Überlegungen zum Setup: Zusatzleistungen bei Fusionen und Übernahmen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei Aktualisierungen dienen, die aus einer Fusion oder einer Übernahme resultieren. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Im Rahmen einer Fusion oder einer Übernahme können Sie mit Workday Benefits Ihre Zusatzleistungspläne aktualisieren und Ihre Mitarbeiter transferieren, sodass für sie neue oder geänderte Zusatzleistungen gelten.
Vorteile und Nutzen
Ihre Vorteile, wenn Sie Workday nach einer Fusion oder Übernahme weiterhin für Zusatzleistungen verwenden:
- Minimieren Sie den Aufwand, indem Sie zu Ihrer vorhandenen Mandantenkonfiguration neue Zusatzleistungsgruppen, Anbieter, Pläne und Ereignisse hinzufügen.
- Importieren Sie unkompliziert neue Mitarbeiter, während Sie zugleich vorhandene Mitarbeiterdaten beibehalten.
Anwendungsfälle
- Transferieren Sie Mitarbeiter, sodass sie für neue oder geänderte Zusatzleistungen auswählbar sind.
- Ändern Sie die Entgeltbezüge und -abzüge für neue oder aktualisierte Zusatzleistungspläne.
- Erfassen und importieren Sie Daten aus ACA (Affordable Care Act) 1094-C und 1095-C für neue Mitarbeiter.
Fragestellungen
Frage
| Überlegungen
|
Soll ein übernommenes Unternehmen die derzeit gültigen Zusatzleistungen beibehalten? | Falls ja: Sie können Pläne und Anbieter zu Workday hinzufügen. Falls nein: Sie können sie zu vorhandenen Plänen mit neuen Zusatzleistungsgruppen hinzufügen. |
Gibt es neue Standorte? | Es könnte sinnvoll sein Sie, neue Zusatzleistungsgruppen für neue Standorte hinzuzufügen, insbesondere, wenn sich diese in einem anderen Land befinden. |
Müssen Sie ein Off-Cycle-Ereignis zur offenen Einschreibung für neue Mitarbeiter ausführen? | Die einfachste Möglichkeit, gewählte Zusatzleistungen zu triggern, ist der Weg über den Einstellungsprozess.
Wenn Sie jedoch die Pläne für vorhandene Mitarbeiter ändern müssen, können Sie ein Off-Cycle-Ereignis zur offenen Einschreibung ausführen. Sie müssen folgende Schritte durchführen:
|
Wer ist nach einer Fusion für Ihre neuen Zusatzleistungspläne auswählbar? | Sie können die Selektionsregeln aktualisieren, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter nur für neue Zusatzleistungsgruppen auswählbar sind. Sie können den Job Audit für Mitarbeiter in mehreren Zusatzleistungsgruppen anzeigen ausführen, um Ihre Selektionsregeln zu überprüfen. |
Gibt es neue Anbieter? | Sie müssen neue Anbieter erstellen, wenn neue Mitarbeiter eigene Anbieter haben. Bei einem neuen Standort kann es außerdem sein, dass Ihre vorhandenen Anbieter dort nicht verfügbar sind, sodass Sie möglicherweise nach neuen Anbietern suchen müssen. |
Gibt es neue Zusatzleistungspläne? | Wenn Sie neue Anbieter erstellen, müssen Sie auch neue Pläne erstellen.
Neue Pläne erfordern Folgendes:
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Gibt es neue Vendoren? | Sie können im „Cloud Connect for Benefits“-Katalog nach von Workday bereitgestellten Vendoren-Vorlagen suchen. |
Empfehlungen
- Um eine leere Einschreibungshistorie für neue Mitarbeiter zu verwalten, erstellen Sie eine neue Ereignisart zur offenen Einschreibung für eine offene Off-Cycle-Einschreibung.
- Überprüfen Sie Ihre Satzintervalle für Zusatzleistungsgruppen, Zusatzleistungspläne und Abrechnungsgruppen. Legen Sie fest, ob diese übereinstimmen müssen. Beispiel: Monatlich vs. vierteljährlich.
- Es könnte sinnvoll sein, die Mobile Open Enrollment App zu aktivieren, und zwar insbesondere dann, wenn die Mitarbeiter keine PCs nutzen.
Anforderungen
Sehen Sie sich die „Open Enrollment Checklist“ in der Workday Community an. Mithilfe der Checkliste können Sie überprüfen, ob Sie alle neuen und aktualisierten Änderungen vorgenommen haben. Sie kann zur Klärung Ihrer Fragen beitragen, bevor Sie mit dem Setup beginnen.
Wenn Sie ein Off-Cycle-Ereignis zu einer offenen Einschreibung ausführen, erstellen Sie eine Zusatzleistungsgruppe für die neuen Mitarbeiter, um das Ereignis zu triggern.
