Überlegungen zum Setup: Offene Einschreibung
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von offenen Einschreibungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit dem Workflow für die offene Einschreibung können Ihre Mitarbeiter ihre Zusatzleistungen während der Periode der offenen Einschreibung auswählen. Die Mitarbeiter können ihre Auswahl über die mobile Workday-App oder die Workday-Browseranwendung vornehmen.
Vorteile und Nutzen
Mit der offenen Einschreibung von Workday Benefits können sich Ihre Mitarbeiter während des jährlichen Einschreibungsfensters effizient für Zusatzleistungspläne einschreiben.
Anwendungsfälle
Anwendungsfall | Rolle |
|---|---|
Jährliche offene Einschreibung konfigurieren. | Benefits Administrator |
Offene Einschreibung in der Jahresmitte konfigurieren (Beispiel: 01.07. - 30.06.). | Benefits Administrator |
Zusatzleistungsgruppen prüfen für das kommende Jahr aktualisieren. | Benefits Administrator |
Anbieteraktualisierungen konfigurieren und alte Anbieterpläne mit neuen Plänen mappen. | Benefits Administrator |
Sätze für Pläne erstellen oder aktualisieren. | Benefits Administrator |
Planübergreifende Regeln für neue Pläne erstellen oder aktualisieren. | Benefits Administrator |
HSA- und FSA-Einschreibung konfigurieren. | Benefits Administrator |
Konfigurieren Sie die automatische Einschreibung für neue Pläne. | Benefits Administrator |
Integrationen mit Anbietern erstellen oder verwalten. | Benefits Administrator |
Fragestellungen
Feature
| Frage
| Überlegungen
|
Definition des Planjahres | Haben Sie eine neue Definition für das Planjahr erstellt? | Wenn Sie neue Pläne für das kommende Planjahr erstellt haben, nehmen Sie diese in das neue Planjahr oder in eine rollierende Planjahrdefinition auf. Verwenden Sie die Definitionen des Zusatzleistungsplanjahres erstellen Aufgabe.
Das Ändern der Daten einer bestehenden Definition für ein Planjahr kann sich auf die aktuelle Einschreibung für Zusatzleistungen Ihrer Mitarbeiter auswirken. |
Gibt es Zusatzleistungspläne, die Sie im kommenden Planjahr nicht anbieten? | Nehmen Sie nur die von Ihnen angebotenen Pläne in die Definition des neuen Planjahres auf. Entfernen Sie keine Pläne aus einer vorhandenen Planjahrdefinition. Sie können das Kontrollkästchen Nicht verwenden in der Aufgabe Zusatzleistungsplan bearbeiten verwenden, um Pläne, die Sie nicht anbieten, in der Werteliste Zusatzleistungsplan auszublenden. | |
Einschreibungsanweisungen | Müssen Sie Einschreibungsanweisungen erstellen oder aktualisieren? | Sie können Anweisungen für die offene Einschreibung mit der Aufgabe Einschreibungsanweisungen verwalten konfigurieren. Siehe: Einschreibungsanweisungen für Zusatzleistungen einrichten.Für die Mitarbeiter werden die konfigurierten Einschreibungsanweisungen auf den Seiten angezeigt, auf denen sie einen Plan sowie Deckungsebenen und -beträge auswählen. |
Einschreibungskonfiguration | Müssen Sie die Ereignisart für die offene Einschreibung erstellen oder aktualisieren? | Schließen Sie alle Deckungsarten ein, die Sie im neuen Planjahr anbieten. Siehe: Deckungsarten für Zusatzleistungen verwalten. Schließen Sie alle neuen Deckungsarten sowie die Deckungsarten aus dem vorherigen Planjahr ein, die Sie weiterhin anbieten. |
Möchten Sie Deckungsdetails zu jedem Zusatzleistungsplan angeben? | Sie können den Abschnitt Erweiterte Plandetails der Aufgabe Zusatzleistungsplan bearbeiten konfigurieren. | |
Planen Sie, für einen Ihrer Zusatzleistungspläne zu einem neuen Anbieter zu wechseln? | Mappen Sie alte Pläne, die Sie nicht mehr anbieten, mit den neuen Plänen. Durch das Mapping wird verhindert, dass die Deckung in Workday verloren geht. Verwenden Sie das Register Mappings für Zusatzleistungspläne in der Aufgabe Zusatzleistungsgruppe bearbeiten . | |
Haben sich Ihre Sätze geändert? | Aktualisieren Sie die neuen Sätze mit einem Gültigkeitsdatum, ab dem die Änderung des Satzes wirksam wird. Beispiel: Der erste Tag des neuen Planjahres.
