso de seguridad en el worktag pueden generar informes sobre la concesión.
Porcentaje de asignación de crédito de concesión	Asigne crédito al worktag que seleccione. Ejemplo: las instituciones pueden asignar créditos de concesión entre los centros de costos para fundamentar las decisiones relativas a la reasignación de F&A o la asignación de sobrecostos. Workday requiere que los créditos de premio asignados para todos los worktags de una línea de concesión sumen el 100 % para cada Definición de crédito de premio .

Workday inicia el proceso de gestión Evento de concesión
y envía la concesión para su revisión y aprobación.

Cree un programa de facturación para la prima. También puede incorporar la creación de un programa de facturación de concesión en el proceso de gestión Evento de concesión
después del paso de finalización.

Consideraciones de definición: concesiones

Consideraciones de definición: gestión de subvenciones

Concepto: concesiones

Pasos: gestión de concesiones

Definición de configuraciones de gestión de subvenciones

Pasos: gestión de costos de instalaciones y administración

Pasos: gestión de facturación de primas y pagos de patrocinador

Referencia: informes de concesiones

2022R2 Novedades posteriores a cambio de patrocinador de concesión

El siguiente nivel: créditos de concesión

2022R1 Novedades posteriores: configuraciones de gestión de subvenciones para tipos de línea de concesión

Ejemplo: creación de concesiones con líneas de costo reembolsable

Ejemplo: creación de cheques de presupuesto de concesión

Ejemplo: implementación de validaciones personalizadas en concesiones

Ejemplo: ruta de correcciones de concesión