Erstellen Sie neue Zusatzleistungspläne oder Anbieter. Benennen Sie vorhandene Zusatzleistungspläne oder Anbieter nicht um. Solche Änderungen wirken sich auf aktuelle Integrationen und die Historie der Einschreibung für Zusatzleistungen aus.
Wenn Sie eine neue Ereignisart erstellen, müssen Sie die neue Art zu Ihren Einschreibungsereignisregeln hinzufügen.
Bereiten Sie sich auf das ACA 1095-C-Reporting für Mitarbeiter in den USA vor:
- Erfassen und speichern Sie Daten aus den vorherigen Jahren, um auf IRS-Audits vorbereitet zu sein.
- Stellen Sie sicher, dass Sie über alle Daten verfügen, die Sie für die Einreichung beim IRS für das Kalenderjahr der Übernahme oder Fusion benötigen.
- Bereiten Sie den EIB „Import 1095-C Data“ mit allen für Ihre ACA-Meldung eingeschlossenen Monate vor, die sich noch nicht im Mandanten befinden. Wenden Sie sich an Ihren Rechtsberater, um die richtige Anzahl von 1094-Cs für das jeweilige Steuerjahr zu ermitteln.
- Berücksichtigen Sie bei Ihrer Mitarbeiterpopulation alle neuen US-Bundesstaaten. Möglicherweise bestehen bestimmte 1095-C-Meldeanforderungen auf Bundesstaatsebene.
Einschränkungen
Keine Auswirkungen.
Mandanten-Setup
Im Mandanten-Setup für HCM unter Zusatzleistungen
können Sie das Kontrollkästchen Mobile Zusatzleistungen aktivieren
aktivieren, um die offene Einschreibung in der mobilen App für Workday Benefits zu aktivieren.Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Set Up: Tenant Setup - HCM im funktionalen Bereich „Systems“. | Ermöglicht es dem Administrator, Konfigurationsoptionen für Zusatzleistungen in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - HCM zu aktivieren oder zu deaktivieren |
Set Up: Benefits im funktionalen Bereich „Benefits“. | Ermöglicht es dem Benefits Administrator, Konfigurationsaufgaben für eine offene Einschreibung zu öffnen. |
Worker Data: Benefit Eligibility in den funktionalen Bereichen „Benefits“ und „Personal Data“. | Ermöglicht es dem Benefits Administrator, auf den Bericht Auswählbarkeit für Zusatzleistungen nach Mitarbeiter zuzugreifen. |
Worker Data: Benefits in den funktionalen Bereichen „Benefits“ und „Personal Data“. | Ermöglicht es dem Benefits Administrator, die gewählten Zusatzleistungen eines Mitarbeiters zu verwalten, einschließlich des Zugriffs auf das Register Zusatzleistungen im Mitarbeiterprofil. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage im funktionalen Bereich „Core Compensation“. | Ermöglicht es dem Benefits Administrator, auf das Berichtsfeld Berechnete Deckung zuzugreifen. Administratoren können die berechneten Deckungsbeträge einzelner Mitarbeiter für die Pläne anzeigen, für die sie sich einschreiben. |
Self Service: Benefits im funktionalen Bereich „Benefits“. | Ermöglicht es Mitarbeitern, gewählte Zusatzleistungen abzuschließen. |
Geschäftsprozesse
Sie können Worklets für integrierte Analysen, die Links zu zusätzlichen Informationen bieten, zu Geschäftsprozessschritten hinzufügen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Worklets für jeden Geschäftsprozess konfigurieren.
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Zusatzleistungen ändern für offene Einschreibung
| Initiiert die offene Einschreibung für Zusatzleistungen. |
Zusatzleistungen ändern
| Startet den Geschäftsprozess Zusatzleistungen ändern für Lebensereignis . |
Zusatzleistungen ändern für Lebensereignis
| Initiiert Einschreibungen für Lebensereignisse, einschließlich Geburten, Scheidungen und Beförderungen. |
Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Statusbericht für aktive und abgeschlossene offene Einschreibung
| Verwenden Sie diesen Bericht, um den Status aktiver und abgeschlossener Einschreibungsauswahlereignisse anzuzeigen und zu verwalten. Dieser Bericht enthält mehr Details als der Statusbericht für offene Einschreibung , die Ausführung kann jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen. Workday empfiehlt Ihnen, die Verwendung auf die Verwaltung von Einschreibungsoptionen zu beschränken, nachdem Sie die Ereignisse zur offenen Einschreibung finalisiert haben. |
Zusatzleistungskorrekturen in Bearbeitung - Audit
| Verwenden Sie diesen Bericht, um eine Liste der von Ihnen begonnenen, aber noch nicht übermittelten Korrekturen von Zusatzleistungen anzuzeigen. |
Auswählbarkeit für Zusatzleistungen nach Zusatzleistungsgruppe