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Müssen Sie die Frage zum Raucherstatus für Angehörige nach Land ausblenden? | Aktualisieren Sie die Lokalisierungseinstellungen für das Feld Tobacco Use (Dependent) . Siehe: Lokalisierungseinstellungen verwalten. | |
Müssen Sie eSignaturen aktualisieren? | Sie können für jede neue Deckungsart eine eindeutige eSignatur erstellen. | |
Müssen Sie Standardoptionen für Zusatzleistungen definieren? | In der Regel sind gewählte Zusatzleistungen erforderlich, wenn eine Deckung für eine bestimmte Art erforderlich ist und Mitarbeiter auswählbar werden. Richten Sie die Standardvorgaben für Zusatzleistungen in der Aufgabe Standards für Zusatzleistungen verwalten ein. Siehe: Standardvorgabe für Deckung für Zusatzleistungen einrichten.Sie können eine Prioritätsdeckung für die Einschreibungsereignisregel für Standardleistungen festlegen. Verwenden Sie das Register Deckungsregeln der Aufgabe Regel für Einschreibungsereignis bearbeiten . Siehe: Regeln für Einschreibungsereignisse erstellen. | |
Müssen Sie planübergreifende Abhängigkeiten aktualisieren? | Wenn Sie neue Pläne einrichten, aktualisieren Sie die pläneübergreifenden Regeln mit dem Gültigkeitsdatum, ab dem die neuen Pläne in Kraft treten. Verwenden Sie folgende Aufgaben: | |
Haben Sie abgeleitete oder nicht abgeleitete Deckungsziele? | Wenn Sie von einem nicht abgeleiteten Deckungsziel zu einem abgeleiteten Deckungsziel wechseln, sollten Sie zusätzliche Anweisungen hinzufügen, damit die Mitarbeiter ihre Angehörigen auswählen können, bevor sie Pläne auswählen. Siehe: Einschreibungsanweisungen für Zusatzleistungen einrichten.
Wenn Sie diese Anweisungen hinzufügen, kann verhindert werden, dass die Deckung eines Mitarbeiters versehentlich in „Nur Mitarbeiter“ geändert wird, wenn er keine Angehörigen ausgewählt hat. | |
Was sind die aktuellen IRS-Limits für HSA- und FSA-Pläne? | Fügen Sie Limits zu Ihren Plänen hinzu. Wenn der IRS die HSA- und FSA-Limits geändert hat, aktualisieren Sie Ihren vorhandenen Plan mit den neuen Limits. Siehe: HSA-Pläne erstellen (Englisch). und FSA-Pläne erstellen (Englisch)..
Überprüfen Sie die Abzugscodes über die Entgeltabrechnung, um sicherzustellen, dass die HSA- und FSA-Limits korrekt sind, sodass die Abzüge das Limit nicht überschreiten. | |
Abrechnungsperiodenkalender | Bieten Sie flexible FSA- oder HSA-Pläne an? | Überprüfen Sie das Setup Ihres Abrechnungsperiodenkalenders für das neue Leistungsjahr, um sicherzustellen, dass die FSA- und HSA-Pläne die Abzüge korrekt berechnen.
Wenden Sie sich an Ihren Payroll Administrator, um den Kalender für die Abrechnungsperiode einzurichten. |
Analyse | Möchten Sie eingebettete Analysen hinzufügen? | Sie können benutzerdefinierte Berichte als schrittbezogene Worklets in den Prozess der offenen Einschreibung integrieren, sodass Sie Ihren Mitarbeitern während der Einschreibung relevante Berichtsinformationen bereitstellen können.
Sie können Worklets über die möglichen Aktionen für den Geschäftsprozess Zusatzleistungen ändern für offene Einschreibung hinzufügen. |
Offene Einschreibung starten | Wie sollen Ihre Mitarbeiter mit dem Workflow für die offene Einschreibung beginnen? | Mit der Aufgabe Mitteilungen konfigurieren können Sie eine Ankündigung zur offenen Einschreibung auf deren Seite „Home“ erstellen. Siehe: Home- und Dashboard-Mitteilungen hinzufügen.Mitarbeiter können den Workflow für die offene Einschreibung direkt über die Aufgabe in Meine Aufgaben oder über die Ankündigung starten. |
Integrationen | Müssen Sie für das kommende Jahr neue Integrationen erstellen oder vorhandene Integrationen aktualisieren? | Informationen zu neuen Integrationen finden Sie im „Cloud Connect for Benefits“-Katalog für eine vorhandene Integration des Anbieters.
Planen Sie sorgfältig und lassen Sie sich Zeit für die Einrichtung und den Test der Integration mit dem Anbieter. |
Empfehlungen
Überlegung | Empfehlungen |
|---|---|
Einschreibungsanweisungen | Erstellen oder aktualisieren Sie Anweisungen für die offene Einschreibung mit der Aufgabe Einschreibungsanweisungen verwalten .
|
Testen | Nehmen Sie sich genügend Zeit, um die Konfiguration der offenen Einschreibung in einer Nicht-Produktionsumgebung sorgfältig zu testen. Testen Sie alle Bereiche eingehend, bevor Sie die Änderungen auf einen Produktionsmandanten übertragen. Dazu gehören unter anderem:
Es könnte sinnvoll sein, die getestete Konfiguration einige Wochen vor Beginn der offenen Einschreibung vom Nicht-Produktionsmandanten in den Produktionsmandanten zu verschieben. In diesem Zeitraum können Sie den Nicht-Produktionsmandanten mit den Änderungen aktualisieren, die Sie am Produktions-Setup vorgenommen haben. Sie können diese Änderungen testen, bevor Sie die offene Einschreibung für alle Mitarbeiter initiieren. |
Anforderungen
Sehen Sie sich die Workday Community: Open Enrollment Checklist an. Mithilfe der Checkliste können Sie überprüfen, ob Sie alle neuen und aktualisierten Änderungen vorgenommen haben. Sie kann zur Klärung Ihrer Fragen beitragen, bevor Sie mit dem Setup beginnen.
Vergewissern Sie sich, dass Sie Zugriff auf die Konfiguration aller externen URLs haben, die Sie während der offenen Einschreibung benötigen.
Einschränkungen
Vermeiden Sie Änderungen an der Konfiguration der Zusatzleistungen, nachdem Sie eine offene Einschreibung initiiert haben. Die meisten Änderungen werden nicht wirksam. Einige können jedoch zu Fehlern führen, die die Einschreibung von Mitarbeitern verhindern. Wenn Sie Ihre Zusatzleistungskonfiguration korrigieren müssen, nachdem Sie die offene Einschreibung initiiert haben, müssen Sie möglicherweise die offene Einschreibung abbrechen und erneut initiieren.
Mandanten-Setup
In der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
haben Sie folgende Möglichkeiten:- Aktivieren Sie das KontrollkästchenMobile Zusatzleistungen aktivieren, um die offene Einschreibung in der mobilen App für Workday Benefits zu aktivieren.
- Aktivieren Sie das KontrollkästchenVerknüpfung von Notfallkontakten, Angehörigen und Begünstigten deaktivieren.Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird verhindert, dass Änderungen an einer verknüpften Beziehung die Begünstigten oder Angehörigen überschreiben, wenn die Person mehr als eine Rolle besetzt.