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Zusatzleistungsgruppen mit einem zukünftigen Datum anzuzeigen. Sie können den Bericht für jede Zusatzleistungsgruppe unter Verwendung des Ereignisdatums zur offenen Einschreibung ausführen. Vergleichen Sie die Berichte, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nicht in mehreren Gruppen vorhanden sind. |
Statusbericht für Zusatzleistungsereignisse
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Mitarbeiter mit Zusatzleistungsereignissen und den Status dieser Ereignisse anzuzeigen. |
Offene Zusatzleistungsereignisse finalisieren
| Verwenden Sie diese Aufgabe, um alle veralteten Einschreibungsereignisse zu bereinigen. |
Manage Evidence of Insurability Status
| Verwenden Sie diese Aufgabe, um alle veralteten Anforderungen für den Nachweis der Versicherbarkeit zu bereinigen. |
Statusbericht für offene Einschreibung
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Mitarbeiter mit Ereignissen zur offenen Einschreibung anzuzeigen und zu verwalten. Sie können den Status dieser Ereignisse anzeigen, bevor Sie die Einschreibung finalisieren. Dieser Bericht bietet eine bessere Performance als der Statusbericht für aktive und abgeschlossene offene Einschreibung . |
Für Zusatzleistungen auswählbare ausgeschiedene Mitarbeiter
| Verwenden Sie diesen Bericht, um die ausgeschiedenen Mitarbeiter anzuzeigen, die weiterhin Zusatzleistungen erhalten können. |
Ergebnisse der Selektionsregel für Zusatzleistungen anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um zu ermitteln, warum jemand eine Selektionsregel erfüllt oder nicht erfüllt. |
Audit für Mitarbeiter in mehreren Zusatzleistungsgruppen anzeigen
| Verwenden Sie diesen Job, um Mitarbeiter anzuzeigen, die für mehr als eine Zusatzleistungsgruppe auswählbar sind, damit Sie dieses Problem beheben können. Verwenden Sie diese Funktionalität nicht für Zusatzleistungsgruppen mit einem zukünftigen Datum. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Verwenden Sie diese Berichtsdatenquelle, um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, der die Einschreibungsdaten von Zusatzleistungen prüft. |
Mitarbeiter, die nicht mehr für offene Einschreibung auswählbar sind
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Mitarbeiter anzuzeigen, die nicht für Zusatzleistungen auswählbar sind, für die aber derzeit ein Ereignis zur offenen Einschreibung vorliegt. |
Integrationen
Planen Sie ausreichend Vorlaufzeit für das Testen einer neuen Integration ein.
Workday Benefit-Konnektoren:
- Anbieter: Workday stellt Integrationsvorlagen über Workday Cloud Connect for Benefits (CCB) bereit. Für jeden Anbieter gibt es eine CCB-Vorlage. Informationen zu neuen Anbietern finden Sie im „Cloud Connect for Benefits“-Katalog. Sie können auch Integrationen von Workday verwenden, die Workday als Teil von CCB nicht unterstützt.
- ACA (Affordable Care Act): Workday stellt die ACA-Konnektoren zur Verfügung, um das IRS-Reporting zu unterstützen.
Wenn Sie einen neuen Zusatzleistungsplan mit demselben Anbieter anbieten, verknüpfen Sie den Plan mit Ihrer vorhandenen Integration. Wenn Sie einen Plan künftig nicht mehr anbieten möchten, müssen Sie die Verknüpfung mit der Integration dementsprechend entfernen.
Sie können Integrations-Mappings für Leistungsanbieter ändern, um anzugeben, wie Werte in Workday mit Werten an einem externen Endpunkt gemappt werden.
Wenn Sie neue Zusatzleistungspläne oder Mitarbeiterstandorte einführen, müssen Sie wahrscheinlich Ihr Integrations-Mapping aktualisieren. Beispiel: Einige Anbieter von medizinischen Leistungen benötigen einen eindeutigen proprietären Anbietercode, den Sie für jeden Bundesstaat senden müssen. Möglicherweise müssen Sie Codes mit Bundesstaaten mappen, in denen keine Mitarbeiter beschäftigt waren.
Berücksichtigen Sie, wie Entgeltabrechnungssalden eingeschlossen werden sollen. CCB-Integrationen können nur auf tatsächliche Beitragsbeträge aus Workday Payroll zugreifen. Wenn Sie einen Drittanbieter für Entgeltabrechnungen verwenden, übermitteln die Zusatzleistungsintegrationen die voraussichtlichen Beträge basierend auf dem Setup des Zusatzleistungsplans.
Beziehungen und Touchpoints
Die Einschreibung für Zusatzleistungen interagiert für planbezogene Abzüge und Gutschriften mit Payroll.
Die folgenden Arten von Mitarbeiterdaten steuern Selektionsregeln für Zusatzleistungspläne:
- Steuerbefreiungsstatus
- Beschäftigungsgrad
- Tätigkeitsprofile
- Managementebenen
- Vergütungsart
- Geplante Wochenstunden
Vergütungsdaten können sich auf Zusatzleistungspläne auswirken, z. B. für Versicherungen.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.