Sicherheit
Domänen
| Überlegungen
|
Set Up: Tenant Setup - HCM im funktionalen Bereich „Systems“. | Ermöglicht es dem Administrator, Konfigurationsoptionen für Zusatzleistungen in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - HCM zu aktivieren oder zu deaktivieren, einschließlich der Aktivierung von Einschreibungsereignissen in der mobilen Workday-App. |
Set Up: Benefits im funktionalen Bereich „Benefits“ („Systems“). | Ermöglicht es dem Administrator, Setup-Aufgaben für die offene Einschreibung durchzuführen. |
Worker Data: Benefit Eligibility in den funktionalen Bereichen „Benefits“ und „Personal Data“. | Ermöglicht es dem Administrator, den Bericht Auswählbarkeit für Zusatzleistungen nach Mitarbeiter zu öffnen. |
Worker Data: Benefits in den funktionalen Bereichen „Benefits“ und „Personal Data“. | Ermöglicht es dem Administrator, die gewählten Zusatzleistungen eines Mitarbeiters zu verwalten, einschließlich des Zugriffs auf das Register Zusatzleistungen im Mitarbeiterprofil. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage im funktionalen Bereich „Core Compensation“. | Gewährt dem Administrator Zugriff auf das Berichtsfeld Berechnete Deckung . Administratoren können die berechneten Deckungsbeträge einzelner Mitarbeiter für die Pläne anzeigen, für die sie sich einschreiben. |
Self Service: Benefits im funktionalen Bereich „Benefits“. | Ermöglicht es Mitarbeitern, gewählte Zusatzleistungen abzuschließen. |
Geschäftsprozesse
Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Zusatzleistungen ändern für offene Einschreibung
für den Workflow der offenen Einschreibung. Sie können Worklets für integrierte Analysen, die Links zu zusätzlichen Informationen bieten, zu Geschäftsprozessschritten hinzufügen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Worklets für diesen Geschäftsprozess einrichten, wenn Sie den neu gestalteten Workflow für die offene Einschreibung verwenden. (Früher konnten Sie die Worklets nur im Geschäftsprozess „Zusatzleistungen ändern für Lebensereignis“ einrichten.)
Reporting
Workday stellt die folgenden Berichte bereit, die Sie bei der Vorbereitung und Verwaltung der offenen Einschreibung unterstützen:
Bericht | Beschreibung |
|---|---|
Statusbericht für aktive und abgeschlossene offene Einschreibung
| Verwenden Sie diesen Bericht, um den Status aktiver und abgeschlossener Einschreibungsauswahlereignisse anzuzeigen und zu verwalten. Dieser Bericht enthält mehr Details als der Statusbericht für offene Einschreibung , die Ausführung kann jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen. Workday empfiehlt Ihnen, die Verwendung auf die Verwaltung von Einschreibungsoptionen zu beschränken, nachdem Sie die Ereignisse zur offenen Einschreibung finalisiert haben. |
Zusatzleistungskorrekturen in Bearbeitung - Audit
| Verwenden Sie diesen Bericht, um eine Liste der von Ihnen begonnenen, aber noch nicht übermittelten Korrekturen von Zusatzleistungen anzuzeigen. |
Auswählbarkeit für Zusatzleistungen nach Zusatzleistungsgruppe
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Zusatzleistungsgruppen mit einem zukünftigen Datum anzuzeigen. Führen Sie ihn für jede Zusatzleistungsgruppe unter Verwendung des Datums des Ereignisses zur offenen Einschreibung aus. Vergleichen Sie die Berichte, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nicht in mehreren Gruppen vorhanden sind. |
Statusbericht für Zusatzleistungsereignisse
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Mitarbeiter mit Zusatzleistungsereignissen und den Status dieser Ereignisse anzuzeigen. |
Offene Zusatzleistungsereignisse finalisieren
| Verwenden Sie diese Aufgabe, um alle veralteten Einschreibungsereignisse zu bereinigen. |
Manage Evidence of Insurability Status
| Verwenden Sie diese Aufgabe, um alle veralteten Anforderungen für den Nachweis der Versicherbarkeit zu bereinigen. |
Statusbericht für offene Einschreibung
| Verwenden Sie diesen Bericht, bevor Sie die Einschreibung finalisieren, um Folgendes anzuzeigen:
Statusbericht für aktive und abgeschlossene offene Einschreibung . |
Für Zusatzleistungen auswählbare ausgeschiedene Mitarbeiter
| Verwenden Sie diesen Bericht, um die ausgeschiedenen Mitarbeiter anzuzeigen, die weiterhin Zusatzleistungen erhalten können. |
Ergebnisse der Selektionsregel für Zusatzleistungen anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um zu ermitteln, warum jemand eine Selektionsregel erfüllt oder nicht erfüllt. |
Audit für Mitarbeiter in mehreren Zusatzleistungsgruppen anzeigen
| Verwenden Sie diesen Job, um Mitarbeiter anzuzeigen, die für mehr als eine Zusatzleistungsgruppe auswählbar sind, damit Sie dieses Problem beheben können. Verwenden Sie diese Funktionalität nicht für Zusatzleistungsgruppen mit einem zukünftigen Datum. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Verwenden Sie diese Berichtsdatenquelle, um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, der die Einschreibungsdaten von Zusatzleistungen prüft. |
Mitarbeiter, die nicht mehr für offene Einschreibung auswählbar sind
| Zeigen Sie Mitarbeiter an, die nicht für Zusatzleistungen auswählbar sind, für die aber derzeit ein Ereignis zur offenen Einschreibung vorhanden ist. |
Integrationen
Bevor Sie einen neuen Zusatzleistungsplan einrichten, sollten Sie überlegen, ob Ihr Plan eine Integration zwischen Workday und dem Zusatzleistungsanbieter erfordert. Bei der offenen Einschreibung ist eine sorgfältige Planung unerlässlich, um eine ordnungsgemäße Konfiguration und Tests der Integrationen von Leistungsanbietern sicherzustellen. Siehe Konzept: Integrationscheckliste für offene Einschreibung.
Planen Sie viel Vorlaufzeit für das Testen einer neuen Integration ein.
Wenn Sie einen neuen Leistungsanbieter verwenden, prüfen Sie zunächst den „Cloud Connect for Benefits“-Katalog. Der neue Anbieter gehört möglicherweise zum Netzwerk.
Vergewissern Sie sich, dass Sie den Zeitplan und die Verantwortlichkeiten klar nachvollziehen können, die von den folgenden Faktoren abhängen können:
- Der Anbieter gehört bereits zum Netzwerk.
- Der Anbieter ist neu im „Cloud Connect for Benefits“-Katalog.
Ändern Sie beim Erstellen neuer Pläne oder Anbieter nicht den Namen eines vorhandenen Zusatzleistungsplans oder Anbieters. Solche Änderungen wirken sich auf aktuelle Integrationen und die Historie der Einschreibung für Zusatzleistungen aus.
Fragen Sie Ihre Anbieter, ob sie Codes für Zusatzleistungspläne für das neue Planjahr geändert haben. Sie müssen Ihre Integrations-Mappings mit allen Änderungen aktualisieren.
Wenn Sie einen neuen Zusatzleistungsplan mit demselben Anbieter anbieten, verknüpfen Sie den Plan mit Ihrer vorhandenen Integration. Wenn Sie einen Plan künftig nicht mehr anbieten möchten, müssen Sie die Verknüpfung mit der Integration dementsprechend entfernen.
Schließen Sie Entgeltsalden ein. Die tatsächlichen Beitragsbeträge sind nur für „Cloud Connect for Benefits“-Integrationen aus Workday Payroll verfügbar. Wenn Sie einen Drittanbieter für Entgeltabrechnungen verwenden, übermitteln die Zusatzleistungsintegrationen die voraussichtlichen Beträge basierend auf dem Setup des Zusatzleistungsplans.
Verwalten Sie die Integrationszuordnungen von Leistungsanbietern, um festzulegen, wie die Werte an Workday mit den Werten in einem externen Endpunkt gemappt werden sollen.
Beziehungen und Touchpoints
Die offene Einschreibung für Zusatzleistungen interagiert für planbezogene Abzüge mit der Entgeltabrechnung.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.